Article rédigé par : BABACHEKHE Mohamed
La gestion correcte des dépenses ou encore des notes de frais d'une entreprise et de celles de ses employés est l'un des facteurs les plus importants pour sa croissance.
Par ailleurs, la rentabilité d'une entreprise est déterminée aussi bien par ses revenus que par ses dépenses. Même une entreprise qui gagne beaucoup d'argent peut être menacée si ses dépenses dépassent une certaines limites. C'est pourquoi il est essentiel de garder un contrôle exhaustif des dépenses professionnelles.
Somme toute, la maîtrise des dépenses est essentielle pour une performance optimale de l'entreprise. C’est pour cela que nous vous invitons à lire attentivement cet article pour découvrir comment améliorer la gestion des notes de frais.
Une entreprise a toujours pour objectif de faire preuve d'efficacité et de rentabilité, et même si les revenus sont stables, si les dépenses ne sont pas surveillées, cela peut poser des problèmes.
Pourtant, il n'est pas toujours facile de garder un contrôle précis des coûts qu'une entreprise prend en charge. Par conséquent, il est essentiel de créer une stratégie de gestion des frais à laquelle tout le personnel de l'entreprise doit adhérer. La première chose à faire est d'être clair sur toutes les dépenses qu'une entreprise peut assumer, sur leur nature, sur celles qui peuvent être classées comme frais professionnels et de découvrir les meilleures façons de gérer les dépenses de l'entreprise.
Avec une bonne stratégie en matière de dépenses, l'entreprise peut anticiper les événements imprévus ou ceux qui poseraient problème à tout autre moment, tels que les tentatives de fraude, les reçus en double ou les erreurs de comptabilité. Un système de gestion des dépenses efficace et optimisé facilite la vie de tous les membres de l'entreprise à bien des égards.
Les dépenses d'une entreprise englobent tous les éléments financiers qui proviennent de l'activité de l'entreprise.
Elle désigne en d'autres termes l'ensemble des dépenses découlant de l'activité professionnelle ciblée. En tenant compte du secteur et de la taille de l'entreprise, elle aura une variété et un volume de dépenses plus ou moins élevés.
Bien souvent, au cours des premières années de vie d'une entreprise, il n'y a pas de registre spécifique des dépenses ou pas d'équipe comptable pour s'en occuper. Pour cette raison, il est essentiel de commencer par comprendre les types de dépenses d'une entreprise et leur impact sur le budget de l'entreprise.
Les dépenses d'une entreprise se répartissent en deux catégories principales :
Il faut également prendre en compte d'autres types de dépenses qui doivent être incluses dans la gestion des coûts.
Une maîtrise régulière et efficace des coûts est essentielle pour assurer les financements d'une entreprise à moyen et long terme.
Il est indispensable que les données financières soient actualisées et montrent la réalité des comptes de l'entreprise. Disposer d'une bonne situation financière est synonyme de bonnes décisions de la part des services comptables. Pour avoir toutes les données à l'ordre du jour, il est bon d'avoir des programmes ou des logiciels qui traitent ce type d'information.
Le fait de tenir une gestion mensuelle, voire quotidienne, des dépenses permet de maintenir tous les coûts liés à l'entreprise dans le cadre du budget établi, et d'éviter ainsi les mécomptes à l'avenir. En outre, il est possible de corriger les éventuelles insuffisances des plans financiers établis et d'ajuster les limites de dépenses afin qu'elles ne soient pas trop élevées. Tous les services de l'entreprise, chacun avec son responsable, doivent avoir une idée des mouvements qui se produisent, des projets réalisés et à réaliser et surtout des bénéfices. Il est donc plus facile pour le service comptable de garder un bon contrôle des dépenses de l'entreprise.
En contrôlant les coûts, une entreprise peut économiser de l'argent dans différents domaines et l'investir dans d'autres domaines, dans d'autres projets, départements ou fonds d'investissement. Par ailleurs, à la fin de l'année, le processus de clôture des comptes et de l'année fiscale est mieux géré.
