Modèle de rapport sous Word avancé

Rapport d'avancement : document incontournable pour la mise en œuvre d'un projet

Article rédigé par : Hicham Ouakrouz

Au bout de quelques jours ou de quelques semaines après le début d'un projet, le chef hiérarchique vous demande un rapport d'avancement. Vous pourriez alors réagir avec empressement, anxiété ou confusion, au vu de votre expérience en matière de rédaction de ce type de document. Ne vous faites pas de souci. Dans cet article, nous allons vous montrer comment procéder pour produire un rapport d’avancement saisissant.

Nous allons vous apporter quelques conseils sur la façon de rédiger un rapport d'avancement. Et pour commencer, il convient, bien entendu, de répondre à cette question évidente qu'un débutant ne manquera pas de se poser : "Qu'est-ce qu'un rapport d'avancement ?"

Que faut-il entendre par rapport d’avancement ? 

Un rapport d'avancement est exactement ce qu'il semble être : un document qui explique en détail l'état d'avancement d'un projet.

Il décrit les activités que vous avez menées, les tâches que vous avez accomplies et les étapes que vous avez franchies par rapport à votre plan de projet.

Un tel document est souvent rédigé à destination d'un chef hiérarchique, d'un collaborateur ou d'un client. Vous pouvez le rédiger en votre nom ou travailler avec vos coéquipiers pour produire un rapport d'avancement d'équipe.

En fonction de l'ampleur et de la complexité du projet, vous pouvez être amené à rédiger un rapport d'avancement toutes les semaines ou tous les mois, ou à chaque fois que le projet atteint un certain pourcentage des objectifs fixés.

Au fil de votre carrière, il est probable que vous ayez à établir plus de rapports que vous ne sauriez compter. Il se peut même que vous consacriez plus de temps à traiter des données et à insérer des chiffres dans des graphiques qu'à travailler sur le terrain.

Dans quelle mesure un rapport d'avancement est-il important ? 

Parfois, vous pouvez avoir l'impression qu'il est redondant d'écrire en détail sur vos progrès, surtout si vous vous êtes constamment en contact avec votre chef hiérarchique, vos coéquipiers et votre client tout au long de la réalisation du projet. Pourtant, ce type de rapport est en fait très utile à plus d'un titre.

Il permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde

Chaque personne qui reçoit une copie du rapport saura ce qui a été accompli. Cela évite toute confusion sur ce qui a été ou doit encore être fait.

Il facilite la collaboration

C'est particulièrement important lorsque différentes équipes travaillent ensemble. Savoir ce que fait l'autre équipe permet d'éviter de travailler en vase clos et de réduire la redondance des tâches. Cela permet également à une équipe d'identifier les domaines dans lesquels elle peut apporter son aide ou faire équipe avec d'autres.

Il renforce la transparence et la reddition de comptes en fournissant une trace écrite

Lorsque vous soumettez votre rapport, vous indiquez que vous avez accompli une tâche ou vous expliquez pourquoi vos résultats étaient différents de ceux escomptés. Une fois que le document a été accepté, il fait partie de la documentation officielle du projet.

Ainsi, au cas où quelqu'un vous reprocherait à l'avenir de ne pas avoir accompli une tâche ou de ne pas avoir signalé un dysfonctionnement, vous pourrez vous appuyer sur le rapport d'avancement pour prouver que vous avez bien agi.

D'un autre côté, si votre projet est nominé pour un prix, vous pouvez être sûr que ceux qui le valideront voudront disposer de documents expliquant comment le tout a été mené à bien.

Il optimise le processus d'évaluation et de réexamen des projets 

La prochaine fois, au cours de la planification d'un nouveau projet, votre équipe peut examiner les documents, dont notamment les rapports d'avancement, des projets précédents afin de repérer ce qui a été bien fait, ce qui a mal fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Les rapports précédents sont à même de faire la lumière sur les problèmes systémiques, les lacunes et les autres causes de retard ou d'échec - tant internes qu'externes - à éviter ou à résoudre.

Il procure des informations pour la planification future

Lorsque le chef hiérarchique est informé des tâches accomplies, il peut se concentrer sur le suivi des travaux à réaliser pour les prochaines étapes du projet.

