Modèle de lettre administrative sur Word

L’histoire et la logique soutenant le style rédactionnel des lettres administratives

Afin d'éviter toute interprétation erronée, tout malentendu ou toute erreur d'interprétation, l'administration utilise un style de langage qui lui est propre. Ce style, qui remonte au XVIIIe siècle, utilise la communication par l'écrit dont la fonction principale est d'envoyer des messages compréhensibles et de conserver des preuves dans ses dossiers. En outre, ces écrits présentent des caractéristiques essentielles, d'où la nécessité d'un style administratif. Il se distingue des autres styles par le registre linguistique dans lequel il est utilisé et sa codification linguistique. Mais d'où vient le style administratif ?

Retour sur l’Histoire

Le progrès scientifique et technique, ainsi que le développement qui en découle, imposent dans tous les pays une multiplication des interventions de l'Etat, donc de l'administration, dans tous les secteurs de la vie nationale, et en même temps un accroissement considérable des relations entre l'administration et les citoyens. Ces relations se manifestent par des échanges de documents écrits qui prennent des noms divers selon les cas (lettres, notes, procès-verbaux, rapports, etc.). Ils permettent à la fois des liens ou des transferts d'informations et la conservation d'éléments de procédures multiples.

L'administration ne parle en aucune façon, c'est-à-dire comme tout le monde. Ses communications sont empreintes de certaines valeurs qui incarnent son objectif de recherche de la satisfaction de l'intérêt général. Ainsi, nous posons la question de l'origine du style administratif. En d'autres termes, quelles sont les motivations qui ont conduit l'administration à adopter son style ? L'histoire de ce style administratif remonte à un passé lointain, notamment avec l'émergence de l'administration des villes dans la Grèce antique et les cités romaines. Par exemple, sous le règne de Charlemagne, les MISSI DOMINICI, qui semblent être les ancêtres des inspecteurs des affaires administratives, utilisaient un style particulier dans leurs missions.

Les premières instructions concernant la rédaction administrative trouvent leur origine dans l'article 111 de l'ordonnance de "VILLERS-COTTERÊTS" signée en 1539 par François Ier, qui impose l'usage du français dans les documents officiels et juridiques. Par la suite, de nombreux textes ont été repris et ont contribué à apporter à la rédaction administrative les transformations et les particularités qui la distinguent des autres types de langage. À cet égard, il convient de rappeler le prodigieux effort de réforme entrepris par l'Assemblée nationale constituante française du 9 juillet 1789 au 30 septembre 1791, qui a donné lieu à la production de quelque 2 500 lois et décrets. Ces lois et décrets ont contribué à codifier les règles administratives pour les agents de l'administration, en prévoyant, par exemple, les règles applicables entre supérieurs et subordonnés et vice versa, le traitement et la circulation du courrier officiel, les principes concernant les signatures, le ton à utiliser dans la correspondance administrative.

Tous ces textes législatifs et réglementaires en constante évolution ont contribué à la création d'un style particulier utilisé dans l'administration et qui offre aux rédacteurs un cadre précis leur permettant de s'exprimer au nom de l'État et de ses démembrements. La multiplicité des activités de l'administration a donné lieu à une pluralité de documents de correspondance administrative. Chaque type de document a ses propres caractéristiques. Toutefois, leur rédaction révèle un certain nombre de règles et de principes communs qui consolident harmonieusement le style administratif.

Le style administratif est hérité des exigences de la noblesse et de la finesse du langage de la préciosité monarchique que l'administration a remplacé au fil des ans. Il n'est pas certain que le style administratif ait une origine précise. Il a peut-être eu un style à une époque correspondant à l'âge des cavernes. Cependant, il est certain que l'allusion doit être faite au style littéraire de narration de ces événements préhistoriques. Sous Charlemagne, les missi-dominici sont en quelque sorte les ancêtres itinérants de l'administration royale. Ils peuvent avoir employé un style particulier au cours de leurs missions. Mais les États modernes, s'organisant pour établir leur autorité et leurs frontières, ont été amenés à créer une administration.

