Les frais de déplacements sont un vaste fourre-tout qui regroupe toutes les dépenses engagées par un salarié lorsqu’il se déplace pour effectuer une activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel.
Ces frais incluent toutes les dépenses inhérentes au voyage et aux déplacements lors du séjour professionnel, aux frais d’hébergement, aux frais de bouche, de même que toute autre dépense ordinaire et nécessaire effectuée lors de ce déplacement.
Placés juste après la masse salariale d’après plusieurs études et enquêtes, les frais de déplacements représentent un véritable enjeu pour les entreprises. Une bonne prévention doublée d’une gestion efficace sont à même de standardiser ces dépenses et réduire ainsi la marge de l’arbitraire et de la fraude. La digitalisation et l’automatisation s’avèrent également indispensables pour mieux contrôler ces coûts.
La gestion des frais de déplacement est un processus qu'un très grand nombre d'entreprises mènent encore de manière assez peu sophistiquée, sur papier. Les collaborateurs rassemblent les bons et les reçus qui attestent de leurs dépenses. À la fin du mois, ils les mettent dans une enveloppe et les envoient, accompagnés d'une feuille de calcul, à un superviseur, qui révise et approuve les dépenses au cours d'un processus long et fastidieux.
La manière dont ce flux de travail est géré a très peu évolué ces dernières années. Des mécanismes et des correctifs ont été ajoutés pour améliorer le processus, mais des mesures n'ont jamais été prises pour repenser complètement l'approche. L'émergence et l'expansion des nouvelles technologies, telles que les innovations basées sur le Cloud et les smartphones, permettent de revoir complètement cette façon de travailler.
Il existe désormais des solutions conçues pour promouvoir les bonnes pratiques en matière de gestion des frais de déplacement, en améliorant l'efficacité des processus de collecte des justificatifs, de révision et d’approbation. Ces solutions offrent des fonctionnalités qui révolutionnent le processus tel qu'il était traditionnellement mené, comme l'élimination du papier et la détection des fraudes.
Ces plateformes interviennent dans le processus de gestion des dépenses à deux niveaux clés. Tout d'abord, elles font basculer l'ensemble de ce flux de gestion dans la sphère numérique. Il ne s'agit pas seulement des reçus et des notes de frais, mais de toutes les phases du processus, de la communication entre les parties concernées et des tâches de chacune d'elles. Deuxièmement, il automatise les tâches à faible valeur ajoutée qui sont inhérentes à ce processus mais aussi indispensables pour les entreprises.
Les employés peuvent soumettre des notes de frais en déplacement, en les scannant tout simplement. Les gestionnaires et les comptables peuvent de leur côté vérifier et approuver/rejeter les dépenses en un clic. L'automatisation permet de détecter plus facilement les notes de frais qui ne sont pas conformes à la politique de l'entreprise en matière de frais de déplacement.
Ces solutions permettent donc aux employés de consacrer moins de temps au remplissage des feuilles Excel et d’obtenir leur remboursement plus rapidement.
Dans la plupart des entreprises, les directeurs administratifs et financiers (DAF) sont toujours confrontés à deux sujets de préoccupation : comment maîtriser les coûts et comment introduire des contrôles dans le processus.
Les déplacements professionnels génèrent une part importante des coûts et sont également un sujet directement lié au moral des employés. Les DAF doivent faire preuve d'un équilibre délicat afin de trouver un juste milieu entre ces deux aspects apparemment contradictoires.
Les DAF sont appelés à réfléchir et préparer un plan stratégique dont l'objectif final est de réduire les coûts. À cette fin, ils doivent recourir à l'analyse des déplacements (par voyages, fonctions, grades des employés, destinations, etc.) afin d’élaborer des stratégies pour contrôler efficacement les coûts.
Comme évoqué plus haut, l'automatisation n'est plus un choix. Elle est réelle et permet de réduire les coûts. L'automatisation du système de gestion des déplacements professionnels au sein de l’entreprise doit être une priorité stratégique.
Des prévisions et des planifications bien à l’avance permettent également d’agir significativement sur les coûts des déplacements professionnels notamment au niveau de la réservation des chambres d’hôtel et des billets d’avion.
Dans le même sillage, les DAF devraient envisager de nouer des partenariats avec les sociétés de gestion des voyages d’affaires. Ces dernières aident non seulement à réduire les coûts pour l'entreprise, mais aussi à améliorer la satisfaction des collaborateurs lors des séjours professionnels. Elles proposent des services d'applications mobiles pour tout, de la réservation au suivi des dépenses. Des relations fructueuses donnent lieu à de nombreux avantages sous la forme de tarifs d’hébergement et de transport réduits, de services prioritaires et de pénalités de report de voyage moins élevées. Des liens exclusifs avec des compagnies de transport ou une chaîne d'hôtels économiques présente dans tout le pays ou à l’étranger peuvent permettre de réaliser des économies importantes.
