Tutoriel Excel : formulaire de saisie

Chaque fois que je voulais saisir des données pour mes tableaux dans Excel, il me fallait beaucoup de temps pour saisir les enregistrements un à un. J'ai découvert une astuce pratique dans Excel qui peut transformer ma table en un formulaire de saisie de données pratique !

Parmi tous les éléments liés au travail que je dois faire, celui que je déteste est la saisie de données. Cela me dérange et, si l’occasion se présente, je vais faire des erreurs. Une des manières que j'ai trouvé pour faciliter le processus consiste à utiliser des formulaires Excel. Celles-ci sont particulièrement utiles lorsque les enregistrements couvrent plusieurs colonnes.

J'admets que la saisie de données dans Excel n'est pas difficile. Vous tapez dans une cellule et passez à la suivante, mais si vous avez eu un projet où les enregistrements s'étalaient au-delà de la largeur de votre moniteur et que plusieurs cellules contenaient un paragraphe de texte collé, vous aurez besoin d’une méthode de saisie qui vous permettrait de vous concentrer sur une seule organisation. Cela faciliterait également la copie et le collage de paragraphes à partir du document PDF d'origine.

Le problème lié à l’utilisation de la méthode de saisie de données par défaut est qu’il est facile de perdre de vue votre cible. Vous devez également accéder à la ligne suivante. Un formulaire de données résout ces problèmes.

Microsoft Excel peut générer automatiquement un formulaire de données intégré pour votre plage ou votre table. Le formulaire de données affiche tous les en-têtes de colonne sous forme d’étiquettes dans une seule boîte de dialogue. Chaque étiquette a une zone de texte vide adjacente dans laquelle vous pouvez entrer des données pour chaque colonne, jusqu'à un maximum de 32 colonnes. Dans un formulaire de données, vous pouvez entrer de nouvelles lignes, rechercher des lignes en naviguant ou (en fonction du contenu de la cellule) mettre à jour des lignes et supprimer des lignes. Si une cellule contient une formule, le résultat de la formule est affiché dans le formulaire de données, mais vous ne pouvez pas modifier la formule à l'aide du formulaire de données.

Table des matières

Que sont les formulaires Excel ?

Entrer les données une par une pour les tableaux Excel est une procédure longue et fastidieuse. De même, si nous voulons vérifier les données par rangée, cela peut parfois être déroutant. Pour surmonter ce problème, Excel a une fonctionnalité intégrée très intéressante qui est « Formulaire Excel ».

Les formulaires dans Excel permettent de créer un formulaire de saisie de données dans Excel. C’est le meilleur moyen de saisir rapidement des données sous forme de tableau. La meilleure partie de cette fonctionnalité est qu’elle est prédéfinie et flexible. La saisie de données dans une feuille de calcul peut prendre beaucoup de temps et les erreurs s'y retrouvent souvent. Toutefois, avec les bons outils, il est possible d'améliorer la vitesse et la précision.

Un formulaire de données constitue un moyen pratique d’entrer ou d’afficher une rangée complète d’informations dans une plage ou un tableau sans défilement horizontal. Vous constaterez peut-être que l'utilisation d'un formulaire de données peut faciliter la saisie de données plutôt que de passer d'une colonne à l'autre lorsque vous avez plus de colonnes de données que vous ne pouvez en afficher à l'écran. Utilisez un formulaire de données lorsqu'un formulaire simple de zones de texte répertoriant les en-têtes de colonnes sous forme d'étiquettes suffit et que vous n'avez pas besoin de fonctionnalités de formulaire sophistiquées ou personnalisées, telles qu'une zone de liste ou un bouton de sélection.

Pourquoi avez-vous besoin de savoir sur les formulaires de saisie de données ?

Peut-être que vous ne le faites pas !

Mais si la saisie de données fait partie de votre travail quotidien, je vous recommande de vérifier cette fonctionnalité et de voir comment elle peut vous aider à gagner du temps (et à vous rendre plus efficace). Il y a deux problèmes courants auxquels j'ai été confronté en ce qui concerne la saisie de données dans Excel :

• Cela prend du temps : Vous devez entrer les données dans une cellule, puis aller à la cellule suivante et entrer les données correspondantes. Parfois, vous devez faire défiler et voir quelle colonne il est et quelles données doivent être entrées. Ou faites défiler vers la droite, puis revenez au début au cas où il y aurait beaucoup de colonnes.
• C’est sujet aux erreurs : Si vous avez un énorme ensemble de données nécessitant 40 entrées, il est possible que vous entriez quelque chose qui n'était pas destiné à cette cellule.