Respectivement sous le roi Philippe V, il y eut l'organisation de la 1ère Chambre des comptes. François Ier a créé les registres d'état civil. Il faut dire que l'évolution des tâches a conduit l'administration à prendre des directives et à donner des ordres dans un style dont le contenu diffère du langage ordinaire. Au fil des siècles, les responsables de ces fonctions publiques ont jeté les bases de ce que l'on appelle le style administratif, qui doit incarner l'État et personnifier l'administration. Ainsi, le style administratif s'est progressivement transformé, s'adaptant aux besoins des différentes périodes historiques, avant d'atteindre sa conception actuelle.

Les fondements du style administratif

Les bases du style administratif sont fondamentalement constituées de trois faits de caractère, à savoir, la mission d'intérêt général dont l'administration a la charge ; la mission de l'Etat qui est engagée par l'action de l'administration ; et la notion de ligne hiérarchique.

La mission d'intérêt général

L'une des grandes fonctions de l'administration est la concrétisation des besoins d'intérêt général par la fourniture de services publics. La notion d'intérêt général se présente donc comme l'un des piliers de la démarche administrative. La meilleure façon de l'évaluer est de prendre en compte la finalité du service public et les contraintes qui en découlent.

La finalité du service public

La finalité du service public, qui le sous-tend et le justifie, est caractérisée par l'intérêt général, notion très relative car ses exigences varient dans le temps et l'espace. Ainsi, en France, le Conseil d'Etat, dans son célèbre arrêt " Terrier ", a trouvé un but d'intérêt général, et donc un acte de service public, dans le fait que des particuliers tuaient des vipères dans un département infesté, ce qui leur donnait droit à une récompense (C.E. du 6 février 1953). De même, le tribunal de grande instance français, dans son arrêt "epoux Bertin", a révélé un but d'intérêt général dans l'action de rapatriement des réfugiés de nationalité étrangère se trouvant sur le sol français (C.E. du 20 avril 1956). Vu sous cet angle, le service public bénéficie d'un ensemble de prérogatives de puissance publique qui lui permettent d'édicter des règles de nature exorbitante et de prendre des décisions exécutives, contrairement aux particuliers.

En ce qui concerne les obligations du service public, il convient de noter que le mot "administration", qui vient du latin "administrare", signifie "aider, fournir, procurer, diriger". Au début, il était utilisé dans le sens de "fournir", mais progressivement, il a pris le sens de "diriger". C'est en 1793 qu'il est utilisé dans son sens moderne, c'est-à-dire "aider, servir" ; l'administration désigne le service public et son personnel. Le mot "administré" défini par le Petit Robert comme une personne soumise à une autorité administrative apparaît en 1796. Ainsi, en contrepartie des prérogatives de puissance publique qu'il peut prendre, le service public a des obligations particulières et spéciales, notamment celles qui le conduisent à exercer les fonctions d'assurer la continuité du service public, ce qui impose à l'administration des règles dont le but est d'éviter l'interruption du service public, et ce, par la rédaction de notes de service, d'arrêtés, de circulaires, d'instructions, etc..

Les obligations du Service Public

Cette obligation conduit l'administration à s’adapter continuellement en édictant des règles nouvelles, par exemple, mettre en place des permanences dans les services ; assurer l’égalité des citoyens devant le service public. La notion oblige le service public à offrir à tous les usagers qui le sollicitent des conditions légales ou règlementaires sans discrimination, sans traitement des usagers pour les uns ou pour les autres. Troisième obligation du service public : respecter l’obligation de neutralité.

La responsabilité de l’administration

La règle a longtemps été l'irresponsabilité de l'autorité publique. Dans les faits, l'administration a imposé sa souveraineté et sa volonté sans que les usagers puissent réclamer une quelconque compensation de leurs droits. Peu à peu, à partir du IXe siècle, le principe de la responsabilité de l'administration est reconnu et affirmé par la jurisprudence, c’est-à-dire à travers des décisions de justice telles que l’arrêt Blanco (1873) ou l’arrêt « Bac d’Eloka ».

