Tuto Word : Mettre en forme un renvoi (référence croisée)

Dans le tutoriel précédent, nous avons vu comment créer et mettre à jour des références croisées dans un document Word. Dans ce tutoriel, nous étudions comment modifier la mise en forme de ces références. Vous apprendrez à formater une seul ou plusieurs références et à spécifier le format des renvois avec liens hypertextes.

Microsoft Word vous donne la possibilité de formater vos références croisées manuellement et à votre guise. Cela est en fait simplifié par l’utilisation des styles ou en utilisant également des commutateurs dans le code du champ. Ces commutateurs contiennent des informations spéciales et vous aident à présenter et à faire agir vos références croisées d’une manière spécifique.

Vous pouvez modifier le format d’une référence croisée de deux manières ; en ajoutant des éléments statiques ou dynamiques. Lorsque vous ajoutez un élément statique, qui s’agit généralement d’un texte brut, il apparaîtra exactement comme vous le tapez. Cependant, lorsque vous ajoutez des éléments dynamiques, ils changeront en fonction de l'emplacement de la référence et de sa cible dans le document. En fait, un élément dynamique est basé sur le contexte du renvoi. Par exemple, la légende d’une figure est un élément dynamique. Si vous ajoutez une nouvelle figure en dessus, la légende dans la référence croisée sera automatiquement mise à jour pour afficher le numéro correct de la figure ciblée.

Table des matières

Comment modifier la mise en forme de plusieurs références croisées dans un document Word

Appliquer le même format à tous les champs REF

Comment appliquer la mise en forme uniquement aux références croisées hypertextes

Comment modifier la mise en forme de plusieurs références croisées dans un document Word

Nous arrivons maintenant à l'essentiel de ce tutoriel. Dans cette section, nous allons étudier le cas d’un document Word dans lequel vous avez déjà inséré un grand nombre (peut-être des centaines) de références croisées et qui, malheureusement, ne sont pas formatées comme vous le souhaitez. Peut-être vous allez penser à supprimer ces références et à recommencer à partir de zéro ! Heureusement, il est possible de modifier vos références croisée grâce à la fonction « Rechercher et remplacer ».

Appliquer le même format à tous les champs REF

Comme mentionné ci-dessus, nous utiliserons la boîte de dialogue « Remplacer » de Word pour chercher et mettre en forme les champs d’un renvoi. Le code d'une accolade de champ d'ouverture est « ^19 ». Vous pouvez donc trouver tous les champs « REF » existant dans votre document en utilisant le code « ^19 REF ». Cette méthode consiste à saisir le code d’un champ dans la zone « Rechercher », et appliquer ensuite la mise en forme souhaitée dans la zone « Remplacer par ». La procédure est très simple, suivez les étapes ci-dessous :

1. Pour commencer, sélectionnez l’ensemble de votre document. Vous pouvez le faire en utilisant le raccourci clavier « Ctrl + A ».
2. Ensuite, vous devez afficher les codes des champs de références existantes dans le document. Pour ce faire, appuyez sur le raccourci « Alt + F9 ». Cela permettra à Word de voir les codes « REF » dans les champs :

3. Ouvrez maintenant la boite de dialogue « Rechercher et remplacer » en utilisant le raccourci « Ctrl + H ». Alternativement, accédez à l’onglet « Accueil » et cliquez sur « Remplacer » dans le groupe « édition » :

4. La boite de dialogue s’ouvrira automatiquement. Tapez la formule « ^19 REF » dans la zone « Rechercher » comme illustré dans la capture ci-dessous :

5. Cliquez ensuite sur le bouton « Plus » pour afficher plus d’options de recherche :

6. Placez le point d’insertion dans la case « Remplacer par ». Il est important de le faire à ce stade, car même si vous l'avez placé là avant de cliquer sur « Plus », il reviendra à la zone « Rechercher ».
7. Cliquez sur le bouton « Format » et puis sélectionnez l’une des options « Police » ou « Style » dans le menu déroulant qui s’affiche :

