EXCEL Outils contrôles de formulaire 1/2____________
EXCEL Outils contrôles de formulaire 2/2____________
EXCEL TEST 2 - Bulletin de notes 1/2______________
EXCEL TEST 2 - Bulletin de notes 2/2______________
EXCEL Validation des données__________________
Saintonge Informatique Formation
SAINTONGE INFORMATIQUE FORMATION 1
DÉMARRAGE DU LOGICIEL
? Cliquez
? Cherchez le groupe où se trouve Excel (Logiciels, Microsoft, Applications).
LA BARRE D'OUTILS
LA BARRE D'ACCES RAPIDE
LES ONGLETS ET LES PANNEAUX
? Pour ouvrir une boite de dialogue, cliquez sur le lanceur ?
Cliquez dans C3, saisissez 1556, validez (touche Entrée)
Cliquez dans C4, saisissez 1460, validez
Cliquez dans C5, saisissez 1024, validez
Cliquez dans A7, saisissez TOTAL, validez
Cliquez dans C7, et démarrez la formule de calcul suivante :
1 Saisissez = (observez la barre de formule au fur et à mesure de la saisie)
2 Cliquez dans C3
3 Saisissez +
4 Cliquez dans C4
5 Saisissez -
6 Cliquez dans C5
7 Cliquez l’icône Valider devant la barre de formule.
Le résultat (1992) doit s’afficher dans C7.
Cliquez dans C9, et démarrez une deuxième formule de calcul :
1 saisissez =
2 Cliquez dans C7, saisissez * 365
3 Tapez la touche Entrée
Le résultat (727080) doit s’afficher dans C9
Cliquez dans D9, et démarrez une troisième formule de calcul :
1 Saisissez 24
2 Cliquez dans F9, saisissez =
3 Cliquez dans C9, saisissez *
4 Cliquez dans D9
5 Cliquez Valider
A RETENIR :
Les cellules concernées par le calcul peuvent être appelées avec la souris ou leurs coordonnées saisies au clavier.
Vous pouvez inclure dans les formules tous les signes opérateurs tels que (+;-;*;/;etc.)
La frappe de la touche Entrée ou le clic sur la case VALIDATION termine la formule et déclenche le calcul.
Dans le même classeur que le tableau précédent, dans la feuille 2, créez le tableau suivant :
? Saisissez les FORMULES DE CALCUL adéquates dans les cellules marquées =?
ACTIVITÉ
AVRIL
MAI
JUIN
TOTAL
VENTES
1000
1200
2000
=?
COÛTS
700
1200
2100
=?
MARGE
=?
=?
=?
=?
Rappel : Tapez la touche Entrée ou E cliquez sur pour VALIDER LASAISIE
NB : Tapez la touche Échap ou X ou cliquez sur la case ANNULATION pour ARRÊTEREN COURS DESAISIE et RÉTABLIR le contenu précédent de la cellule. Cliquez l’icône pour ANNULER la dernière ACTIONeffectuée
Pour sélectionner une cellule :
Cliquez dans la cellule (pointeur de la souris = croix blanche) ou utilisez les touches du curseur (QRYZ) ou la touche .
Pour sélectionner plusieurs cellules adjacentes :
Cliquez en plein sur la première cellule (pointeur de la souris = croix blanche).
Maintenez le clic enfoncé et déplacez la souris en jusqu’à obtenir la plage désirée.
Pour sélectionner plusieurs cellules non adjacentes :
Sélectionnez la première cellule ou la première plage.
Maintenez la touche Cenfoncée et sélectionnez une autre cellule ou une autre plage.
Pour sélectionner une colonne ou une ligne :
Cliquez sur la lettre de la colonne (A, B ou C) ou sur le numéro de la ligne
Pour sélectionner plusieurs lignes ou plusieurs colonnes :
Cliquez-glissez sur les lettres des colonnes ou sur les numéros des lignes.
Pour sélectionnertoutela feuille de calcul :
Pour masquer une colonne (ou une ligne, ou une feuille) :
Cliquez l'onglet Accueil ? cellules ? Format ? visibilité.
