Tutoriel Word : Créer et exécuter une Macro

Dans ce tutoriel, vous apprendrez comment créer et tester une macro dans un document Microsoft Word.

Si vous êtes un utilisateur naïf de Microsoft Word et que vous avez l’habitude d’y exécuter les mêmes tâches et les mêmes opérations à maintes reprises, nous vous recommandons donc de créer des macros. Le mot « Macro » est un raccourcissement du mot « macro-instruction », qui veut dire « une série d'instructions pour accomplir une tâche ». L’utilisation des macros vous permet de gagner des heures de travail lors de la création de documents et de feuilles de calcul et également d’améliorer leur efficacité. Vous pouvez les utiliser lors de l'ajout ou la gestion de données ou la création de formulaires utilisables par d'autres personnes. Microsoft Word est l’un des logiciels populaires dans lesquels on utilise souvent des macros pour faciliter et simplifier les tâches de saisie et de mise en forme des données.

En général, vous pouvez créer des macros de deux façons : la première consiste à utiliser le langage de programmation Visual Basic, et la deuxième en enregistrant les actions effectuées. La création de macros dans un document Microsoft Word possède plusieurs avantages. Le plus important est que vous n'avez pas besoin de savoir comment programmer. Tout ce que vous devez faire c’est d’appuyer sur « Enregistrer » pour commencer l’enregistrement de la macro et sur « arrêter » pour terminer l’enregistrement.

Avec une macro, vous pouvez obtenir de bons résultats en cliquant sur une simple commande qui exécutera les étapes d’une tâche pour vous. Nous vous proposons ci-dessous quelques façons d'utiliser des macros Word pour augmenter votre productivité :

• Insertion du logo et du nom de votre entreprise avec une police particulière.
• Insertion d’un tableau que vous devez créer régulièrement.
• Mettre en forme un texte dans un document avec certaines caractéristiques, telles que la police, la taille, le style... etc.

La création et l'utilisation de macros peut vous demander un peu de temps à apprendre, mais l'efficacité qui en résulte en vaut la peine.

Table des matières

Créer une macro dans Microsoft Word

Vérifier si la macro n’existe pas parmi les commandes Word

Activer l’onglet « Développeur »

Créer une macro manuellement avec Visual Basic

Créer une macro en enregistrant des actions

Méthode 1 : enregistrer une macro à l'aide de l'option Bouton

Méthode 2 : enregistrer une macro à l'aide de l'option clavier

Comment exécuter une macro

Comment ajouter un bouton macro au ruban

Que devrez-vous faire pour enregistrer un document Word contenant des macros

Créer une macro dans Microsoft Word

Dans toutes les applications Office, vous pouvez accéder aux options avancées de création de macros à partir de l'onglet « Développeur » du ruban, s'il est activé (s’il est désactivé rendez-vous à la section « activer l’onglet développeur » ci-dessous). Vous pouvez également accéder à quelques options (pour enregistrer et lire les macros enregistrées) à partir du menu déroulant « Macros » de l'onglet « Affichage » du ruban. Si vous voulez créer une macro dans Microsoft Word, vous devez d’abord choisir la façon dont vous souhaitez la créer, manuellement ou en enregistrant des actions, et ensuite suivez les étapes fournies pour la méthode que vous avez choisie. Mais, avant de commencer, assurez-vous que la macro que vous souhaitez créer n’existe pas parmi les commandes Word.

Vérifier si la macro n’existe pas parmi les commandes Word

Dans Microsoft Word, il existe plus de 950 commandes, dont la plupart se trouvent dans les menus et les onglets du ruban et sont associées à des touches de raccourci. Cependant, il existe des commandes qui ne possèdent pas des boutons de commandes par défaut dans le ruban. Pour cette raison, il est judicieux de vérifier si la macro existe et peut être affectée à un onglet avant de créer votre propre macro.

Pour voir les commandes disponibles dans Microsoft Word, suivez les étapes suivantes :

1. Pour commencer, accédez à l'onglet « Affichage».
2. Cliquez sur le bouton « Macros» dans le groupe « Macros ».
3. Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez « Afficher les macros» :

4. La boite de dialogue « Macros» s’ouvre. Cliquez sur la flèche déroulante en regard de « Macros disponibles dans » et choisissez « Commandes Word » :

5. Dans la liste des noms de commandes, si vous sélectionnez un nom cela affichera une description de la commande dans la zone « Description» qui se trouve en bas de la boîte de dialogue :

6. Si la commande correspondante à la macro que vous souhaitez créer existe parmi les commandes disponibles, ne la dupliquez pas avec votre propre macro Word. Si vous n’avez pas trouvé une commande qui effectue la tâche que vous voulez exécuter, procédez donc à la création de votre macro Word.

