Comment utiliser un classeur Excel en même temps depuis plusieurs ordinateurs

Dans ce tutoriel, vous trouverez tous les détails sur la façon de partager un classeur Excel avec d'autres personnes en l'enregistrant sur un réseau local ou sur OneDrive, comment contrôler l'accès des utilisateurs à un fichier Excel partagé et résoudre les modifications conflictuelles.

Autrefois, les gens partageaient des fichiers Excel et d'autres documents en les envoyant par courrier électronique dans les deux sens ou en coordonnant les heures pour les ouvrir sur un lecteur partagé. Mais de nos jours, vous pouvez utiliser Excel avec plusieurs utilisateurs en supposant que tout le monde utilise une version moderne du logiciel. D'autres outils de feuilles de calcul populaires comme Google Sheets prennent également en charge l'édition collaborative.

Les versions récentes d'Excel 2010, 2013 et 2016 facilitent le partage et la collaboration sur des classeurs. En partageant un fichier Excel, vous autorisez d'autres utilisateurs à accéder au même document et leur permettez de faire des modifications simultanément, ce qui vous évite d'avoir à suivre plusieurs versions.

Table des matières

Comment partager un fichier Excel ?

Protéger le suivi des modifications d’un fichier Excel partagé

Modifier un classeur partagé Excel

Résoudre les modifications conflictuelles dans un fichier Excel partagé

Forcer les modifications récentes à remplacer automatiquement les modifications précédentes

Comment supprimer des utilisateurs d'un classeur Excel partagé ?

Annuler le partage d’un fichier Excel

Partager un classeur Excel à l'aide de OneDrive

Comment partager un fichier Excel ?

Par défaut, un fichier Excel sera verrouillé par l'utilisateur qui l'a ouvert. Les autres utilisateurs qui tentent d'ouvrir le même fichier pourront simplement le faire en mode lecture seule jusqu'à ce que le premier utilisateur l'ait fermé. Cela peut être une fonctionnalité intéressante, mais vous souhaitez parfois que plusieurs utilisateurs puissent modifier le même fichier en même temps.

Cette section vous montrera comment le faire. A noter que vous pouvez suivre ces modifications et les accepter ou les refuser.

Commencez par ouvrir le fichier Excel et procédez comme suit pour le partager :

1. Enregistrez-le dans un répertoire où tous les utilisateurs qui ont besoin d'y accéder auront accès.
2. Ouvrez le fichier et allez dans Fichier -> Options.
3. Cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité dans le menu de gauche, puis cliquez sur Paramètres du centre de gestion de la confidentialité….

4. Le centre de gestion de la confidentialité apparaîtra dans une nouvelle fenêtre, cliquez sur Options de confidentialité et décochez Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l'enregistrement.

5. Cliquez sur OK dans les deux boites de dialogue.
6. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur le bouton Partager le classeur (hérité).
7. La boîte de dialogue « Partager le classeur » apparaît. Sélectionnez « Utiliser l’ancienne fonctionnalité de classeur partagé au lieu de la nouvelle expérience de coédition ».

8. Ensuite, passez à l'onglet « Avancé », sélectionnez les paramètres souhaités pour le suivi des modifications et cliquez sur OK. Par exemple, vous pouvez souhaiter que les modifications soient mises à jour automatiquement toutes les n minutes (tous les autres paramètres de la capture d'écran ci-dessous sont ceux par défaut).

9. Une nouvelle boite de dialogue avec le texte « Cette opération va aboutir à un enregistrement. Voulez-vous continuer ? » s'affiche. Cliquez sur OK.

Si cela est fait correctement, le mot [Partagé] apparaîtra à droite du nom du classeur, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous :

Maintenant, vous et vos collègues pouvez travailler sur le même fichier Excel en même temps. Vous êtes libre d'accepter ou de rejeter leurs modifications. Une fois les modifications souhaitées intégrées, vous pouvez arrêter de partager le classeur. Plus loin dans ce tutoriel, vous trouverez les détails sur la façon de le faire.

Remarque : Si le bouton Partager le classeur n'apparaît pas sous l'onglet Révision, vous devez l'ajouter.

¾     Allez dans Fichier -> Options.

¾     Cliquez sur la barre d'outils d'accès rapide dans le menu de gauche.

¾     Sélectionnez Toutes les commandes dans le menu déroulant Choisir les commandes.

¾     Sélectionnez Partager le classeur… , puis cliquez sur Ajouter >>.

¾     Cliquez sur OK.

Ainsi, Excel ajoutera le bouton à la barre d’accès rapide.

Protéger le suivi des modifications d’un fichier Excel partagé

Si vous souhaitez non seulement partager un fichier Excel, mais également vous assurer que personne ne désactive l'historique des modifications ou ne supprime le classeur d'une utilisation partagée, procédez comme suit :

1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur le bouton Protéger et partager le classeur.
2. La boîte de dialogue Protection lors du partage s'affiche. Cochez la case Partage avec suivi des modifications.

