Tuto Ms Project : Vues et tableaux populaires

Dans ce tutoriel, vous apprendrez comment utiliser les vues et tableaux populaires dans Microsoft Project. Vous découvrirez les différents types de vues et les avantages de chacune ainsi que la façons d’accéder aux vues et aux tables dans l'outil Microsoft Project.

Pour apprendre à utiliser un logiciel de planifications de projet tel que MS-Project ou d’autres, chacun commence d’un point de départ différent. Cela dépend en fait de l’expérience de l’utilisateur et s’il a eu une formation en gestion de projet d’une organisation ou non. Par exemple, pour les utilisateurs ayant déjà reçu une formation officielle sur l’utilisation des outils de gestion de projet n’auront pas de grandes difficultés et passeront directement à la planification des projets. Cependant, d’autres utilisateurs n’ont pas la possibilité d’avoir une formation structurée et apprennent alors l’exploitation des outils grâce à l'auto-apprentissage ou les essais et erreurs.

Pour améliorer l'apprentissage global de n’importe quelle application, la première étape est de comprendre son environnement graphique et les fonctionnalités qui doivent être utilisées le plus souvent. Dans un logiciel de planification de projet comme Ms Project, il est très recommandé de connaitre comment fonctionne l’affichage du projet et les différentes vues et tables que vous pouvez afficher. Les chefs de projet expérimentés peuvent considérer cette leçon fondamentale apprise comme une connaissance commune, cependant, il est judicieux de partager ce type de détails avec les autres utilisateurs débutants.

Table des matières

Comprendre les différentes vues et tables dans MS Project

Les différents types de vues dans Ms Project

La vue Diagramme de Gantt

La vue Chronologie

Les vues de ressources

Un affichage fractionné

Comment ajuster l'échelle de temps dans une vue

Comment basculer vers une autre table dans une vue

Pour afficher une vue fractionnée (combinée)

Pour afficher ou masquer la vue chronologique

Comprendre les différentes vues et tables dans MS Project

Comme outil de gestion, Microsoft Project utilise diverses tables internes pour stocker les données de tâches et de ressources de projet et affiche ces informations dans de nombreuses vues différentes afin qu’on puisse travaillez dessus. Cela signifie que grâce aux vues intégrées dans Ms Project vous pouvez facilement éditer, analyser et afficher les informations de vos projets. Par défaut, la vue initiale qu’affiche Ms Project est la vue de diagramme de Gantt. Il s’agit d’un affichage comportant une vue chronologique dans le volet supérieur et un diagramme de Gantt en dessous.

Si vous souhaitez avoir un autre affichage, vous pouvez basculer facilement entre les vues disponibles dans Ms Project :

  1. Accédez à l'onglet « Affichage» du ruban, dans le groupe « Affichage des tâches » ou « Affichage des ressources », effectuez l'une des opérations suivantes :
  • Si le bouton de la vue souhaitée s'affiche, cliquez dessus. Nous avons par exemple « Diagramme de Gantt », « utilisation des tâches », « Réseau de tâches »…etc. :

  • Si la vue souhaitée n'est pas affichée, cliquez sur la flèche en regard du bouton de commande « Autres affichages » des deux boutons et sélectionnez la vue souhaitée dans le menu déroulant qui s’affiche :

  1. Si vous ne trouvez pas la vue que vous voulez dans le menu déroulant, cliquez sur la dernière option « Plus d’affichages» :

  1. Dans la boite de dialogue « Plus d’affichages» cherchez et cliquez sur la vue souhaitée, puis sur le bouton « Appliquer » :

Les différents types de vues dans Ms Project

Comme vous pouvez le voir dans la boite de dialogue « Plus d’affichages », il existe plusieurs vues dans Microsoft Project. Découvrez comment les vues interagissent au cours du cycle de vie du projet et tirez parti des multiples vues fournies par MS-Project. Nous allons détailler ci-dessous les types les plus importants :

La vue Diagramme de Gantt

Qui de nous n’a pas entendu parler de diagramme de Gantt. Il s’agit en fait du moyen le plus courant de représenter un plan de projet sous forme d’un schéma ou chronologie. En outre il vous donne la possibilité de saisir et de modifier des informations et des données dans votre plan.

Vous pouvez utiliser le réglage du zoom dans le coté inférieur droit de la fenêtre Microsoft Projet pour ajuster l'échelle de temps :

En gros, cette vue permet de saisir la structure de répartition du travail, d'affecter des ressources et de créer des liaisons entre les tâches du projet. Un diagramme de Gantt graphique est construit avec chaque tâche de la structure de répartition du travail.

La vue Chronologie

La chronologie est un affichage qui vous permet de voir graphiquement l'ensemble de votre projet via des étapes et des phases.

Pour activer la vue « Chronologie », sélectionnez-la dans la boite de dialogue « Plus d’affichages » et cliquez sur « Appliquer ». Une fois activée, vous verrez les options de mise en forme concernant la chronologie et le timeline dans l'onglet contextuel « Format » sous « Outils Chronologie » :

Comme vous pouvez le remarquer, Ms Project affiche uniquement les commandes qui sont spécifiques à la chronologie, comme par exemple les dates, les lignes de texte de la timeline, etc.