Un formulaire de saisie de données peut aider à rendre le processus plus rapide et moins sujet aux erreurs. Avant de vous montrer comment créer un formulaire de saisie de données dans Excel, laissez-moi vous montrer rapidement son rôle.

Vous trouverez ci-dessous un ensemble de données généralement géré par l'équipe d'embauche dans une organisation.

Chaque fois qu'un utilisateur doit ajouter un nouvel enregistrement, il devra sélectionner la cellule dans la ligne vide suivante, puis aller cellule par cellule pour créer l'entrée pour chaque colonne. Bien que ce soit une méthode parfaitement adaptée, un moyen plus efficace consiste à utiliser un formulaire de saisie de données dans Excel.

Vous trouverez ci-dessous un formulaire de saisie que vous pouvez utiliser pour saisir des données dans cet ensemble de données.

Les champs en surbrillance sont les endroits où vous saisiriez les données. Une fois terminé, appuyez sur la touche « Entrée » pour intégrer les données dans la table et passer à l’entrée suivante.

Vous trouverez ci-dessous une démonstration de son fonctionnement. Vous pouvez constater que cette opération est plus simple que la saisie de données classique, car elle contient tout dans une seule boîte de dialogue.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, il existe trois différences principales avec les formulaires Excel.

• Vous ne visualisez qu'un seul enregistrement.
• Votre orientation est verticale, pas horizontale.
• Certains champs ont maintenant une touche de raccourci vous permettant de sauter dans le formulaire.
• En utilisant le formulaire, je peux entrer des données plus rapidement et, lorsque je clique sur la fin du formulaire, je peux appuyer sur Entrée pour démarrer un autre enregistrement. Je peux également parcourir les enregistrements à l'aide des commandes situées à droite.

Créer un formulaire de saisie de données dans Excel

L'utilisation d'un formulaire de saisie de données dans Excel nécessite un peu de travail préparatoire. Vous remarquerez qu'il n'y a pas d'option d'utilisation d'un formulaire de saisie de données dans Excel (et non dans un onglet du ruban).

Pour l'utiliser, vous devrez d'abord l'ajouter à la barre d'outils Accès rapide (ou au ruban).

Ajout d'une option de formulaire de saisie de données à la barre d'outils Accès rapide

La barre d’accès rapide permet de stocker les raccourcis vers les fonctionnalités fréquemment utilisées dans Excel. C'est également à cet endroit que vous pouvez ajouter des raccourcis vers des fonctionnalités Excel non disponibles sur le ruban. L'une de ces caractéristiques est le formulaire de saisie de données. Le formulaire de données est un moyen simple et rapide d’ajouter des données à une table de base de données Excel.

Voici les étapes pour ajouter l'option de formulaire de saisie de données à la barre d'outils Accès rapide :

Les étapes ci-dessus ajouteraient l'icône de formulaire à la barre d'outils Accès rapide (comme indiqué ci-dessous).

Une fois que vous l'avez dans la barre d'outils Accès rapide, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle cellule de votre jeu de données (dans laquelle vous voulez créer l'entrée) et cliquer sur l'icône Formulaire.

Remarque : pour que le formulaire de saisie de données fonctionne, vos données doivent figurer dans un tableau Excel. Si ce n'est pas déjà fait, vous devrez le convertir en tableau Excel (raccourci clavier - Ctrl + L).

Parties du formulaire de saisie de données

Un formulaire de saisie de données dans Excel comporte de nombreux boutons. Un problème majeur avec une base de données est le maintien de l’intégrité des données à mesure que la taille du fichier augmente. Cela nécessite :

• Corriger des erreurs de données ou mettre à jour des enregistrements individuels.
• Suppression des enregistrements obsolètes ou en double.

Le formulaire de saisie de données contient plusieurs outils dans la partie droite facilitant la recherche, la correction ou la suppression d'enregistrements de la base de données (comme vous pouvez le voir ci-dessous).

