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L’Efficacité du Planning de Congé pour les Entreprises de toute Taille et de tout Secteur

Article rédigé par : Chady Chadili

Quel que soit le nombre de salariés qui travaillent dans l’entreprise, les congés doivent être ordonnés, quelle que soit la nature des activités. Cela est encore plus important dans le cas où la politique de l’entreprise prévoit un arrêt des activités pour une période déterminée, ou pour éviter les encombrements des congés sur une certaine saison de l’année comme la période estivale. Sans un ordonnancement précis, il va être difficile de diffuser toutes les informations relatives aux congés à tous les employés de l’entreprise.

Les absences et les réduction du temps de travail présentent davantage de complications au niveau de la planification des congés. Plusieurs autres critères doivent également entrer en considération pour réussir un planning de congé, comme les demandes des employés, leur ancienneté, leur situation familiale et la présence potentielle du conjoint dans la même entreprise, ou encore, la présence d’enfants scolarisés dans la famille. Ces tâches sont souvent effectuées par le service des ressources humaines, grâce à une gestion qui permet de changer les dates s’il le faut, comme à la suite d’imprévus.

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Le planning de congé est un document qui permet de situer les congés des employés, d’une manière à pouvoir démontrer les jours de congé auxquels les salariés ont droit. Ce document présente les congés en liste, selon des possibilités qui peuvent être affectées par plusieurs indicateurs relatifs à la politique et aux activités de l’entreprise. Les plannings de congé portent des bénéfices aussi bien pour les employés que pour les entreprises. Grâce à un planning de congé, il est possible pour les deux parties d’effectuer un suivi sur les jours de congé en clarté et en précision.

Nous vous présentons le planning de congé en citant plusieurs informations relatives à cet aspect nécessaire à la gestion des ressources humaines. Nous vous citons les principaux avantages et inconvénients des deux formes possibles d’un planning de congé qui sont la forme sur papier et la forme électronique. En fin d’article, nous présentons des conseils pour qui peuvent vous aider à mieux réussir le planning de congé pour votre entreprise, surtout après avoir mis les réglementations relatives aux congés payés des salariés en avant, afin d’avoir une vision complète sur le sujet.

Les versions papier et électronique du planning de congé

Plusieurs logiciels sont utilisés par les services RH afin de présenter un planning de congé. En fonction des choix des responsables, et dépendamment des situations et des activités de l’entreprise, la version numérique ou la version papier vont être l’une plus pertinente que l’autre selon les situations déterminées. L’effectif de l’entreprise et le statut des salariés sont des éléments qui entrent en jeu avant le choix de la version du planning de congé, ainsi que les modes de diffusion choisies pour celui-ci.

La version papier présente une facilité au niveau de la lecture, elle peut être accessible dans les salles de pause ou sur les panneaux d’information. En revanche, la version électronique est plus souple et peut être gardée par les responsables ou envoyée aux employés pour qu’elle puisse être lisible depuis chaque poste de travail. Et qu’il s’agisse du choix d’établir un planning avec un logiciel payant ou en optant pour les versions prêtes à l’emploi, l’entreprise doit trouver la solution qui correspond à sa situation et au maximum.

Le planning de congé, dans sa version papier ou électronique, peut être modifié à la dernière minute. Dans ce cas, la forme papier du planning de congé doit être entièrement refaite. L’utilisation de la version électronique, d’un autre côté, va devoir dépendre de l'accessibilité des ordinateurs et peut être affectée par les bugs et par les erreurs possible à paraître au niveau informatique. Il est important de noter que si les changements de dernière minute ne doivent pas être une habitude, cela reste une nécessité dans quelques situations

Le planning et la loi encadrant les congés pour les employés

La loi donne droit aux salariés d’avoir au moins 30 jours ouvrables de congés, soit 25 jours ouvrés, sauf dans le cas où l’entreprise prévoit plus que cette durée pour les congés de ses salariés. Il est impératif qu’un salarié puisse prendre au moins 12 jours ouvrables, soit 10 jours ouvrés, et ce durant la période qui s’étale entre le 1er mai et le 31 octobre. Ces exigences concernent tous les salariés sans aucune exception, et les employés à temps partiel ont les mêmes droits que les employés à temps complet.

Il est aussi impératif que les entreprises puissent informer leurs salariés sur les dates des congés avant l’ouverture de cette période. Il faut prendre en considération tous les éléments susmentionnés, ainsi que l’examen des droits de chaque salarié, puisque les demandes de congé sont des demandes individuelles dans la majorité des cas. Au cas où il n’est pas possible de remplacer les salariés absents, les demandes de congé peuvent être refusées.

L’ordre de départ doit être communiqué aux salariés après que les congés soient accordés. Selon la procédure mise en place par l’entreprise et selon les solutions qui ont été adoptées pour donner une période précise de congé aux salariés, les informations seront individuelles à chaque salarié ou vont être fournies dans un document de planning de congé. Le document doit être signé par l’employeur et la date d’acceptation de la demande du congé doit également être incluse.

