Tuto MS Project : planification manuelle et automatique

Si vous utilisez MS Project pour planifier vos projets, vous avez peut-être remarqué que le logiciel prend en charge deux types de planification de tâches : la planification manuelle et la planification automatique. Dans ce tutoriel, nous vous montrons la différence entre les tâches planifiées manuellement et les tâches planifiées automatiques. Nous vous expliquerons également quand utiliser la planification manuelle ou la planification automatique. En outre, le point le plus important que vous apprendrez est la procédure pour basculer entre le mode de planification manuelles et celui de la planification automatique.

Dans les anciennes versions (avant 2010), Microsoft Project utilisait le mode de planification automatique qui tirait parti du moteur de planification de Project pour planifier les tâches. Les utilisateurs d’ancienne versions d’Office ont donc le droit de faire uniquement une planification dynamique. Heureusement, à partir de Microsoft Project 2010, les fonctionnalités ont évoluées et vous avez la possibilité de choisir entre les deux modes manuelle ou automatique. Le basculement entre la planification manuelle et automatique est facile et peut être effectué pour des tâches nouvelles ou existantes, ou pour tous les nouveaux projets. Mais, vous devez d’abord comprendre la différence entre les deux modes pour pouvoir planifier correctement votre projet. Lisez le reste du tutoriel pour plus de détails.

Table des matières

Que veut dire une planification

Le mode de planification manuelle

Exemple de planification manuelle

Le mode de planification automatique

Exemple de planification automatique

Comment passer de la planification manuelle à la planification automatique

Méthode 1 : à partir du ruban

Méthode 2 : à l’aide du menu contextuel

Méthode 3 : à partir de la boite de dialogue « Information sur la tâche »

Que veut dire une planification

La planification est le processus d'allocation des tâches sur la chronologie. Prenons par exemple une tâche qui commence le « Lundi 1er Mars » et dure « 6 jours ». Si vous ne travaillez pas le samedi et le dimanche, la tâche doit se terminer le « Lundi 8 Mars ». Ceci est un exemple de planification très simple mais, lorsque vous travaillez sur de grands projets intéressants, la planification du travail est beaucoup plus complexe. Cette complexité vient du fait que vous devez prendre en compte une tonne de contraintes telles que les limitations de ressources, les vacances, les événements d'entreprise, etc.

Le mode de planification manuelle

Par défaut, le mode de planification activé dans Microsoft Project est le mode manuel. Les nouveaux utilisateurs de Project peuvent ne pas s'en rendre compte et commencer à planifier le projet avec des tâches planifiées manuellement. Dans la planification manuelle, vous êtes libre de définir les dates de début des tâches individuelles de votre projet. Cela vous donne la possibilité de planifier chaque tâche à la date à laquelle vous souhaitez qu'elle commence.

L’avantage de ce mode est que vous bénéficiez de plus de flexibilité et d’un contrôle total sur la planification. En outre, vous pouvez saisir quoi que ce soit. Cependant, Le prix d'une plus grande flexibilité est un travail supplémentaire. En fait, dans ce mode, Ms Project n'applique pas non plus son moteur de planification et vous devrez donc tout faire comme vous le faites dans Excel. Cela prend beaucoup de temps lorsque votre projet comporte des centaines de tâches. Et si vous faites une erreur, il se peut que votre emploi du temps soit erroné.

Exemple de planification manuelle

Imaginons que vous avez un projet dont la date officielle de début est le « Madi 2 mars ». La première tâche du projet est la mise en place d’une organisation de projet qui prend « 10 jours ouvrables » pour terminer. Ainsi, la tâche serait terminée le « Lundi 15 Mars » (vous avez deux week-ends entre les deux dates).

Après un certain moment, vous rencontrez un obstacle et vous décidez de ne pas commencer à travailler dès le 2 mars, mais plutôt prendre un nouveau départ le « lundi 8 mars ». Dans ce cas, il est judicieux que vous planifiiez manuellement cette tâche avec la date de début du 8 mars.

Dans le mode de planification manuelle :

• Une tâche peut ne pas avoir de durée, de date de début ou de date de fin ;
• Une tâche, peut inclure des valeurs de texte au lieu de durées ou de dates ;
• Vous ne pouvez pas obtenir la durée complète du projet ;
• Vous ne savez peut-être pas quand le projet sera terminé ;

Le mode de planification automatique

La planification automatique est le moyen le plus recommandé pour planifier vos projets. Ce mode de planification prend en charge l'intégralité de la planification pour vous. En d’autres termes, au lieu d'avoir à planifier chaque tâche une par une, MS Project planifie l'ensemble du projet du début à la fin.

Dans ce mode, Project utilise les données que vous fournissez, telles que la durée des tâches, le travail et les ressources, pour calculer les dates les plus anciennes et les plus récentes pour chaque tâche, et cela vous garantit une planification optimale. La planification est effectuée sur la base des données suivantes :

• La date de début du projet ;
• La durée de chaque tâche ;
• Les dépendances entre les tâches (prédécesseurs et successeurs) ;
• Toute autre contrainte (par exemple, les jours fériés).