3. Tapez un mot de passe dans la zone Mot de passe (facultatif), cliquez sur OK, puis retapez le mot de passe pour le confirmer.

Bien que la saisie d'un mot de passe soit facultative, vous feriez mieux de le faire. Sinon, il est peu judicieux d'utiliser cette option, car n'importe qui pourrait supprimer la protection du classeur et ainsi arrêter le partage.

4. Enregistrez le classeur.

En cliquant sur OK dans la boîte de dialogue ci-dessus, le bouton Protéger et partager le classeur du ruban devient Oter la protection du partage, et en cliquant sur ce bouton, vous annulez le partage et la protection.

Modifier un classeur partagé Excel

Après avoir ouvert un classeur partagé, vous pouvez saisir de nouvelles données ou modifier des données existantes de manière régulière.

Vous pouvez également identifier votre travail dans un classeur partagé :

5. Cliquez sur l'onglet Fichier > Options.
6. Dans la catégorie Général, faites défiler la page jusqu'à la section Personnaliser votre suite de programmes Microsoft Office.

7. Dans la zone Nom d'utilisateur, entrez le nom d'utilisateur que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur OK.

Résoudre les modifications conflictuelles dans un fichier Excel partagé

Lorsque deux utilisateurs ou plus modifient simultanément le même classeur, certaines modifications peuvent affecter les mêmes cellules. Dans de telles situations, Excel conserve les modifications de l'utilisateur qui enregistre le classeur en premier. Lorsqu'un autre utilisateur essaie d'enregistrer le classeur, Excel affiche la boîte de dialogue Résolution des conflits avec les détails de chaque modification en conflit :

Pour résoudre les modifications conflictuelles, effectuez l'une des opérations suivantes :

• ·Pour conserver votre modification, cliquez sur Accepter la mienne.
• ·Pour conserver la modification de l'autre utilisateur, cliquez sur Accepter l'autre.
• ·Pour conserver toutes vos modifications, cliquez sur Accepter toutes les miennes.
• ·Pour conserver toutes les modifications de l'autre utilisateur, cliquez sur Accepter toutes les autres.

Forcer les modifications récentes à remplacer automatiquement les modifications précédentes

Pour que les modifications les plus récentes remplacent automatiquement toutes les modifications précédentes (effectuées par vous ou par d'autres utilisateurs), sans afficher la boîte de dialogue Résolution des conflits, procédez comme suit :

1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur Partager le classeur.
2. Basculez vers l'onglet Avancé, sélectionnez « Conserver celle déjà enregistrées » sous « En cas de modifications contradictoires » puis cliquez sur OK.

Comment supprimer des utilisateurs d'un classeur Excel partagé ?

Le partage d'un fichier Excel pour plusieurs utilisateurs peut entraîner de nombreuses modifications contradictoires. Pour éviter cela, vous souhaiterez peut-être déconnecter certaines personnes du classeur partagé.

Pour supprimer un utilisateur d'un classeur partagé, procédez comme suit :

1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur le bouton Partager le classeur.
2. Dans l'onglet Modifications, sélectionnez le nom de l'utilisateur que vous souhaitez déconnecter et cliquez sur le bouton Supprimer.

Si l'utilisateur sélectionné modifie actuellement le classeur partagé, Microsoft Excel vous avertira que toutes les modifications non enregistrées de cet utilisateur seront perdues. Cliquez ensuite sur OK pour continuer ou sur Annuler pour abandonner l'opération et permettre à l'utilisateur d'enregistrer son travail.

Si c'est vous qui avez été déconnecté, vous pouvez conserver votre travail en enregistrant le classeur partagé avec un nom différent, puis rouvrir le classeur partagé d'origine et fusionner vos modifications à partir de la copie que vous avez enregistrée.

Si vous souhaitez supprimer des vues personnelles de l'utilisateur supprimé, basculez vers l'onglet Affichage > Modes d’affichage, puis cliquez sur Vues personnalisées. Dans la boîte de dialogue sélectionnez les vues que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Annuler le partage d’un fichier Excel

Une fois le travail d'équipe terminé, vous pouvez arrêter de partager le classeur de cette manière :

1. Ouvrez la boîte de dialogue Partager le classeur (onglet Révision > groupe Protéger). Sous l'onglet Modification, désactivez la case à cocher Autoriser les modifications de plusieurs utilisateurs en même temps… et cliquez sur OK.

2. Excel affiche une alerte indiquant que vous êtes sur le point de supprimer le fichier de l'utilisation partagée et d'effacer l'historique des modifications. Si c'est ce que vous voulez, cliquez sur Oui, sinon Non.

Partager un classeur Excel à l'aide de OneDrive

Une autre façon de partager un classeur Excel consiste à l'enregistrer en ligne sur OneDrive, à inviter vos collègues à travailler dessus et à voir instantanément les modifications de chacun. Microsoft appelle cette méthode la co-édition. Pour voir comment le faire, consultez ce tutoriel.