Modèles de calendrier scolaire sous Excel
Préparer votre calendrier scolaire sur Microsoft Excel
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Etablir un calendrier scolaire est une démarche déterminante pour le bon déroulement de l’année académique au sein des établissements. Le calendrier scolaire permet une meilleure organisation de toutes les parties prenantes. Avoir une visibilité claire et précise sur l’ensemble des activités scolaires et parascolaires de l’année permet aux équipes de collaborer efficacement et de facilement éviter les malentendues qui peuvent résulter d’une mauvaise coordination. Autrefois, la programmation du calendrier scolaire se faisait à travers les supports de communication classique. De nos jours, il existe plusieurs outils et logiciels en ligne permettant la réalisation de cette tâche en toute rapidité et ce, en impliquant l’intégralité du staff et des équipes pédagogiques concernées. Parmi ces outils de travail, nous retrouvons Microsoft Excel. Ce dernier est connu pour ses fonctionnalités permettant, la conception et la mise en place de tout type de calendrier. Concevoir un calendrier scolaire sur Excel est devenu est un exercice abordable et simple à réaliser. Dans ce qui suit, nous allons voir en détail pourquoi est-ce qu’il est recommandé d’utiliser Microsoft Excel pour la réalisation d’un calendrier scolaire en bonne et due forme.
Le calendrier scolaire sur Microsoft Excel : des avantages inestimables
La préparation de votre calendrier scolaire sur Microsoft Excel vous permet de bénéficier d’un certains nombres d’avantage. Grâce au logiciel, vous pouvez télécharger des modèles de calendrier préconçue sans avoir à saisir les dates et les répartitions par semaine. Sur le volet esthétique, vous pouvez personnaliser votre calendrier en ajoutant les couleurs de votre choix et en définissant le style et la taille de la police. Sur Microsoft Excel, vous pouvez travailler conjointement avec plusieurs équipes pour l’élaboration de votre calendrier. Des options de partages sont disponibles avec plusieurs paramètres et configurations selon votre besoin. Un autre avantage considérable qui caractérise Microsoft Excel est son utilisation simple. Le logiciel ne nécessite pas un niveau de maitrise élevé. Son exploitation est quasi-intuitive.
1. Des calendriers ‘prêts à porter’’
Dans certains cas, concevoir un calendrier qui répond à vos besoins aussi bien sur le plan esthétique que fonctionnel peut être un exercice fastidieux et chronophage. Grâce à Microsoft Excel, vous pouvez bénéficier d’un large répertoire de Template prédéfinis et parfaitement adaptés à vos besoins. Ces Template sont disponibles gratuitement sur internet. Une fois téléchargés, vous pouvez les personnaliser en ajoutant les rubriques de votre choix, les dates clés, les périodes de vacances ou tout autres types d’éléments pouvant faciliter la lecture du calendrier. A cela, s’ajouter également les options de ‘’police’’. Vous avez la possibilité de définir le style d’écriture, le format des cellules, l’habillage, les couleurs etc. Cette panoplie d’options est proposée gratuitement aux utilisateurs d’Excel. Les Template du logiciel sont constamment mis à jour. Pour obtenir les dernières versions des calendriers scolaires, il vous suffit de vous équiper avec la dernière version d’Excel. De même pour les sites qui proposent des Template de calendrier, assurez-vous de toujours vérifier les versions que vous uploader pour vous assurez de télécharger la bonne version qui conviendra à vos besoins.
