Modèle de planning de travail annuel sous Excel

Plan de travail annuel : avantages , étapes et budgétisation

Qu’est ce qu’un plan de travail annuel ?

Afin de concrétiser une action, plusieurs activités doivent être mises en place. Ceci dit, il faut faire appel à un instrument permettant de systématiser l’information pour réaliser un travail, et préparer le terrain pour la mise en œuvre de celui-ci. Pour répondre à ces opérations, un plan de travail est un document qui vient représenter les tâches principales d’un programme, leur enchaînement chronologique, les responsabilités, ainsi que les compétences requises lors de leurs réalisations.

Les éléments de ce plan de travail doivent être interconnectés, et chacune de ses activités doit à son tour avoir un ou plusieurs objectifs qui contribuent à atteindre les objectifs globaux du plan de travail. Découvrons ensemble les éléments qui composent un plan de travail annuel, ainsi que les étapes essentielles à son élaboration.

Pourquoi est-il conseillé d’établir un plan de travail annuel ?

Avant de se lancer dans l’élaboration du plan de travail annuel, il faut tout d’abord en apprécier les avantages. Considéré comme un élément de gestion indispensable, un plan de travail annuel est essentiel dans la mise en œuvre d’une stratégie de développement de l’entreprise. Il permet d’identifier les éventuelles opportunités du marché, de fixer des objectifs et de trouver un moyen efficace pour les atteindre. Mis à part la croissance de l’entreprise, un plan de travail est détenteur d’une panoplie d’avantages :

• Prendre conscience des changements de l’environnement externe de l’entreprise: étant donné que la concurrence n’est pas un élément à écarter de vue, il est important pour l’entreprise d’avoir une idée globale sur ses concurrents, sur les nouveaux produits qu’ils développent, les partenariats qu’ils préparent etc… Ensuite, en effectuant une veille stratégique rigoureuse des marchés potentiels, il est possible de prévoir des changements de l’environnement de l’entreprise, et surtout, de s’y adapter.
• Détecter les tendances du marché et évaluer la performance des ventes : l’analyse des variations des ventes de l’entreprise, quelle qu’en soit la taille, permet de décider si celle-ci est en bonne santé ou pas.

Quand on dispose des données essentielles relatives aux clients et aux ventes, on peut aisément orienter la stratégie marketing de façon à ce qu’elle s’adapte à l’environnement de croissance de l’entreprise. Une solution CRM (Customer Relationship Management) qui place le client au cœur de la stratégie marketing de l’entreprise, permet de collecter et interpréter les données afin d’optimiser la stratégie marketing future.

Comment élaborer un plan de travail annuel ?

Grâce au plan de travail, on peut optimiser les moyens humains et financiers, maîtriser le temps de mise en œuvre, anticiper les effets de retard éventuels et savoir se positionner à tout moment.

L'élaboration de ce plan de travail passe par cinq étapes essentielles, à savoir :

1. Définition des objectifs du plan : la mise en place d’un plan de travail commence par l’identification de la finalité de celui-ci. Quels sont les objectifs auxquels ce plan doit répondre ? La réponse à cette question donnera un sens au plan d’action, et permettra aux membres de l’équipe chargée de sa mise en œuvre de ne pas se perdre lors de la réalisation des tâches.
2. Enumération des différentes activités du plan : le plan de travail doit être composé de plusieurs activités classées selon leur ordre de priorité, afin de mettre en avant les actions les plus urgentes à réaliser, ou celles qui permettent d’aboutir le plus rapidement à l’objectif visé. Les activités doivent clairement figurer sur le plan de travail de telle sorte que tous les collaborateurs puissent facilement comprendre la même chose. Au sein d’une équipe, c’est un guide collectif qui canalise les efforts de ses membres vers un seul but, et fait converger leurs visions.
3. Définition des responsabilités : chacune des activités du plan doit être supervisée par un responsable. Parmi les collaborateurs impliqués, il est nécessaire de désigner une personne compétente et démarquée par ses qualités de leadership qui aura pour rôle de s’assurer de la bonne mise en œuvre de l’activité en question, tout en tenant compte des conditions définies auparavant.
4. Traçage d’une feuille de route pour chaque activité du plan : cette phase explique le « comment » des actions, en mentionnant les moyens humains et financiers utilisés pour la mise en œuvre des activités. Ces informations permettent aux responsables de superviser la réalisation des activités dans la mesure des ressources initiales qui leurs sont allouées.
5. Détermination de la période de réalisation : certaines actions sont associées à des délais bien précis, tandis que d’autres sont soumises à un cycle (1 fois par mois ou par trimestre…). Les collaborateurs sont donc appelés à indiquer les durées que ne doit pas dépasser la réalisation des activités, afin de pouvoir atteindre l’objectif de départ dans les délais.

Après ces étapes, il peut être utile de déterminer des critères de réussite pour s’assurer que le résultat de l’action est en phase avec les intentions de départ.

Qu’en est-il du budget ?

La budgétisation permet d’appliquer le plan de travail établi. Elle évalue les coûts de chaque activité avec beaucoup de précision. Ce processus comporte les mesures suivantes :

• L’élaboration du plan de travail ;
• Enumération des éléments requis pour la réalisation des tâches prévues ;
• Catégorisation des coûts engendrés par les intrants qui constituent les activités, comme les coûts de salaire, les équipements, le matériel… et cerner les unités appropriées pour les différents éléments ;
• Précision du montant nécessaire pour chaque exercice budgétaire ;
• Affectation des coûts à la source de financement correspondante et son inscription au budget quand certaines activités disposent de différentes sources de financement ;
• Utilisation des coûts des différentes périodes et leur addition afin d’arriver au coût total de l’activité ;
• Élaboration des coûts définitifs et estimation finale du budget du plan de travail annuel.

Le plan d’action permet un véritable pilotage, grâce auquel l’entreprise peut trouver des solutions de secours, tout en étant capable d’évaluer leurs conséquences sur les actions interconnectées. Il sert également de feuille de route pour l’équipe, en définissant les rôles et postes de responsabilité pour chacun de ses membres. Ceci implique de minimiser drastiquement les pertes de temps, et garantit un rendement continu des membres de l’équipe, tout en évitant une motivation fluctuante qui peut être due aux recadrage récurrent des tâches.