Application Excel sur la gestion des heures de travail
Microsoft Excel pour une bonne gestion des horaires de travail
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
En entreprise, la gestion des horaires de travail est un exercice crucial et déterminant. Les ressources humaines (RH) optent souvent pour des solutions optimales et des outils pratiques pour la réalisation de cette mission. L’objectif et de pouvoir automatiser le processus en impliquant aussi bien l’employeur que le salarié. Une bonne gestion des heures de travail permet in fine d’assurer une meilleure productivité de l’entreprise et un meilleur rendement des employés. Il existe plusieurs façons de faire le suivi des heures de travail en entreprise. Cependant, Microsoft Excel, reste l’un des logiciels les plus appréciés et les plus utilisés par les structures professionnelles, surtout par les Petites et Moyennes Entreprises, dites PME. En effet, Excel propose à ses utilisateurs une panoplie d’options et une multitude de paramètres permettant de simplifier et d’automatiser le processus de gestion des horaires de travail. Dans ce qui suit, nous allons voir les étapes à suivre pour bien concevoir et exploiter une fiche de suivi sur Excel ainsi que les nombreux avantages qui en découlent.
Gestion des horaires de travail sur Excel : Quelques recommandations
Pour effectuer le suivi des heures travaillées par un salarié au sein d’une entreprise via Excel, il convient d’abord et avant tout de créer ce qu’on appelle une feuille de temps afin de saisir l’ensemble des éléments relatifs à cette démarche. Cette fiche peut être créée par le salarié pour justifier son temps de travail au sein de l’entreprise. Elle permet de calculer le temps de travail par jour, par semaine et par mois. La fiche permet également de répartir le temps réservé aux pauses, aux réunions et aux situations exceptionnelles telles que les arrêts maladies, les retards, les heures supplémentaires travaillés. A la fin du mois, les formules de calculs permettent de définir avec exactitude le temps travaillé par le salarié et le salaire qu’il lui est dû par l’entreprise. Il est possible de remodeler la configuration initiale de la feuille de temps sur Excel et d’y ajouter des options supplémentaires en fonction des besoins de l’entreprise. Plusieurs Template de feuilles de temps sont disponibles gratuitement sur internet. Cependant, vous pouvez personnaliser la vôtre en suivant les recommandations suivantes :
1. Mise en forme globale
La première chose à faire est de concevoir la mise en forme globale de votre feuille de temps. Pour ce faire il est important de détenir toutes les informations relatives à vos salariés. Pour faciliter le processus, il est plus simple de concevoir une feuille par salarié (1 feuille Excel=1Salarié). Le nom et prénom du salarié ainsi que son numéro de référence au sein de l’entreprise doivent figurer au niveau de la première cellule (A1). Vous pouvez ensuite schématiser votre feuille en fonction des besoins que vous jugez nécessaires. Ainsi, des informations tels que les heures travaillés par jour, la pause, les réunions, les congés etc seront intégrés au niveau de la première ligne. Ces variables constitueront les grandes rubriques de votre tableau. N’oubliez pas d’ajouter une cellule commentaire, afin de permettre à vos salariés de justifier/commenter une décision. La Colonne B de votre fichier sera réservée aux jours du mois. Il est fortement recommandé de répartir ces en fonctions des semaines du mois. Vous pouvez faire ceci en marquant chaque 7 jours par une couleur différente. Microsoft Excel permet la personnalisation de la police, de la taille de l’écriture, des couleurs utilisées. Ainsi, vous pouvez facilement mettre en avant certains éléments au niveau de la feuille de temps.
2. Choisir le bon format des dates
Pour faciliter la tâche à vos salariés, il est important de choisir le bon format des dates à mettre sur Excel. Evitez à tout prix les dates du type JJ/mm/AAAA. Ce format peut induire le salarié en erreur. Il est recommandé de privilégier le format long (EX : Lundi 20 septembre 2021). Ceci va permettre à votre salarié de facilement identifier les Weekends et les autres jours de la semaine. Plusieurs tutoriels sont disponibles gratuitement en ligne vous permettant de mieux comprendre cette configuration et de facilement l’appliquer au niveau de votre feuille de temps.
3. Automatiser le calcul des heures de travail
Vous pouvez automatiser le calcul des heures travaillées par un salarié. La formule utilisée est complexe car elle doit prendre en considération plusieurs variables tels que les heures de pauses, les heures réellement travaillées, les jours de congés, les absences et d’autres éléments de calculs. Votre formule de calcul doit être conditionnée par des paramètres que vous devez identifier en amont. Le calcul des heures travaillé permet de dégager également les heures manquantes ou bien les heures supplémentaires réalisées par l’employés.
Les avantages d’un suivi des heures de travail sur Excel
Plusieurs avantages découlent de l’utilisation d’un fichier Excel pour la gestion des heures de travail en entreprise. Dans ce qui suit, nous allons présenter quelques un.
1. Utilisation simple et pratique
Contrairement à certains logiciels sur le marché, Microsoft Excel est réputé pour son utilisation simple et quasi-intuitif. L’exploitation de l’ensemble des fonctionnalités ne requiert pas des compétences techniques avancées. D’autant plus, l’outil est disponible gratuitement et les tutoriels pour maitriser toutes les fonctionnalités sont disponibles en ligne. Ainsi, pour les salariés d’une entreprise, même les moins initiés à l’environnement informatique, peuvent facilement se familiariser avec l’outil pour remplir la feuille de temps et effectuer les pointages nécessaires.
2. Partage instantanée de l’information
Microsoft Excel propose des options de partage avancées. Ainsi, la feuille de temps peut être partagée avec un ou plusieurs utilisateurs simultanément et les modifications se font instantanément. Par souci de précaution, les options de partage peuvent être personnalisées. De ce fait, la feuille peut être partagée avec l’ensemble des salariés de l’entreprise mais ne peut être modifiés que par un nombre limité de personnes, identifiées à l’avance. Cette architecture est fortement appréciée par les utilisateurs.
3. Stockage de l’information
Une feuille de temps doit pouvoir être archivée car elle comporte des informations importantes aussi bien pour l’entreprise que pour le salarié. Sur Excel, il est possible d’enregistrer et de partager le fichier sur le cloud. Ainsi, les informations seront stockées en toute sécurité et vous pouvez y accéder de n’importe quelle machine. Vous pouvez également choisir l’option ‘’enregistrement automatique’’. Cette option permet d’enregistrer les modifications apportées à la feuille de temps au fur et à mesure.
4. Gain de temps pour les Ressources Humaines
Comme nous l’avons susmentionné, la gestion des heures du travail est un exercice crucial pour les ressources humaines. Sa réalisation doit se faire avec une pertinence infaillible et dans un temps réduit. Microsoft Excel, de part son utilisation simple et ses nombreux avantages, permet aux ressources humaines de fluidifier le processus de gestion des heures de travail au sein de l’entreprise.
En conclusion…
La gestion du temps du travail au sein d’une entreprise relève de la compétence des ressources humaines. Une démarche importante pour le bon déroulement des activités de toute structure professionnelle. Le service RH cherche toujours à élaborer un processus bien verrouillé pour comptabiliser les heures travaillées par chaque collaborateur afin de calculer son salaire mensuel. Pour ce faire, l’outil Microsoft Excel, propose des solutions efficaces, adaptées aux besoins des entreprises et simple d’utilisation. Les étapes pour créer une feuille de temps sont simples et intuitives et les avantages qui en découlent sont nombreux. De plus en plus d’entreprise ont recourt à cette démarche pour gérer les heures travaillées par leurs collaborateurs et le résultat est fructueux.