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Facture de location de voiture entre droits et obligations !

Article rédigé par : Sqalli Chaimae

La facture de location de voiture est un document fourni aux clients par une entreprise de location ou une application spécialisée qui propose ce service de location à courte, moyenne ou longue durée. Le client peut être un particulier qui compte utiliser le véhicule pour des fins personnelles, comme il peut représenter une société et l’usage de la voiture sera dans un cadre professionnel. La location de voitures permet de remédier aux contraintes de mobilité de toutes les catégories sociales. Découvrons de près le service de location de voitures avec ses principaux segments et acteurs. Et naviguons davantage dans le monde de comptabilité pour mieux comprendre le devenir d’une facture de location de voiture, ainsi que les détails qui figurent dans celle-ci.

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Service de location de voitures

Les entreprises de location mettent à la disposition des clients des flottes automobiles qui comportent plusieurs marques et modèles de voitures particulières ou de véhicules utilitaires pour convenir à leurs besoins et à leurs envies. Le montant de la location dépend principalement de la valeur du véhicule et de la durée de la location. À ces critères s'ajoute parfois le kilométrage à parcourir, la rémunération du chauffeur ou des frais liés à des configurations pointues (appareil GPS, sac de toit …). La location est facturée sur une base journalière et peut s’étendre pour quelques années. Les entreprises de location proposent un service diversifié :

  • La location à courte durée consiste à louer un véhicule pendant des heures ou des journées à la hauteur d'un mois. C’est la formule la plus adoptée par les particuliers pour leurs voyages en famille ou entre amis. Certains professionnels peuvent aussi faire recours à ce type de location surtout dans le rang des poids lourds et ont pour but de gérer leurs livraisons.
  • La location à moyenne durée permet aux clients de disposer d’une voiture de location pour une période d’une année au maximum. Cette formule est très appréciée par les entreprises vu qu'elle leur permet de renouveler le parc automobile annuellement sans aucun frais supplémentaire.
  • La location longue durée est destinée surtout aux sociétés qui n'ont pas l'intention d’acheter un parc automobile, mais préfèrent se contracter avec une entreprise de location pendant de longues périodes, durant lesquelles ladite entreprise va prendre en charge l’entretien régulier des véhicules.

L’importance de la facture de location de voiture

Pour les clients individuels, la facture reflète leur engagement avec l’entreprise de location. Elle leur permet de garantir leur droit et d’éviter tout désagrément suite à la non disponibilité de la voiture réservée à l'avance, à une augmentation tarifaire ou au non-respect d’une autre close. Pour les clients professionnels, la facture est un document comptable indispensable pour justifier l’acquisition du service et bénéficier de la restitution de la taxe sur valeur ajoutée. En plus, les factures sont soumises périodiquement aux contrôles internes et aux audits.

Plusieurs types de factures sont disponibles mais elles ne sont pas de la même importance. Certaines précisent exactement l’état d'avancement de la location et d’autres mettent le point sur les paiements effectués au fur et à mesure par le client. La facture proforma est une facture qui n’engage personne, elle est établie à titre informatif et elle a la même vocation qu’un devis. La facture d’acompte est un document qui confirme la réception d’une avance par l’entreprise, tandis que la facture de clôture est le type le plus répandu et dont nous allons détailler ses éléments par la suite. C’est la seule facture avec une valeur juridique et comptable, puisqu’elle annonce la fin de la transaction. Parfois une facture d’avoir est demandée par le client en cas de litige et qui nécessite un remboursement total ou partiel pour pallier au désagrément.

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Les éléments de la facture de location de voiture

La facture de location de voiture précise généralement le prix du service et les conditions de la location. Elle fournit aussi des informations sur le locataire et le loueur, et dont chacun doit disposer d’un exemplaire de cette facture.

Forme de la facture

Les entreprises de location de voitures s'appuient sur des modèles de factures électroniques ou en version papier.  L’essentiel est de respecter un format unifié et qui met en avant les notions suivantes. Le titre du document est à ne pas négliger, il doit être visible en haut de la page avec la mention "Facture de location de voiture" suivi de la date d’édition de la facture et le numéro de cette dernière.

Informations sur le loueur et le locataire

La facture identifie les deux parties de la transaction, la première partie correspond à l'entreprise de location où figure sa raison sociale, sa forme juridique, son adresse, son numéro de SIREN et son numéro RCS. Les coordonnées du représentant de l'entreprise sont nécessaires, à savoir son nom, son prénom et son numéro de téléphone. La deuxième partie représente le locataire, s'il s’agit d’une société, ses numéros d'identification doivent apparaître. Si le locataire est une personne physique, il doit renseigner ses informations personnelles : son nom, son prénom, son numéro du permis, son adresse et son numéro de téléphone.

Identité du véhicule

Pour bien distinguer la voiture qui fait objet de la location en cours, ses caractéristiques doivent être mentionnées sur la facture : numéro d'identification du véhicule, son numéro d'immatriculation, sa marque, l'année de sa mise en route, sa couleur et le nombre de kilomètres parcourus à date.

Détails de la location

Dans une facture, le montant à régler fait partie des données les plus intéressantes et qui nécessitent une grande précision. Le calcul du montant total TTC doit être accompagné des éléments de détail : le prix de la location par jour, la durée de la location du véhicule en nombre de jours et les coûts supplémentaires si le client a demandé un service sur mesure ou bien un matériel en supplément. Le mode de paiement reste en général flexible. Selon le choix du client, la mention “régler en espèces“ ou “régler par chèques“ est ajoutée avec le numéro de la transaction en vigueur.

Conditions générales de location

Afin de tenir le locataire au courant de la loi interne de l’entreprise de location, ainsi que des différentes modalités appliquées, les conditions générales de location doivent figurer sur la facture. Ces conditions apportent des informations sur l’état de la voiture, son usage légal et comment agir en cas de dommage ou de perte. Elles éclaircissent aussi le niveau de responsabilité des deux parties et suivent les situations les plus critiques.

Signature

Le cachet de l’entreprise de location doit apparaître dans la facture pour garantir sa fiabilité. La signature du représentant accompagné de son nom et prénom est également souhaitable.

Le dépôt de garantie est-il indispensable ?

Les entreprises de location de voitures exigent souvent un dépôt de garantie qui couvre la période de la location. Cette caution est demandée pour protéger l'entreprise contre tout risque lié à une mauvaise gestion ou conduite du locataire à l’égard du véhicule loué. La valeur de la caution diffère d'une enseigne à l'autre et ça peut dépendre de certains facteurs, comme le véhicule choisi et l’âge du conducteur principal. Le règlement du dépôt de garantie peut se faire par carte de crédit, en espèces ou en chèques. Dans le cas normal le montant n‘est pas débité mais juste bloqué en guise de garantie. Si jamais le client n’honore pas son engagement en dépassant la durée prévue de location ou en abimant le véhicule les frais de dédommagement seront déduits du montant bloqué.

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Modèle 1 :

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Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle.

Ce modèle facture location de voiture fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Modèle 2 :

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Cette facture de base offre une conception extrêmement simple et pratique, ne comprenant que les éléments les plus critiques d'une facture de location de voiture.

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Modèle 3 :

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Ce modèle de facture de location de voiture est conçu pour être de format simple avec une mise en page conviviale, qui peut être facilement personnaliser dans MS Excel afin d’assurer un fonctionnement fluide.

 

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