En utilisant une planification automatique, vous devez indiquer à MS Project la date où votre projet doit démarrer, les tâches que vous devez effectuer pour terminer le projet et combien de temps est nécessaire pour chaque tâche. En outre, vous devez faire des liaisons entre les tâches afin que MS Project sache dans quel ordre les tâches doivent être planifiées.

Les restrictions et les contraintes de calendrier sont également un grand facteur de la planification. Il s’agit d’un élément très important pour garantir que les tâches de votre projet soient parfaitement alignées avec d'autres événements du calendrier, comme les jours fériés ou les événements d'entreprise où personne n'est au bureau.

Exemple de planification automatique

Prenons l’exemple de projet ci-dessous ayant pour objectif le déménagement d’un bureau :

Le projet doit commencer le « Mercredi 3 mars 2021 » et les tâches à exécuter sont :

• Tâche 1 : Définition des besoins de déménagement (espace, mise en place ...) (cette tâche dure 3 jours de travail)
• Tâche 2 : recherche d’un bureau (cette tâche dure 2 jours)
• Tâche 3 : déménagement physique (cette tâche dure 4 jours de travail)

Les trois tâches doivent être exécutées dans l'ordre indiqué. Nous ne pouvons pas commencer le déménagement physique avant que le bureau n’ait été trouvé. Et il ne sert à rien de commencer à chercher le bureau avant d’avoir définit les besoins de déménagement. Donc, nous devons indiquer à MS Project que la première tâche doit venir avant la deuxième tâche et que la deuxième tâche doit venir avant la troisième tâche. Pour ce faire, nous l’indiquons dans la colonne « Prédécesseurs ». Indiquez ensuite seulement la date de début de la première tâche et la durée de chaque tâche et Project s’occupera du reste.

Désormais, MS Project peut planifier automatiquement ces trois tâches dans l'ordre souhaité. Voici à quoi ressemblent la liste des tâches :

Ci-dessous le diagramme de Gantt résultant de la planification automatique :

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, la phase de recherche de bureau commence juste après la fin de la définition des besoins (vous pouvez vos un décalage de deux jours « Samedi et dimanche » car ce sont des jours fériés). C'est ainsi que fonctionne la planification automatique. MS Project organise automatiquement chaque tâche l'une à côté de l'autre et s'assure que le projet ne prend pas plus de temps que nécessaire.

Comment passer de la planification manuelle à la planification automatique

Comme nous l’avons déjà mentionné, le mode de planification utilisé par défaut et la planification manuelle. Pour faire passer une tâche de la planification manuelle à la planification automatique, utilisez l’une des méthodes ci-dessous.

Méthode 1 : à partir du ruban

1. Pour commencer, cliquez dans une tâche ou sélectionnez plusieurs tâches selon votre besoin.
2. Accédez ensuite à l'onglet « Tâche» dans le ruban.
3. Cliquez sur le bouton de commande « Planification automatique» dans le groupe « Tâches » comme illustré dans la capture ci-dessous :

Méthode 2 : à l’aide du menu contextuel

Pour faire passer une tâche de la planification manuelle à la planification automatique en utilisant le menu contextuel suivez les instructions ci-dessous :

1. Sélectionnez d’abord la ou les tâches dont vous souhaitez modifier le mode de planification. 
2. Faites ensuite un clic droit sur la sélection.
3. Choisissez l’option « Planification automatique» dans le menu contextuel.

Méthode 3 : à partir de la boite de dialogue « Information sur la tâche »

Vous pouvez également spécifier le mode de planification dans la boite de dialogue « Information sur la tâche ». Faites simplement un double clic sur la tâche concernée et puis sélectionnez le mode « planification automatique » comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :

Lorsque vous modifiez le mode de planification veuillez noter deux choses :

• Lorsque vous modifiez le mode d’une tâche de la planification manuelle à la planification automatique, la durée et les dates seront définies en fonction des paramètres par défaut de Project.
• Cependant, lorsqu’une tâche passe de la planification automatique à la planification manuelle, elle conservera initialement sa durée et ses dates. Cependant, vous pouvez ensuite modifier la durée et les dates et les remplacer par un nombre, un texte ou une date.

Conclusion

Lorsque vous choisissez de planifier manuellement des tâches, vous êtes donc responsable de planifier toutes les nouvelles tâches et de les suivre pour vous assurer qu'elles sont terminées à temps. La planification manuelle signifie également plus de travail, car vous êtes responsable de la planification de toutes les tâches. Cependant, la planification automatique s'occupe de la planification complète pour vous, en tenant compte de la date de début du projet, de la durée des tâches, des dépendances des tâches ainsi que d'autres facteurs contraignants (comme les événements du calendrier ou les jours fériés).