L’exécution d’un projet de construction, comme tout autre projet d’ailleurs, requiert une phase de préparation et de planification bien structurée. Il s’agit d’une étape cruciale et déterminante qui permet de situer les moyens requis, les ressources nécessaires et les objectifs escomptés dans l’optique de mieux schématiser le déroulement du projet.
Pour opérationnaliser ce procédé, les managers établissent ce qui est communément appelé un planning prévisionnel d’exécution et d’approvisionnement des travaux. Ce document définit, avec précaution, les étapes clés du projet de construction en précisant les délais et les phases d’exécution et détermine les besoins d’approvisionnement en termes de matériaux et de logistique.
La réalisation d’un planning prévisionnel qui regroupe ces deux grands volets nécessite une expertise infaillible et une connaissance maîtrisée du terrain. L’objectif étant de produire un document optimal avec un contenu précis et structuré.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps parcourir ensemble les grandes lignes et caractéristiques du planning prévisionnel d’exécution et d’approvisionnement de travaux. Ensuite, nous mettrons en avant les étapes clés qu’il convient de suivre pour élaborer un tel document sur Microsoft Excel.
Qu’est-ce qu’un planning prévisionnel d'exécution et d'approvisionnement des travaux ?
Pourquoi faire un planning prévisionnel d'exécution et d'approvisionnement des travaux ?
Comment faire un planning d'exécution des travaux ?
Comment faire un planning des travaux sur Excel ?
Dans l’optique d’optimiser les travaux de construction et pour une meilleure préparation des équipes du projet, il est important d’élaborer un planning prévisionnel d’exécution et d’approvisionnement des travaux. Il s’agit principalement d’un document qui définit clairement les étapes et les périodes d’exécution des différentes phases d’un projet et qui permet de cerner le besoin approximatif en termes de ressources matérielles.
Le planning prévisionnel des travaux doit être remis par l’entreprise chargée du projet de construction au maître d’ouvrage avant le démarrage des travaux et ce, dans un délai fixé en amont par les deux parties. Le planning prévisionnel n’est pas un document rigide. C’est un livrable qui peut être ajusté, revisité et mis à jour en cas de besoin.
La formulation d’un tel document n’est pas le fruit d’une réflexion individuelle ou unilatérale. C’est un le résultat de plusieurs séances de travail et de plusieurs réunions collectives comportant les équipes et les acteurs clés du projet. Il est important d’inclure les employés des différents départements surtout lorsqu’il s’agit d’établir le planning prévisionnel d’approvisionnement des travaux. Dans ce sens, il est préférable d’avoir une idée sur les offres proposées par les prestataires et le délai de livraison de chaque matériel. L’objectif est de préparer un document qui est approximatif avec un risque d’erreur minime.
En général, le planning prévisionnel d’exécution et d’approvisionnement des travaux doit être validé par le maître d’ouvrage avant le démarrage du projet. Il s’agit d’un moyen pour évaluer l’efficacité de l’entreprise en charge des travaux de construction et vérifier le niveau de conformité entre les réflexions prévisionnelles et le travail réalisé.
La mise en place d’un planning prévisionnel d’exécution et d’approvisionnement de travaux ne doit pas se faire de façon irréfléchie. Le processus d’élaboration doit respecter des normes et des consignes de rédaction bien précises. Certains aspects de forme doivent également être pris en compte pour une meilleure présentation du livrable final.
Il est recommandé de présenter votre planning en deux catégories clairement distinctes. Ceci permet au lecteur d’identifier clairement les variables et les éléments d’information propre à chaque catégorie. L’objet principal du premier bloc doit être en relation avec le planning prévisionnel d’exécution des travaux tandis que le deuxième doit se rapporter au planning prévisionnel d’approvisionnement des travaux.
Une deuxième caractéristique du planning réside dans sa période d’élaboration. Comme son nom l’indique, le planning prévisionnel des travaux doit être rédigé et validé avant le démarrage du projet. Il est possible d’apporter des ajustements minimes en cours de route et ce, conformément aux dispositions contractuelles qui encadrent la collaboration entre le maître d’ouvrage et l’entreprise chargée des travaux de construction.
Le planning d’exécution des travaux doit comprendre les acteurs responsables de chaque activité/opération en définissant clairement les tâches et les missions attribuées. Le document doit également comporter les délais de réalisation de chaque opération. Un ‘’timeline’’ des travaux doit être conçue en suivant une hiérarchisation chronologique des travaux et en déterminant la date de démarrage et la date de livraison de chaque bloc.
Pour ce qui est du planning prévisionnel d’approvisionnement, il est important d’inclure le besoin quantitatif réel de tous les biens et services dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet de construction. Ceci doit se faire en intégrant la quantité optimale de votre stock, les dates prévisionnelles de commandes par bien/service et les dates prévisionnelles de livraison.
Le planning prévisionnel d’exécution et d’approvisionnement des travaux n’est pas un document qui sert uniquement à remplir une simple obligation contractuelle de forme. Son utilité et ses avantages sont nombreux et il convient de les citer pour mieux élucider le lecteur sur l’importance de ce livrable.