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Les possibilités de modification des dates de congé

Les dates de congé ayant été fixées doivent être respectées, mais les deux parties, qui sont l’entreprise et le salarié qui bénéficie du congé, peuvent faire des modifications dans le planning. L’employeur peut modifier les dates de congé seulement dans une période entre la date où le planning a été effectué et avant un mois de la date du congé, bien que ce délai peut être moins important dans le cas d’exceptions. De son côté, le salarié peut faire une demande de modification de la date du congé, mais celle-ci va dépendre de l’accord de l’employeur.

Concernant la modification des dates de congé figurant originellement dans le planning de la part de l’entreprise, elle sera considérée comme abusive dans le cas où il n’y a pas de circonstances exceptionnelles. Il est impératif que ce changement des dates en moins d’un mois avant la prise des congés puisse avoir une cause professionnelle, et dans le cas où il n’y a aucune exception qui pousse à changer les dates de congé des salariés, il va falloir dédommager les frais que ce changement peut entraîner.

Si un employé sort en congé suivant les dates originellement prévues, alors qu’il eu un changement au niveau des dates qui n’a pas été causé par des circonstance professionnelles faisant une exception, l’employé ne commet pas de faute dans ce cas et la faute revient à l’employeur. En contrepartie, un départ en congé suivant un changement des dates en des circonstances exceptionnelles peut être considéré comme départ sans autorisation, et l’employé sera donc sanctionné.

Des conseils pour réussir un planning de congé

Pour avoir un planning efficace et éviter de devoir changer les dates à la dernière minute, il faut maîtriser la situation en termes de gestion. Il s’agit souvent d’une répétition des situations au bout de chaque année et durant les périodes préférées pour prendre les congés. C'est pourquoi l’expérience joue un facteur important qui permet d’être fluide quand il s’agit de prévoir les demandes des salariés, et tranchant au niveau de la prise des décisions.

  • L’anticipation des demandes : Les demandes de congé doivent être anticipés chaque année, les périodes où il faut être particulièrement attentif sont la période estivale et les jours de la fin d’année. Le solde de congé doit être mis à jour pour connaître les droits de chaque salarié en termes de congés. Ces informations doivent être accessibles pour tous les collaborateurs concernés.
  • Des règles démocratiques : Il va falloir suivre des règles afin de déterminer l’ordre de départ en congé. Il est vrai que l’employeur est libre d’accepter et de refuser les demandes de congé, mais la politique de l’entreprise reste un point déterminant qui sert à gérer les demandes d’une manière démocratique pour satisfaire le maximum des salariés. En cas d’exceptions, il va falloir expliquer pourquoi les dates de congé ont été changées, tout comme pour les contraintes liées aux ressources.
  • Des décisions objectives : Il ne faudrait pas que les émotions prennent le dessus quand il s’agit de prendre des décisions d’une manière générale, et précisément dans le cas de la gestion des demandes et des départs en congé. Les employeurs doivent faire preuve de grandes capacités de gestion d'émotions, parce que plusieurs émotions peuvent surgir dépendamment des particularités des demandes de congé de la part des salariés. Il faut voir clairement la situation afin de maintenir une justice et une transparence.

Le planning de congé est un document utile qui doit être clair et facile à comprendre, et qui fait un aspect important quand il s’agit de la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Les tableaux présentent des formes efficaces pour avoir un récapitulatif des jours de congé des employés, surtout quand les lignes et les colonnes sont facilement lisibles pour les employés. Un planning de congé peut être composé de plusieurs feuilles, sa taille ne dépend que de l’effectif et des autres indicateurs à pouvoir intégrer dans le document qui est aujourd’hui accessible en plusieurs formats.

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Téléchargez gratuitement modèles avancé de planning des congés sur Excel

Modèle 1 :

Ce modèle Excel de suivi des congés permet le suivi des congés / vacances de manière organisée, calcule la présence des employés, présente une vue du calendrier des congés de plusieurs employés et imprime également un rapport annuel des employés. Que vous soyez un directeur des ressources humaines, un propriétaire de petite entreprise ou un gestionnaire de projet chargé du suivi des congés / vacances / congés pris par les employés, vous trouverez ce modèle de suivi des congés / vacances simple et efficace utile.

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle

Ce modèle avancé de planning des congés sur Excel fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Pour pouvoir utiliser correctement ce modèle, il faut d'abord activer les macros au démarrage.

Le dossier à télécharger présente deux modèles Excel différents de planning des congés :

  • Modèle Excel gestion jours congés qui vous permettra de gérer des périodes de vacances de manière efficace, il est composé de deux feuilles
  • Modèle Excel planning de travail, congés et absences;

Modèle 2 :

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Le modèle gratuit de suivi des congés des employés sur cette page vous permet de suivre les congés de maladie, les vacances, les congés personnels, etc. Vous pouvez enregistrer un congé d'une journée pour n'importe quel nombre d'employés et résumer les résultats sur une base mensuelle et annuelle. Le modèle peut également être utilisé pour créer un horaire de congé ou un horaire de quart de travail.

Il faut d'abord activer les macros au démarrage, pour pouvoir utiliser correctement ce modèle

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Modèle 3 :

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Ce modèle Excel est super facile à utiliser. Tout ce dont vous avez besoin est de renseigner les noms des employés et la date de début du mois que vous souhaitez suivre. Tous les jours et jours de la semaine de ce mois seront mis à jour automatiquement et les sommes des jours de congé seront calculées lors de vos déplacements.

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