8. Si vous sélectionnez « Police », vous verrez apparaitre la boite de dialogue « Rechercher la police ». Sélectionnez la mise en forme de police que vous souhaitez appliquer. Dans notre exemple nous allons sélectionner une couleur de police bleu avec un style souligné. Si par contre, vous sélectionnez « Style », Word vous ouvre la boite de dialogue « Rechercher un style » dans laquelle vous pouvez choisir un style de caractère :

9. Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé. De retour à la boite de dialogue « Rechercher et remplacer », vous devriez verrez sous la zone « Remplacer par » une ligne affichant le format que vous avez choisi d’appliquer. Dans notre exemple (comme illustré dans la capture ci-dessous) nous avons la ligne suivante « Soulignement, Couleur de police : Accent 1 » :

10. Cliquez sur le bouton « Remplacer tout » pour appliquer les modifications :

11. Vous pouvez maintenant revenir à l’affichage normale des résultats de champ. Appuyez sur le raccourci « Alt + F9 » :

12. Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessus, toutes les références croisées dans le document ont la mise en forme que nous avons choisie. Si après avoir cliqué sur « remplacer tout » les champs de vos références croisées restent comme elles sont au début, appuyez sur « Ctrl + A », puis sur « F9 » pour mettre à jour les champs et appliquer la mise en forme.

Comment appliquer la mise en forme uniquement aux références croisées hypertextes

Les étapes que nous avons fournis dans la section ci-dessus vous aident à modifier le format de toutes les références croisées existante dans votre document Word. Mais, parfois, il se peut que vous ayez des renvois que vous avez inséré sous forme des liens hypertexte et d'autres pas, et que vous souhaitiez appliquer une mise en forme spéciale uniquement aux les liens hypertextes. Il est également possible d’effectuer cette tâche à l’aide de la boite de dialogue « rechercher et remplacer ». Cependant, cette fois ci vous devriez utiliser le commutateur indiquant un lien hypertexte. Il s’agit du code « \h » car le lien hypertexte est indiqué dans le champ « REF » par « \h ». Suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez votre document Word contenant les références croisées.
2. Appuyez sur le raccourci « Alt + F9 » pour afficher les codes de champ des renvois :

3. Accédez ensuite à l’onglet « Accueil » et cliquez sur le bouton de commande « Remplacer » dans le groupe « édition » pour ouvrir la boîte de dialogue « Rechercher et Remplacer ». Vous pouvez également appuyer sur le raccourci « Ctrl + H ».
4. Tapez le code « REF * \\h » dans la zone de texte « Rechercher ».
5. Appuyez ensuite sur le bouton « Plus » pour afficher plus d’options et cochez la case en regard de « Utiliser des caractères génériques » :

Nous avons coché cette case afin que Word puisse comprendre le code à rechercher. En fait, le code inclus le caractère générique « * » qui signifie généralement « 0 ou plusieurs caractères ». Ainsi, Word cherchera tous les champs « REF » contenant n'importe quelle quantité de caractères qui se trouvent entre l'identificateur « REF » lui-même et le commutateur « \h ». Assurez-vous de saisir la barre oblique inverse supplémentaire avant le « \h » afin de faire échapper la barre oblique inverse avant « h », Cela indiquera à Word de lire cette dernière littéralement et non comme un caractère générique.

6. Cliquez sur le bouton « Format » et sélectionnez « Police » dans le menu déroulant.
7. Dans la boite de dialogue « Rechercher la police », effectuez les modifications souhaitées :

8. Vous pouvez cliquer sur e bouton « Rechercher suivant » si vous souhaitez pouvoir vérifier l'emplacement des champs avant de cliquer sur « Remplacer ». Vous pouvez également cliquer sur « Remplacer tout ». Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, la mise en forme est appliquée uniquement à la référence croisée sous forme d’un lien hypertexte :

Conclusion :

Les renvois sont l’une des fonctionnalités les plus utiles de Word, mais les utilisateurs sont souvent mécontents de la façon dont ils sont formatés. Vous devriez maintenant pouvoir appliquer une mise en forme de base à vos références et modifier leurs apparences à votre guise.