Dans un premier temps, la responsabilité admise à l’Etat était la responsabilité pour faute lourde, c’est-à-dire « une faute manifeste ou d’une particulière gravité » puis, progressivement, il a été admis pour faute simple. Il a ensuite été affirmé la possibilité d’une responsabilité de l’Administration sans faute, sur la base du risque ou de la rupture de l’égalité devant les charges publiques. La responsabilité de l’Administration se traduit dans la rédaction administrative sous différents aspects, à savoir dans le style, le choix du vocabulaire, le formalisme de l’expression et surtout dans la forme et la signature. Concernant la forme, la responsabilité de l'administration conduit l’auteur de la rédaction à s’exprimer à la première personne du singulier, à savoir « je » qui est de rigueur au lieu de « nous ». Le style doit être sobre, neutre et responsable.

De ce qui précède, la rédaction administrative doit répondre à quatre exigences essentielles qui sont : expliquer clairement les actes, décisions et positions de l’Administration ; Reformuler, si nécessaire et surtout lorsqu’on s’adresse à un particulier, une réglementation, sans le changer, pour la rendre plus accessible ; Convaincre plutôt que contraindre ; Concilier en cas de conflit.

Le fonctionnaire et le style administratif

L’évolution de la vie des Etats a entraîné au fil des siècles et maintenant des années une augmentation considérable des interventions de l’Administration dans des domaines les plus divers (politique, économique, culturelle, financier, judiciaire, social, etc.). Pour être efficace, la vie des Etats doit s’adapter à toutes les contingences environnementales. Elle doit même procéder à son renouvellement. Ce renouvellement consiste à se doter d'un effectif qui peut s'adapter à des contextes complexes en évolution tout en continuant à faire preuve d'excellence en ce qui a trait à l'exécution de politiques et de programmes et à la prestation de services gouvernementales à l'intention de la population.

Faire preuve d’excellence, c’est faire appel à l’action administrative qui ne peut être utile et efficace que si sa mise en œuvre se fait grâce à des documents écrits ayant un contenu clair et cohérent. C’est pourquoi la rédaction administrative est considérée à juste titre comme représentant une part appréciable et prépondérante dans l’action administrative. Certes, la rédaction administrative qui est la rédaction du style littéraire et militaire est un art dans la pratique duquel on se perfectionne progressivement pendant le déroulement de la carrière professionnelle. Mais, il est plus qu’utile d’acquérir de bonnes connaissances de base qui restent indispensables avant d’entrer dans la vie active. Ceci pour la simple raison que les exigences des temps modernes notamment les problèmes quotidiens de développement ainsi que les multiples tâches à accomplir imposent à l’agent public la maîtrise de ses fonctions.

Définition de la rédaction administrative

Dans ses rapports avec les administrés, l'administration manifeste ses prérogatives de puissance publique par l’échange d’une diversité de documents écrits. Ses animateurs sont ainsi placés dans l’obligation de maîtriser la pratique de l’écrit administratif en lien avec les exigences du style administratif.

La rédaction administrative  est un art particulier (presque réservé) qui s’entend précisément comme l’ensemble des techniques de conception, de formulation et de présentation des documents administratifs dans des formes singulières et à travers un langage particulier et soutenu.Elle est par conséquent une technique spécifique par le biais de laquelle les fonctionnaires écrivent et envoient des courriers à des destinataires qui peuvent se trouver à l'intérieur ou à l'extérieur de l'administration.

La rédaction administrative fait également office d’un moyen d’expression et de communication privilégié de l'administration ; une manière particulière pour l'administration d’écrire et d’exprimer sa pensée selon un style qui lui est propre. L'une des particularités de la rédaction administrative est qu'elle se manifeste par l’autorité et l’impartialité de l'administration dans la défense de l’intérêt général et le règlement des conflits sociaux. S'y ajoute la corrélation entre différents types de documents, des expressions particulières en fonction des circonstances ; une accessibilité des usagers à tous les documents administratifs ; une simplicité du langage débarrassé de toutes fioritures, peu sujet à interprétation et donc peu susceptible de polémique.

