Que vous soyez chef d’équipe, directeur de projet ou chargé des ressources humaines au sein d’une entreprise, la planification des congés de vos employés reste parmi les tâches prioritaires que vous devez accomplir. L’objectif est de permettre à chacun de vos employés de prendre son congé dans une période optimale qui correspond à son besoin. Il s’agit d’un exercice qui requiert une organisation irréprochable et un degré de précision élevé.
Pour la planification des congés de vos employés, il est recommandé d’utiliser des logiciels exclusivement réservés à cette démarche. Ces derniers comportent des configurations et des options adaptées et vous permettent de réaliser cette tâche dans des délais records tout en évitant les imprécisions et les cafouillages inutiles.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps explorer ensemble les avantages des logiciels de planification de congés en les comparant avec les procédés classiques et traditionnels tels que l’utilisation de Microsoft Excel. Ensuite, nous mettrons quelques exemples des logiciels, plateformes et applications les plus utilisés dans ce sens.
Qu’est-ce qu’un logiciel de planification des congés ?
Comment faire une planification des congés de vos employés de façon classique ?
Applications sur tablette Android et Ipad, gratuites et payantes
Logiciels Sur PC Mac et Windows, gratuits et payants
Plateformes web gratuites et payantes
Planifier les périodes de congés de vos employés peut être un véritable ‘’casse-tête’’ si vous n’employez pas les méthodes et les outils nécessaires. Pour éviter les situations de confusion et pour une meilleure organisation, il est utile d’employer les solutions informatiques adéquates telles que les logiciels de planification de congés.
Ces outils offrent aux utilisateurs une panoplie de paramètres et de fonctionnalités qui concernent non seulement les attributions de congés mais également les employés. Cette dynamique vise à renforcer la collaboration entre les différentes parties prenantes dans l’optique d’atteindre les résultats escomptés.
En termes d’architecture, les logiciels de planification de congés proposent quasiment tous des interfaces simples à manipuler. L’expérience utilisateur est irréprochable et la disposition des menus et des rubriques est conçue de sorte à rendre la navigation plus rapide et intuitive. Il s’agit d’un avantage inestimable qui permet aux parties concernées un gain de temps impressionnant.
Les logiciels de planification de congés vous donnent un aperçu global sur le planning des différents employés. Ainsi, le responsable des ressources humaines peut émettre des propositions de congés adéquats avec les disponibilités de chaque employé. Ceci rend la démarche plus crédible vis-à-vis des collaborateurs.
Au niveau desdits logiciels, un espace employé personnalisé est attribué à chaque collaborateur pour valider sa période de congé ou bien demander un changement de créneau. Le circuit de communication est fluide et les échanges se font de façon instantanée entre l’employé, son responsable et les équipes RH. Cet espace personnalisé dispose également de toutes les informations complémentaires qui concernent les demandes de congés de l’employé (demandes envoyées, jours de congés restants, demandes refusées, etc.)
Il est évident que les logiciels de planification de congés donnent beaucoup plus d’autonomie aux employés dans la gestion de leurs congés évitant ainsi les nombreux échanges et allers-retours pour l’obtention d’informations concernant leurs demandes.
Grâce aux options d’archivage, l’équipe RH peut consulter l’historique des demandes de congés faites par les employés. Cet élément d’information est pertinent car il permet aux équipes RH et aux responsables d’équipes d’anticiper les éventuelles demandes de congés en amont et de prendre les mesures adéquates pour remplacer le manque de ressources. Pour une meilleure lecture de ces données et pour une meilleure interprétation des résultats, il est possible d’exporter la data sous forme de graphiques.
Il est possible de synchroniser la base de données de votre logiciel avec votre base de données RH en quelques clics seulement. L’objectif est d’éviter l’intégration des données de façon manuelle. Le transfert des données de vos employés et de leurs informations personnelles se fait rapidement et en toute sécurité.
Il va sans dire, les logiciels de planification de congé ont revalorisé la relation de collaboration entre le salarié/employé et les équipes RH. Les avantages que nous venons de préciser dans cet article viennent appuyer ce constat.
Dans certaines structures professionnelles, la dématérialisation des procédures administratives et des procédés RH n’a toujours pas fait son entrée en jeu. Le recours aux logiciels de planification des congés est substitué par l’utilisation de procédés classiques tels que Microsoft Excel.