Masquer & afficher
Pour retrouver une colonne (ou une ligne) masquée :
Saisissez les références de la colonne ( ex : E1 ou E:E)
Le curseur se place sur cette colonne
Cliquez l'onglet Accueil ? cellules ? Format ? visibilité.
Masquer & afficher
La colonne est de nouveau accessible.
? Le principe est identique pour agir sur une ligne.
Pour saisir des données ou des formules dans une cellule :
Cliquez sur la cellule.
Saisissez vos données ou votre formule :
elles apparaissent dans la barre de formule et dans la cellule active.
Cliquez sur la case Validation ou appuyez sur E pour valider.
Cliquez la case Annulation ou appuyez sur X pour annuler la saisie.
Pour modifier des données ou une formule dans une cellule :
Cliquez dans la barre de formule ou appuyez sur @.
Modifiez puis validez.
Pour saisir des données ou des formules dans une plage de cellules :
Sélectionnez cette plage.
Saisissez la première donnée ou formule dans la première cellule.
Appuyez sur la touche .
Saisissez la deuxième donnée ou formule.
Appuyer sur la touche et ainsi de suite.
Pour saisir la même donnée ou formule dans toute une plage :
Sélectionnez cette plage
Saisissez la première donnée ou formule.
Appuyez sur C+E.
Pour faire un retour à la ligne dans une cellule sans agrandir la colonne
Ou Faire AE
Insertions automatiques :
On parle à cette occasion d’un FORMAT D’AFFICHAGE
Pour appliquer un format :
Cliquez sur la cellule ou sélectionnez la plage concernée.
Cliquez l'onglet Accueil
Choisissez dans l'un des panneaux
? POLICE permet de définir une police de caractères
? ALIGNEMENT permet de positionner les données dans la cellule
? NOMBRE permet de préciser l’affichage des nombres
? STYLE permet de faire une mise en forme automatique
? CELLULES permet de modifier la taille des cellules
? EDITION permet de choisir des outils de tri, de recopie…
Pour centrer du texte sur plusieurs colonnes :
Saisissez le texte dans la première cellule
Sélectionnez les cellules concernées.
Cliquez le boutonFusionner
Pour centrer du texte par rapport à la ligne :
Cliquez ? du panneau alignement ? Alignement?Vertical?Centré
Pour taper du texte vertical ou oblique:
Cliquez ? du panneau alignement et changez l'orientation.
ou cliquez l'icône du panneau alignement
Pour modifier la hauteur ou la largeur d'une cellule, d’une ligne ou d'une colonne :
cliquez Format du panneau cellules
Vous pouvez : Modifier la Hauteur. Masquer la ligne. Réafficher la ligne Ajuster la hauteur à la taille des caractères
Vous pouvez : Modifier la Largeur. Masquer la colonne. Réafficher la colonne Ajuster la largeur à la taille des caractères
Raccourcicliquez 2 fois sur le séparateur de colonne
Vous pouvez aussi vous mettre entre 2 lettres de colonnes ou entre 2 chiffres de lignes et ajuster avec la souris.
Pour annuler une commande :
Cliquez immédiatement l'icône de la barre d'accès rapide
Pour répéter une commande :
tapez la touche $
Pour recopier une formule ou des données :
Cliquez le Bouton droit de la souris.
? Dans une cellule texte, vous obtiendrez un menu concernant les textes.
? Dans un graphique, vous obtiendrez un menu concernant les graphiques.
Comment personnaliser la barre d'outils Accès rapide :
Cliquez la flèche au bout de la barre.
Cliquez autres commandes et toutes les commandes
dans la colonne de gauche, cliquez l’icône désirée puis Ajouter. ?
dans la colonne de droite, cliquez l’icône désirée puis Supprimer.. ?
Pour personnaliser votre feuille de calcul :
Cliquez le menu Fichier ? Options Excel.
Choisissez les commandes et cochez les options que vous souhaitez.
ASTUCES
Pour vous déplacez rapidement dans une boîte de dialogue, utilisez la touche TAB
Pour modifier une valeur, il n'est pas utile de l'effacer, votre saisie remplacera la valeur affichée.