Le premier avantage d’un planning prévisionnel est le respect des délais de livraison. En effet, en établissant votre document, vous prenez en considération plusieurs paramètres et plusieurs variables endogènes et exogènes pour définir une date de début et une date de fin de chaque activité prévue dans le cadre du projet. Ceci permet une meilleure organisation des équipes et une meilleure opérationnalisation des opérations.
Le planning prévisionnel d’exécution et d’approvisionnement des travaux permet également d’évaluer les avancées et les réalisations du projet en temps réel en les comparant aux estimations et aux prévisions présentées avant le démarrage des constructions. Cet exercice donne la possibilité aux chargés de projet de prendre de meilleures décisions, de réagir rapidement en cas de dysfonctionnements et surtout d’anticiper les risques.
Un autre avantage qu’il convient de citer et qui justifie la préparation d’un tel document réside dans l’organisation optimale des tâches et des missions que vous attribuez à vos équipes. En effet, le planning prévisionnel permet de cerner les besoins fonctionnels à l’avance ce qui donne une meilleure flexibilité au chargé de projet pour affecter les missions et les responsabilités de manière organisée et ciblée.
Lorsque vous disposez d’un planning prévisionnel qui définit les périodes d’exécution des différentes activités du projet, vous êtes en mesure de mieux cerner le besoin en termes de ressources. Ainsi, il est possible de mobiliser à temps des collaborateurs ou des équipes supplémentaires en fonction du besoin.
En somme, nous pouvons dire que le planning prévisionnel donne la possibilité à l’entreprise, en charge de la réalisation du projet, de prendre les décisions adéquates dans les temps voulus afin d’éviter les complications et les confusions. L’importance d’un tel document est non négligeable est sa production doit se faire dans les règles de l’art en déployant une expertise dédiée.
Avant de commencer l’élaboration de votre planning d’exécution des travaux, vous devez avoir une parfaite connaissance des éléments constitutifs du projet et des différents acteurs qui y sont impliqués.
La première démarche que vous devez entreprendre pour réussir votre document est de lister toutes les phases importantes et les étapes clés du projet de façon hiérarchique en suivant un ordre chronologique minutieux et précis. Le listing des étapes est un moyen de filtrer les priorités du projet. Il est également possible de définir des sous-catégories si cela vous semble utile. Le plus important est de marquer le distinguo entre chaque phase.
La deuxième étape, qui est plus complexe, consiste à définir une estimation temporelle de la période que vous allez consacrer à la réalisation de toutes les étapes que vous avez listées. Ceci se fait de façon collective en mobilisant les équipes du projet qui ont une meilleure visibilité du terrain et du chantier de construction. Cette phase est particulièrement importante car elle détermine la durée totale du projet.
La troisième étape est beaucoup plus simple. Elle consiste à identifier les ressources que vous allez mobiliser pour la réalisation de chaque activité prévue dans votre planning prévisionnel. Chaque phase doit être chapeautée par un responsable qui doit rendre compte au chargé de projet. L’estimation doit également inclure les différentes ressources matérielles, logistiques et financières. Un travail de relecture et de validation est ensuite recommandé afin d’éviter les allers-retours et les remarques inutiles.
Pour réaliser votre planning d’exécution des travaux, il est important d’employer les bons moyens. Dans ce sens, les experts de la construction recommandent l’utilisation de logiciels et de solutions informatiques dédiés. Plusieurs logiciels et plateformes permettent d’optimiser et de faciliter le processus de préparation du planning d’exécution des travaux à travers une interface utilisateur de qualité et Template de plannings prédéfinis.
La conception d’un planning des travaux sur Excel est une démarche utilisée par plusieurs entreprises de construction dans l’optique d’optimiser la réalisation et la concrétisation de leurs projets. Pour réussir un tel scénario, il est fondamental de maîtriser les fonctionnalités de base de Microsoft Excel et de définir clairement votre besoin fonctionnel.
Dans un premier temps, assurez vous d’installer la dernière version de Microsoft Excel. L’objectif est de pouvoir bénéficier des dernières options et fonctionnalités de tabulation proposées par le logiciel afin de produire un planning des travaux de qualité.
En ouvrant votre classeur Excel, il est possible soit d’exploiter un modèle de planning prédéfini sur le logiciel soit de créer votre propre Template. En choisissant la deuxième option, vous devez configurer manuellement votre rendu en y intégrant les catégories d’informations qui vous paraissent pertinentes.
Lorsque vous aurez défini le modèle de planning que vous souhaitez exploiter, vous devez intégrer la date de début et la date de fin des travaux afin de générer un calendrier qui comprend la période prédéfinie. Ensuite, il convient de liste les activités à effectuer en désignant un responsable/lead pour chaque opération.
Il est possible de personnaliser le style de votre planning en ajustant le style des bordures de votre tableau, la taille de la police, les couleurs de fonds ainsi que d’autres éléments graphiques. Les éléments esthétiques permettent de mieux visualiser le planning et de facilement repérer certaines catégories de données importantes. Vous pouvez partager votre planning des travaux avec d’autres utilisateurs pour une meilleure coordination et collaboration entre les équipes.
Le planning prévisionnel d'exécution et d'approvisionnement des travaux est un document important qui facilite la gestion globale de tout projet de construction. Il est fondamental pour les entreprises opérant dans ce secteur d’adopter un tel document pour la réalisation de leurs travaux et pour assurer une meilleure gestion des ressources et une meilleure efficacité sur le terrain.