Microsoft Excel est un moyen, parmi tant d’autres, utilisé par les ressources humaines pour l’attribution et l’organisation des congés des employés. Il s’agit d’un outil qui propose des fonctionnalités intéressantes mais qui reste tout de même dépassé en comparaison avec les logiciels et les plateformes disponibles actuellement dans le marché.
Sur Microsoft Excel, vous devez impérativement saisir manuellement les données de vos collaborateurs. Ce travail de saisie peut parfois être une tâche fastidieuse surtout si le nombre d’employés de votre entreprise est important. La saisie manuelle implique également un travail de vérification à travers la mobilisation de ressources supplémentaires. Toute cette gymnastique constitue une perte de temps pour les équipes RH et le risque d’erreur reste élevé.
Sur Microsoft Excel, il est difficile d’automatiser certains procédés comme les réponses aux demandes de congés exprimées par les employés. D’autant plus, la personnalisation d’un espace employé devient compliquée car il faudra créer un fichier pour chaque collaborateur.
Les options collaboratives et les modalités de partage restent limitées sur Microsoft Excel comparé aux logiciels de planification de congés qui sont initialement conçus dans une perspective exclusivement collaborative. D’autant plus, les paramètres de sécurité pour la protection des données personnelles ne sont pas bien verrouillés. Les employés pourront facilement accéder aux coordonnées et aux informations personnelles de leurs collègues malgré les restrictions exigées par Microsoft Excel.
Outre le fichier Excel, il existe d’autres procédés classiques qui sont moins sophistiqués et plus compliqués à entreprendre et qui impliquent une intégration exclusivement manuelle des données et des informations. Ceci est perceptible notamment dans les petites entreprises dont le nombre de collaborateurs ne dépasse pas 10 personnes.
Dans ce qui suit, nous allons décortiquer ensemble les logiciels, les plateformes et les applications les plus utilisés actuellement par les équipes RH pour l’attribution des congés aux employés. Nous mettrons en avant également les caractéristiques et les particularités qui composent chaque outil de planification. L’objectif est de permettre au lecteur de choisir l’outil qui convient le plus à ses besoins.
Les applications de planification de congés se font de plus en plus nombreuses. Ces outils sont exploités de façon croissante par les équipes RH car ils disposent quasiment tous de fonctionnalités et d’options sophistiquées facilitant ainsi les procédures administratives et organisationnelles des parties concernés. Ces applications peuvent être gratuites ou payantes en fonction des paramètres et des configurations proposées. Il convient de choisir soigneusement l’application adaptée à votre besoin en décortiquant de près les options proposées.
Une des applications les mieux notées par les utilisateurs est Figgo. Disponible gratuitement pour une exploitation aussi bien sur une tablette android que sur IPad, Figgo est un moyen efficace pour gérer et planifier les demandes de congés de vos employés. L’application calcule de façon automatique les jours de congés restants pour chaque collaborateur et permet de comptabiliser les absences par catégories (maladie, absence injustifiée, etc.). Il est possible de personnaliser certaines options de l’application pour l’adapter à votre organisme professionnel. En termes graphique, Figgo dispose d’une interface agréable qui garantit une navigation quasi intuitive.
Factorial est une application qui optimise les démarches de tri et de gestion des demandes de congés exprimées par les employés. Chaque collaborateur dispose d’un champ personnalisé qui lui permet d’envoyer non seulement les demandes de congés mais également d’autres demandes connexes (absence, maladie, etc.). Parallèlement, l’employé peut accompagner sa demande, d’une ou de plusieurs pièces jointes en cas de besoin. Factorial est disponible gratuitement sur tablette Android et sur IPad.
Snapshift est une application conçue principalement pour assurer la gestion des congés de vos équipes. Vous pouvez l’utiliser aussi bien sur une tablette Android que sur un IPad moyennant des frais d’abonnement mensuel. Il est possible de créer un planning personnalisé pour l’intégration des congés et pour suivre l’activité de vos employés en temps réel. D’autres fonctionnalités connexes sont également possibles via cette application comme notamment la gestion de la paie.
e-days est une application utilisée par plus de 250.000 personnes dans le monde grâce à son système de gestion et de planification performant. Il est possible de synchroniser les paramètres de l’application avec votre base de données en interne pour une intégration rapide des données dont vous avez besoin pour personnaliser votre espace entreprise. Des options de chat/commentaire sont également intégrées au niveau de la plateforme pour optimiser le circuit de communication entre les employés et les équipes RH.
