Tutoriel Macro Access en doc

Tutoriel pour développer les connaissances sur les Macro Access

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Vous pouvez créez une macro pour effectuer une série d'actions ou un groupe de macros pour réaliser des séries d'actions associées.

Dans Microsoft Office Access 2007, les macros peuvent être contenues dans des objets Macro (parfois appelés « macros autonomes ») ou être incorporées dans les propriétés d'événement de formulaires, d'états ou de contrôles. Une macro incorporée fait partie de l'objet ou du contrôle dans lequel elle est incorporée. Les objets Macro sont visibles dans le volet de navigation, sous Macros, contrairement aux macros incorporées.

Que voulez-vous faire ?

• Obtenir des informations sur le Générateur de macro
• Créer une macro autonome
• Créer un groupe de macros
• Créer une macro incorporée
• Modifier une macro
• Utiliser des conditions pour contrôler les actions de macro
• Obtenir des informations sur les actions de macro

Obtenir des informations sur le Générateur de macro

Le Générateur de macro vous permet de créer et de modifier des macros. Pour ouvrir le Générateur de macro :

• Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro. 

Le Générateur de macro s'affiche.

Dans la fenêtre Générateur de macro, créez la liste des actions à effectuer lors de l'exécution de la macro. Lors de la première ouverture du Générateur de macro, les colonnes Action, Arguments et Commentaire s'affichent.

Sous Arguments de l'action, entrez et modifiez des arguments à gauche pour chaque action de macro, si nécessaire. Une zone de description affichée à droite fournit une brève description de chaque action ou argument. Cliquez sur une action ou sur un argument d'action pour consulter la description dans cette zone.

Utilisez les commandes situées dans l'onglet Créer du Générateur de macro pour créer, tester et exécuter une macro.

Le tableau ci-dessous décrit les commandes disponibles dans l'onglet Créer.

Groupe Commande Description

Outils Exécuter Exécute les actions spécifiées dans la macro.

 Pas à pas Active le mode Pas à pas. Lorsque vous exécutez la macro dans ce mode, les actions sont effectuées une à une. Une fois qu'une action est exécutée, la boîte de dialogue Pas à pas s'affiche. Cliquez sur Pas à pas dans cette boîte de dialogue pour passer à l'action suivante. Cliquez sur Arrêter toutes les macros pour arrêter toutes les macros en cours d'exécution, notamment la macro active. Cliquez sur Continuer pour quitter le mode Pas à pas et effectuer les actions restantes sans interruption.

 Générateur Ce bouton est accessible si vous entrez un argument d'action qui contient une expression. Cliquez sur Générateur pour ouvrir la boîte de dialogue Générateur d'expression, qui vous permet de créer l'expression.

Lignes Insérer des lignes Permet d'insérer une ou plusieurs lignes d'action vides au-dessus des lignes sélectionnées.

 Supprimer les lignes Permet de supprimer les lignes d'action sélectionnées.

Afficher/Masquer Afficher toutes les actions Diminue ou augmente le nombre d'actions de macro affichées dans la liste déroulante Action.

• Pour allonger la liste d'actions de macro, cliquez sur Afficher toutes les actions. Lorsque la liste étendue d'actions de macro est disponible, le bouton Afficher toutes les actions est sélectionné. Si vous sélectionnez une action de macro dans cette liste, il peut s'avérer nécessaire de définir l'état d'approbation pour la base de données avant de pouvoir exécuter l'action.
• Pour diminuer la taille de la liste afin de n'afficher que les actions de macro pouvant être utilisées dans une base de données non approuvée, assurez-vous que l'option Afficher toutes les actions n'est pas activée.

 Conseil   Si l'option Afficher toutes les actions est activée, cliquez dessus pour la désactiver. La liste réduite d'actions de macro est alors disponible.

 Noms de macro Affiche ou masque la colonne Nom de macro. Les noms de macros sont nécessaires dans les groupes de macros afin de pouvoir distinguer les macros les unes des autres. Sinon, ils sont facultatifs. Pour plus d'informations, consultez la section Créer un groupe de macros.

 Conditions Affiche ou masque la colonne Condition, qui permet d'entrer des expressions déterminant le moment d'exécution d'une action.

