Tuto Excel : créer un graphique à partir de plusieurs feuilles

Lorsque Microsoft a supprimé l'assistant de création de graphiques d'Excel, ils ignoraient une réalité commerciale: les séries de données dont vous avez besoin pour votre graphique ne sont pas toujours sur la même feuille de calcul Excel. Heureusement, vous pouvez toujours utiliser les données de deux feuilles de calcul différentes pour créer un graphique dans Excel. Si vous disposez d'un classeur avec deux feuilles de calcul contenant des données compatibles pour un seul graphique, vous pouvez facilement créer un graphique contenant toutes les données sans avoir à combiner les données au départ. Dans ce tutoriel, vous trouverez une astuce rapide pour accomplir cette tâche.

Les captures d’écran dans ce tutoriel concernent la version 2013 d’Excel. Cependant, les étapes sont presque semblables dans les autres versions.

Table des matières

Comment créer un graphique à partir de plusieurs feuilles dans Excel ?

Créer un graphique basé sur votre première feuille

Ajouter une deuxième série de données à partir d'une autre feuille

Ajouter plus de séries de données (facultatif)

Personnaliser et améliorer le graphique (facultatif)

Création d'un graphique à partir du tableau récapitulatif

Modifier un graphique Excel construit à partir de plusieurs feuilles

Comment créer un graphique à partir de plusieurs feuilles dans Excel ?

Supposons que vous ayez quelques feuilles de calcul avec des données de revenus pour différentes années et que vous souhaitiez créer un graphique basé sur ces données pour visualiser la tendance générale.

1.    Créer un graphique basé sur votre première feuille

Ouvrez votre première feuille de calcul Excel, sélectionnez les données que vous souhaitez tracer dans le graphique, accédez à l'onglet « Insertion » > « groupe Graphiques » et choisissez le type de graphique que vous souhaitez créer. Dans cet exemple, je vais créer un histogramme empilé en 3D.

2.    Ajouter une deuxième série de données à partir d'une autre feuille

Cliquez sur le graphique que vous venez de créer pour activer les onglets « Outils de graphique » sur le ruban Excel, accédez à l'onglet « Conception » et cliquez sur le bouton « Sélectionner les données ». Ou, cliquez sur le bouton « Filtres de graphique » à droite du graphique, puis cliquez sur le lien « Sélectionner les données » en bas.

Dans la fenêtre « Sélectionner la source de données », cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Je vais maintenant ajouter la deuxième série de données en fonction des données situées sur une autre feuille de calcul. Ceci est le point clé, alors assurez-vous de suivre attentivement les instructions.

Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ouvrir la boîte de dialogue « Modifier la série » dans laquelle vous cliquez sur le bouton « Réduire la boîte de dialogue » en regard du champ « Valeurs de la série ».

La boîte de dialogue « Modifier la série » se réduira à une fenêtre de sélection de plage étroite. Cliquez sur l'onglet de la feuille qui contient les autres données que vous souhaitez inclure dans votre graphique Excel (la fenêtre Modifier la série restera à l'écran lorsque vous naviguerez entre les feuilles).

Dans la deuxième feuille de calcul, sélectionnez une colonne ou une ligne de données que vous souhaitez ajouter à votre graphique Excel, puis cliquez sur l'icône « Développer la boîte de dialogue » pour revenir à la fenêtre d'édition de la série en taille réelle. Les étapes sont illustrées dans la capture ci-dessous :

Et maintenant, cliquez sur le bouton « Réduire la boîte de dialogue » à droite du champ « Nom de la série » et sélectionnez une cellule contenant le texte que vous souhaitez utiliser pour le nom de la série. Cliquez sur l’icône « Développer la boîte de dialogue » pour revenir à la fenêtre initiale « Modifier la série ».

Assurez-vous que les références dans les zones « Nom de série » et « Valeur de série » sont correctes et cliquez sur le bouton « OK ».

Comme vous le voyez dans la capture d'écran ci-dessus, nous avons lié le nom de la série à la cellule B1, qui est un nom de colonne. Au lieu du nom de la colonne, vous pouvez taper votre propre nom de série entre guillemets, par ex. = "Deuxième série de données".

