Ms Project : Planifier une ressource pour qu'elle travaille un jour férié
Nous vous montrerons dans ce tutoriel quelle est la meilleure solution possible à suivre pour permettre à un employé de travailler pendant un jour férié.
Le scénario suivant se répète le plus souvent : vous personnalisez le calendrier standard de votre projet avec les jours fériés de l'entreprise définis comme des périodes chômées. Ensuite, vous vous rendez compte qu’une ressource de votre organisation doit travailler pendant un jour férié. Vous vous demandez alors comment modifier le calendrier de la ressource pour faire du jour férié de l'entreprise un jour ouvrable pour cette ressource uniquement ?
Heureusement, le calendrier des ressources dans Project vous permet de préciser et définir le temps de travail des ressources utilisées. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles cela pourrait entrer en jeu. Ainsi, une fois le calendrier du projet établi, vous avez la possibilité de créer une variante sous forme de calendrier de ressources.
Table des matières
Calendrier des ressources avec un calendrier de travail standard
Comment ajouter des vacances d'employés dans Ms Project
Méthode 1 : créer des exceptions pour la ressource
Méthode 2 : créer un calendrier pour la ressource
Calendrier des ressources avec un calendrier de travail standard
Par exemple, l'horaire de travail de la ressource « M. Ahmed » est affiché dans la boîte de dialogue « Modifier le temps de travail » illustrée dans la capture ci-dessous. Comme vous pouvez le remarquer, la ressource suit le calendrier standard par défaut avec les jours du lundi au vendredi définis comme des jours ouvrables et les deux jours « samedi et dimanche » comme des jours chômés. Notez aussi dans cette boîte de dialogue que la journée de travail normale de « M. Ahmed » comprend 7 heures de travail de 9h00 à midi et puis de 14h00 à 18h00.
Parfois, un employé peut être disponible 50% du temps, ou 20 heures dans la semaine de travail standard de 40 heures, tandis qu'un autre peut être disponible à temps plein (40 heures). Une fois que vous affectez ces ressources à votre projet, vous pouvez adopter divers affichages et rapports pour voir si une ressource est en surréservation à tout moment du projet.
Gardez à l’esprit que Microsoft Project planifie correctement chaque tâche de votre projet en fonction des horaires de travail indiqués sur le calendrier pour chaque ressource affectée à cette tâche.
Comment ajouter des vacances d'employés dans Ms Project
Méthode 1 : créer des exceptions pour la ressource
La planification de ressources vous permet de voir quand vos employés sont assis et n’ont pas de tâche à faire. Ainsi, vous serez en mesure de voir quand un employé peut être disponible pour vous aider dans une autre tâche. Vous pouvez même comptabiliser les ressources qui travaillent sur plusieurs projets au sein de votre organisation et vous assurer qu’elles sont utilisées efficacement.
Prenons l’exemple du projet ci-dessous :
Comme vous pouvez voir dans la capture ci-dessus, la première tâche « Analyser les besoins du client » est assignée à la ressource « Mr. Ahmed ». Le problème ici est que la ressource « Mr. Ahmed » n’est plus disponible les deux jours « jeudi et vendredi ». Le chef de projet décide alors de modifier l’horaire de travail de cet employé pour lui permettre de travailler pendant le samedi et le dimanche. Dans ce cas, la configuration du calendrier des ressources sera la meilleure solution.
Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :
- Tout d’abord, ouvrez votre fichier de projet dans Ms Project.
- Ensuite, appliquez la vue d’utilisation des ressources. Pour ce faire, accédez à l‘onglet « Affichage » et cliquez sur le bouton de commande « Utilisation des ressources » dans le groupe « Affichage des ressources » :
- Recherchez et localisez la ressource dont vous souhaitez modifier l’horaire de travail. Faites un clic droit dessus et sélectionnez l'élément « Information » dans le menu contextuel qui s’affiche :
- Une fois vous cliquez dessus, la boîte de dialogue « Informations sur la ressource » s’ouvre.