 Arguments Affiche ou masque la colonne Arguments, qui contient les arguments de chaque action de macro afin de simplifier la lecture de la macro. Si la colonne Arguments n'est pas affichée, vous devez cliquer sur chaque action pour lire les arguments sous Arguments de l'action. Il est impossible d'entrer des arguments dans la colonne Arguments.

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Créer une macro autonome

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro. 

Le Générateur de macro s'affiche.

2. Ajoutez une action à la macro :

• Dans le Générateur de macro, cliquez sur la première cellule vide de la colonne Action.
• Tapez l'action à utiliser ou cliquez sur la flèche pour afficher la liste d'actions disponibles, puis sélectionnez l'action à utiliser.
• Sous Arguments de l'action (dans la partie inférieure du Générateur de macro), indiquez les arguments de l'action, si nécessaire.

 Remarques

• Lorsque vous tapez des arguments dans le volet Arguments de l'action, ils s'affichent dans la colonne Arguments de la liste d'actions. Toutefois, la colonne Arguments ne sert qu'à des fins d'affichage ; vous ne pouvez pas y entrer des arguments.
• Pour afficher une brève description de chaque argument, dans le volet Arguments, cliquez dans la zone d'argument et ensuite lisez la description dans la zone adjacente.

 Conseils

• Tapez éventuellement un commentaire pour l'action dans la colonne Commentaire.

3. Pour ajouter une action à la macro, placez-vous dans une autre ligne d'action, puis répétez l'étape 2.

Lors de l'exécution de la macro, Access exécute les actions dans l'ordre dans lequel vous les placez.

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Créer un groupe de macros

Si vous voulez regrouper plusieurs macros apparentées dans un seul objet Macro, vous pouvez créer un groupe de macros.

1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n'est pas disponible, cliquez sur la flèche sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro. 

Le Générateur de macro s'affiche.

2. Dans l'onglet Création, groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Noms de macro  si cette option n'est pas encore activée.

La colonne Nom de macro s'affiche dans le Générateur de macro.

 Remarque   Dans les groupes de macros, les noms de macro sont nécessaires afin de pouvoir distinguer les macros les unes des autres. Le nom d'une macro apparaît dans la même ligne que la première action de la macro. La colonne Nom de macro reste vide pour les actions suivantes de la macro. La macro se termine dès que le nom de la macro suivante est atteint.

3. Dans la colonne Nom de macro, attribuez un nom à la première macro du groupe de macros.
4. Ajoutez les actions que la première macro doit exécuter :

• Dans la colonne Action, cliquez sur la flèche pour afficher la liste d'actions.
• Cliquez sur l'action à utiliser.
• Sous Arguments de l'action, indiquez les arguments de l'action, si nécessaire.

Pour afficher une brève description de chaque argument, cliquez dans la zone d'argument et ensuite lisez la description de l'argument sur le côté droit.

 Conseils

• Tapez éventuellement un commentaire pour l'action.

5. Passez à la ligne vide suivante, puis tapez le nom de la macro suivante dans la colonne Nom de macro.
6. Ajoutez les actions que la macro doit exécuter.
7. Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque macro du groupe de macros.

L'illustration ci-dessous montre un petit groupe de macros. Ce groupe contient deux macros, dont les noms s'affichent dans la colonne Nom de macro. Chaque macro contient deux actions.

Remarques

• Lors de l'enregistrement du groupe de macros, le nom indiqué correspond à celui du groupe de macros. Dans l'exemple ci-dessus, le nom du groupe de macros est Macro3. Ce nom s'affiche sous Macros dans le volet de navigation. Pour faire référence à une macro d'un groupe de macros, utilisez la syntaxe ci-dessous :

nomgroupemacros.nommacro

Par exemple, dans l'illustration ci-dessus, Macro3.FoundMsg fait référence à la deuxième macro du groupe de macros.

• Si vous exécutez un groupe de macros en double-cliquant dessus dans le volet de navigation ou en cliquant sur Exécuter  dans le groupe Outils de l'onglet Créer, Access n'exécute que la première macro du groupe et s'arrête lorsqu'il atteint le nom de la deuxième macro.