Activer l’onglet « Développeur »

Si vous souhaitez créer vos macros à partir de l’onglet « Développeur » mais il n'est pas affiché sur le ruban, ne vous inquiétez pas, vous pouvez l’activer facilement. En fait, dans toutes les applications, cet onglet n’est pas activé par défaut. Lorsque vous l’activez, vous aurez l’accès à des fonctionnalités avancées telles que les macros, les contrôles ActiveX et les contrôles de formulaire...etc. Ci-dessous la procédure pour ajouter l’onglet « Développeur » au ruban :

1. Ouvrez le menu « Fichier ».
2. Dans la barre latérale gauche, sélectionnez « Options » pour ouvrir la boite de dialogue « Options Word».

Alternativement, vous pouvez faire un clic droit n’importe où sur le ruban et sélectionnez l’option « Personnaliser le ruban » 

3. Dans la boîte de dialogue « Options Word», cliquez sur « Personnaliser le ruban » dans le volet gauche :

4. Dans la liste des onglets sous « Onglets principaux», à l'extrême droite, cherchez et cochez la case « Développeur », puis cliquez sur « OK » pour fermer la boite de dialogue :

Désormais, l'onglet « Développeur » est visible dans le ruban.

Créer une macro manuellement avec Visual Basic

Si vous êtes un bon codeur du langage de programmation Visual basic, vous pouvez donc créer vos propres macros en les codant pour améliorer l'efficacité de vos documents :

1. Dans Microsoft Word, accédez à l'onglet « Développeur» du ruban.
2. Cliquez sur le bouton de commande « Macros» dans le groupe « Code » :

3. La boite de dialogue « Macros» s’ouvre. Pensez au nom que vous souhaitez donner à la nouvelle macro et entrez-le dans le champ de texte « Nom de la macro » :

4. SI vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Créer».
5. Par conséquent, la fenêtre de l’éditeur « Microsoft Visual Basic pour Applications» s'ouvre. Ici, vous pouvez taper manuellement le code Visual Basic pour créer la macro :

6. Une fois vous avez entré le code de votre macro, assurez-vous qu’il ne contient pas d’erreur et puis cliquez sur l'icône « Enregistrer» dans la barre de menus et fermez le programme Visual Basic.

Créer une macro en enregistrant des actions

Si vous ne savez pas comment coder en Visual Basic, ne vous inquiétez pas ! Microsoft a pensé à vous en intégrant une fonctionnalité ayant la capacité d'enregistrer et d'exécuter des macros. Cette option peut être utilisée de deux manières : vous pouvez soit affecter les actions de la macro à un bouton qui sera placé dans la barre d’accès rapide, soit l’affecter à un raccourcie clavier.

Méthode 1 : enregistrer une macro à l'aide de l'option Bouton

Suivez les étapes ci-dessous pour enregistrer une macro dans Microsoft Word et l’attribuer à un bouton :

1. Ouvrez d’abord le nouveau document Word ou un document existant.
2. Accédez à l'onglet « Affichage » du ruban et cliquez sur la flèche en bas du bouton « Macros » qui se trouve dans le groupe « Macros ».
3. Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez l’option « Enregistrer une macro». Alternativement, accédez à l’onglet « Développeur » et cliquez sur « Enregistrer une macro » dans e groupe « Code » :

4. La boîte de dialogue « Enregistrer une macro» s’ouvre. Pensez au nom que vous souhaitez donner à votre macro et tapez-le dans la zone de texte « Nom de la macro ». En tapant le nom de la macro, vous devez respecter et prendre en considération certaines règles :

• Le nom d’une macro peut utiliser des lettres et des chiffres, mais doit toujours commencer par une lettre. Par exemple, un nom comme « 1macro » n’est pas accepté.
• Le nom de la macro ne doit pas contenir d’espace, des caractères non alphanumériques ou des points.
• Le nom de la macro ne peut pas comporter plus de 80 caractères
• Évitez d’utiliser les noms des commandes réservées du programme ou les mots-clés tels que « Imprimer », « Enregistrer », « Copier », « Coller ». En fait, si vous faites le contraire, les noms de macro vont se chevaucher avec les autres commandes.