Les noms de série apparaîtront dans la légende de votre graphique, vous voudrez donc peut-être consacrer quelques minutes à donner des noms significatifs et descriptifs pour votre série de données.

À ce stade, le résultat devrait ressembler à ceci :

3.    Ajouter plus de séries de données (facultatif)

Si vous souhaitez tracer les données de plusieurs feuilles de calcul dans votre graphique, répétez le processus décrit à l'étape 2 pour chaque série de données que vous souhaitez ajouter. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « OK » dans la fenêtre de dialogue « Sélectionner la source de données ».

Dans cet exemple, j'ai ajouté la 3e série de données. Voici à quoi ressemble maintenant mon graphique Excel:

4.    Personnaliser et améliorer le graphique (facultatif)

Lors de la création de graphiques dans Excel 2013 et 2016, généralement les éléments du graphique tels que le titre et la légende du graphique sont ajoutés automatiquement par Excel. Pour notre graphique tracé à partir de plusieurs feuilles de calcul, le titre et la légende n'ont pas été ajoutés par défaut, mais nous pouvons y remédier rapidement.

Sélectionnez votre graphique, cliquez sur le bouton « Ajouter un éléments du graphique » dans le coin supérieur gauche de l’onglet « Création ». Ici, nous pouvons modifier, activer et désactiver tous les éléments du graphique.

Ajouter un titre descriptif 

Une erreur courante que je vois avec les graphiques des spécialistes du marketing est qu'il manque souvent un titre. Lorsque vous êtes la personne qui rassemble les données, tout ce que vous essayez de transmettre semble parfaitement clair pour vous. Mais pour ceux qui doivent recevoir et comprendre ce que vous voulez de dire, ce n'est pas toujours aussi évident.

Ainsi, dans le cas du graphique ci-dessus, il serait insuffisant d'utiliser simplement "Ventes" comme titre du graphique.

Pour ajouter un titre, choisissez l’option « Titre du graphique » dans le menu « Ajouter un élément de graphique », sélectionnez la position souhaitée et tapez votre titre.

Ajouter des légendes

Les légendes sont une petite représentation visuelle des séries de données du graphique pour comprendre chaque série de données sans aucune sorte de confusion. Les légendes sont directement liées à la plage de données du graphique et changent en conséquence. En termes simples, si les données incluent de nombreux visuels colorés, les légendes montrent ce que signifie chaque étiquette visuelle.

Après avoir cliqué sur « Ajouter un élément de graphique », sélectionnez « Légende ». Vous verrez les options de légende ci-dessous :

En ce moment, l’option sélectionnée est « Aucun », c'est-à-dire que les légendes ne s'affichent pas. Vous pouvez changer la position de la légende selon votre souhait.

Les images ci-dessous afficheront les différents positionnements de la légende.

Légende à droite :

En cliquant sur l'option « Droite » dans « Légende », vous verrez les légendes sur le côté droit du graphique.

Légende en haut du graphique :

En sélectionnant l'option « Haut » dans la légende, vous verrez les légendes en haut du graphique.

Légendes sur le côté gauche du graphique :

Si vous sélectionnez l'option « Gauche », vous verrez les légendes sur le côté gauche du graphique.

Légendes en haut à droite du graphique :

Allez à « Autres options de légende », sélectionnez l'option en haut à droite et vous verrez le résultat comme suit.

Création d'un graphique à partir du tableau récapitulatif

La solution illustrée ci-dessus ne fonctionne que si vos entrées apparaissent dans le même ordre dans toutes les feuilles de calcul que vous avez utilisées dans la création du graphique.

Dans cet exemple, l'ordre des entrées (porte, miroir, lampe, table) est identique dans les 3 feuilles. Si vous créez un graphique à partir de grandes feuilles de calcul et que vous n'êtes pas sûr de l'ordre de tous les éléments, il est judicieux de créer d'abord un tableau récapitulatif, puis de créer un graphique à partir de ce tableau. Pour extraire les données correspondantes dans un tableau récapitulatif, vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV ou l'Assistant « Fusionner les tables ».

