Modèle sur Excel de planning annuel

Planning annuel de travail : étapes , objectifs et avantages

Un plan de travail ou un plan annuel crée un chemin clair vers les résultats souhaités. Le long de ce chemin, il y aura des ressources, des contraintes et d'autres éléments qui doivent être identifiés.

Bien entendu, le plan de travail ne sera pas rédigé et initié par une seule personne. Il s'agit d'un plan d'action pour un projet qui devra éventuellement être soumis à l'approbation des membres du conseil d'administration et des parties prenantes.

Pour chaque objectif stratégique, quelles activités devez-vous entreprendre pour progresser dans sa réalisation? Qui sera responsable de la réalisation de cet objectif ? Quelles ressources sont nécessaires pour l'atteindre ? Comment allez-vous mesurer le succès ?

La réponse dans la suite de l’article.

Qu'est-ce qu'un plan annuel ou un plan de travail ?

Un plan annuel est un plan opérationnel qui indique les buts et objectifs spécifiques d'un ou de plusieurs programmes particuliers dans un délai donné (généralement un an). Il comprend souvent un plan détaillé décrivant les activités qui seront réalisées, à quel moment et par qui.

Le plan annuel fait également référence aux objectifs spécifiques du plan stratégique, et indique comment le programme et les activités contribueront aux objectifs stratégiques à plus long terme. Il sera également lié au budget annuel, avec des activités spécifiques comptabilisées à la fois dans les coûts et les revenus.

Comment établir un planning annuel?

• Référez-vous au plan stratégique. : déterminez les objectifs stratégiques dont votre domaine de programme ou votre service est responsable;

• Tenez compte des systèmes et des processus qui doivent être mis en place pour que le travail puisse se faire, ainsi que des ressources humaines, financières et matérielles nécessaires. Vous devez reculer et articuler les étapes à suivre pour vous assurer que les ressources requises sont disponibles. Cela peut avoir une incidence sur le calendrier des activités, sur la part de l'objectif que vous atteindrez dans les délais prévus par le plan de travail et sur la mesure de votre réussite.
• Étant donné que toute organisation est confrontée à certaines limitations des ressources disponibles, vous devrez peut-être faire des choix quant aux activités que vous entreprendrez.

Pourquoi avez-vous besoin d'un plan de travail ?

Comme nous l'avons mentionné, votre plan de travail servira de feuille de route pour l'ensemble du projet. Non seulement il vous permettra, à vous et à votre équipe, d'être organisés, mais il vous garantira l'adhésion des principales parties prenantes, des services concernés, etc.

En outre, il permet de gérer les attentes tant au niveau des parties prenantes qu'au niveau de la direction et des membres de l'équipe : si tout le monde part du bon pied, il y a plus de chances que tout se passe bien.

Comment établir un plan annuel 

La création d'un plan de travail est un processus très complexe qui nécessite d'établir le plus de détails possibles avant de le présenter aux parties prenantes. Voici ce sur quoi vous devrez vous concentrer.

1. Identifier le nom, le but et le calendrier général du projet 

En procédant ainsi, vous pouvez dire à vos approbateurs de projet que votre projet prendra un trimestre, six mois ou un an, dépendamment de l'objectif du projet, ainsi que le reste des informations que vous remplirez après cette étape.

Vous devez également indiquer votre objectif à votre approbateur de projet l'objectif. Votre projet visera-t-il à mieux répondre aux besoins des clients ? Peut-être que votre concurrent a sorti une version améliorée d'un de vos produits et que vous avez besoin de l'adapter pour répondre à la demande du marché. Quel que soit l'objectif final, assurez-vous de l'indiquer dès le départ.

2. Mettez votre plan de travail en contexte 

Rédigez une introduction et un historique pour mieux expliquer pourquoi vous avez besoin de ce projet et ce qui vous a poussé à envisager d'atteindre cet objectif en premier lieu. La création du contexte et l'établissement du problème permettent d’avoir une idée claire sur les étapes à suivre.

3. Établissez vos buts et objectifs 

Vos objectifs peuvent ressembler à votre but, mais ils sont un peu plus spécifiques car ils sont  orientés vers le long terme - par exemple, apprendre davantage sur le processus de lancement d'une correction de bogue ou sur la manière de répondre plus directement aux commentaires des clients/du marché.

De même, les objectifs de votre projet doivent être mesurables. Par exemple, un objectif  de projet pourrait être de créer une augmentation de xx% des abonnés mensuels actifs, ou un certain montant en dollars de revenus générés.