Voici une brève description de chaque bouton :

• Nouveau : Cela effacera toutes les données existantes du formulaire et vous permettra de créer un nouvel enregistrement.
• Supprimer : Ceci vous permettra de supprimer un enregistrement existant. Par exemple, si je clique sur la touche « Supprimer » dans l'exemple ci-dessus, l'enregistrement de Ahmed sera supprimé.
• Restaurer : si vous modifiez une entrée existante, vous pouvez restaurer les données précédentes dans le formulaire (si vous n’avez pas cliqué sur Nouveau ni appuyé sur Entrée).
• Rechercher précédent : ceci trouvera l’entrée précédente.
• Rechercher suivant : ceci trouvera la prochaine entrée.
• Critères : Cela vous permet de trouver des enregistrements spécifiques. Par exemple, si je recherche tous les enregistrements où le candidat a été embauché, je dois cliquer sur le bouton Critères, saisir « Embauché » dans le champ Statut, puis utiliser les boutons de recherche. Exemple de ceci est couvert plus tard dans ce tutoriel.
• Fermer : Ceci fermera le formulaire.
• Barre de défilement : vous pouvez utiliser la barre de défilement pour parcourir les enregistrements.

Remarque : le bouton Restaurer ne fonctionne que tant qu'un enregistrement est présent dans le formulaire. Dès que vous accédez à un autre enregistrement ou fermez le formulaire, le bouton de restauration devient inactif.

Voyons maintenant tout ce que vous pouvez faire avec un formulaire de saisie de données dans Excel.

Notez que vous devez convertir vos données dans un tableau Excel et sélectionner une cellule du tableau pour pouvoir ouvrir la boîte de dialogue « Formulaire de saisie de données ».

Si vous n’avez pas sélectionné de cellule dans le tableau Excel, une invite s’affiche, comme indiqué ci-dessous :

Créer une nouvelle entrée

Voici les étapes pour créer une nouvelle entrée à l'aide du formulaire de saisie de données dans Excel :

L'avantage de ceci est :

• Vous pouvez parcourir rapidement l'ajout d'enregistrements en appuyant simplement sur la touche de tabulation.
• Il y a beaucoup moins de chances de changer accidentellement d’autres enregistrements.
• Vous n’aurez jamais à utiliser la souris car vous saisissez rapidement des enregistrements

Navigation dans les enregistrements existants

L'un des avantages de l'utilisation du formulaire de saisie de données est que vous pouvez facilement naviguer et modifier les enregistrements sans jamais quitter la boîte de dialogue. Cela peut être particulièrement utile si vous avez un jeu de données avec plusieurs colonnes. Cela peut vous éviter beaucoup de défilement et le processus de va-et-vient.

Voici les étapes pour naviguer et éditer les enregistrements en utilisant un formulaire de saisie de données :

L’instantané ci-dessus montre la navigation de base où vous parcourez tous les enregistrements les uns après les autres et effectuer de modifications si vous le souhaitez. Mais vous pouvez également naviguer rapidement dans tous les enregistrements en fonction de critères.

Par exemple, si vous souhaitez parcourir toutes les entrées dont le statut est « Embauché », vous pouvez le faire en procédant comme suit :

Les critères sont une fonctionnalité très utile lorsque vous avez un énorme jeu de données et que vous souhaitez parcourir rapidement les enregistrements qui répondent à un ensemble de critères donné. Notez que vous pouvez utiliser plusieurs champs de critères pour parcourir les données.

Par exemple, si vous souhaitez parcourir tous les enregistrements « Embauché » après le 01/04/2019, vous pouvez utiliser « >01/04/2019 » dans les critères du champ « Date » et en tant que « Embauché » dans pour la valeur du champ « Statu ». Désormais, lorsque vous naviguez à l'aide des boutons « précédente » et « suivant », seuls les enregistrements après le 01/04/2019 dont l'état est embauché.

Vous pouvez également utiliser des caractères génériques dans les critères. Par exemple, si vous avez entré des données de manière incohérente et avez utilisé des variantes d'un mot (telles En cours, En-cours), vous devez utiliser des caractères génériques pour obtenir ces enregistrements.