Les traits caractéristiques du style administratif

L'écriture administrative est-elle un genre littéraire ? A-t-il ses propres lois et règles ? La rédaction administrative ne diffère de la rédaction classique que par le choix de certaines expressions, de certaines formules et de certaines règles de présentation. Les caractéristiques se manifestent dans le choix des mots et des formules établis par les coutumes particulières de l'administration et la tradition générale du bureau. Ils comprennent notamment la dignité, le respect de la hiérarchie, le sens des responsabilités, l’objectivité ou la neutralité, la courtoisie et la politesse, la prudence, la précision et l'exactitude, la clarté, la concision, l'efficacité et l’homogénéité.

La dignité

Le délégataire de l'autorité publique doit écrire de manière à ce que le ton du document permettra au lecteur d'identifier son caractère officiel. Le souci de la dignité se traduit dans les documents administratifs par la politesse, la courtoisie et la considération. La courtoisie du style, corollaire de sa qualité, est liée à l'exercice de l'autorité. Cependant, la politesse et la courtoisie n'excluent pas la fermeté.

Le respect de la hiérarchie

L'administration est une vaste structure pyramidale, hiérarchiquement organisée. De la base au sommet, il existe un ensemble complexe de relations de subordination. L'adhésion à la hiérarchie crée une discipline sans laquelle il y aurait une anarchie totale dans les services de l'État. Le ministre est au sommet de cette pyramide, en dessous de laquelle se trouvent, l'un après l'autre, le directeur général, le secrétaire général, le directeur, le directeur adjoint, le chef de service et les agents. Le respect de la hiérarchie s'exerce de deux manières : la manière de l'autorité hiérarchique qui s'exerce du haut vers le bas, et la manière de la subordination hiérarchique du bas vers le haut. Le respect de la hiérarchie (du supérieur au subordonné et du subordonné au supérieur) s'exprime dans les écrits administratifs par des formules, des mots ou des phrases, des documents administratifs, et la mention "sous couvert de" qui marquent le respect des positions hiérarchiques.

Selon Jean Gandoin, "le subordonné propose, le supérieur dispose". Ainsi, le supérieur écrira : j'ai l'honneur de vous informer, de vous faire connaître, de vous faire observer, de vous signaler que... ; en revanche, le subordonné écrira : j'ai l'honneur de vous rendre compte, de soumettre à votre attention, de porter à votre attention (bienveillante), d'appeler votre attention. En général, vous rendez compte à votre supérieur, vous informez votre collègue et vous informez votre subordonné. Le respect de la hiérarchie s'exerce également à travers la nature des documents administratifs produits. Lorsqu'un subordonné envoie un document à un supérieur, il utilise la lettre de transmission.

Le supérieur utilisera soit le "soit - transmis" pour envoyer des documents à un subordonné et éventuellement la lettre de transmission ; le "bordereau d’envoi" pour envoyer des documents en dehors de son service, mais surtout la lettre de transmission. Comme indiqué ci-dessus, le respect de la hiérarchie s'exerce également dans les écrits administratifs avec la mention " sous couvert de " (S/c) marquant le respect des positions hiérarchiques.

En effet, au sein de l'administration, de nombreux documents sont envoyés sous le couvert de (S/c de...). Cette pratique répond à un double besoin : d'une part, tenir informées toutes les autorités concernées et, d'autre part, permettre l'expression d'opinions ou de commentaires sur le sujet en question. La signature est une autre implication du respect de la hiérarchie. En général, il est contraire au principe de la hiérarchie qu'un membre du personnel ait signé une lettre adressée à un correspondant du même grade que son supérieur, et a fortiori d'un grade supérieur. En revanche, un ministre ou le premier ministre n'est pas soumis à cette règle lorsqu'il écrit directement à un directeur de cabinet ou à un directeur général qui n'est pas subordonné à son département. Dans ce cas, la mention "Sous couvert" est utilisée. Ainsi, certaines formules ne sont utilisées que par les supérieurs s'adressant à leurs subordonnés et d'autres par les subordonnés s'adressant à leurs supérieurs.