1. Définir un budget :
La planification budgétaire est la clé de la réduction des coûts inutiles dans une compagnie. Il est la référence principale pour évaluer les actions et les décisions et analyser les résultats. Il doit être réaliste, en tenant compte de tous les coûts fixes de l'entreprise et des principales sources de revenus.
2. Contrôle des dépenses et maîtrise des coûts de l'entreprise :
Il convient d'analyser tous les achats qu'une entreprise effectue, par le biais d'une étude préalable du budget, afin de comprendre l'origine et la fonction de chacun d'entre eux. Par la suite, un examen et un contrôle sont essentiels pour analyser les éléments qui peuvent être conservés et ceux qui peuvent être affectés à d'autres dépenses plus nécessaires en fonction du moment où se trouve l'entreprise.
3. Définir une stratégie de dépenses :
La stratégie de dépenses d'une entreprise est l'ensemble des règles qui doivent être suivies pour le bon fonctionnement des finances de l'entreprise, où sont fixées les règles et les limites des dépenses, à titre d'exemple. Le respect de la stratégie de dépenses d'une entreprise permet de :
Dès qu'une stratégie efficace en matière de dépenses est établie pour l'entreprise, elle doit être partagée avec tous les employés et leurs réactions et suggestions doivent être recueillies au cas où elle devrait être adaptée aux besoins de chacun. Gardons à l'esprit qu'une bonne gestion des dépenses est l'œuvre de tous les acteurs d'une entreprise.
4. Digitalisation de documents :
Les investissements dans la technologie sont toujours un atout pour tous les types d'entreprises. Le fait de renoncer aux dossiers physiques tels que les factures, les reçus et les rapports financiers représente un gain de temps et d'espace très important pour la bonne tenue de l'entreprise. Par ailleurs, cela facilite grandement l'accès aux documents, ce qui entraîne une meilleure gestion des dépenses et une augmentation de la production.
5. Encourager les travailleurs :
Comme nous venons de le dire, une gestion efficace des charges dans une entreprise est l'affaire de toutes les personnes impliquées dans l'activité professionnelle. Par conséquent, garder les employés heureux et motivés est un autre point essentiel. Que cela consiste à les récompenser si le budget est respecté ou à leur proposer un remboursement rapide des dépenses, les salariés verront que plus les dépenses sont faibles, meilleures sont les performances de l'entreprise.
En effet, lorsqu'une entreprise dispose d'un budget bien défini, les objectifs sont plus faciles à atteindre, ce qui entraîne de nombreux avantages financiers dont peuvent bénéficier tous les employés de l'entreprise.
Mais cela n'est pas suffisant, car en plus de motiver les employés, la formation est un autre des avantages qu'un bon contrôle des dépenses peut apporter au personnel. En investissant dans la formation des travailleurs pour les maintenir à jour sur un marché aussi compétitif, vous pourrez vous démarquer des autres entreprises concurrentes.
Économiser de l'argent grâce à un bon budget offre des opportunités pour retenir les talents dans les sociétés, que ce soit par des récompenses ou des programmes d'avantages pour parvenir à une main-d'œuvre engagée dans ses objectifs, heureuse et assidue.
La plupart des entreprises avaient l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul traditionnelles, comme Excel, pour gérer les dépenses liées aux frais de représentation et aux déplacements professionnels des employés.
Par ailleurs, la technologie est devenue un des points les plus importants pour une gestion efficace des dépenses. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'outils offrant une option 100% numérique pour le traitement comptable. C'est le cas des logiciels de gestion des dépenses existants partout sur internet.
Un tel logiciel gestionnaire de frais professionnels, propose une technologie intelligente grâce à laquelle, à l'aide d'une simple photo, les reçus et les factures sont automatiquement téléchargés sur la plateforme et envoyés au service comptable pour y être traités. Les entreprises peuvent ainsi économiser une quantité considérable de temps et d'argent (et de papier). Le processus de gestion des frais ne sera plus un véritable cauchemar, une tâche coûteuse en temps à laquelle l'employé et le service comptable passent des heures. En quelques clics, les coûts seront dans le nuage, prêts à être validés, remboursés ou rejetés.
