Article rédigé par : Sara Maghty
La valeur d'une entreprise est fonction de nombreuses variables. Les dépenses sont d'une importance particulière puisqu’elles peuvent influencer directement le retour sur investissement. Le suivi des dépenses est cependant essentiel lorsqu'il s'agit de la planification financière globale de l'entreprise. En effet, de nombreuses entreprises finissent par payer trop cher les frais de déplacement et de divertissement de leurs employés en raison d'un manque de précision dans la gestion et dans les rapports des dépenses.
Ce n'est certainement pas une bonne nouvelle pour les entreprises, car les dépassements de coûts ont non seulement un impact sur leurs marges, mais entravent également la capacité d'exécuter de futurs projets. Le temps passé et l'effort requis par les entreprises pour déclarer leurs dépenses peuvent autrement être utilisés pour apporter plus d'affaires et de revenus pour l'entreprise.
Dans ce contexte, l'utilisation d'une feuille de frais devient importante. Elle définit la préface des coûts de l'entreprise et régit les actions pour suivre le budget, et, par conséquent, éviter tout dépassement. Comprendre ce qu'est la gestion de la feuille de frais et comment y parvenir efficacement peut être bénéfique pour que les organisations gardent le cap.
Dans cet article, nous examinons ce qu'est la feuille de frais, les étapes de sa mise en œuvre et les avantages d’un système de gestion des dépenses.
Une nouvelle petite entreprise peut ne pas avoir beaucoup de dépenses à suivre. Mais à mesure que vous grandissez, vos dépenses se multiplieront. Vous devrez suivre combien vous dépensez via un formulaire de frais. Une feuille de frais est une déclaration qui montre les différentes composantes du coût total d'un produit ou service. Elle évalue et justifie les frais sortants à des fins de comptabilité générale de l’organisation.
Une feuille de frais, une note de frais, une fiche de frais, une feuille de dépenses signifient la même chose. Une note de frais garantira également que vous êtes prêt au moment des impôts. De nombreuses dépenses peuvent alors être déduites du montant total dû.
Un document de feuille de frais peut être préparé soit en utilisant le coût réel, soit en se référant aux coûts estimés. Généralement, une feuille de frais est préparée sur la base du coût réel encouru pour un produit ou un service acheté pour le compte de l’entreprise.
Une fiche de frais permet de filtrer les éléments commandés afin de connaitre le coût unitaire d'un produit donné. Les chefs d'entreprise utilisent les fiches de frais comme documents de référence pour gérer les coûts d'achat et de production. Bien qu'il existe d'autres moyens de gérer les coûts, la plupart des entreprises choisissent d'utiliser des feuilles de frais car c'est un moyen efficace de suivre et de contrôler différents types de dépenses.
Une note de frais est généralement une feuille de calcul et devrait inclure les éléments suivants :
Pour créer une feuille de frais, vous devez utiliser un modèle ou un logiciel de suivi des dépenses. Concevoir une note de frais à partir de zéro peut prendre beaucoup de temps.
Pour créer une note de frais dans Excel, PDF, Word ou d'autres programmes populaires, il est plus pratique de télécharger un modèle. Personnalisez le modèle avec le nom de votre entreprise, la plage de dates sur laquelle vous faites un rapport et votre nom.
Pour gagner du temps à mesure que votre entreprise (et le nombre de dépenses) se développe, vous devrez passer à un logiciel de suivi des dépenses. Liez votre compte bancaire professionnel afin que les dépenses soient ajoutées au fur et à mesure. Ou utilisez l'application correspondante pour photographier les reçus papier au fur et à mesure que vous les recevez.
Les modèles de feuilles de frais disponibles comportent des colonnes standard que vous pouvez utiliser et adapter en fonction de vos besoins, si nécessaire. Les principales colonnes sont :
Vos colonnes doivent refléter les dépenses courantes de votre entreprise. Si, par exemple, vous prenez régulièrement des clients pour un café ou un dîner, vous avez besoin d'une autre colonne « repas ». Si vous conduisez un véhicule à des fins professionnelles, vous avez besoin d'une colonne « dépenses de voiture de service ».