Le sens des responsabilités

La responsabilité de l’Administration se traduit dans la rédaction administrative sous différents aspects, à savoir dans le style, le choix du vocabulaire, le formalisme de l’expression et surtout dans la forme et la signature. Concernant la forme, la responsabilité de l'administration conduit l’auteur de la rédaction à s’exprimer à la première personne du singulier, à savoir « je » qui est de rigueur au lieu de « nous ». Le style doit être sobre, neutre et responsable.

De ce qui précède, la rédaction administrative doit répondre à quatre exigences essentielles qui sont : expliquer clairement les actes, décisions et positions de l’Administration ; reformuler, si nécessaire et surtout lorsqu’on s’adresse à un particulier, une réglementation, sans la changer, pour la rendre plus accessible ; convaincre plutôt que contraindre ; concilier en cas de conflit. Le style administratif doit être dépouillé de certaines expressions qui le rendent trop autoritaire, du genre : « j’ai ordonné ou j’ordonne, mes agents ou mes services… ».

L'autorité qui signe un document assume la responsabilité de son contenu, même si elle n'en est pas l'auteur. Ce principe se manifeste de la façon suivante : La correspondance est signée par la plus haute autorité du service ou son représentant légal dûment mandaté ; L’emploi du pronom « on » est à proscrire, car trop vague ; La correspondance est à rédiger à la première personne du singulier "je". Le souci de responsabilité se traduit par le refus de l’anonymat. L’Administration est responsable de ses écrits. Aussi, l’autorité qui signe un document endosse la responsabilité de son contenu. Le sens des responsabilités implique le refus de l’anonymat (pour être valable tout document administratif doit être signé) ; le refus de l’emploi du pronom indéfini « on » car trop vague ; le refus du « nous » sauf exception se retrouve dans certains textes réglementaires et dans les procès-verbaux. La responsabilité implique la prudence surtout lorsque la décision à intervenir dépend d’une autorité autre que le signataire, qui dans ce cas, s’exprimera au conditionnel. Il en est de même lorsqu’il cite des faits qu’il n’est qu’indirectement informés.

Il ne doit donc pas prendre des engagements ou faire des affirmations inconsidérées. Ce souci de la responsabilité se manifeste par la signature, la prudence et le style indirect. En ce qui est de la signature, les documents administratifs engagent aux yeux du public, la responsabilité de l’autorité signataire qui en endosse la responsabilité de son contenu même si elle n’en est pas l’auteur. Concernant la prudence, il est à souligner que la responsabilité implique la prudence lorsque la décision à intervenir dépend d’une autre autorité que le signataire qui, dans ce cas, s’exprimera au conditionnel. En ce qui est du style indirect, de même, lorsqu’il cite des faits dont il n’est qu’indirectement informé, le rédacteur utilisera le style indirect.

L’objectivité ou la neutralité

C’est la caractéristique fondamentale du style administratif. Les réactions et considérations subjectives, dont les adjectifs et épithètes sont la marque prépondérante, n’ont pas de place dans les documents administratifs. L’objectivité commande que le style administratif soit impartial, objectif et dénué de toute passion. Ainsi, le rédacteur d’un document administratif ne doit point faire transparaître ses sentiments personnels. L’Administration doit être impartiale, objective et sans passion. Le style administratif présente ainsi une absence de chaleur humaine. L'objectivité exige d'éviter les expressions trop personnelles, arbitraires, émotionnelles ou sentimentales.