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Créer une macro incorporée

Les macros incorporées se distinguent des macros autonomes par le fait qu'elles sont stockées dans les propriétés d'événement de formulaires, d'états ou de contrôles. Elles ne s'affichent pas en tant qu'objets sous Macros dans le volet de navigation. Cela peut simplifier la gestion de la base de données, car vous ne devez pas assurer le suivi d'objets Macro distincts contenant des macros pour un formulaire ou un état. En outre, les macros incorporées sont incluses dans le formulaire ou l'état lors de la copie, de l'importation ou de l'exportation.

Par exemple, pour empêcher l'affichage d'un état qui ne contient pas de données, vous pouvez incorporer une macro dans la propriété d'événement Sur aucune donnée de l'état. Vous pouvez utiliser l'action BoîteMsg pour afficher un message, puis utiliser l'action AnnulerEvénement pour annuler l'état au lieu d'afficher une page vide.

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l'état qui doit contenir la macro, puis cliquez sur Mode Création  ou Mode Page .
2. Si la feuille de propriétés n'est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour l'afficher.
3. Cliquez sur le contrôle ou la section contenant la propriété d'événement dans laquelle vous voulez incorporer la macro. Vous pouvez également sélectionner le contrôle ou la section (ou le formulaire ou l'état entier) dans la liste déroulante sous Type de sélection dans la partie supérieure de la feuille de propriétés.
4. Sur la feuille de propriétés, cliquez sur l'onglet Événement.
5. Cliquez sur la propriété d'événement dans laquelle vous voulez incorporer la macro, puis cliquez sur  .
6. Dans la boîte de dialogue Choisir Générateur, cliquez sur Générateur de macro, puis cliquez sur OK.
7. Dans le Générateur de macro, cliquez sur la première ligne de la colonne Action.
8. Dans la liste déroulante Action, cliquez sur l'action de votre choix.
9. Entrez tous les arguments nécessaires sous Arguments de l'action.
10. Pour ajouter une autre action, cliquez sur la ligne suivante de la colonne Action, puis répétez les étapes 8 et 9.
11. Une fois la macro terminée, cliquez sur Enregistrer, puis cliquez sur Fermer.

La macro est exécutée à chaque fois que la propriété d'événement se déclenche.

 Remarques

• Dans Access, vous pouvez générer un groupe de macros et le définir comme macro incorporée. Toutefois, dans ce cas, seule la première macro du groupe est exécutée lorsque l'événement se déclenche. Les macros suivantes sont ignorées.
• Il n'est pas possible de convertir les macros incorporées en code VBA (Visual Basic pour Applications) en utilisant l'outil Conversion des macros en Visual Basic  dans le groupe Macro de l'onglet Outils de base de données. Si vous avez l'intention de convertir ultérieurement vos macros en code VBA, il est plus intéressant de créer des macros autonomes au lieu de macros incorporées. Vous pouvez, dans ce cas, utiliser l'outil Conversion des macros en Visual Basic pour les convertir par la suite.

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Modifier une macro

• Pour insérer une ligne d'action     Cliquez avec le bouton droit sur la ligne d'action au-dessus de laquelle vous voulez insérer la ligne nouvelle d'action, puis cliquez sur Insérer des lignes .
• Pour supprimer une ligne d'action     Cliquez avec le bouton droit sur la ligne d'action à supprimer, puis cliquez sur Supprimer les lignes .
• Pour déplacer une ligne d'action     Sélectionnez la ligne d'action en cliquant sur l'en-tête de ligne en regard de l'action, puis faites-la glisser vers le nouvel emplacement.

Vous pouvez insérer, supprimer ou déplacer plusieurs lignes en sélectionnant d'abord le groupe de lignes, puis en effectuant l'opération souhaitée. Pour sélectionner un groupe de lignes, cliquez sur l'en-tête de la première ligne à sélectionner, maintenez la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur l'en-tête de la dernière ligne à sélectionner. (L'en-tête d'une ligne correspond à la case ombrée située à gauche de la ligne d'action.)

Pour sélectionner plusieurs lignes, vous pouvez également placer le pointeur sur l'en-tête de la première ligne à sélectionner, puis cliquer et déplacer le pointeur vers le haut ou vers le bas pour sélectionner les autres lignes.