5. Dans la zone « Descriptions» entrez des notes qui résument en bref la fonction et les actions qui seront exécutées par la macro :

6. Dans le menu déroulant « Enregistrer la macro dans» vous avez deux choix. Si vous souhaitez utiliser la même macro pour les documents supplémentaires, sélectionnez donc l'option « Tous les documents (Normal.dotm) ». Sinon si vous voulez utiliser cette macro uniquement dans le document actuel, sélectionnez la deuxième option (le document actuel qui est affiché par son nom).
7. Dans la section « Affecter la macro au» cliquez sur l'icône « Bouton » pour exécuter votre macro :

8. Une fois vous cliquez sur cette icône, la fenêtre « Options Word» s’ouvre et affiche les options de la barre d'outils d'accès rapide.
9. Pour ajouter un bouton de la macro que vous créez à la barre d'outils d'accès rapide, sélectionnez le nom de la nouvelle macro (dans notre exemple : Normal.NewMacros.MaPremiereMacro) dans la zone sur le côté gauche de l'écran :

10. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter» pour ajouter la macro à la zone qui se trouve dans le côté droit de la fenêtre. En faisant ainsi, elle sera ajouté dans la barre d'outils d'accès rapide :

11. Vous pouvez ensuite modifier l’apparence du bouton. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Modifier ».
12. Cliquez sur l’icône que vous voulez donner au bouton de la macro afin de l’enregistrer dans la boîte de dialogue « Bouton Modifier» :

13. Entrez le nom d'affichage que vous voulez affecter au bouton comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous :

14. Une fois terminée, cliquez sur le bouton « OK» pour fermer la boite de dialogue « Bouton Modifier ».
15. Cliquez encore une fois sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre des options de Word et enregistrer les modifications.
16. Vous pouvez maintenant commencer les tâches qui doivent être exécutées par la macro :

17. Si vous avez besoin de mettre la macro en pause pendant l'enregistrement, accédez à l'onglet « Affichage» du ruban. Cliquez ensuite sur la flèche en bas du bouton « Macros » dans le groupe « Macros ». Cliquez ensuite sur l’option « Suspendre l'enregistrement » dans le menu déroulant qui s’affiche :

18. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à continuer, vous pouvez reprendre l'enregistrement de votre macro. Pour ce faire, accédez à l'onglet « Affichage» du ruban. Cliquez sur la flèche du bouton « Macros » dans le groupe « Macros ». Sélectionnez cette fois-ci l’option « Reprendre l’enregistrement » :

19. Maintenant, lorsque vous avez terminé la tâche, cliquez sur le menu déroulant « Macros » de l’onglet « Affichage » et sélectionnez « Arrêter l'enregistrement» de la macro dans le menu déroulant.

Vous pouvez maintenant remarquer que votre bouton de macro personnalisé apparaît dans les options de la barre d'outils d'accès rapide.

 Pour exécuter à nouveau la macro, cliquez simplement sur ce bouton comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :

Méthode 2 : enregistrer une macro à l'aide de l'option clavier

Si vous aimez travailler avec votre clavier, vous pouvez donc suivre les étapes ci-dessous pour enregistrer une macro à l'aide d’un raccourci clavier :

1. De même, ouvrez votre document Word. Accédez à l'onglet « Affichage » puis cliquez sur la flèche du bouton « Macros» et sélectionnez « Enregistrer une macro » dans le menu déroulant.
2. La boîte de dialogue « Enregistrer une macro» s’affichera dans laquelle vous allez effectuer les opérations suivantes :

• Saisissez le nom que vous souhaitez appliquer à la macro.
• Dans le menu déroulant « Enregistrer la macro dans » choisissez si vous voulez utiliser cette macro pour le document actuel, ou pour tous les documents (Normal.dotm).
• Dans la section « Affecter la macro au », cliquez cette fois-ci sur l'icône « Clavier » pour exécuter votre macro.