Quand le rapport fait état de retards, le responsable peut enquêter sur les problèmes qui ont entravé l’avancement et prendre des mesures pour éviter qu'ils ne se reproduisent à l'avenir.

Le superviseur pourra également ajuster le calendrier du projet si cela est absolument nécessaire, ou demander aux équipes de redoubler d'efforts.

Comment rédiger un rapport d'avancement ?

Vous êtes-vous déjà retrouvé bloqué et incapable de vous lancer dans la rédaction ?

Ce n'est pas inhabituel lorsqu'on rédige des rapports d'avancement, surtout pour ceux dont le travail n'implique généralement pas la rédaction de longs documents.

Parmi les raisons qui freinent la rédaction de ce type de rapport, il y a l'idée que certains estiment ne pas maîtriser les techniques d'écriture. Mais cette impression n'est qu'une vue de l'esprit. Les rapports d’avancement ne requièrent pas un langage sophistiqué. En fait, plus c'est simple, mieux c'est. Voici quelques conseils pour rédiger votre rapport.

Dites-vous que cela ressemble à une séance de questions-réponses

En effet, c'est ce dont il s'agit en substance. Imaginez que votre responsable, vos collègues ou votre client, vous posent des questions et que vous leur donnez des réponses.

Par exemple, disons que vous organisez une foire le week-end avec des stands de nourriture et de la musique, et que vous êtes responsable des concessions alimentaires.

Le plan de projet prévoit que vous devriez obtenir des lettres d'intention d'au moins dix entreprises avant la fin du premier mois.

Votre rapport d'avancement présentera alors les entreprises ou les entrepreneurs qui ont envoyé des lettres d'intention, y compris une description de leurs activités. Si des discussions sont en cours avec d'autres entreprises qui n'ont pas encore envoyé de lettres d'intention, vous pouvez également le mentionner et expliquer quand elles prévoient d’envoyer leurs lettres.

En revanche, si vous n'avez pas atteint votre objectif, vous devrez expliquer pourquoi, mais aussi raconter les efforts que vous avez déployés et le calendrier prévu pour parvenir aux résultats souhaités.

Utilisez un langage simple et direct

Cela ne signifie pas pour autant une interdiction d'utiliser le jargon technique. Si vous opérez dans le secteur du BTP, par exemple, vous n'êtes pas obligé d'éviter d'utiliser des termes tels que "DOE", "DTU", "RCD", "second œuvre, "sous œuvre", etc.

Mais autrement, exprimez-vous simplement. Utilisez un langage clair et concis. L'une des idées fausses en matière de rédaction commerciale est que la complexité fait bonne impression. Il s'agit plutôt d'une source de confusion. Si vous parvenez à aborder votre sujet de manière simple, c'est que vous le maîtrisez parfaitement.

Évitez le recours à la voix passive autant que possible

Il est parfois impossible d'éviter l'utilisation de la voix passive dans les documents formels qui interdisent le point de vue à la première personne. Mais lorsqu'elle est bien utilisée, elle contribue vraiment à rendre votre rapport plus accessible.

Pour revenir à l'exemple de la concession alimentaire, une phrase passive se lirait comme suit : "Des recherches sur les concessionnaires alimentaires potentiels ont été effectuées." Pour rendre cette phrase active, il suffit de lui assigner un acteur (par exemple "l'équipe" dans ce cas), comme dans : "L'équipe a fait des recherches sur les concessionnaires alimentaires potentiels."

Soyez précis

Les auteurs d'une étude publiée dans le "Journal of Cognitive Neuroscience" ont constaté que lorsque vous utilisez des mots concrets, vous avez tendance à solliciter les parties gauche et droite du cerveau, tandis que la région droite tend à rester inerte vis-à-vis des mots abstraits.

Bien que l'on ne sache pas encore exactement comment le sens des mots est représenté dans notre esprit, nous pouvons convenir que l'expression "un son joyeux" ne stimule pas autant l'imagination que "des cloches qui tintent".

"Une journée chaude" ne fait pas appel à l'imagerie visuelle de la même manière que "une glace fondante". Lorsque l'esprit du lecteur est stimulé par des mots, il risque moins de s'égarer.