Voici les étapes à suivre :

Cela fonctionne comme un astérisque (*) est un caractère générique qui peut représenter un nombre quelconque de caractères dans Excel. Ainsi, si l’état contient « En », il sera pris en compte par les boutons de recherche « précédente » et « suivante », quoi qu’il se trouve avant.

Suppression d'un enregistrement

Vous pouvez supprimer des enregistrements du formulaire de saisie de données lui-même. Cela peut être utile lorsque vous souhaitez rechercher un type spécifique d'enregistrements et les supprimer.

Voici les étapes pour supprimer un enregistrement à l'aide du formulaire de saisie de données :

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Fermer » et vous verrez que Excel a apporté les modifications à votre tableau. Avec un peu de pratique, vous constaterez que c’est un moyen plus facile d’entrer de grandes quantités de données dans votre feuille de calcul. Une fois votre tableau mis en place, il ne vous restait plus qu’à cliquer sur le bouton « Formulaire ».

Bien que vous ayez peut-être l’impression que tout cela demande beaucoup de travail pour la saisie et la navigation dans les enregistrements, cela vous fait gagner beaucoup de temps si vous travaillez avec beaucoup de données et devez très souvent saisir des données.

Restreindre la saisie de données en fonction de règles

Vous pouvez utiliser la validation des données dans les cellules pour vous assurer que les données saisies sont conformes à quelques règles. Par exemple, si vous voulez vous assurer que la colonne de date accepte uniquement une date lors de la saisie de données, vous pouvez créer une règle de validation des données pour autoriser uniquement les dates.

Si un utilisateur entre des données qui ne sont pas une date, cela ne sera pas autorisé et une erreur s'affichera pour l'utilisateur.

Voici comment créer ces règles lors de la saisie de données :

Maintenant, si vous utilisez le formulaire de saisie de données pour saisir des données dans la colonne « Date », et si ce n'est pas une date, cela ne sera pas autorisé. Vous verrez un message comme indiqué ci-dessous :

De même, vous pouvez utiliser la validation des données avec des formulaires de saisie pour vous assurer que les utilisateurs ne finissent pas par saisir les mauvaises données. Quelques exemples où vous pouvez utiliser ceci sont les nombres, la longueur du texte, les dates, etc.

Voici quelques points importants à savoir sur le formulaire de saisie de données Excel :

• Vous pouvez utiliser des caractères génériques lors de la navigation dans les enregistrements (via l'option Critères).
• Vous devez disposer d'un tableau Excel pour pouvoir utiliser le formulaire de saisie, en outre, vous devez sélectionner une cellule pour utiliser le formulaire. Cependant il y a une exception à cela. Si vous avez une plage nommée avec le nom « Base de données », le formulaire Excel fera également référence à cette plage nommée, même si vous avez un tableau Excel.
• La largeur de champ dans le formulaire de saisie de données dépend de la largeur de colonne des données. Si la largeur de votre colonne est trop étroite, la même chose sera reflétée dans le formulaire.

Limites du formulaire de données

Autant que j'aime cette fonctionnalité de formulaire, il y a quelques limitations.

• Si vous obtenez une erreur en indiquant trop de champs, vous pouvez avoir plus de 32 colonnes. Si c'est le cas, essayez à nouveau de sélectionner une plage plus petite
• Si votre feuille contient des listes dépendantes, elles ne seront pas affichées dans le formulaire de données. La logique fonctionnera toujours.
• Vous ne pouvez pas imprimer un enregistrement de formulaire de données.

Personnaliser les entrées de la table

Vous pouvez modifier le comportement de certains champs de formulaire en modifiant la table de données sous-jacente.

• Si vous définissez un champ calculé dans votre table, le formulaire calculera le résultat de ce champ et l’affichera, mais vous ne pourrez pas le modifier.
• Si vous ajoutez la validation des données à un champ, le formulaire appliquera cette validation lorsque vous tenterez de sauvegarder l'enregistrement.
• Si vous ajoutez la validation des données à l'aide d'une liste de sélection, le formulaire n'inclut malheureusement pas la liste de sélection, bien que votre entrée doive toujours être l'une des valeurs de la liste.