Plusieurs logiciels sont disponibles sur PC Mac et Windows pour aider les équipes RH à mieux gérer les demandes de congés de leurs employés. L’objectif est de traiter les requêtes dans les meilleurs délais et d’apporter des réponses cohérentes aux employés.
greytHR est un logiciel performant employé par plusieurs équipes RH. La particularité de ce logiciel est l’automatisation des procédés RH les plus importants comme la gestion de paie et les demandes de congé. Grâce à son architecture simple, les utilisateurs peuvent facilement explorer l’ensemble des fonctionnalités que propose greytHR. Il est possible de communiquer facilement vos réponses aux employés et chaque collaborateur dispose d’un accès personnalisé à la plateforme ou il peut consulter le suivi de ses demandes.
Ce logiciel accompagne les équipes RH dans la mise en œuvre de leurs tâches et missions quotidiennes par le biais d’outils et d’options intuitives. Le logiciel permet une gestion sécurisée de l’ensemble des données à caractère personnel des employés pour éviter les situations de conflits. Sur HRnest, il est possible d’établir des plannings prévisionnels en fonction des demandes de congés redondantes et ce, grâce aux options d’archivage dont dispose le logiciel.
Bizneo HR est un logiciel payant qui est utilisé par plusieurs entreprises et organismes professionnels étant donné les nombreuses fonctionnalités dont il dispose. Bizneo HR vous donne la possibilité de gérer de façon rapide et ponctuelle les différentes demandes de congés. Pour ce faire, il suffit d’accorder un accès personnalisé à vos collaborateurs pour qu’ils puissent renseigner leurs demandes via un formulaire intuitif. Bizneo est disponible aussi bien sur PC Mac que sur Windows.
Il s’agit d’un des logiciels qui ont connu un succès foudroyant auprès des équipes RH. JB Manager est une solution informatique développée dans l’optique d’impliquer davantage les employés dans les procédés RH. En plus des demandes de congés personnalisées, chaque employé peut envoyer des requêtes/commentaires directement aux équipes RH. Cette façon de faire permet une amélioration continue des conditions de travail en entreprise facilitant ainsi la communication entre toutes les parties prenantes.
En plus des applications et des logiciels, nous assistons au développement des plateformes web pour accompagner les équipes RH dans la gestion et l’organisation de leurs opérations et activités professionnelles. Dans ce qui suit, nous vous proposons quelques exemples de plateformes qu’il convient absolument de connaître.
Effy est une plateforme de gestion de congé qui permet de réaliser plusieurs tâches RH de façon sécurisée. Cette plateforme permet aux employés d’accéder à un espace personnalisé ou ils peuvent consulter leurs historiques de demandes de congés ainsi que d’autres informations qui correspondent à leurs passages en entreprise. Il est possible d’envoyer directement des messages aux équipes RH pour n’importe quelle demande qui concerne votre activité professionnelle.
Cette plateforme est en accès freemium. Cela veut dire que vous pouvez exploiter les fonctionnalités et les options de la plateforme gratuitement pendant une année. Top Congés est idéale pour les entreprises dont le nombre de collaborateurs ne dépassent pas 20 personnes. L’outil dispose de l’ensemble des options de base dont vous avez besoin pour gérer et traiter les demandes de congés. Top Congés est une solution impeccable pour les petites start-ups.
OfficeKit est une plateforme payante qui optimise le circuit, parfois compliqué, des demandes de congés. La plateforme est accessible à travers la création d’un compte entreprise. Vous pouvez ensuite transférer votre base de données RH et l’intégrer au niveau de la plateforme en toute sécurité. Vous devez ensuite octroyer l’accès à vos collaborateurs pour qu’ils puissent renseigner les demandes de congés. Les paramètres de notifications sont facilement configurables pour alerter vos employés de toute réponse envoyée au sujet de leurs demandes.
LeaveMonitor est une plateforme développée pour une utilisation généralisée et non spécifique. Peu importe votre domaine d’activité, il est possible de personnaliser la plateforme et de l’adapter à votre besoin RH. La gestion des congés constitue l’option principale de la plateforme mais vous pouvez tout de même exploiter d’autres fonctionnalités liées à la gestion des tâches routinières des équipes RH.
La planification des congés est une tâche importante dans le cadre des activités RH de n’importe quelle entreprise. C’est un exercice qui doit être conduit avec précision et organisation. Pour ce faire, les responsables RH optent le plus souvent pour des solutions informatiques sophistiquées à l’image des logiciels que nous avons présentés dans cet article.