 Remarque   Lorsque vous sélectionnez des lignes par glissement du pointeur, assurez-vous que la première ligne à sélectionner n'est pas déjà sélectionnée. Sinon, Access considère que vous essayez de déplacer la ligne.

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Utiliser des conditions pour contrôler les actions de macro

Vous pouvez utiliser n'importe quelle expression évaluée sur Vrai/Faux ou Oui/Non dans une condition. L'action de macro est alors exécutée si la condition correspond à Vrai (ou Oui).

Pour entrer une condition pour une action de macro, vous devez d'abord afficher la colonne Condition dans le Générateur de macro :

• Dans le groupe Afficher/Masquer de l'onglet Créer, cliquez sur Conditions .

Tapez une expression dans la colonne Condition, sans la faire précéder du signe égal (=). Pour appliquer une condition à plusieurs actions en même temps, tapez ... dans chaque ligne suivante. Par exemple :

 Conseil   Pour qu'Access ignore provisoirement une action, entrez Faux comme condition. Ignorer temporairement une action peut être utile lorsque vous essayez de résoudre un problème dans une macro.

Exemples de conditions de macro

Utilisez cette expression Pour exécuter l'action si

[Ville]="Paris" Paris est la valeur Ville dans le champ du formulaire, à partir duquel la macro est exécutée.

CpteDom("[RéfCommande]", "Commandes")>35 Le champ RéfCommande de la table Commandes contient plus de 35 entrées.

CpteDom("*", " Détails Commandes ", "[RéfCommande]=Forms![Commandes]![RéfCommande]")>3 Il existe plus de trois entrées dans la table Détails commande pour lesquelles le champ RéfCommande de la table correspond au champ RéfCommande du formulaire Commandes.

[DateEnvoi] Between #2-Fév-2007# And #2-Mar-2007# La valeur du champ DateEnvoi du formulaire à partir duquel la macro est exécutée n'est ni antérieure au 2-Fév-2007 ni postérieure au 2-Mar-2007.

Forms![Produits]![UnitésEnStock]<5 La valeur du champ UnitésEnStock du formulaire Produits est inférieure à 5.

IsNull([Prénom]) La valeur de Prénom sur le formulaire à partir duquel la macro est exécutée est Null (pas de valeur). Cette expression est équivalente à [Prénom] Est Null.

[Pays]="Royaume-Uni" Et Forms![Total des ventes]![Commandes cumulées]>100 La valeur du champ Pays sur le formulaire à partir duquel la macro est exécutée est « Royaume-Uni », et la valeur du champ Commandes cumulées sur le formulaire Total des ventes est supérieure à 100.

[Pays] En ("France", "Italie", "Espagne") Et Nbcar([Code postal])<>5 La valeur du champ Pays sur le formulaire à partir duquel la macro est exécutée est France, Italie ou Espagne et le code postal ne contient pas plus de 5 caractères.

MsgBox ("Confirmer modifications ?" ,1) = 1 Vous cliquez sur OK dans une boîte de dialogue où la fonction BoîteMsg affiche Confirmer modifications ?. Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue, Access ignore l'action.

[VarTemp]![MaVar]=43 La valeur de la variable temporaire MaVar (créée par l'action de macro DéfinirVarTemp) est égale à 43.

[MacroErreur]<>0 La valeur de la propriété Numérique de l'objet MacroErreur n'est pas égale à 0, ce qui signifie qu'une erreur s'est produite dans la macro. Cette condition peut être utilisée conjointement avec les actions de macro EffacerMacroErreur et SurErreur afin de déterminer ce qui se passe en cas d'erreur.

Pour plus d'informations sur les expressions, consultez l'article Créer une expression.

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Obtenir des informations sur les actions de macro

Lorsque vous utilisez le Générateur de macro, il est possible d'obtenir des informations supplémentaires sur une action ou un argument. Pour cela, cliquez sur l'élément concerné pour afficher sa description dans la zone située dans le coin inférieur droit de la fenêtre Générateur de macro. En outre, chaque action de macro est associée à un article d'aide. Pour plus d'informations sur une action, sélectionnez-la dans la liste d'actions, puis appuyez sur F1.

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