Tuto Excel : Reproduire la mise en forme conditionnelle sur plusieurs cellules
Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment copier la mise en forme conditionnelle d'une cellule vers une autre cellule dans Excel. Vous apprendrez plusieurs façons de le faire, telles que le simple copier-coller de la mise en forme conditionnelle uniquement et l'utilisation de la reproduction de mise en forme.
Aujourd’hui, la plupart des propriétaires d'entreprise utilisent Microsoft Excel pour les fonctionnalités puissantes qu’il offre. Avec autant de tâches que vous pouvez effectuer à l'aide de cette application, vous bénéficiez de la simplicité et efficacité pour augmenter la productivité de l'entreprise. Aussi, vous avez la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences chaque jour. Parmi les fonctionnalités les plus puissantes d’Excel, on cite la mise en forme conditionnelle. Cette dernière vous permet de mettre en forme rapidement une cellule, ou une plage de cellules, en fonction de la valeur ou du texte qu'elle contienne. Vous pourrez ainsi définir certains critères pour appliquer un format tel que des couleurs, des icônes et des barres de données à une ou plusieurs cellules.
Grace à la mise en forme conditionnelle, vous pourrez analyser rapidement vos données sans avoir à créer des filtres compliqués ou à créer des graphiques pointilleux. Souvent, vous utiliserez la mise en forme conditionnelle pour attirer l'attention sur les cellules qui représentent une condition périphérique. Par exemple, vous pouvez mettre en surbrillance les cellules indiquant trop de jours avant la livraison ou trop peu d'articles en stock. Une fois que vous avez défini les règles de mise en forme conditionnelle d'une cellule ou d'une plage de cellules, vous pouvez facilement la copier dans des cellules sur la même feuille ou d'autres feuilles sur le même classeur ou sur un autre classeur. Suivez le reste du tutoriel pour plus d’informations.
Table des matières
Copier et coller la mise en forme conditionnelle dans une autre cellule
Méthode 1 : copier la mise en forme conditionnelle à l'aide du collage spécial
Problèmes de recopie de la mise en forme conditionnelle
Copier et coller la mise en forme conditionnelle dans une autre cellule
Idéalement, le moyen le plus simple d'appliquer une mise en forme conditionnelle à une colonne entière ou à une ligne consiste à sélectionner toute la plage de cellules à laquelle le format s'appliquera, avant de définir votre règle de mise en forme conditionnelle. Cependant, il se peut que vous rencontriez un tel problème ! Vous appliquez une règle de mise en forme conditionnelle à une cellule et puis, après quelques jours, plusieurs lignes s’ajoutent dans votre feuille de calcul. Vous-vous demandez alors si vous devriez répéter ce qui précède et redéfinir cette règle de mise en forme conditionnelle pour chaque cellule de la colonne ? Bien sûr, la réponse est « non ». Heureusement, Excel vous donne quelques moyens rapides de copier la règle de mise en forme conditionnelle appliquée à une cellule dans une autre cellule ou même une plage de cellules.
Méthode 1 : copier la mise en forme conditionnelle à l'aide du collage spécial
L’utilisation du copier-coller est le premier moyen de copier la mise en forme conditionnelle dans une autre cellule. Vous pouvez le faire avec un simple copier-coller dans la cellule ou la plage de cellules (si vous souhaitez que la règle s'applique à de nombreuses cellules) cible. Cependant, vous devez noter que vous ne pouvez pas simplement copier et coller la cellule portant la mise en forme conditionnelle. Vous pouvez donc copiez la cellule comme vous le faites d’habitude, mais vous devez vous assurer que vous ne colliez que les règles de mise en forme conditionnelle contenues dans cette cellule et pas le contenu de la cellule lui-même.
Et pour vous assurer que vous copiez et collez uniquement la mise en forme conditionnelle, vous devez utiliser le « Collage spécial ».
Supposons que vous ayez un ensemble de données comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :
Comme vous pouvez le voir, nous avons des données de ventes de deux mois pour huit vendeurs et nous avons appliqué une mise en forme conditionnelle à la colonne « Juin » afin que toutes les cellules dont la valeur des ventes est supérieure à « 4700 » soient mises en surbrillance.
