Comment faire un rétro planning pour un plan de communication ?
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Le rétroplanning est un support de communication important qui permet de situer dans le temps les différentes actions qui doivent être menées dans le cadre d’un projet. Son élaboration doit se faire avec rigueur et précision et doit impliquer toutes les parties prenantes du projet. Pour mener à bien cet exercice et dans le but d’éviter les confusions inutiles, il est crucial d’avoir toutes les informations relatives au déroulement de l’événement. Le rétroplanning n’est pas un document figé mais peut subir des modifications et des ajustements en cours de route. Dans ce qui suit, nous allons mettre en avant les différentes étapes et les bonnes pratiques à adopter pour réussir la conception et la mise en œuvre de votre rétro planning.
Comment faire un bon rétro planning ?
L’élaboration d’un rétro planning n’est pas le fruit d’un exercice improvisé mais le résultat d’un travail réfléchi et bien préparé. Il est important de respecter un certain nombre de règles et de bonnes pratiques pour réussir la mise en œuvre de ce document qui occupe une place centrale dans un plan de communication. Un rétro planning réussi permet d’avoir une idée claire et concrète sur les étapes du projet, sur les besoins logistiques et humains et surtout d’anticiper les éventuelles complications et difficultés.
Il existe plusieurs façons pour faire un bon rétro planning. Néanmoins, Microsoft Excel reste l’un des logiciels informatiques qui propose les options et les fonctionnalités les plus avancées dans ce sens. Vous pouvez l’utiliser gratuitement pour la réalisation de votre rétro planning.
Microsoft Excel vous donne la possibilité de créer des tableaux de façon simple et intuitive et d’y insérer le contenu texte de votre choix. Dans le cadre d’un rétro planning, votre tableau doit comporter certains éléments indispensables. Dans ce sens, la première colonne doit être réservée au listing des tâches et des actions les plus importantes qui seront menées dans le cadre du projet. Au niveau de cette colonne, il est important de citer le nom du projet/événements en première ligne pour donner une idée au lecteur sur l’objet principal de votre document. Chaque action doit ensuite donner lieu à des sous-actions qu’il convient de citer également.
La deuxième colonne du tableau doit être réservée aux responsables de chaque tâche. Il est important de citer le nom, le prénom et la fonction de chaque personne de votre équipe et de partager avec lui l’intégralité du rétro planning. N’hésitez pas à inclure également des informations de contact/coordonnées pour faciliter la joignabilité et la communication entre les membres du projet.
En dernier lieu, vous devez ajouter une section ‘’temps/durée’’ à votre tableau pour marquer la durée de chaque action. Dans ce sens, il convient de citer la date limite exacte de chaque tâche pour une meilleure visibilité sur le déroulement du projet.
Il est recommandé de travailler de façon collaborative sur le fichier Excel pour partager les modifications et les mises à jour de façon systématique et instantanée avec l’ensemble des parties prenantes impliquées.
Quelle est la différence entre un planning et un rétro planning ?
Souvent confondus dans le cadre de la gestion de projet, le planning et le rétro planning ne sont pas identiques. Il s’agit bien de deux documents distincts avec chacun ses spécificités et caractéristiques. Il est donc important de pouvoir identifier les différences entre les deux pour éviter tout type de confusion dans vos actions et vos plans de communication.
Le planning consiste à citer les jalons les plus importants qui permettent de mener à l’aboutissement du projet en initiant la démarche depuis le début (Action 1). Dans le cas d’un rétro planning, le chargé de projet va entreprendre la démarche inverse en commençant par la dernière tâche du projet.
Il s’agit de la différence principale qu’il faut absolument prendre en considération pour élaborer ces deux documents dans les règles de l’art.
Toutefois, qu’il s’agisse de planning ou de rétro planning, l’information la plus importante qu’il convient de fixer dès le départ est la date limite de la réalisation et la livraison du projet. C’est ce qui permet de définir la durée des autres actions connexes et c’est ce qui donne une visibilité et un aperçu détaillé des défis et des opportunités à prendre en compte.
Qu’est-ce qu’un plan de communication et quels sont ses éléments ?
Un plan de communication comporte, de façon structurée et ordonnée, les différentes actions de communication initiées dans le cadre d’un projet. Cela permet au lecteur de mieux comprendre le contexte du projet, la logique derrière chaque action ainsi que les objectifs et les attentes des parties prenantes. Pour une élaboration pertinente de ce plan, il est important d’y inclure les éléments suivants.
- Contexte : Avant de rentrer dans les détails des actions de communications que vous allez intégrer dans votre plan de communication, il faut penser à contextualiser votre projet en répondant à un certain nombre d’interrogations. Dans ce sens, vous devez être en mesure d’identifier la finalité de votre projet, les acteurs directement et indirectement concernés et surtout l’impact final des actions qui seront conduites. En ayant une idée claire sur le contexte global de votre projet, vous serez plus à l’aise dans votre communication et vous atteindrez votre cible plus facilement.
- Public cible : Un plan de communication n’est pas adressé à tout le monde. Ce n’est pas un document qui sera lu par le grand public mais par des personnes concernées directement par vos actions. Il est donc important de définir le public cible et d’adapter votre langage en conséquence. Utilisez une terminologie cohérente et un discours personnalisé pour attirer l’attention de votre public. La segmentation du groupe cible est un exercice qu’il convient d’entreprendre de façon réfléchie car il est fondamental et déterminant pour la réussite de votre plan de communication.
