Qu’est-ce que le journal comptable et quelle est son utilité ?
Le journal comptable est utilisé pour garder une trace des transactions commerciales. Il s’agit d’un document officiel répertoriant toutes les transactions financières de l'entreprise dans l'ordre chronologique des dates.
Si vous souhaitez travailler dans le secteur de la finance et de la comptabilité, savoir quand et comment utiliser un journal comptable vous aidera à remplir votre déclaration d'impôts dans les délais impartis et à évaluer la santé financière de l'entreprise.
Cet article traite de ce qu'est un journal comptable, des différents types de journaux, de l’intérêt d'un journal et des actions nécessaires pour créer une entrée dans un journal comptable.
Table des matières
Qu’est-ce que le journal en comptabilité ?
Quel est le rôle du journal dans le système comptable ?
Quel est l’intérêt du journal comptable pour l’entreprise ?
Quels sont les types de journaux comptables ?
Journal des paiements en espèces
Journal des retours sur achats
Journal des retours sur ventes
Comment faire un journal en comptabilité ?
Garder des copies de chaque document financier
Déterminer les comptes impactés
Déterminer le type de compte à choisir
Créez l'entrée du journal et listez les transactions par ordre chronologique
Qu’est-ce que le journal en comptabilité ?
Un journal est un enregistrement des transactions financières utilisé en comptabilité, où les transactions d'une entreprise sont classées par date.
La définition d'un journal est qu'il s'agit d'un livre d'entrées originales, bien qu'il soit plus exact de dire que les transactions ont été enregistrées dans un journal avant d'être comptabilisées manuellement dans les comptes appropriés.
Il s’agit d’un endroit où vous enregistrez toutes les transactions financières de votre entreprise, ainsi que les personnes impliquées et les comptes sur lesquels elles ont un impact.
Cette documentation peut être stockée dans un livre, une feuille de calcul ou un programme de comptabilité. Elle comprend toutes les données relatives aux transactions financières qui ont été dûment enregistrées pour une entreprise.
En d’autres termes, un journal est un compte complet qui documente toutes les activités financières d'une entreprise. Il est utilisé pour le rapprochement des comptes à l'avenir et pour le transfert des données vers d'autres registres comptables officiels, notamment le grand livre.
Un journal utilise souvent l'approche de la comptabilité en partie double et comprend la date d'une transaction, les comptes qui ont été touchés et les sommes.
Un journal est un enregistrement écrit ou un fichier numérique conservé sous forme de livre, de feuille de calcul ou de données dans un logiciel de comptabilité à des fins comptables.
Un comptable enregistre la transaction financière sous la forme d'une écriture au journal chaque fois qu'une transaction commerciale a lieu.
L'écriture au journal précise également les comptes d'entreprise concernés par la dépense ou le revenu.
En effet, la tenue d'un journal comptable est essentielle à la tenue de registres objectifs. Elle permet également des révisions rapides et des transferts d'enregistrements plus tard dans le processus comptable.
Tout comme le grand livre général, les journaux sont fréquemment inspectés dans le cadre d'une procédure de commerce ou d'audit.
Ainsi, les ventes, les coûts, les variations de trésorerie, les variations de stocks et les dettes sont tous des éléments courants qui sont notés dans un journal comptable.
Afin de s'assurer que les informations sont enregistrées avec précision, sans qu'il soit nécessaire de les deviner ultérieurement, il est conseillé de saisir ces informations au moment où elles se produisent plutôt qu'après coup.
En plus d'être crucial pour la performance d'une entreprise en permettant une budgétisation adéquate et la détection des erreurs, la tenue d'un journal comptable précis est essentielle pour la déclaration d'impôts.
Quel est le rôle du journal dans le système comptable ?
Le journal comptable est le nom donné au livre comptable fondamental. Le journal est désigné comme le livre d'entrée principal, ou livre journalier, dans lequel le trader enregistre toutes ses transactions quotidiennes.
La journalisation consiste à inscrire les opérations comptables dans ce journal. En effet, l'utilisation d'un journal comptable dans une entreprise est très bénéfique pour la gestion des affaires. Il constitue la principale source de données financières et sert de preuve pour les audits éventuels.
Voici les principales fonctions du journal :
- Fonction d’analyse : Chaque transaction est décomposée en ses composantes de débit et de crédit au moment où elle est saisie dans le journal. Il est ainsi plus facile de comprendre l'impact de chaque transaction sur l'entreprise.