Il est préférable d'utiliser vos objectifs SMART ici. Définissez ce qui est spécifique, ce qui est mesurable, ce qui est réalisable, ce qui est pertinent et ce qui peut être fait dans le cadre du projet. La méthode SMART signifie :

• Spécifique - cibler un domaine ou un changement spécifique;
• Mesurable - quantifier ou au moins suggérer un indicateur de changement ou de progrès;
• Accepté - spécifier des objectifs qui sont atteignables;
• Réaliste - indiquer quels résultats peuvent être atteints de manière réaliste, compte tenu des ressources disponibles;
• Temporels - précisez quand le ou les résultats devraient être atteints.

4. Définir et coordonner vos ressources :

Lorsque vous définissez et coordonnez vos ressources, veillez à répondre aux questions suivantes :

• Quelle part du budget sera consacrée à ce projet ?;
• De quel département le budget sera-t-il alloué ?;
• Quels outils logiciels (comme le suivi du temps, les outils de gestion de projet) seront nécessaires pour rationaliser le projet ?

5. Comprendre vos contraintes 

Tenez compte de la triple contrainte du temps, du budget et des ressources.

Il se peut que votre personnel prenne quelques jours de congé de maladie au cours de cette période, que l'un de vos principaux agents de liaison avec le département doive s'occuper d'une urgence familiale, que certains de vos outils tombent en panne, ce qui nécessite de puiser davantage dans le budget. Quelles que soient vos contraintes, tenez compte de tout ce qui peut ressembler à un risque susceptible de déboucher sur une contrainte à part entière.

6. Discuter des risques et de la responsabilité 

Les risques doivent être évalués sous autant d'angles que possible. Tenez compte des congés payés, des vacances accumulées par le personnel et des jours fériés de l'entreprise. Tenez également compte des éventuels accidents qui pourraient affecter directement votre budget ou votre calendrier. Et désignez une personne qui prendra les choses en main au cas où l'environnement deviendrait favorable à la concrétisation de ces risques.

Créez un sentiment de responsabilité afin que tous les membres de l'équipe puissent avoir un intérêt actif dans la réussite du projet et ainsi minimiser la marge d'erreur.

Passez au peigne fin non seulement les éléments de base, mais aussi chaque détail de votre plan de travail. Si toutes les questions ou tous les signaux d'alarme potentiels sont déjà couverts, vous serez en mesure d'obtenir l'approbation des parties prenantes et de démarrer votre projet avec les bonnes attentes en tête.

7. Gérer selon le plan de travail 

L'étape la plus importante de la planification du travail est de s'assurer qu'elle est utilisée comme un outil de gestion. Un bon plan de travail et un processus efficace d'examen opérationnel permettront d'orienter l'organisation, de garantir la responsabilité individuelle et d'obtenir les résultats souhaités. Les réunions opérationnelles représentent la pratique la plus courante et la plus efficace par laquelle les gestionnaires et les membres de l'équipe examinent et discutent régulièrement de la performance des projets et/ou des processus de base. Idéalement, les mesures de performance devraient étayer les conversations par des données et des tendances.

Comment utiliser et gérer un plan de travail ?

• Fixer la fréquence des réunions de révision opérationnelle;
• Déterminer comment structurer les réunions d'examen opérationnel;
• Préparer correctement et fournir les informations nécessaires, mises à jour et complètes avant chaque réunion d'examen opérationnel;

Les points de préparation susmentionnés sont importants car ils garantissent la cohérence de la réunion.

Les outils dont vous avez besoin pour établir un plan de travail 

Au-dessus de l'ensemble du plan de travail, qui constitue un squelette, se trouve votre calendrier. Dans ce dernier, vous indiquerez les produits livrables, leurs dépendances, les jalons, quelle tâche est assignée à quel département et à quel membre de l'équipe, le nombre de niveaux d'approbation pour chaque tâche, etc.

À ce stade, de nombreux chefs de projet utilisent des diagrammes de Gantt pour organiser leur calendrier selon un modèle en cascade. Si le projet est suffisamment petit ou si cela a du sens, de nombreux chefs de projet utilisent des outils qui les aideront à classer les tâches et les éléments livrables dans une simple liste de tâches.

Des facteurs externes tels qu'un changement de gouvernement, des problèmes économiques ou une modification des priorités des bailleurs de fonds (entre autres) peuvent avoir un effet important sur votre plan stratégique. Mais même les plus petits changements dans les tendances affectant votre travail peuvent influencer votre efficacité. Il peut être utile d'examiner les tendances lorsque vous commencez à élaborer votre plan annuel. Qu'est-ce qui a changé depuis la création de votre plan stratégique ? Quelles mesures pouvez-vous prendre dans votre plan annuel pour faire face à ces changements ? Les changements sont-ils suffisamment importants pour que vous deviez reconsidérer des éléments clés de votre plan stratégique global ?