Maintenant, que faire si nous souhaitons appliquer la même règle de mise en forme conditionnelle à la deuxième colonne « Juillet » et colorer les cellules en rouge lorsque les ventes sont supérieures à « 4700 ». Le collage spécial peut le faire comme de la magie. Vous trouverez ci-dessous les étapes pour copier la mise en forme conditionnelle d'une cellule à une autre :
- Pour commencer, sélectionnez une cellule parmi les cellules portant la mise en forme conditionnelle à copier. Nous sélectionnons par exemple « B2».
- Faites un clic droit sur cette cellule et sélectionnez « Copier» dans le menu contextuel. Alternativement, si vous préférez le clavier, utilisez le raccourci clavier « Ctrl + C ».
- Sélectionnez ensuite la cellule ou toute la plage de cellules dans lesquelles vous souhaitez utiliser la même mise en forme conditionnelle. Dans notre exemple, nous sélectionnons les cellules « C2:C9».
- Faites un clic droit n'importe où dans la sélection et cliquez sur la flèche en regard de l'option « Collage spécial».
- Cela affichera un autre menu, sélectionnez « Mise en forme». La capture d’écran ci-dessous illustre le processus en détails :
Les étapes ci-dessus copieraient la mise en forme conditionnelle de la cellule « B2 » et l'appliqueraient aux cellules sélectionnées dans la colonne « Juillet ». La capture ci-dessous illustre le résultat :
Remarque : notez également que lorsque vous utilisez la méthode de « Collage spécial » pour copier une mise en forme conditionnelle, toutes la mise en forme de la cellule source sera copiée. Donc, s'il y a une bordure dans les cellules ou si le texte a été mis en gras ou en couleur, etc., cette mise en forme sera également appliquée aux cellules de destination.
Méthode 2 : copier la mise en forme conditionnelle à l'aide de pinceau de reproduction de mise en forme
Une autre méthode que vous pouvez utiliser pour copier la mise en forme conditionnelle dans Excel est la commande « Reproduire la mise en forme ». Le pinceau de mise en forme est un outil qui vous permet de copier le format d'une cellule et de le coller là où vous le souhaitiez. Et comme la mise en forme conditionnelle fait également partie de la mise en forme, vous pouvez également utiliser ce pinceau pour la copier, puis la coller.
En comparant cette méthode à la première, nous pouvons dire qu’il s’agit de la meilleure façon de copier une mise en forme pour une simple raison. En fait le pinceau de reproduction ne copiera que la règle de mise en forme conditionnelle et non la règle et les valeurs contenues dans la cellule. Vous pouvez donc appliquer la règle aux nouvelles cellules sans avoir à vous soucier de ce qui sera copié.
Nous allons appliquer cette méthode sur le même exemple vu dans la première méthode, dans lequel une mise en forme conditionnelle est appliquée à la colonne B afin que toutes les cellules dont la valeur est supérieure à « 4700 » soient mises en surbrillance en rouge :
Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour utiliser le pinceau de mise en forme pour copier la mise en forme conditionnelle et l’appliquer à la colonne « Juillet » :
- Pour commencer, sélectionnez la cellule à partir de laquelle vous souhaitez copier la mise en forme conditionnelle. Dans notre exemple, nous allons sélectionner n’importe quelle cellule de la colonne « B ».
- Accédez à l'onglet « Accueil» et cliquez sur l'icône « Reproduire la mise en forme » dans le groupe « Presse-papiers » :
- Vous remarquerez que le pointeur de la souris se transforme en une forme de pinceau de peinture. Utilisez ce pinceau pour sélectionner toutes la plage de cellules dans lesquelles vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle copiée. Dans notre exemple nous sélectionnons la plage « C2:C9» :
Tout comme avec le collage spécial, lorsque vous copier la mie en forme conditionnelle avec le pinceau de reproduction vous copiez également toute la mise en forme appliquée à la cellule source.
Les étapes ci-dessus vous aideront lorsque les cellules cibles sont contiguës. Cependant, si vous savez besoin de copier la mise en forme conditionnelle et la coller sur plusieurs cellules séparées que vous ne pourrez pas sélectionner toutes à la fois, cliquez deux fois sur le bouton « Reproduire la mise en forme » dans l’étape 2. En faisant ainsi, Excel gardera le pinceau de mise en forme actif et vous pourrez coller la mise en forme plusieurs fois. Un exemple est illustré ci-dessous :
Pour quitter la reproduction, appuyez sur la touche « Échap » du clavier.