- Tenue des registres de transactions : Il s'agit d'un langage commercial qui aide à tenir des registres de transactions basés sur les principes. Une brève narration utilisant le langage courant pour expliquer chaque transaction soutient l'écriture enregistrée.
- Fonction historique d’enregistrement: Un enregistrement chronologique des transactions est conservé dans le livre journal à des fins historiques. Ce faisant, l'entreprise sera mieux à même d'évaluer ses résultats antérieurs et de planifier l'avenir.
Quel est l’intérêt du journal comptable pour l’entreprise ?
La majorité des entreprises tiennent un journal de chaque transaction commerciale. Une entreprise peut tenir un registre systématique de ses événements financiers à l'aide d'un journal. On peut résumer l’intérêt de la tenue d'un journal comptable dans les points suivants :
- Un journal permet de garder trace de toutes les transactions financières d'une entreprise, à une date et à une heure précises, en un seul endroit.
- Pour vérifier l'exactitude de chacune de ces entrées de journal avec les factures correspondantes, les transactions sont documentées comme preuves à l'appui d'une facture.
- Comme l’entreprise enregistre chaque transaction dans un journal en utilisant des dates, la probabilité d'éviter des transactions est moindre.
- Le comptable enregistre chaque entrée de journal sous chaque entrée afin qu'un auditeur ultérieur puisse la vérifier sans confusion.
- Le journal comptable garde la trace de toutes ces transactions dans un seul document pour faciliter l'examen approfondi des deux comptes en utilisant une technique de double entrée, qui minimise la possibilité d'erreur.
- Les transactions sont enregistrées par le journal dans les comptes de grand livre correspondants. Un comptable ne peut pas créer de comptes de grand livre sans créer ce journal.
- S'il y a une erreur dans les comptes du grand livre, il est facile de la corriger à l'aide d'un journal ou en ajoutant une écriture corrigée.
- Le journal proprement dit peut être utilisé pour enregistrer toutes les écritures d'ouverture et de clôture ainsi que toute autre transaction qui ne peut être documentée dans aucun autre livre auxiliaire.
- Les journaux sont également nécessaires dans les logiciels de comptabilité. Les logiciels de comptabilité disposent d'un système de traitement automatique qui peut fournir une méthode pour enregistrer les écritures de journal dans le grand livre.
- Il existe une seule colonne de folio de grand livre, ce qui est très utile pour vérifier la référence de l'écriture de chaque compte avec son écriture de journal originale.
Quels sont les types de journaux comptables ?
Différents journaux comptables sont utilisés par les comptables et les teneurs de livres pour enregistrer des transactions particulières :
Le journal des encaissements
Dans un journal d'encaissement, toutes les espèces qu'une entreprise reçoit sont enregistrées, y compris les espèces provenant des comptes clients et les espèces provenant des ventes au comptant. Les paiements d'intérêts, les prêts bancaires et les ventes d'actifs pour de l'argent liquide sont quelques sources d'argent supplémentaires.
Journal des paiements en espèces
Dans un journal des paiements en espèces, vous gardez la trace de toutes les transactions dans lesquelles une entreprise effectue des paiements en espèces, comme les chèques de paie pour les coûts et les comptes créditeurs. Les paiements par chèque sont traités comme des paiements en espèces dans la comptabilité.
Journal des achats
Ce journal répertorie les biens ou les actifs qui ont été achetés à crédit. Le journal des achats ne comprend pas les actifs ou les biens acquis à crédit.
Journal des ventes
Un journal des ventes garde exclusivement la trace des ventes à crédit de biens et d'actifs.
Journal des retours sur achats
Tous les retours de stocks qu'une entreprise a achetés à crédit sont documentés dans un journal des retours sur achats. Il s'agit des achats effectués à crédit qu'un consommateur retourne à un fournisseur parce que les produits sont défectueux ou ne correspondent pas aux spécifications.
Un journal général
Toutes les transactions qui ne sont pas enregistrées dans les paiements en espèces, les recettes en espèces, les journaux des achats ou les journaux des ventes sont consignées dans un journal général.
Vous gardez trace d'activités telles que l'acquisition d'actifs à crédit, les ajustements de comptes, le stock de produits à la fin de l'année et les corrections d'erreurs.
