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Le bon de commande : un fort garant à ne pas sous-estimer ! 

Article rédigé par : Sqalli Chaimae

Au sein d’une entreprise, la documentation est très importante pour assurer le bon déroulement des opérations et garantir les droits des différentes parties en question. Ces outils commerciaux couramment employés lors des transactions de ventes et des prestations de services, ont un rôle non seulement contractuel mais aussi juridique et sont considérés comme des preuves financières en cas de besoin.

Toutes les commandes ont pratiquement le même déroulement. Un client intéressé par une marchandise ou par un service demande un devis, sur la base duquel un bon de commande détaillé est élaboré suite à un accord exprimé. Le bon de livraison est fourni une fois que le travail demandé est finalisé.

Pour vous éclairer davantage sur ce processus, nous vous proposons dans cet article de mettre le point sur le bon de commande afin de connaître son utilité et ses éléments principaux.

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C’est quoi un bon de commande ?

Un bon de commande est un support qui matérialise la promesse entre le client et l’entreprise qui va prendre en charge sa commande. Il permet de présenter le besoin du client et d’énumérer la totalité des éléments demandés. Pour prouver sa validité, ce document doit être signé pour maintenir l'engagement entre le fournisseur et le client. De la part du fournisseur, il s'engage à accomplir sa mission selon les critères énoncés et en respectant le créneau proposé. Tandis que le client s'engage à payer le montant convenu.

Quelles utilités pour le bon de commande ?

Le bon de commande vient pour renforcer les demandes verbales, témoigner le contrat en cours et encadrer l’acte commercial. Plusieurs avantages découlent de l’utilisation de ce bon notamment sur le côté organisationnel de l’entreprise.

Le bon de commande permet de suivre l'atteinte des objectifs et de déterminer les produits bestsellers

Le bon attribue à chaque commande un numéro spécifique qui sera comptabilisé à la faveur de l’agent commercial qui a veillé sur la vente et de ce fait une évaluation des ventes par équipe est possible. A force de générer des bons de commandes avec des produits identiques, le produit le plus commandé sera détecté.

Le bon de commande est un outil de communication claire

Dans un bon de commande tous les détails sont mentionnés (quantité, prix, délais...) pour éviter au maximum les éventuels conflits qui peuvent avoir lieu suite à un malentendu au moment de la prise de la commande.

id 12764 04Le bon de commande est indispensable pour la bonne conduite des audits financiers

Les audits ont pour but de contrôler la régularité des comptes de l'entreprise. Lors de ces examens, ladite entreprise est amenée à présenter des preuves de ventes qui justifient les transactions bancaires. Le bon de commande représente l’un des documents idéals qui sont fortement demandés et qui remplissent ces critères.

Le bon de commande contribue à la tenue de comptabilité

Une comptabilité régulièrement tenue nécessite une présentation de factures à temps avec le bon de commande correspondant, surtout quand il s’agit de factures au même montant et avec des produits similaires.

 Le bon de commande est une preuve en cas de litige

Si jamais l’une des parties prenantes renonce sur un acte déjà approuvé ou manifeste un mécontentement à l’égard du service fourni, elle peut se référer au bon de commande dûment signé pour trancher la situation et mettre fin aux contestations.

Quelles sont les informations à indiquer dans un bon de commande ?

Le bon de commande doit contenir des informations claires et précises sur les modalités de la commande pour assurer le maximum de visibilité et faciliter la communication ultérieure concernant le suivi des réalisations et l’acheminement des livraisons.

Identité des deux parties de la commande

La première clause du bon de commande est sous forme d’un descriptif de l’entreprise et du client, où figure d’une manière distincte les informations suivantes : dénomination sociale, forme juridique, numéro SIREN, numéro d’identification au RCS, adresse du siège social ou de l’établissement et d’autres coordonnées (numéro de téléphone et adresse e–mail). Si le client est un particulier, son nom doit être mentionné ainsi que ses informations personnelles au lieu des informations dédiées aux clients professionnels.

Informations sur la commande

La deuxième clause explicite la nature de la commande avec tous les éléments relatifs à cette dernière comme la date de la commande et son numéro. Le numéro de la commande est d'une importance majeure, car c’est un identifiant unique et une clé indispensable pour éviter toute redondance et garantir une traçabilité irréprochable au sein de l'entreprise.