Vous avez probablement touché la simplicité d'utiliser la méthode du pinceau de reproduction de format par rapport à la méthode du copier-coller. Vous pouvez choisir la méthode qui convient à vos besoins et à ce que vous souhaitez réaliser. Aussi, votre choix dépendra également de la quantité de données et du temps dont vous disposez pour la mise en forme. Cependant, nous vous recommandons généralement l'utilisation du pinceau de format car il s’agit de la méthode la plus facile et il ne copiera pas la règle et les valeurs.
Comment copier des règles de mise en forme conditionnelle dans un autre classeur ou feuille de calcul
Maintenant, nous souhaitons copier la règle de mise en forme conditionnelle que nous avons appliqué à la plage de cellules « B2:C9 » vers une autre feuille de calcul. Normalement, nous pouvons copier la règle de mise en forme conditionnelle d'une plage vers une autre feuille de calcul du même classeur ou dans un autre classeur avec la fonctionnalité « Reproduire la mise en forme ».
Si la plage à partir de laquelle vous allez copier la mise en forme conditionnelle et la plage dans laquelle vous allez coller la mise en forme conditionnelle se trouvent dans des classeurs différents, vous devez ouvrir les deux classeurs avant de copier. Dans notre exemple la feuille de calcul cible se trouve dans le même classeur que la feuille de calcul source.
- Sélectionnez la plage dont vous allez copier la mise en forme conditionnelle, ou cliquez simplement sur une cellule de cette plage.
- Accédez ensuite à l’onglet « Accueil» et cliquez sur le bouton « Reproduire la mise en forme » dans e groupe « presse-papiers » :
- Passez à la feuille de calcul de destination et faites glisser le pinceau de mise en forme sur la plage de cellules cible :
Et puis vous verrez que la mise en forme conditionnelle a été copiée et collée exactement dans la plage de destination. Voir la capture d'écran :
Problèmes de recopie de la mise en forme conditionnelle
Généralement, la recopie de la mise en forme conditionnelle d'une cellule à une autre ne pose aucun problème. Mais cela peut être le cas si vous avez utilisé une formule personnalisée pour indiquer à la règle les cellules à sur lesquelles elle doit appliquer la mise en forme. En fait, ce type de règle appliquera la mise en forme à une cellule lorsque la formule renvoie « VRAI » et ne sera pas appliquée lorsque la formule retourne « FAUX ».
Vous allez vous demandez pourquoi cela posera un problème ? La réponse est simple, si vous avez utilisé une formule avec des références absolues ou mixtes, elle risque de ne pas fonctionner comme prévu lors de la copie.
Par exemple, si vous copiez une mise en forme conditionnelle qui utilise une formule pour mettre en surbrillance une cellule en fonction de la valeur de la cellule correspondante dans une autre colonne, vous remarquerez peut-être que les lignes de la plage de destination ne sont pas mises en surbrillance en fonction des valeurs de la deuxième colonne. En effet, les références de cellule ne changent pas automatiquement dans la formule de mise en forme conditionnelle.
Pour résoudre ce problème :
- Sélectionnez la plage de cellules de destination.
- Accédez à l’onglet « Accueil» et cliquez sur le menu déroulant « Mise en forme conditionnelle » dans le groupe « Style ».
- Sélectionnez l’option « Gérer les règles» :
- La boîte de dialogue « Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle» s’ouvre. Sélectionnez la règle qui ne fonctionne pas dans la plage de destination et cliquez sur « Modifier la règle ».
- Vous pouvez ensuite modifier les références de cellule en fonction de la plage de destination.
- Cliquez sur « OK» pour enregistrer les modifications.
Conclusion
Voici donc deux méthodes simples que vous pouvez utiliser pour copier la mise en forme conditionnelle d'une cellule à une autre dans Excel, sur le même classeur ou un autre. Vous pouvez donc choisir d’utiliser le Collage spécial ou le pinceau de reproduction de format. Et au cas où vous rencontriez des problèmes, vérifiez la formule personnalisée utilisée.
Article publié le 05 Février 2021par Hanane Mouqqadim