Pour fusionner des tableaux dans Excel, nous devons avoir au moins un facteur / id commun dans les deux tables, afin de pouvoir l'utiliser comme relation et fusionner ces tables.

Pour cet exemple j’ai trois feuilles de calcul, chacune contient un tableau des ventes des articles d’une société pour une année donnée (2018,2019 et 2020). Je dois préparer un tableau récapitulatif qui indique les ventes de chaque article pendant les trois années.

L'ID commun dans les trois tables est « Article » qui peut être utilisé pour faire la fusion des données.

Dans cette situation, RECHERCHEV nécessite quatre arguments:

• La valeur à rechercher. Dans ce cas, c'est la cellule A2.
• Un tableau avec la valeur de recherche dans la colonne 1 du tableau. Vous devez toujours entrer le tableau avec des signes dollar tout au long de la référence. De cette façon, vous pouvez copier la formule RECHERCHEV sur d'autres lignes. Dans ce cas, la table est en $A$2:$B$5.
• Un numéro de colonne dans le tableau à renvoyer. Excel vous permettra de renvoyer la colonne clé dans le tableau, de sorte que la colonne « Article » ci-dessus serait la colonne #1. La colonne « 2019 » est la colonne 2.
• Le quatrième argument dans RECHERCHEV est toujours FAUX. Si vous ne mettez pas FAUX comme quatrième argument, Excel vous donnera des résultats qui correspondent presque. Ce n'est JAMAIS ce que vous voulez lorsque vous résolvez ce type de problèmes.

Nous y sommes presque, mais avant de copier la formule dans toute la colonne, assurez-vous d'avoir verrouillé le tableau en utilisant le signe $.

La formule pour C2 est =RECHERCHEV(A2;Feuil2!$A$2:$B$5;2; FAUX)

Vous pouvez maintenant étendre la formule aux autres cellules. Et voilà le résultat :

En langage humain, la formule ci-dessus signifie que nous utilisons la valeur de la cellule A2 pour rechercher la ligne correspondante avec la même valeur dans une table de recherche A2:B5 dans la feuille de calcul « Feuil2 ». Lorsque l’entrée correspondante est trouvée, on prend la colonne 2 dans la table de recherche et on la remplit dans la feuille du récapitulatif. Lisez cette phrase 3 fois pour vous assurer de bien suivre :) Croyez-moi, cela vous fera gagner de nombreuses heures plus tard lorsque vous essayez de faire cela à la maison.

Il nous reste de remplir la colonne de l’année 2020. Pour ce faire entrez la formule suivante dans la cellule D2 et appliquez-la au reste des cellules : =RECHERCHEV(A2;Feuil3!$A$2:$B$5;2; FAUX)

Finalement, après avoir créé le tableau récapitulatif, vous pouvez tracez votre diagramme. Sélectionnez simplement le tableau, allez dans l'onglet « Insertion » > « groupe Graphiques » et choisissez le type de graphique que vous souhaitez :

Modifier un graphique Excel construit à partir de plusieurs feuilles

Après avoir créé un graphique basé sur les données de deux feuilles ou plus, vous vous rendez peut-être compte que vous souhaitez qu'il soit tracé différemment. Et comme la création de tels graphiques n'est pas un processus instantané comme la création d'un graphique à partir d'une feuille dans Excel, vous souhaiterez peut-être modifier le graphique existant plutôt que d'en créer un nouveau à partir de zéro.

En général, les options de personnalisation pour les graphiques Excel basés sur plusieurs feuilles sont les mêmes que pour les graphiques Excel habituels. Vous pouvez utiliser les onglets « Outils de graphiques » sur le ruban, ou le menu contextuel ou les boutons de personnalisation du graphique dans le coin supérieur droit de votre graphique pour modifier les éléments de graphique de base tels que le titre du graphique, les titres des axes, la légende du graphique, les styles de graphique et plus encore.

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