Modèle de note de service sous Word
Tout comprendre sur la note de service
Article rédigé par : Meryem Benhoumane
Une communication fluide et efficace entre l’ensemble du personnel d’une entreprise représente un pilier fondamental du bon fonctionnement de la vie et la pérennité de cette institution. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire d’établir de bons moyens et outils de communication, dans la mesure où ils atteindront tout acteur au sein de l’entreprise. Pour y transmettre efficacement et sûrement un message, la note est le moyen auquel on a le plus recours.
Dans sa définition simple et globale, la note désigne un message écrit interne à l’institution, qui établit une communication le plus souvent descendante (de la hiérarchie vers les échelons subalternes) et qui a pour but d’établir une communication de nature descendante.
Nous distinguons principalement deux types de notes, la note d’information et la note de service. Dans les deux genres, aussi bien d’information que d’instruction, le message doit se limiter à l’essentiel des idées qu’il tente de transmettre, être concis, clair et complet. Nous nous attarderons plus en détail sur la note de service dans la suite de l’article.
Qu’est ce qu’une note de service ?
La note de service est un outil de communication groupée, prenant la forme d’un document écrit interne à l’entreprise, qui a pour destinataires un ou plusieurs employés subordonnés. Il est donc demandé à ces derniers d’exécuter ce qui figure sur la note, puisque cette dernière exprime en général un ordre et se caractérise par son aspect obligatoire. Il se pourrait que ce soit une consigne particulière, ou une nouvelle décision importante pour l’organisation.
Autrement dit, ce document peut donner ou rappeler un ensemble de consignes, ou effectuer la description aussi bien d’un processus que d’une procédure, tout cela sous la forme d’une instruction donnée à tous. C’est pour cette raison que le message qu’elle contient et transmet doit obligatoirement émaner d’un responsable, qui à son tour doit être habilité par le chef d’entreprise lui-même. L’émetteur est toujours un supérieur hiérarchique. Le récepteur quant à lui peut s’agir de tout le personnel ou d’uniquement une partie de ce dernier.
Concernant le caractère obligatoire d’application du message, il est généralement suivi d’une mise en exécution. Ce caractère obligatoire est transmis sur papier à travers l’utilisation d’un ton direct, injonctif et personnel. Le supérieur hiérarchique qui émet le message parle souvent en son nom, en utilisant le pronom JE.
Cela dit, il ne faut pas oublier qu’en fin de compte la note de service a tout de même pour fonction la simple transmission d’une information sous forme de consigne. Son style, sa présentation, mais aussi sa rédaction doivent se faire dans le respect d’un certain nombre de règles, afin de faire en sorte que le message puisse atteindre au même degré tous les destinataires bien qu’il puisse y avoir des différences entre ces derniers. Pour que cette communication se fasse de manière efficace, les formules d’appel et de politesse utilisés doivent être soigneusement choisies en vue de garantir que les informations concernant l’âge, le sexe, et le statut professionnel aussi bien de l’émetteur que du récepteur sont fidèlement transmises.
Enfin, la note de service pourrait considérablement varier selon son objet, s’il s’agit d’un ordre proprement dit, d’une réclamation, ou d’une consigne particulière qui demande une exécution urgente.
Les objectifs de la note de service
L’objectif principal de la note de service est aussi simple que clair : Donner un ordre en interne, qui doit être suivi à la lettre. C’est pourquoi il est également appelé note d’instructions, car c’est toujours une personne de niveau hiérarchique supérieur qui vient donner ou transmettre une ou des instructions à son personnel, ou faire part d’une décision importante tout en donnant des consignes sur un ton impératif.
La note de service peut aussi effectuer une sorte de mise ou en place ou de rappel des règles de sécurité et de conduite au sein de l’entreprise. Mais ce n’est pas tout, car elle peut également servir de guide d’instructions concernant l’utilisation d’un outillage en particulier, ou encore informer le personnel de l’arrivée de nouveaux collaborateurs tout en leur donnant les instructions à suivre pour cet événement, le plus important étant le caractère d’application obligatoire qui enrobe le message.
Rédaction de la note de service : structure et contenu
En général, toute note doit être présentée sous forme d’un texte bref,, concis, concret, et surtout précis. Des instructions, consignes, faits et mesures à entreprendre, ou opérations à effectuer devront y être clairement exposés et décrits sur la base d’un plan cohérent.
Le point probablement le plus important à prendre en considération lors de la rédaction d’une note de service est la clarté. A noter aussi qu'un langage courtois doit impérativement être utilisé, mais les formules de politesse sont quant à elles généralement évitées, étant donné que la note de service est destinée à être affichée. Concernant le contenu, l’objet, l’information à transmettre et les modalités d’application doivent y être clairement stipulés. Le motif d’une décision peut également figurer sur la note de service.
Dans la rédaction de la note de service, le papier à en-tête est souvent utilisé, avec en dessous le nom de l’autorité et le service qui émet la note, la date, le ou les destinataires et obligatoirement la signature de l’émetteur. La mention note de service doit également figurer comme titre, et ce dernier peut aussi inclure l’objet.
Toutefois, on ne parle jamais de présentation normalisée d’une note de service, mais tout simplement de quelques éléments obligatoires.
Pour ce qui est de la structure rédactionnelle du fond de la note, on adoptera la formule classique à l’exception de la conclusion, dont on pourra se passer, puisque le reste du texte représentera un ordre. L’introduction annoncera le problème, l’ensemble d’observations ou remarques particulières, ou simplement le contexte, ensuite le développement viendra donner clairement les consignes, ordres ou directives qui devront être exécutés.
Enfin, une parfaite maîtrise de l’usage des codes de la langue et de communication destinée à un groupe social particulier sera demandée au rédacteur de la note de service. Le langage qu’il choisira d’utiliser doit se montrer expressif et référentiel.
Quelle différence entre la note de service et les autres notes de communication interne
A travers la définition précédemment donnée de la note de service, on constate que c’est un écrit qui sert à donner des instructions au niveau interne de l’entreprise, c’est une sorte d’ordre donné afin d’être suivi et respecté, et ce caractère obligatoire représente la principale distinction à faire entre la note de service et la note d’information. De son côté, cette dernière sert plutôt à transmettre un message, en se limitant à un caractère informatif qui n’a pour but que de mettre au courant le personnel de la société d’une nouveauté sans pour autant que n’importe quelle action leur soit demandée.
Afin que chaque note puisse remplir à bien sa mission au sein d’une organisation, il est très important de comprendre la différence entre chacune d’entre elles et pouvoir reconnaître celle qui transmet une simple information et celle qui donne une instruction. Cette dernière, qui est évidemment la note de service, se voit conférer une importance particulière de par la nature de ses attributions qui ont une portée significative sur le bon déroulement de l’exercice des fonctions du personnel de toute institution.