S'il s’agit d’une marchandise, il faut mentionner l’intitulé de l’article, le nombre des pièces commandées, le prix unitaire et le coût global. De même pour la livraison, la date et l’adresse d’expédition sont des informations nécessaires pour l'acheminement de la commande au bon endroit et dans les délais impartis. Et si le client demande un service, le prix doit être mentionné avec la date prévue d'exécution. Suivant les deux cas de figure, le montant de la commande doit être exprimé en hors taxes (HT) dans la première ligne, puis en prenant en considération les taxes en vigueur sous forme de montant toute taxe comprise (TTC) dans la deuxième ligne.

Les modalités de règlement doivent figurer sur le bon de commande, à savoir le mode de paiement qui sera adopté par le client (chèque, virement...), le délai de paiement accordé ou les échéances si possible.

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Conditions générales de vente

La loi exige la communication des conditions générales de vente dans le cadre de la transparence commerciale. Ces conditions comportent des éclaircissements sur :

  • Les pénalités de retard : les frais qui seront facturés en trop si le paiement est effectué après la date d'échéance.
  • Le droit de rétractation : au cas où le client change d’avis par rapport à la commande souhaitée, il a le droit de se rétracter dans le délai mentionné sans supporter aucune charge.
  • L'assurance : la partie qui va prendre en charge le remboursement en cas d'endommagement des produits.
  • La durée de garantie : la période pendant laquelle le client bénéficie de services gratuits de réparation et de réglage en cas de pannes prises en charge par le fournisseur.

Signatures

La dernière partie du bon de commande est dédiée aux signatures qui approuvent l’accord conclu entre le fournisseur et le client. C'est préférable d'insérer la mention “Avoir pris connaissance et accepté les termes et les conditions générales de vente“ ainsi que “Lu et approuvé“. Un bon de commande non signé n’a aucune valeur et n’oblige personne.

Une version papier ou bien numérique pour le bon de commande ?

Certaines entreprises utilisent encore les bons de commandes rédigés manuellement, alors que d’autres ont opté pour la digitalisation de leurs procédures. Cette solution pratique et rapide permet une meilleure gestion et apporte plusieurs atouts pour la structure :

  • Renforce l’image de marque et optimise l’expérience client;
  • Favorise la concentration des commerciaux sur la force de vente;
  • Permet la bonne gestion du stock et réduit le risque d’erreurs, car le bon de commande est généré automatiquement quand l'article est disponible. Avec la possibilité de réaliser un inventaire en temps réel;
  • Augmente la fiabilité du système de traçabilité.;
  • Permet d’effectuer un suivi de l’état de commande à n'importe quel moment.

A l’ère du numérique, et en un simple clic des centaines de modèles de bons de commandes standards ou sur mesures sont proposés en ligne, prêtes à l'usage et dont tout le monde peut bénéficier.

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Téléchargez gratuitement des modèles de bon de commande sur Excel

Modèle 1 :

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Téléchargez ce modèle de bon de commande pratique et efficace sur Excel et adaptez-le selon votre activité. Il comprend tous les détails d'une commande, tels que la référence, la liste détaillée des produits, les quantités commandées, les prix unitaires et le coût total, etc. Il est également possible d'ajouter des conditions de paiement ou d'autres informations dont les clients ont besoin. Ceci calcule automatiquement les coûts, y compris les taxes.

Ce modèle va vous simplifier la vie. En ayant les articles clairement présentés, il vous fera gagner du temps lorsque vous devez créer et remplir des bons de commande.

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle

Ce modèle Excel de bon de commande fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2003.

Modèle 2 :

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Vous recherchez un modèle de bon de commande professionnel ? vous êtes au bon endroit. Commencez par télécharger ce modèle et personnalisez-le selon vos besoins en configurant votre entreprise en fournissant des détails de base tels que le logo, le nom de l'entreprise, l'adresse de l'entreprise, etc.

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Modèle 3 :

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Si vous êtes un acheteur ou client de biens ou de services et que vous souhaitez créer vous-même un bon de commande, utilisez ce modèle de bon de commande sue Excel gratuit pour rester organisé et gagner du temps dans le traitement et la passation des commandes.

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