Si dans une liste de valeurs (exemple taille de police) ne figure pas la valeur que vous souhaitez, tapez directement vos paramètres.
1.Saisissez les nombres suivants à partir de la cellule C3 :
180
242
364
92
41
137
288
401
322
402
MOYENNE :________________
TOTAL :________________
MAXI :________________
MINI :________________
NB :________________
DATE :________________
2.Vous saisirez les formules nécessaires à l’obtention des résultats en consultant les pages suivantes.
OBJECTIF: Apprendre la procédure pour mettre en place une formule.
Exercice: Calculer la moyenne de la liste des nombres saisis dans le tableau de la page précédente.
LISTE DES FONCTIONS LES PLUS COURAMMENT UTILISÉES :
Entre parenthèses, vous trouverez différents exemples
=MOYENNE(LISTE) Calcule la moyenne d'une liste. Ex. =MOYENNE(C2:C10)
=SOMME(LISTE) Additionne tous les nombres d'une liste. Ex. =SOMME(D4:D22)
=MAX(LISTE) Donne la valeur MAXIMUM d'une liste. Ex. =MAX(A2;B5;E4;F10)
=MIN(LISTE) Donne la valeur MINIMUM d'une liste. Ex. =MIN(A2:A10;B7;B10;B12)
=NB(LISTE) Donne le NOMBRE d’éléments dans une liste. Ex. =NB(A2:A15)
=MAINTENANT( ) Donne la date et heure (choisir un format d’affichage). Ex.=MAINTENANT()
Récapitulatif :
COMMENT DEFINIR UN DOMAINE ?
Pour définir un domaine de cellules contiguës, il suffit de taper : exemple : pour définir les 13 premières cellules de la colonne C, tapez (C1:C13)
Pour des cellules non contiguës, il faut séparer les adresses par des points-virgules « ;» exemple : (C1;A4;C6;C10)
Pour définir une colonne entière, par exemple la colonne B, tapez (B:B)
Pour définir une ligne entière, par exemple la ligne 10, tapez (10:10)
= égal <> différent
> supérieur à < inférieur à
>= supérieur ou égal à <= inférieur ou égal à
^ élévation à la puissance =5^2 * multiplication
+ et – addition et soustraction / division
( ) L’expression entre parenthèses est calculée en priorité : =(2+4)*2 donne 12 alors que =2+4*2 donne 10
Vocabulaire:
FONCTION il s’agit d’une expression de calcul contenue dans une formule. (SOMME - NB - MAX - MIN - SI - PRODUIT – etc.)
Elles permettent de réaliser des calculs en simplifiant les formules.
Elles s’utilisent avec des arguments saisis entre parenthèses. Exemple : =SOMME(liste de cellules)
LISTE c'est un ensemble de cellules (en lignes / en colonnes / indépendantes)
PLAGE c'est un ensemble de cellules (en lignes et en colonnes)
RÉFÉRENCES c'est l’adresse de la cellule (n° de ligne et lettre de colonne, ex : A1, J4, etc.)