Le rédacteur est rarement le signataire des documents qu’il initie. Mais quand bien même, il le serait, il n’écrit pas en son nom propre mais au nom de l’Administration et en raison des fonctions qu’il exerce. Il évitera donc les expressions qui marquent le souhait, l’espoir, l’admiration, la joie, la tristesse, l’impatience, la bonne ou mauvaise humeur. L’Administration se doit d’être impartiale, neutre, objective, sans passion et sans état d’âme. Elle ne doit pas exprimer de sentiments personnels. Le rédacteur écrivant au nom de cette Administration et en raison des fonctions qu’il y exerce devra proscrire les réactions et considérations subjectives, les expressions présentant un caractère trop personnel, émotionnel ou sentimental (souhaits, espoir, admiration, joie, tristesse, impatience, bonne ou mauvaise humeur). Toutefois, il convient de noter que le style administratif a connu une évolution marquée en vue d'une meilleure communication. Ainsi, dans les lettres personnelles annonçant ou félicitant le destinataire d'un heureux événement le concernant ou l'inverse (exemple : nomination, promotion ou licenciement), on peut utiliser les expressions « j’ai le plaisir de…, il m’est agréable de… ou j’ai le regret de… ». L’objectivité garantit donc l’unité et la continuité administrative. C’est pourquoi, le rédacteur évitera les expressions présentant un caractère personnel émotionnel ou sentimental (souhait, espoir, admiration, joie…).

La courtoisie et la politesse

La courtoisie, dans le style administratif, est liée à l’exercice de l’autorité qui est au service de l’intérêt général. Elle manifeste la considération que l’Administration doit éprouver à l’égard des administrés et en son sein. La courtoisie est aussi liée au respect de la hiérarchie sur laquelle se fonde l’organisation de l'administration. Elle est ainsi due tant aux agents de l’Administration qu’aux usagers du service qui sont également des citoyens, tous dignes de respect. Afin d’être courtois, on évitera les expressions désobligeantes, injurieuses, péjoratives, les appréciations trop sévères, blessantes pour la dignité ou l’amour propre et ce, même dans le blâme. Ainsi, on se gardera des refus brutaux.

On n’écrira pas : votre rapport est un tissu de sottises ; votre demande est ridicule. On écrira plutôt : votre rapport manque de réalisme, ou me paraît comporter un certain nombre d’erreurs ou de contre-vérités ; votre demande me paraît peu fondée. Il peut également être écrit : « je déplore que votre attitude n’ait pas été objective ou moins passionnée… », Au lieu de, « votre comportement a été stupide ». L’Administration doit respect et politesse à tous les citoyens qu’elle représente et auxquels elle s’adresse. Les écrits administratifs éviteront en conséquence les expressions désobligeantes et injurieuses, les appréciations trop sévères. La courtoisie s’applique également : entre des Services où elle se manifeste par le respect de la hiérarchie ; entre égaux où devrait s’établir une cordialité des attitudes. La courtoisie étant en grande partie fondée sur la réciprocité. Elle sera due aux Administrés qui sont également dignes d’intérêts. De ce fait l’Administration évitera : les expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives ; les appréciations trop sévères et blessantes pour la dignité ou l’amour propre de celui qui en est l’objet. Pour cela, on n’écrira pas.

La prudence 

L’écrit professionnel doit être imprégné de la prudence (consubstantielle au sens de la responsabilité, à l’objectivité et à la courtoisie) d’autant qu’il engage la responsabilité de toute l’Administration (toute faute, erreur ou négligence révélée par un document administratif sera imputée par le public à l’ensemble de l’Administration). De même, l'écrit professionnel doit être imprégné de prudence parce qu'il garantit la continuité de l’action de l’Administration ; peut porter un préjudice grave et injustifié à un usager si le contenu est mal fondé. Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront le plus souvent exprimés au conditionnel. La prudence est intimement liée aux qualités susmentionnées, à savoir le sens de la responsabilité, de la courtoisie, de la continuité du service.

Ce principe voudrait que nous exprimions les appréciations et les souhaits de manière nuancée et que nous parlions le plus souvent au conditionnel car toute erreur, toute faute mais aussi tout engagement ferme sera imputée à l’ensemble de l’Administration. Par ailleurs, la mesure prise par un agent doit pouvoir être acceptée par son successeur. Il est donc nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et se ménager la possibilité de revoir sa décision ultérieurement. Ainsi, on n’écrira pas : Je rejette définitivement… ; D’après les rumeurs, vous vous êtes rendu coupable de… Mais on écrira : Il ne m’est pas possible, dans l’état actuel du dossier, de donner une suite favorable à votre demande. Il me revient que vous vous seriez rendu coupable de… La prudence est une qualité inséparable de la responsabilité, de l’objectivité et de la courtoisie. L’écrit administratif engage la responsabilité de toute l'administration. Il convient donc d’utiliser, le plus souvent, le conditionnel pour exprimer les appréciations et les propositions. Pour ne pas trop engager l’avenir et se ménager la possibilité de revoir les décisions en fonction des données nouvelles, les souhaits devront être nuancés.