Saisissez chaque dépense sur une nouvelle ligne, en remplissant le maximum d'informations possible. Assurez-vous d'indiquer à quel client, à quel projet, à quel agent ou à quel service la dépense est destinée pour obtenir un suivi précis.
Entrez vos dépenses par ordre chronologique de façon à ce que la dépense la plus récente soit la dernière. Ajoutez ensuite le montant de chaque dépense, taxes incluses.
Chaque catégorie a un sous-total sur une feuille de frais, puis un total général de toutes les dépenses. Vous pouvez ajouter cette fonctionnalité à votre modèle de note de frais, si vous le souhaitez, afin de mieux visualiser comment vous dépensez dans chaque catégorie. Calculez ensuite le total exact et tenez compte de tout montant en trop ou en moins, si vous remboursez un employé.
Les employés soumettant des notes de frais pour remboursement devront absolument joindre des reçus pour justifier leurs réclamations. Si vous imprimez la note de frais, collez les reçus sur une feuille de papier pour imprimante et photocopiez-les afin de pouvoir conserver les originaux.
Si vous soumettez la note de frais par voie électronique, numérisez les reçus et joignez-les sous forme de fichiers. Ce n'est qu'après avoir complété le dossier qu'un employé peut être remboursé.
Même si vous êtes un propriétaire d'entreprise générant une feuille de frais pour contrôler les dépenses, vous devrez conserver vos reçus ou factures correspondants. Si vous déduisez vos dépenses de vos impôts, vous avez besoin d'une sauvegarde au cas où vous seriez audité !
Votre note de frais est maintenant prête. Il ne vous reste qu’à vérifier votre travail, en particulier les montants et le total. Un logiciel de suivi des dépenses peut vous aider à exporter votre rapport vers Excel afin que vous puissiez l'imprimer ou le partager plus facilement.
Créer une feuille de calcul de notes de frais dans Excel est un moyen simple de gérer vos dépenses. Vous avez plusieurs options. Vous pouvez télécharger un modèle de feuille de frais Excel. Microsoft Office intègre d’excellents modèles standards. Il propose des catégories de dépenses professionnelles typiques et calcule automatiquement le total pour vous.
Vous pouvez également créer votre propre feuille de frais Excel à partir de zéro. Voici les étapes :
Un logiciel de gestion des dépenses est une solution utilisée par les entreprises pour gérer les frais de déplacement, les appels professionnels, l'hébergement, les repas, l'expédition de documents ou d'articles liés au travail, déclarés par les employés lors de leurs déplacements professionnels ou au bureau.
Un système de gestion des frais simplifie et automatise l'ensemble du processus de remboursement et de rapprochement des dépenses. Il aide à éliminer la paperasse et à réduire les erreurs. Les employés n'ont pas à jongler avec les reçus papier pour se faire rembourser. De plus, l'équipe financière n'a pas à passer des heures à calculer manuellement les dépenses de chaque employé.
L’utilisation d’une application de notes de frais aide à suivre, à contrôler et à surveiller les dépenses des employés tout en économisant leur temps afin qu'ils puissent faire leur travail de base sans aucune distraction.
Il est communément admis que le calcul des dépenses peut être effectué à l'aide de feuilles de calcul Excel. Toutefois, il est recommandé d'investir dans une solution de gestion des dépenses. En effet, cette tâche n'est pas aussi simple qu'elle n'y paraît lorsqu'il s'agit de rembourser les employés avec précision dans les délais et dans le respect des politiques de l'entreprise.
Le processus manuel de gestion des frais prend du temps et est sujet aux erreurs, ce qui peut entraîner des coûts administratifs élevés, une diminution de la productivité et des employés insatisfaits. De plus, si vous comptez le nombre de notes de frais que vous préparez et approuvez manuellement pour le remboursement, vous vous rendrez peut-être compte que le coût et le temps consacrés à l'ensemble de ce processus sont considérablement élevés.
Vous pouvez être d'accord sur le fait que « le temps, c'est de l'argent ». Si vos employés passent autant de temps à préparer manuellement des notes de frais, au lieu de se concentrer sur leurs tâches principales, cela peut vraiment s'avérer coûteux pour votre entreprise à long terme.
Un logiciel de gestion des dépenses peut résoudre ces problèmes et rendre les employés heureux, ce qui améliore la productivité et la rentabilité de l'entreprise !