Comment créer un formulaire dans une feuille de calcul avec l’onglet développeur

Cette partie vous apprend à créer un formulaire dans un document Microsoft Excel en utilisant l’onglet développeur. Un formulaire de feuille de calcul vous permet de saisir rapidement de grandes quantités de données dans un tableau ou une liste de cellules. Si vous souhaitez créer un formulaire avec lequel d'autres personnes peuvent interagir, vous pouvez utiliser les options de l'onglet Développeur d'Excel. N'oubliez pas que la fonctionnalité de formulaire de saisie de données est uniquement disponible sur Excel pour les ordinateurs Windows.

Entrez vos en-têtes de colonne. Tapez le nom de la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter des données dans la cellule supérieure de chaque colonne à utiliser. Par exemple, si vous créez un formulaire qui répertorie différents éléments cuits, vous pouvez taper « Pain au potiron » dans la cellule A1, « Muffins » dans la cellule B1, etc.

Dans un premier temps nous allons créer le formulaire avec la première méthode vu dans ce tutoriel pour faire un récapitulatif et pour voir la différence entre les deux méthodes.

• Sélectionnez vos en-têtes de colonne. Cliquez et maintenez enfoncé l'en-tête de colonne le plus à gauche, puis faites glisser votre souris de droite vers l'en-tête de colonne le plus à droite. Vous pouvez ensuite relâcher le bouton de votre souris.
• Cliquez sur le bouton « Formulaire » dans la barre d’outils accès rapide. C'est l'icône en forme de boîte dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Excel, juste à droite du bouton "Rétablir" qui fait face à droite.
• Cliquez sur « OK » lorsque vous y êtes invité. Cela ouvre la fenêtre contextuelle « Formulaire ».
• Entrez les données pour votre première ligne. Tapez ce que vous voulez ajouter dans la zone de texte de chaque en-tête de colonne.
• Cliquez sur « Nouveau », dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle. Cela entrera automatiquement vos données saisies dans la feuille de calcul sous les en-têtes de colonne appropriés.
• Entrez les lignes d'informations suivantes. Chaque fois que vous avez fini de remplir les champs de saisie, cliquez sur Nouveau pour saisir vos données et commencer une nouvelle ligne.
• Fermez le formulaire de saisie de données. Cliquez sur Fermer dans la partie droite de la fenêtre pour le faire. Vos données doivent maintenant être complètement entrées sous les en-têtes de colonne appropriés.

Maintenant nous allons le refaire en utilisant l’onglet développeur.

Commencez par Activer l'onglet « Développeur ». L'onglet Développeur est l'endroit où vous trouverez l'option d'insérer des boutons de formulaire, mais il n'est pas inclus dans Excel par défaut. Pour l'activer, procédez comme suit :

• Windows : Cliquez sur « Fichier » puis sur « Options » et choisissez « Personnaliser le ruban », cochez la case « Développeur », puis cliquez sur « OK ».
• Mac : Cliquez sur Excel, cliquez sur Préférences ..., cliquez sur Création dans l'en-tête "Vue", puis sur l'onglet Développeur. Vous pouvez ensuite fermer la fenêtre.

À ce stade, vous pouvez ajouter d'autres boutons de formulaire à votre feuille de calcul.

Protégez votre formulaire

 Une fois que vous avez fini d'ajouter des boutons de formulaire à votre feuille de calcul, vous pouvez empêcher les personnes de les déplacer ou de les supprimer en protégeant la feuille de calcul :

• Sur Windows : Cliquez sur « Révision » dans la barre d'outils Excel, cliquez sur « Protéger la feuille », assurez-vous que les options autres que « Sélectionner les cellules verrouillées » et « Sélectionner les cellules non verrouillées » ne sont pas cochées, entrez un mot de passe pour déverrouiller le document, puis cliquez sur « OK ». Vous pouvez ensuite ressaisir le mot de passe lorsque vous êtes invité à verrouiller la feuille.
• Sur Mac - Cliquez sur « Outils » en haut de l'écran, sélectionnez « Protection », cliquez sur « Protéger la feuille » dans le menu déroulant, assurez-vous que les options autres que « Sélectionner les cellules verrouillées » et « Sélectionner les cellules non verrouillées » ne sont pas cochées, entrez un mot de passe pour le déverrouiller, puis cliquez sur OK. Vous pouvez ensuite ressaisir le mot de passe lorsque vous êtes invité à verrouiller la feuille.