La précision et l'exactitude

L’écrit administratif évitera les quiproquos et les interprétations diverses pour être compris de la même manière par tous les lecteurs. Il doit également être identifié et classé de façon identique par des utilisateurs différents. Toutes les mentions permettant d’identifier le document et de retrouver ses antécédents (date, n° d’enregistrement, objet, références, identité des signataires et du destinataire) sont obligatoires. Le document administratif étant essentiellement un document de travail, il doit être compris de la même façon par tous les utilisateurs. Il doit donc éviter les quiproquos ou les interprétations diverses ou les sigles obscures. Il faut éviter les sigles. S’ils sont utilisés, cela ne peut être qu’après une première appellation complète en toutes lettres et dans le même document sauf dans le n° d’enregistrement et la référence.

La clarté, la concision et l'efficacité

L’Administration, qui s’adresse souvent à un grand nombre de destinataires, a intérêt à se faire comprendre et à ne laisser aucune place à l’équivoque, à des interprétations tendancieuses et fâcheuses, à des quiproquos. Les rédacteurs doivent donc éviter les mots et phrases superflues, les expressions ampoulées et prolixes. Ils doivent être autant que possible concis et précis. En effet, est clair, le texte qui est précis et exact et dans lequel le mot juste est utilisé à la bonne place. Est concis, le texte dans lequel on va à l’essentiel. Est efficace, la phrase qui conduit à la meilleure solution possible sans perdre de temps, ni à l’Administration, ni aux usagers. Ainsi, on essayera de dire, en peu de mots, l’idée que l’on a à exprimer en évitant de « tourner autour du pot », ni user de périphrase, en appliquant autant que faire se peut cette recommandation de BLAISE PASCAL selon laquelle : « quand vous voulez dire : il pleut, dites : il pleut ». Il convient également d’éviter des abréviations ou les sigles que le lecteur n’est pas censé connaître.

Il faut plutôt veiller à écrire le mot en entier, au moins dans un premier temps. De même, et à l’opposé, les rédacteurs doivent bannir autant que faire se peut, les phrases trop sévères et sèches, trop courtes et mal liées car, il ne faut pas vouloir être bref à tout prix. La brièveté n’étant toujours pas synonyme de concision, il ne sert à rien de vouloir être bref à tout prix. Ainsi, on évitera les phrases du genre : « comme suite aux dispositions de l’article 20 de la Loi n°2003-489,… » dans la mesure où votre interlocuteur n’est pas censé connaître cette loi. Il conviendrait dans ce cas de donner tout l’intitulé de ce texte « loi 2003-489 portant régime financier, fiscal et domanial des collectivités territoriales » mais également indiquer le contenu de cet article.

La question de la précision conduit à remonter à la conception des idées. En effet, pour faire de belles phrases avec des idées bien arrêtées, il y a lieu de bien les concevoir parce que, selon la belle expression de BOILEAU « Avant d'écrire, apprenez à penser, donc, selon que votre idée est plus ou moins trouble, l'expression qui la suit est moins claire ou plus épurée ; ce qui est bien conçu est clairement énoncé, et les mots pour le dire viennent facilement ».

L’homogénéité

L’homogénéité en matière de rédaction administrative implique que tous les rédacteurs des documents administratifs quel que soit leur lieu d’affectation et à quelque service qu’ils appartiennent, doivent observer les règles définies ci-dessus. De même, ce principe a pour conséquence, l’effacement du rédacteur derrière l’Administration qu’il représente. Ce principe exprime également la prééminence et la permanence de l'administration.