Les vues de ressources

Ms Project vous offre plusieurs vues que vous pouvez utiliser pour afficher les détails sur les ressources sous forme de tableau. Une vue de ressources n’affiche pas les informations sur les tâches auxquelles les ressources sont affectées. Si vous êtes un chef de projet, vous avez probablement rencontré cette situation : les membres de l’équipe de projet vous demandent une liste des tâches assignées. Vous pouvez générer la liste demandée en utilisant les vues de ressources.

Par exemple, la capture ci-dessous montre l’affichage de la vue « Utilisation des ressources » :

Comme vous pouvez le voir, la vue « Utilisation des ressources » affiche la structure de répartition du travail par ressource. Elle affiche toutes les tâches que vous avez dans le projet en les groupant par ressource dans un tableau. Elle affiche également la quantité de travail et les heures affectées à chaque ressource à la fois dans la colonne « Travail » du tableau et dans l’échelle de temps à droite. Comme pour le diagramme de Gantt, vous pouvez également, au besoin, utiliser les options de zoom dans le coin inférieur droit de la fenêtre pour effectuer un zoom avant ou arrière sur l'échelle de temps.

Cette vue est utile pour affecter des ressources au plan et ajuster des calendriers individuels, ajouter des retards aux tâches ou afficher les contributions individuelles à une tâche. En outre, elle est très utile pour identifier et communiquer toutes les tâches assignées par ressource. Aussi, elle vous aidera à identifier facilement les ressources « sur allouées » et à déterminer si un nivellement supplémentaire des ressources est nécessaire. Vous verrez apparaitre les ressources « sur allouée » en rouge. Par exemple, dans la capture ci-dessus, la ressource « Ahmed » et « Equipe B » sont des ressources « sur allouées ».

Une ressource est « sur allouée » lorsqu’elle reçoit plus de tâches qu’elle n’a la capacité d’exécuter dans les limites de la disponibilité de la ressource. Vous obtiendrez des ressources sur allouées généralement lorsque vous affecter deux tâches en même temps à un membre de l'équipe sans créer de dépendances entre les deux tâches.

Un affichage fractionné

Une des fonctionnalités les plus puissantes dans Ms Project est qu’il vous permet d’afficher différentes vues en fractionnant la fenêtre. Par exemple, nous avons activé la vue par défaut qui est « Diagramme de Gantt ». Nous pouvons maintenant le fractionner et afficher une autre vue comme par exemple le formulaire de tâche. Pour ce faire, cochez la case en regard de « Détail » dans le groupe « Fractionner l’affichage » de l’onglet « Affichage » et sélectionnez « Formulaire tâches » :

Lorsque vous activez cette option, Project fractionne la fenêtre et affiche un formulaire de tâches. Sélectionnez une tâche dans le tableau et vous verrez les détails de cette tâche dans le formulaire de tâche comme illustré dans la capture ci-dessous :

Vous pouvez également modifier les détails de la tâche sélectionnée directement dans le formulaire de tâche. Pour parcourir les tâches, vous pouvez utiliser les boutons « Préc » et « Suiv » pour avancer et reculer dans les tâches du plan. Une fois le calendrier du projet établi, vous pouvez également modifier la vue et afficher le coût des ressources et de notes, faites un clic droit sur le volet inférieur de la fenêtre et sélectionnez l’affichage souhaité :

Tous ces formulaires sont utiles lors de l'exécution du projet.

Comment ajuster l'échelle de temps dans une vue

Dans Microsoft Project, il existe plusieurs vues comportant une échelle de temps tel que la vue « diagramme de Gantt ». Vous pouvez modifier et ajuster l'échelle de temps à votre guise. Cependant, dans d'autres vues sans échelle de temps, cet ajustement modifiera le niveau de détail affiché. Effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Accédez à l'onglet « Affichage », cliquez sur le menu déroulant « Zoom » dans le groupe « Zoom », puis sélectionnez et cliquez sur le niveau de zoom souhaité « Zoom arrière » ou « Zoom avant » :

Ou bien :

  • Cliquez sur l’un des bouton « Zoom arrière » ou « Zoom avant » qui se trouvent dans le coin inférieur droit de la barre d'état :

 

Comment basculer vers une autre table dans une vue

Si vous avez activé une vue qui inclue des tables telle que la vue de diagramme de Gantt, vous pourrez afficher et basculer entre les tables disponibles. Cependant, si vous avez activé une vue dépourvue de tables telle que la vue « Calendrier » vous n’avez donc pas de tables à afficher.

  • Accédez à l'onglet « Affichage » dans le ruban et cliquez sur la commande « tables » dans le groupe « Données » :

  • Ensuite, si la table que vous voulez afficher est répertoriée dans le menu déroulant, cliquez dessus. Sinon, si la table vous ne voyez pas la table souhaitée, cliquez sur la commande « Plus de tables » et sélectionnez la table souhaitée, puis cliquez sur « Appliquer » :

Comment afficher une vue fractionnée

  • Accédez à l'onglet « Affichage » du ruban et cochez la case en regard de « Détails » dans le groupe « Fractionner l’affichage ».
  • Dans la zone de sélection en regard de « Détails », sélectionnez la vue que vous souhaitez charger dans le volet inférieur de la vue fractionnée.

Conclusion

Le tutoriel arrive à sa fin, comme vous l’avez vu, MS-Project propose une variété de vues et de tableaux vous permettant de communiquer les informations et données du projet. Les chefs de projet amélioreront leur communication en tirant parti des différentes vues dans MS-Project.

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