Word : télécharger et utiliser un modèle de lettre

Les lettres sont toujours une partie importante de l’écosystème mondial. En fait, elles sont indispensables dans les contextes formels et il existe une multitude de raisons différentes pour lesquelles on souhaite écrire des lettres. De plus, même les ordinateurs d'aujourd'hui sont bien conçus pour permettre aux utilisateurs d'écrire facilement des lettres en les utilisant. Si vous souhaitez écrire une lettre pour n’importe quelle raison, le meilleur choix sera d’utiliser Microsoft Word.

Vous allez vous demander pourquoi la saisie d’une lettre en utilisant Microsoft Word est la meilleure option ? En fait, vous n'aurez à taper que la partie essentielle de votre lettre, et si vous le faites correctement, Microsoft Word prend en charge la mise en forme de votre lettre pour vous. Cela est possible grâce au large éventail de modèles de documents préinstallés qui sont livrés avec Microsoft Word. Parmi ces modèles vous trouverez également des modèles de lettres.

Table des matières

Etape 1 : trouver un modèle de démarrage

Etape 2 : remplacer le texte de remplissage

Etape 3 : personnaliser la police

Etape 4 : ajuster l'adresse et envoyer la lettre

Etape 1 : Trouver un modèle de démarrage

Pour rédiger une lettre, de motivation par exemple, qui soit bien conçue et organisée, vous devez garder la simplicité. Vous pouvez commencer avec un modèle Word déjà conçu et structuré, mais il faut ajouter votre propre mise en forme et conception.

L’utilisation d’un modèle pré installé sur Microsoft Word pour saisir une lettre est en fait un processus assez facile. Tous les modèles de lettre que vous propose Microsoft Word ont déjà un aperçu complet sur la forme d’une lettre. Vous y trouverez des espaces réservés pour le message d'accueil, pour le corps de la lettre, pour le message de clôture et également pour la zone de signature. Le choix du modèle revient à vos préférences, et tout ce que vous avez à faire après le choix du modèle c’est de remplir les espaces en remplaçant le texte de l'espace réservé avec le sujet réel de votre lettre.

Microsoft propose également des modèles de lettre qui comportent, en plus des espaces réservés cités ci-dessus, des éléments visuels qui sont destinés à personnaliser l'apparence de votre lettre et à la rendre plus attrayante pour le destinataire. Il existe un grand ensemble de modèles pour toute sorte de lettre, et si aucun de ces modèles ne convient à ce que vous cherchez et à vos besoins, vous pouvez simplement rechercher et télécharger le modèle qui correspond le mieux à votre rythme sur le Web ou en obtenir un sur Microsoft Office en ligne.

Pour créer une lettre à partir d’un modèle, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Ouvrez le menu « Fichier» dans la barre d'outils ou cliquez sur le logo Microsoft Office selon la version de Microsoft Word que vous utilisez.
3. Cliquez sur « Nouveau » dans la barre latérale gauche :

4. Vous verrez un large éventail de modèles proposé par Microsoft Word dans la zone à droite. Vous pouvez afficher uniquement les modèles de lettre en tapant le mot-clé « Lettre de motivation » ou le type de lettre que vous souhaitez dans la zone de recherche :

5. Cliquez sur le modèle que vous préférez. Pour cet exemple, nous avons choisi le modèle « Lettre de motivation (bleu)». Une fois que vous avez choisi votre modèle Word vous ouvre une fenêtre d’aperçu, vous pouvez cliquer sur le bouton « Créer » dans la boîte de dialogue.

Encore une fois, nous utiliserons le modèle Word comme structure pour commencer la lettre, veuillez donc à rechercher un modèle de lettre qui répond à vos exigences.

Étape 2 : Remplacer le texte de remplissage

Après avoir sélectionné un modèle, vous pouvez maintenant commencer à personnaliser votre lettre. Vous devez supprimer le texte des espaces réservés dans le document et taper les informations correspondantes dans chaque espace affiché, par exemple, votre nom, votre adresse, votre e-mail et le nom du destinataire…etc. Ces espaces sont censés vous faciliter la sélection et la modification ou la suppression des informations.

Ensuite, tapez le corps de la lettre comme vous le faites d’habitude. Si vous avez le texte quelque part sur votre ordinateur, vous pouvez le copier et le coller directement dans l’espace réservé au corps de la lettre.  

Vous verrez un espace désigné pour votre signature en bas du document, vous pouvez y taper votre nom pour signer la lettre.

Vous avez également la possibilité de personnaliser votre lettre autrement. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer certains éléments et ajouter d'autres champs qui sont importants pour vous et qui ne sont pas cités dans le modèle que vous avez choisi. Par exemple, si vous possédez un site web, vous pouvez supprimer les informations d'adresse physique « Adresse, code postal, ville » et ajouter l’adresse du site à l'en-tête en haut de la page.

Etape 3 : personnaliser la police

Après avoir saisi le contenu de votre lettre vous souhaiterez peut-être modifier la police, la taille et le style du texte. En général, il est recommandé d’utiliser la même police partout dans la lettre. Si vous accordez une grande importance à l'individualité et à la créativité, vous pouvez utiliser des polices et des styles différents comme le gras ou l'italique. Mais veuillez à utiliser les polices et les variations de styles avec parcimonie.

Gardez à l’esprit que certaines lettres de motivation sont envoyées sous forme de texte uniquement et votre destinataire peut ne pas avoir Word installé sur son ordinateur. Ainsi, la mise en forme ne sera pas traduite correctement dans ces cas. La solution c’est donc de garder la simplicité comme objectif.

Étape 4 : Ajuster l'adresse et envoyer la lettre

Vous devez ajuster l’espacement et l’adresse dans la plupart des modèles. L'adresse inclut généralement le nom, le titre, la société et l'adresse du destinataire. Si vous ne connaissez pas, par exemple, la personne, vous devrez peut-être faire quelques recherches ou passer quelques appels. Si, après les recherches, vous ne parvenez absolument pas à trouver la personne ou les informations sur le comité de recherche à inclure, vous pouvez inclure au moins le nom et l'adresse de la société.

Une fois terminé, assurez-vous que la lettre ressemble bien à ce que vous souhaitez et enregistrez-la.

Enfin, vous pouvez envoyer la lettre à la personne à laquelle vous souhaitez l’envoyer. Selon vos besoins, vous pouvez envoyer la lettre au destinataire par e-mail ou l'imprimer et l’envoyer par courrier. Si vous avez choisi d'imprimer la lettre, il est préférable de la signer avec un stylo manuellement au lieu de garder simplement votre nom imprimé sur le document.