3. Lorsque vous cliquez sur le bouton «Clavier », la boite de dialogue « Personnaliser le clavier » s’affiche.
4. À ce stade, cliquez dans le champ « Nouvelle touche de raccourci :». Ensuite, appuyez sur la combinaison de touches que vous souhaitez utiliser comme raccourci pour exécuter votre macro :

5. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Attribuer ».
6. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Attribuer », la combinaison de touches enfoncée apparaîtra dans la zone de texte « Touches actuelles» comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous :

7. Cliquez sur le bouton « Fermer ».
8. Maintenant, vous pouvez commencer à exécuter l'action que vous souhaitez enregistrer.
9. Lorsque vous avez terminé, accédez à l'onglet «Affichage » du ruban et cliquez sur « Arrêter l'enregistrement » dans le menu déroulant « Macros ».

Remarque : une note que vous devez garder à l’esprit est que la plupart des touches de raccourci sont déjà utilisées par le système. Bien qu’il soit toujours possible de remplacer la plupart de ces raccourcis, il est beaucoup plus facile d’associer votre macro à un bouton.

Comment exécuter une macro

Après avoir crée votre macro, vous pouvez commencer à l’utiliser :

1. Accédez à l’onglet « Affichage» et cliquez sur la flèche du bouton « Macros » et sélectionnez l’option « Afficher les macros » dans le menu déroulant.
2. Lorsque la boîte de dialogue « Macros» s’ouvre, sélectionnez le nom de la macro que vous souhaitez exécuter à partir de la liste des macros disponibles :

3. Cliquez sur le bouton Exécuter, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous :

Remarque : il se peut que vous ayez entendu dire que les macros sont mauvaises, car elles peuvent contenir des virus ! En fait, vous devez toujours être prudent lorsque vous ouvrez des documents Office que vous recevez à partir de personnes inconnues ou sur le net car ce genre de documents peuvent contenir des macros malveillantes. Cependant, ce n’est pas un problème ici, car vous créez votre propre macro et vous savez donc que ce n’est pas un virus.

Comment ajouter un bouton macro au ruban

Une astuce que vous pouvez utiliser pour accéder facilement à vos macros dans le document Word consiste à ajouter un bouton macro au ruban pour chaque macro que vous utilisez le plus souvent. Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un bouton macro au ruban :

1. Ouvrez le menu « Fichier » et puis cliquez sur l’onglet « Options» dans la barre latérale gauche.
2. La boîte de dialogue « Options Word» sera affichée. Cliquez sur l’onglet « Personnaliser le ruban » dans le volet gauche de la fenêtre.
3. Sélectionnez « Macros » dans le menu déroulant sous la commande « Choisir les commandes dans les catégories suivantes» :

4. Cliquez sur le bouton « Nouvel onglet» dans la zone « Personnaliser le ruban » à droite de la fenêtre :

5. Avec le nouvel onglet sélectionné, cliquez sur « Renommer» et entrez un nom dans la boite de dialogue qui s’ouvre :

6. Cliquez ensuite sur « Nouveau groupe (Personnalisé)» qui se trouve sous le nouvel onglet. Ensuite, sélectionnez la/les macros dans la liste à gauche et cliquez sur « Ajouter » pour les placer dans le groupe personnalisé :

7. Sélectionnez ensuite la macro et cliquez sur le bouton « Renommer ».
8. La boîte de dialogue « Renommer» apparaîtra à l'écran. Sélectionnez une icône sous « Symbole » en fonction de vos besoins. Puis, saisissez le nom du symbole dans la zone de texte « Nom complet » et cliquez sur le bouton « OK » :

9. Cliquez sur « Ok » pour fermer la boite de dialogue « Options Word». Désormais, lorsque vous jetez un coup d’œil sur le ruban vous pouvez voir que le nouvel onglet est ajouté. Cliquez dessus pour l’afficher et vous verrez que la macro est ajoutée.

Que devrez-vous faire pour enregistrer un document Word contenant des macros

Par défaut, lorsque vous enregistrez des documents Word, ils prennent l'extension de fichier « .docx ». Cette extension ne prend pas en charge l'exécution automatique des macros. Ainsi, pour garantir l’exécution de vos macros, vous devez donc modifier le type de fichier en « Document Word prenant en charge les macros (* .docm) » :

Vous pouvez considérer cette extension de fichier comme un outil de lutter contre les problèmes de sécurité macro. Cela signifie que lorsque vous voyez cette extension de fichier sur un document que vous ne vous attendiez pas à recevoir, vous devez donc comprendre qu’il contient des macros insécurisées.