2. Un ‘’ calendrier scolaire collaboratif’’
Concevoir un calendrier scolaire n’est pas une tâche qui peut être conduite par une seule personne. Il s’agit d’un exercice qui doit se faire en groupe. Toutes les équipes pédagogiques et administratives sont concernées par cette démarche. Afin de mieux organiser le circuit de collaboration entre les différentes parties prenantes (administrations, professeurs, enseignants, staff et autres). Il est fortement recommandé d’utilise une plateforme collaborative. Dans ce sens, Microsoft Excel propose des options de partages avancées qui facilitent le travail en équipe. Dans une école par exemple, le directeur des études peut créer un fichier sur Excel et poser une première conception du calendrier scolaire. Ensuite, il a la possibilité d’impliquer directement ou indirectement ses équipes en partageant avec eux le fichier pour consultation, avis ou recommandation. Les équipes auront la main pour insérer des commentaires et effectuer les modifications sur le document. Celles-ci sont visibles instantanément par l’ensemble des utilisateurs impliqués. Le travail en groupe permet l’obtention de gagner en termes de temps et d’efficacité. Vous pouvez à tout moment bloquer le partage pour un utilisateur si vous jugez que ce dernier ne vous apportera aucune valeur ajoutée ou bien si les tâches qui lui ont été initialement dédiées ne sont plus d’actualité.
3. Elaborer votre calendrier scolaire en toute simplicité
Contrairement à plusieurs logiciels de conception de calendrier scolaire, Microsoft Excel est un outil intuitif est simple à exploiter. Vous n’avez pas besoin d’être un expert en informatique pour pouvoir explorer les paramètres et les options proposés par le logiciel. Microsoft Excel a été développé pour une utilisation générale. Il existe bien sûr, des fonctionnalités un peu compliquées mais si votre objectif est de programmer vos activités et de les intégrer au niveau d’un calendrier scolaire, vous n’aurez pas de difficultés particulières. D’autant plus, plusieurs tutoriels sont disponibles en ligne pour vous guider dans cette démarche. Quand vous ouvrez votre fichier Excel, vous avez également la possibilité de choisir la mise en forme et le modèle de votre classeur. Vous pouvez sélectionner le format calendrier et le personnaliser ensuite selon vos besoins. Excel vous proposera tout ce dont vous avez besoin pour la réalisation de votre calendrier. Il vous suffit tout simplement d’identifier votre besoin au préalable et d’avoir en main toutes les informations que vous souhaitez intégrer sur votre fichier.
4. Préparer votre calendrier sans pression
La préparation d’un calendrier scolaire ne peut se faire en continue. C’est un travail qui nécessite des jours de réflexion et de collaboration. Grâce à Microsoft Excel, vous avez la possibilité d’enregistrer l’avancement de votre travail quand vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite reprendre la conception de votre calendrier scolaire à partir de la toute récente modification effectuée. Vous avez la possibilité aussi de définir un enregistrement automatique. Ceci peut vous être utile si vous n’avez la reflexe d’enregistrer votre document en fin de journée. Une fois le fichier répertorier sur votre machine, vous pouvez tout simplement cliquer sur CTRL+S et l’enregistrement des modifications réalisées se fait instantanément.
En conclusion…
Préparer un calendrier scolaire est une lourde tâche. C’est un travail qui ne se fait pas individuellement mais qui requiert la mobilisation de toutes les parties prenantes impliquées, directement ou indirectement, dans le bon déroulement des activités scolaires au cours de l’année. La conception du calendrier scolaire peut se faire à travers Microsoft Excel. Ce logiciel permet aux équipes de travailler avec une dynamique à la fois accélérée et efficace. Son utilisation est de plus en plus préconisée par les établissements scolaires car il est gratuit, simple et intuitif. Il propose une variété d’options et de paramètres liés à la conception et à la mise en œuvre d’un calendrier.
Microsoft Excel n’est bien sûr par le seul et unique outil à proposer des solutions de conception de calendrier scolaire. D’autres outils sont également disponibles sur le marché. Certains sont gratuits et d’autres payants. Rappelons que l’outil n’est qu’un moyen pour concevoir votre calendrier. A lui seul, il ne vous permettra pas de réaliser votre objectif. La coordination entre vos équipes et vos départements au sein de l’école/l’université est un élément indispensable et crucial pour réussir la programmation de vos cours, de vos activités scolaires et parascolaires. Le capital humain est un facteur important dans la réussite de toute structure.
