Modèle Excel de calendrier de réservations

Planifier votre calendrier de réservations:  quelle importance ?

Article rédigé par : CHIBIANE Yousra

Que vous soyez client ou organisateur de voyages, cet article vous est destiné ! Si vous êtes une personne minutieuse et prévoyante, vous savez sûrement qu’il vaut réserver vos activités à l’avance. En effet, maintenir votre calendrier à jour garantit que nul autre ne peut réserver vos créneaux, et quand en tant que responsable, vous faites  preuve de discipline dans la gestion de celui-ci,  vous êtes sûrs de pouvoir répondre rapidement aux demandes des voyageurs. Votre annonce sera donc plus susceptible d’apparaître dans les premiers rangs des résultats de recherche, et la chance de pouvoir obtenir des réservations sera donc plus élevée. Toujours pas convaincu ? Voici quelques bonnes raisons pour faire vos réservations à l’avance,  et des conseils pour paramétrer votre calendrier de réservations.

Voici pourquoi il est préférable de réserver vos vacances d’été dès maintenant 

1- Pour les clients

Après cette lecture, vous allez constatez que contrairement aux idées reçues, l’intérêt de se prendre à ses réservations bien à l’avance n’est pas que financier :

Faites des économies sur vos réservations 

L’industrie du tourisme fluctue au gré des saisons, les établissements hôteliers ont toutes les raisons pour vouloir remplir leur carnet de réservations de l’année au plus vite. En considérant ce point, nombreuses sont les entités touristiques qui proposent des réductions de prix, dites réductions de « early booking ». Des avantages peuvent également s’offrir aux clients qui réservent tôt, comme la gratuité des places pour les enfants, raison assez séductrice pour les familles nombreuses.

Gérer au mieux votre budget

Afin de réserver vos vacances à l’avance, il faut passer par le paiement d’un acompte correspondant à environ le tiers du montant de séjour, ainsi que les frais de réservation. Cette option vous permet donc de bien répartir le budget que vous avez consacré aux vacances tout au long de l’année.

First come, first served

Réserver à l’avance vous permet de bénéficier d’une panoplie d’options. Pour les vacances en camping par exemple, si vous voulez être installés au même emplacement que l’année passée, ou que vous tenez à réserver un véhicule spécifique lors de vos déplacements, il vous suffit de le mentionner lors de la réservation. Vous avez toutes les chances que votre demande soit acceptée si vous réservez à l’avance.

Gardez le moral au top tout au long de l’année

Rien que penser à ses vacances d’été procure un confort indescriptible, qu’est-il donc de leur planification ? Quand c’est l’hiver et que les jours vous semblent interminables, prenez le temps de contempler les beaux paysages de votre destination d’été  et de passer en revue toutes les activités qu’il est possible de faire dans les régions. Passez ensuite à l’action en réservant votre logement, et en prévoyant des divertissements  qui pourraient rendre votre voyage inoubliable.

Préparez vos vacances sereinement

Partir à la dernière minute vers une destination que beaucoup de personnes apprécient est une option qui cause souvent des situations de stress. Assurément,les établissements se remplissent rapidement et les options s’amoindrissent. La réservation de votre emplacement à l’avance vous permet de passer plus de temps sur le plus important : la préparation de vos vacances. Les guides touristiques, les manuels géographiques sont pleinement à vous. Quelles sont les endroits à découvrir ? Quelles activités allez-vous faire ? Vous aurez le temps de répondre à toutes ces questions à tête reposée quand vous aurez fait votre réservation à l’avance. 

Faites plaisir à tout le monde

Imaginez qu’après une sacrée journée de Mars passée au boulot, vous annoncez à votre partenaire que vous avez fait la réservation d’une semaine dans un hôtel  dans sa destination de rêve. La réaction à laquelle vous avez pensé maintenant peut à elle seule suffire  à vous faire ouvrir un autre onglet et commencer votre réservation.

2- Pour les organisateurs de voyage et les propriétaires d'hôtels

Les responsables sur les réservations doivent s’assurer du bon paramétrage des disponibilités du logement ou de tout autre service touristique qu’ils offrent. Chose promise, chose due. Voici quelques conseils pour bien paramétrer votre calendrier de réservations :

Mettre en avance vos disponibilités

Les dates auxquelles vous souhaitez accueillir des voyageurs doivent  apparaître comme étant disponibles, les autres doivent être bloquées. En procédant de la sorte, vous ne risquez pas d’être dans une situation où vous devez annuler une réservation, chose qui pourrait être stressante pour vous et vos clients. En guise de bonne pratique, il est recommandé de maintenir votre calendrier à jour et de mettre en avant vos disponibilités afin d’obtenir vos premières réservations. Quelques paramètres sont à tenir en compte afin d’obtenir les réservations qui vous conviennent :

• Préavis de réservation: vous pouvez définir des dates pour vous préparer à accueillir des voyageurs et décidez si les réservations pour le jour même ou le lendemain doivent aboutir ou non.
• Temps de préparation : ce paramètre vous permet de bloquer automatiquement les nuits avant et après une réservation dès qu’elle est confirmée. La chambre est donc réservée pour une période assez suffisante à l’accomplissement des cinq étapes de nettoyage renforcé et préparer le logement au prochain client.
• Plage de réservation: cet intervalle vous permet de définir combien de temps il vous faut à l’avance pour accepter les réservations.
• Durée du voyage: certaines conditions peuvent être fixées pour déterminer quelles sont les durées minimales et maximales d’un voyage, et ajouter des règles sur les réservations en fonction des saisons. Vous pouvez par exemple exiger des séjours d’au moins deux nuits. Ceci revient à vous et à la région dans laquelle se trouve votre logement.

Choisissez comment vos clients peuvent réserver :

Vous pouvez également choisir la façon avec laquelle vous voulez que vos clients réservent votre logement :

• Réservation instantanée: les personnes qui remplissent vos critères et acceptent votre règlement intérieur peuvent réserver instantanément votre logement à toutes les dates disponibles. L’utilisation efficace de cette option implique la mise à jour régulière du calendrier de réservations.

• Réserver manuellement: il n’y a pas tout le monde qui choisit d’utiliser la réservation instantanée. Pour cette raison, il est possible d’exiger à ses clients de soumettre des demandes de réservation. Ce type de réservation  peut vous convenir si vous avez du mal à maintenir à jour votre calendrier, où si vos logements ont des aspects différents qui peuvent poser problème à vos clients.

Configurez les critères requis pour vos voyageurs

Pour plus de confort et une tranquillité d’esprit garantis, il est possible d’utiliser des conditions de réservation aux clients qui la font instantanément, en précisant qu’ils doivent fournir une pièce d’identité valide par exemple. Cependant, pour les clients qui ne remplissent pas ces conditions, ils doivent impérativement passer par une demande de réservation.

Vous l’aurez sûrement compris : pour un voyageur comme pour un hôte, une organisation à l’avance est primordiale pour un séjour agréable ! Lorsque vous maîtrisez les paramètres de votre calendrier de réservation, vous avez une visibilité par rapport à la façon à adapter pour accueillir vos clients en fonction de la disponibilité des votre logements.