- Cliquez sur le bouton « Modifier le temps de travail » dans le côté droit de la boîte de dialogue :
- Microsoft Project affiche une autre boîte de dialogue qui vous permet de modifier le temps de travail pour la ressource sélectionnée.
- En utilisant la grille du calendrier en haut de la boîte de dialogue, sélectionnez la date du jour dans lequel la ressource doit travailler. Nous sélectionnons en premier lieu le samedi 17.
- Dans la grille en bas de la boîte de dialogue, assurez-vous que l’onglet « Exceptions ». Cliquez sur la première ligne vide et tapez un nom pour la nouvelle exception. Par exemple, nous tapons « Travail le weekend » :
- La nouvelle exception étant toujours sélectionnée, cliquez sur le bouton « Détails » à droite.
- Microsoft Project affiche la boîte de dialogue « Détails » pour la nouvelle exception, comme illustré dans la capture d’écran suivante :
- En haut de la boîte de dialogue « Détails », sélectionnez le bouton radio en regard de l'option « Temps de travail ». Microsoft Project affiche le calendrier de travail par défaut de « 9h00 à 12h00 » et de « 14h00 à 17h00 », comme illustré dans la capture d’écran suivante :
- Sous la section « Périodicité », sélectionnez la fréquence souhaitée parmi les options proposées. Puis sélectionnez des détails supplémentaires sur le modèle de récurrence :
- Sous la section « Plage de périodicité », précisez l'heure de début de l'exception dans la zone « Début », puis sélectionnez « Fin après » ou « Fin le ».
- Cliquez sur le bouton « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Détails ».
- Répétez les étapes 7 à 14 pour définir une nouvelle exception pour le dimanche 18.
- À la date à laquelle la ressource fonctionnera un jour férié, Microsoft Project indique le remplacement de planification à l'aide d'une couleur d'arrière-plan turquoise clair dans la cellule de date, comme illustré pour les jours 17 et 18 dans la capture suivante :
- Cliquez encore une fois sur le bouton « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Modifier le temps de travail ».
- Finalement, cliquez sur le bouton « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Informations sur la ressource ».
Méthode 2 : créer un calendrier pour la ressource
Il existe plusieurs raisons de configurer un calendrier de ressources distinctes. Par exemple, supposons que votre entreprise devrait réaliser des tâches à réaliser pour une partie prenante, et que cette dernière à son propre horaire de travail. Celles-ci peuvent être dues à des règles syndicales ou relatives aux heures supplémentaires, ou à des problèmes de sécurité. Cette différence dans les horaires peut bien sûr affecter le calendrier du projet, et vous devez donc les autoriser.
- Faites un double clic sur le nom de la ressource dans la vue « utilisation des ressources ».
- En faisant ainsi, vous accédez aux informations sur la ressource sélectionnée :
- Assurez-vous que vous êtes dans l’onglet « Général » de la boîte de dialogue. Si la ressource a une ou plusieurs plages de dates pendant lesquelles elle sera disponible, vous pouvez les définir dans l'espace « Ressource disponible » en bas à gauche.
- Cliquez ensuite sur le bouton « Modifier le temps de travail… ». Cela affichera le calendrier des ressources lui-même :
- Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessus, le calendrier est initialement basé sur le calendrier standard du projet. Accédez à l'onglet « Semaines de travail » dans la zone inférieure de la boîte de dialogue.
- Assurez-vous que l’horaire « Par défaut » est sélectionné dans le tableau et puis cliquez sur le bouton « Détails… » à droite :
- La boîte de dialogue « Détails » s’ouvre et vous pouvez y définir les heures de travail pour cette ressource. Sélectionnez par exemple les deux jours « Samedi et dimanche » dans la liste des jours maintenant la touche « ctrl ».
- Cochez l’option « Définir le(s) jour(s) comme temps de travail spécifiques », et puis définissez les heures de travail dans le petit tableau en dessous :
- Cliquez sur « Ok » lorsque vous avez terminé.