Expliquer le vocabulaire si nécessaire

Cela dépend du destinataire de votre rapport, et si vous utilisez un jargon très spécialisé que seuls les membres de votre équipe connaissent. Par exemple, dans un rapport rédigé par une équipe de constructeurs et adressé au chef de chantier, le jargon de la construction pourrait être utilisé tel que le destinataire le comprend évidemment.

Écrivez en toutes lettres les acronymes lorsqu'ils apparaissent pour la première fois dans le document

Ne partez pas du principe que chaque personne qui lit le rapport comprendra tous les acronymes que vous utilisez sans que vous les expliquiez en toutes lettres. Par exemple, dans le domaine de la construction, le PPSPS doit d'abord être épelé comme "plan particulier de sécurité et de protection de la santé". Les "pré-démarrages" doivent être orthographiés par "contrôles de pré-démarrage".

Ainsi, dans votre rapport, cela ressemblerait à ceci : " plan particulier de sécurité et de protection de la santé (PPSPS)", puis toutes les références ultérieures peuvent être désignées par PPSPS.

Tenez-vous en aux faits

Il convient d'éviter de formuler une opinion, à moins que cela ne fasse partie du projet.

Par exemple, votre tâche peut consister à analyser des données et à proposer votre interprétation et vos prévisions. Dans ce cas, vous pouvez faire part de vos prévisions et de votre point de vue, dans la mesure où vous disposez de données probantes pour les étayer.

Utiliser des graphiques pour compléter le texte 

Il est important d'éviter de rédiger des phrases contenant plusieurs nombres. Essayez d'utiliser des tableaux ou des graphiques, surtout lorsqu'il s'agit d'une série de chiffres.

Lorsque vous utilisez des graphiques ou des diagrammes, essayez plusieurs types pour déterminer ceux qui illustrent le mieux vos données. Vous pouvez utiliser un graphique à barres, un graphique circulaire, un graphique linéaire ou même un diagramme de dispersion. Toutefois, prenez le temps de bien distinguer chaque ensemble de données en utilisant des étiquettes et des couleurs.

Ne vous inquiétez pas si cela vous semble décourageant : il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à visualiser des données, y compris les exemples les plus basiques, MS Excel et Numbers pour Mac.

Quelle structure pour un rapport d'avancement ? 

Vous vous posez encore des questions sur le processus exact de rédaction d'un rapport d'avancement. Fort de tous les conseils pratiques présentés ci-dessus, que faut-il faire à présent pour rédiger ce rapport ?

Tout d'abord, cela dépend du type de rapport, ainsi que du lecteur visé. Un rapport d'avancement peut être rédigé à une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Il peut également être rédigé à destination d'un individu ou d'une équipe.

De manière générale, les principales parties d'un rapport d'avancement peuvent être les suivantes :

Introduction

Cette partie du rapport a pour but de donner un aperçu de son contenu. Il est préférable de la rédiger après avoir terminé toutes les autres parties du rapport. Ainsi, vous serez en mesure de fournir un résumé précis.

Privilégiez la brièveté et la simplicité. Un ou deux paragraphes suffisent.

Réalisations

Quand vous attaquez cette partie, vous devez vous armer de chiffres et de détails. Ils doivent être vos amis. Les réalisations auxquelles vous faites référence doivent correspondre aux objectifs que vous vous êtes fixés.

Objectifs

Quels étaient vos objectifs pour la période couverte par le rapport ? Il peut s'agir d'un objectif pour la journée, la semaine, le mois ou le trimestre. D'autre part, il peut aussi s'agir d'un objectif d'équipe. Soyez concret lorsque vous définissez vos objectifs.

Obstacles

Décrivez les situations qui, le cas échéant, vous ont empêché d'atteindre vos objectifs ou pourraient vous empêcher d'atteindre les objectifs prévus pour la période à venir.

Mais ne vous arrêtez pas là. Soyez proactif et présentez un plan d'action et un calendrier pour surmonter les obstacles. Incluez des détails, comme les fonds, le matériel et les ressources humaines dont vous pourriez avoir besoin pour appliquer la solution.