Journal des retours sur ventes
Un journal de retour des ventes enregistre toutes les ventes à crédit retournées à une entreprise par les clients.
Comment faire un journal en comptabilité ?
Pour effectuer une entrée dans le journal comptable, suivez ces six étapes :
Garder des copies de chaque document financier
Tous les documents relatifs aux transactions commerciales ou financières doivent être rassemblés avant de passer une écriture dans un journal comptable. Pour des écritures précises dans le journal, rassemblez les factures, les bons de commande, les reçus, les bandes de la caisse enregistreuse et les factures.
Commencez à rassembler les documents au début de chaque année fiscale, et gardez-les tous ensemble dans un dossier. Vous serez ainsi sûr de ne pas oublier d'effectuer des entrées importantes dans le journal.
Déterminer les comptes impactés
Trouvez les comptes de votre grand livre que l'écriture de journal affecte avant de les comptabiliser. Triez vos transactions de manière à voir les comptes appropriés. Il peut être beaucoup plus simple de saisir les écritures de journal si vous les classez par type de transaction.
Par exemple, le compte de caisse et le compte de fournitures de bureau d'une entreprise sont affectés par l'achat de nouveaux bureaux et ordinateurs.
Déterminer le type de compte à choisir
Déterminez le type de compte à partir duquel l'argent est débité et crédité afin de créer une écriture de journal. Les actifs, les passifs, les produits et les charges sont quelques exemples de types de comptes typiques.
Comme l'entreprise a effectué des achats, le comptable déclare les dépenses dans le compte des fournitures de bureau dans l'exemple ci-dessus. Ainsi, le compte de caisse est un revenu et le compte de fournitures de bureau est une dépense.
Créez l'entrée du journal et listez les transactions par ordre chronologique
Listez chaque transaction par ordre chronologique, en commençant par la plus ancienne, afin de vous assurer que le journal comporte toutes les transactions financières. Préparez votre écriture de journal en saisissant la date correcte, le numéro de compte, le nom du compte, les informations de crédit et de débit après avoir rassemblé et déclaré les transactions.
Les comptables incluent le débit et le crédit pour chaque transaction car les normes comptables utilisent l'approche en partie double. Les écritures de débit sont écrites à gauche, et les écritures de crédit sont écrites à droite.
Un comptable vérifie que les montants du débit et du crédit sont égaux après avoir créé toutes les entrées.
Les conseils suivants doivent être utilisés pour faire un journal comptable :
Utilisez un modèle d'écriture au journal : Pour toute transaction récurrente, utilisez un modèle d'écriture au journal. Cela garantit la véracité des écritures.
Expliquez chaque écriture : La date de la transaction, le montant, le numéro de compte et les données de crédit et de débit doivent tous être inclus lors de la passation d'une écriture. Cela permet un processus d'audit sans faille et aide l'auditeur à comprendre l'objectif d'une écriture.
Connaître le type de compte : Il peut être difficile de trouver le bon type de compte. Par conséquent, avant d'effectuer toute écriture, il faut connaître le type de compte.
Si vous n'avez pas encore lancé votre entreprise, réfléchissez aux employés de votre cabinet que vous souhaitez voir accéder à votre journal comptable. Il ne devrait, bien entendu, s'agir que de personnes en qui vous pouvez avoir confiance.
De plus, votre cabinet devrait confier à ces personnes des responsabilités financières ou de gestion spécifiques. Il ne fait aucun doute que dans ce cas, moins est plus. Pour ce faire, vous pourriez limiter l'accès à votre directeur financier.
Ce n'est pas une bonne idée de donner à une seule personne le contrôle de votre journal comptable, même si vous ne voulez pas que trop de personnes y aient accès.
Ainsi, pour éviter toute dépense erronée, tout écart budgétaire ou tout autre oubli financier qui pourrait avoir un impact désastreux sur les finances de votre entreprise, au moins quelques personnes devraient être au courant du contenu du journal.
Le journal comptable comprend toutes les transactions financières de l'entreprise dans l'ordre chronologique des dates. Il doit y avoir des écritures de journal pour chaque transaction effectuée par votre entreprise.
Les transactions sont prises et converties en données dont vous, votre comptable ou votre expert-comptable avez besoin pour produire des rapports financiers et soumettre des déclarations fiscales.
Article publié le 30 Août 2022 Mise à jour le Mardi, 30 Août 2022 10:24 par Skounti Said