- Objectifs : Il s’agit d’un élément important que vous devez identifier pour élaborer un plan de communication efficace. Les résultats escomptés derrière chaque action de communication permettent de bien structurer les tâches et de prioriser les actions à entreprendre dans ce sens. Pour mieux réussir cette démarche, essayez de déterminer des indicateurs de performances pour voir (après la tenue de l’événement) si vous avez atteint ou pas vos objectifs en termes de résultats et de performances.
- Messages : Il faut penser à des messages subtils et adaptés aux besoins de votre audience et de votre projet. Distinguez-vous en optant pour des actions de communication originales mais qui sauront répondre aux objectifs fixés. Ces messages doivent être distribués via des canaux bien définis (numérique, digital, presse, etc) selon une fréquence de publication adaptée. La diffusion aléatoire de vos messages peut être un élément handicapant.
- Etablir le plan : Après les démarches de réflexion menées, vous devez maintenant élaborer votre plan de communication en y intégrant tous éléments précités. Votre plan de communication doit comprendre le public cible, une présentation rapide du projet en précisant quelques chiffres et dates clés, le contenu et les messages qui seront diffusés, les objectifs escomptés et les outils d’évaluation de vos résultats. N’oubliez pas d’inclure également un rétro planning finalisé dans votre plan de communication.
- Suivi et évaluation : Un plan de communication peut être revisité à tout moment pour des éventuelles ajustements. Il est donc important de faire un suivi régulier des actions de communication menées dans le cadre de votre projet et d’appliquer les changements de dernières minutes au niveau de votre plan de communication. Vous devez en notifier toutes les parties prenantes en leur présentant une version modifiée (à jour) du plan. Ceci permet de garder une cohérence au niveau de la gestion globale du projet.
Les étapes pour faire un rétro planning efficace pour votre plan de communication
Dans cette partie de l’article, nous allons vous présenter en détail les étapes clés à suivre pour faire rétro planning en bonne et due forme. Il s’agit d’un ensemble de conseils utiles et de recommandations pratiques qui sont complémentaires et non alternatives.
- Définir les étapes clés du projet : Il s’agit d’une démarche importante que vous devez mener en premier lieu avant même de commencer l’élaboration de votre rétro planning. Cette étape consiste à identifier les actions fondamentales que vous devez conduire pour la réussite et l’aboutissement de votre projet. C’est un exercice qui se fait généralement en groupe avec la présence de toutes les équipes impliquées, directement ou indirectement, dans l’événement. L’objectif est de rassembler tous les points de vue et toutes les orientations pour sortir avec une liste finale d’actions qui seront ensuite transposées au niveau de votre rétro planning. A noter qu’il est totalement inutile de mentionner les actions connexes ou secondaires dans le rétro planning. Vous pouvez les citer dans un document à part ou en annexe.
- Identifier les responsables de chaque action : Une fois que vous aurez figé les étapes clés du projet, il est important de définir un responsable pour chaque mission. La répartition des tâches est un facteur important dans la réussite de votre projet. Ceci doit figurer comme partie intégrante de votre rétro planning. En attribuant les tâches à effectuer à vos équipes, vous leur donnerez plus de visibilité sur le déroulement de l’événement et sur vos attentes.
- Estimation du temps : Cette étape est fondamentale et déterminante car elle permet d’évaluer avec précision le temps et la durée de chaque action. Une démarche qui requiert une expérience confirmée dans votre domaine d’expertise car il est souvent difficile de définir le temps exact que nécessite chaque action. Il est donc important d’effectuer des recherches et des benchmarks exhaustifs sur les actions que vous allez entreprendre pour avoir une estimation plus ou moins proche de la réalité. En menant à bien cette étape, vous êtes sûr de réussir votre rétro planning et par conséquent de préparer un plan de communication clair et précis.
- Ordonner vos actions : Vous devez impérativement hiérarchiser vos tâches et vos actions par ordre chronologique pour éviter les confusions et les imprécisions. Dans le cadre d’un projet ou d’un événement, certaines actions ne peuvent aboutir que si les autres qui les précèdent ont été clôturées. C’est en suivant cette logique que vous devez présenter vos actions dans un rétro planning.
- Conception et mise en œuvre : La dernière étape consiste à donner forme à votre rétro planning. Cela peut se faire de façon très simple en utilisant des logiciels et des plateformes exclusivement dédiés à cette démarche. Il est possible de télécharger gratuitement des Template prédéfinis de rétro plannings et de les personnaliser en ajoutant les éléments d’information dont vous avez besoin.
Le rétro planning, comme nous avons pu le voir dans cet article, est un document qui occupe une grande importance dans le cadre de la gestion de projet. Il s’agit d’un moyen opérationnel qui permet de mesurer la durée et le temps de chaque action et définir les tâches et les missions les plus importantes du projet. Utilisé souvent par les chargés de projet, le rétro planning doit être élaboré en prenant en considération les aspects et les paramètres, de fond et de forme, que nous avons mentionnés dans cet article.