Créez des formulaires de saisie de données impressionnants à l'aide de la mise en forme conditionnelle + validation des données

Dans cette partie, nous allons apprendre à combiner la mise en forme conditionnelle et la validation des données pour créer un formulaire de saisie de données génial.

Comment créer un tel formulaire de saisie de données ?

Très simple, prenez juste une tasse de café (ou votre préférée frites-noix-écrasées et brassées avec de l'eau chaude) et suivez mon exemple.

Étape 1 : configuration de la validation des données

Considérons le tableau ci-dessous dans lequel nous avons des informations sur le mode de paiement des clients d’un site e-commerce.

En supposant que vous ayez besoin de collecter des entrées, comme indiqué ci-dessus. La première chose à faire serait de configurer les règles de validation des données dans une cellule afin que vos utilisateurs puissent spécifier le type de données qu'ils entrent. Pour par exemple, ils peuvent choisir comme mode de paiement carte ou paypal ou autre et, en fonction de cela, saisir plus de détails.

Pour ce faire, sélectionnez simplement la cellule et accédez à l’onglet « Données » puis dans le groupe « outils de données » cliquez sur « Validation des données ».

Ensuite allez sur l’onglet « Options » dans la boite de dialogue « Validation des données » qui s’affiche et choisissez « Liste » comme règle dans la zone « Autoriser » et donnez les valeurs séparer par des points virgules dans la zone « Source ».

Maintenant, en fonction de la valeur sélectionnée, nous devons mettre en évidence un ensemble de cellules. En supposant que toutes les données soient rassemblées dans les cellules B2: F2,

Sélectionnez les deux premières cellules (B2: C2), puis allez sur l’onglet « Accueil »puis dans le groupe « Style » cliquez sur « Mise en forme conditionnelle » et choisissez « Nouvelle règle ».

Ici, nous devons dire à Excel de mettre en surbrillance les B2 et C2 si le type de paiement est la carte. Choisissez donc le type de règle CF comme « Utilisez une formule pour déterminer les cellules à formater » et entrez si $A2 est « Carte ».

Étape 3 : Ajouter des règles de mise en forme conditionnelle à d'autres cellules (D2: E2, F2)

En utilisant la même logique nous allons cette fois ci mettre en surbrillance les cellules à remplir si l’utilisateur à choisit « Payal » ou s’il a choisi « Autre ». Suivez juste les étapes dans la capture d’écran ci-dessous :

Étape 4 : Profiter de la gloire !

C'est tout. Il n'y a pas d'étape 4. Nous avons terminé. Terminez le café ou ce que vous avez mélangé avec de l'eau chaude. Enregistrez simplement le fichier et envoyez-le à votre client, à votre fournisseur ou à votre chef. Imprégnez-vous de gloire car il y aura moins d'erreurs de saisie de données et plus impressionnant.

Soyez créatif et faites plus, vous pouvez utiliser un peu de créativité et rendre le formulaire de saisie de données encore plus génial. Par exemple, vous pouvez afficher une coche lorsque la saisie des données est terminée. Vous pouvez également mettre en surbrillance que lorsque la cellule est vide (c.-à-d. Si les données sont déjà entrées, il n'y a pas de surbrillance)

Comme vous pouvez le constater à partir de ces différentes méthodes, l'activation du formulaire de saisie de données dans Excel simplifie et simplifie considérablement l'exécution des tâches de saisie de données. Vous pouvez réduire le nombre d'erreurs commises lors de la saisie de données dans des feuilles de calcul et rendre la saisie de données beaucoup plus agréable, car vous cliquez moins et gardez les mains sur le clavier.

Bien que les formulaires Excel ne rendent pas la saisie de données amusante, cela réduit le temps nécessaire à la saisie des données. En fin de compte, je tiens simplement à dire que ce formulaire de saisie de données est très utile bien qu’il dispose de très peu d’options. Si vos exigences ne sont pas si élevées, vous pouvez utiliser cet outil plutôt que de vous associer à des formulaires utilisateur de haut niveau.