Il faut aussi élaborer et mettre en œuvre une politique de de gestion des déplacements claire qui fournit des détails précis sur les indemnités journalières dans diverses destinations, les chaînes d'hôtels recommandées, les remboursements de frais et les limites qui nécessitent la signature préalable d'un responsable en cas de dépassement, etc.
Lorsque les membres d’une entreprise voyagent, comment font-ils pour régler leurs achats ? Dans la plupart des entreprises, il y a deux possibilités :
ou bien
La première option n'est pas idéale. Dans les cas où le collaborateur possède sa propre carte d’entreprise, les contrôleurs sont en mesure de savoir qui l'a utilisée. Mais la plupart des entreprises se partagent les cartes. Et à la fin du mois, les contrôleurs passent des heures à déterminer quel paiement a été effectué par qui et pour quoi.
Et la deuxième option est encore pire ! Les employés doivent puiser dans leur propre argent lorsqu'ils se déplacent pour le travail. Ce qui ne semble pas juste. Et ils doivent ensuite se plier à l'ennuyeux processus de dépôt de notes de frais, que l'équipe financière doit ensuite passer par l'ennuyeux processus de révision et d'approbation.
Il y a aussi un réel risque de fraude dans les notes de frais. L’entreprise fait confiance à ses collaborateurs, mais on ne peut pas vraiment être sûr que ce qu'ils déclarent est réellement ce qu'ils ont dépensé, ou qu'il s'agissait réellement d'une dépense liée au travail.
Pour parer à cette situation et mieux contrôler les dépenses effectuées lors de déplacement professionnels, des solutions de paiement ont été conçues spécialement pour les entreprises.
Ce que veut une entreprise, c'est une dépense intelligente et traçable. Elle veut que chaque paiement soit enregistré en fonction de la personne qui l'a effectué, classé par équipe et par type, et accompagné d'une preuve d'achat.
Pour cela, des cartes de dépenses prépayées et des cartes virtuelles pour chaque collaborateur en déplacement ont vu le jour. Elles sont plus flexibles et contrôlables que les cartes d'entreprise. Elles permettent également d’associer chaque paiement au bon employé en temps réel.
Cela donne à l’entreprise quelques avantages distincts :
Le résultat est un moyen pour les employés qui leur permet de dépenser en déplacement, avec des fonctions de suivi et de comptabilité qui facilitent la vie des financiers.
L’utilisation de ces cartes permet de réduire considérablement les coûts, car elles n'autorisent pas les découverts et les entreprises peuvent leur fixer des limites de fonds. Ces limites peuvent être fixées sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle et des limites différentes peuvent être fixées pour différents collaborateurs. Ces derniers ont désormais un budget à respecter, ce qui les incite à réfléchir à deux fois avant de faire un achat ou d’effectuer une dépense. En outre, grâce aux cartes prépayées, les employés n'ont pas besoin de dépenser de leur poche, ce qui les soulage d'un lourd fardeau.
Le département financier peut facilement suivre les dépenses en temps réel pendant que les employés sont encore en déplacement professionnel. Il a ainsi un bon contrôle sur les dépenses des employés et sur le processus d'approbation des dépenses.
In fine, si l’entreprise a un problème avec les notes de frais non conformes, les cartes prépayées sont la solution idéale. Le résultat final des dépenses non conformes est le dépassement du budget alloué aux frais généraux. Les cartes prépayées réduisent considérablement ce dépassement, d'une part parce que les employés ne peuvent pas surfacturer leurs dépenses ou achats, et d'autre part parce que les règles de dépense et les limites de fonds sont fixées avant que les dépenses ne soient engagées. Les entreprises peuvent également limiter les magasins ou les points de vente où les employés peuvent utiliser ces cartes, afin de s’assurer que les fonds alloués aux frais de déplacements sont dépensés de manière appropriée.
Pour aller plus loin, le département financier peut restreindre les canaux (paiement en ligne/ retrait au guichet automatique) par lesquels les fonds sont dépensés et limiter le montant dépensé par chaque canal. Il a désormais un contrôle total sur les dépenses avant même qu'elles ne soient effectuées, et on n’aura pas besoin d'examiner les rapports pour repérer les dépenses non conformes.