LES OPÉRATEURS DE RÉFÉRENCES:
DEUX POINTS (:) est utilisé pour décrire une liste ou plage de cellules adjacentes exemple : (A1:A6) ou (B12:C17)
POINT-VIRGULE (;) est utilisé pour décrire une liste de cellules non adjacentes exemple : (A1;A7;B4;D5) ou (B2:C10;E1:G3)
OBJECTIFS : Créer un format personnalisé (°C ; positif en bleu, négatif en rouge) Utiliser les fonctions (MOYENNE - MAX - MIN - MAINTENANT) pour afficher les résultats dans la 2ème partie du tableau
LES CLIMATS FRANÇAIS
OCEANIQUE
MONTAGNE
TROPICAL
BREST
CHAMONIX
LA REUNION
POSITION:
48.5° Nord
46 ° Nord
23 ° Sud
ALTITUDE:
0 m
1044 m
0 m
JANVIER
FEVRIER
MARS
AVRIL
MAI
JUIN
JUILLET
AOUT
SEPTEMBRE
OCTOBRE
NOVEMBRE
DECEMBRE
6.0 °C
6.5 °C
9.0 °C
12.0 °C
13.5 °C
16.5 °C
17.0 °C
14.0 °C
12.0 °C
12.0 °C
8.5 °C
5.0 °C
-6.0 °C
-4.0 °C
0.0 °C
5.0 °C
10.0 °C
13.5 °C
16.0 °C
14.0 °C
11.0 °C
4.5 °C
-0.5 °C
-5.0 °C
25.5 °C
25.0 °C
22.5 °C
22.0 °C
21.0 °C
20.5 °C
20.0 °C
20.5 °C
21.0 °C
21.5 °C
23.0 °C
26.5 °C
MOY/ANNUELLE
T° MAXI
T° MINI
MOY/HIVER
MOY/ETE
TABLEAU EDITE LE
sur 12;01:03
sur 06:08
JOUR
HEURE
Si vous tapez "2 kg" dans une cellule, Excel ne pourra pas effectuer de calculs à partir de cette cellule : dès qu’une cellule contient une lettre (excepté l’€ et le signe %), elle devient une cellule de texte, alors que pour calculer il faut des nombres. Ainsi, il ne sera pas nécessaire de saisir dans les cellules les « € » pour des euros ou les « °C » pour une liste de températures.
Pour utiliser un format existant :
Cliquez sur la cellule ou sélectionnez la plage concernée.
Cliquez l'onglet Accueil ?panneau Nombre
Cliquez la catégorie du format (date, nombre, pourcentage, scientifique, ).
Cliquez parmi les formats proposés le format que vous souhaitez appliquer.
Cliquez Ok.
Pour créer un format personnalisé :
Sélectionnez la ou les cellules concernée(s)
Cliquez l'onglet Accueil ?panneau Nombre
Cliquez le lanceur?
Choisissez la catégorie "personnalisé"
Accédez à la zone Type avec la touche TAB et effacez le format existant
? Principe de construction
? Tapez un 0 pour afficher le chiffre
? Tapez le nombre de décimales que vous souhaitez, ex : 0.0
? Tapez le texte du format entre guillemets « »
Exemple : 0.0« °C », les espaces doivent être à l’intérieur des guillemets
? Validez
? Le bon fonctionnement de ces formats dépend des paramètres définis dans Windows ( panneau de configuration, options régionales)
? Certains formats réclament des saisies spécifiques ( cf. catégorie « spéciale »)
00000 pour un code postal ; 00-00-00-00-00 pour un numéro de téléphone
Règle principale: Installer un zéro au moins pour afficher vos chiffres, tapez le texte entre guillemets
Cliquez l'onglet Accueil ?panneau Nombre ?Cliquez le lanceur?
Pour différencier les chiffes positifs des chiffres négatifs
Un format peut contenir 4 affichages différents qui agissent dans l’ordre suivant :
Chaque section d'affichage est séparée par un point virgule
Exemple : [rouge]0.0« °C » ;[bleu]-0.0« °C » ;;
Si le nombre dans la cellule est positif, il s’affichera en rouge sous la forme 6.5 °C.
Si le nombre dans la cellule est négatif, il s’affichera en bleu sous la forme –4.0 °C
Si le nombre dans la cellule est nul, il ne s’affichera pas.
Pour appliquer une couleur à un format
Rajouter un des codes couleur dans le format ; voici les codes disponibles :
Cliquez l'onglet page ? Cochez la case orientation (portrait ou paysage)
Pour centrer votre tableau :
Dans l'aperçu, cliquez le bouton Mise en Page
Cliquez l'onglet Marges ? cochez Centrer H… ou V…
Pour ajuster votre tableau :
Dans l'aperçu, cliquez le bouton Mise en Page
Cliquez l'onglet Marges ? cochez Centrer H… ou V…
Réduire, ajuster ou agrandir
Cliquez l'onglet Feuille
l’ordre d’impression des pages d’une feuille de calcul (?? ou ??),
Pour insérer un en-tête ou un pied de page :
Dans l'aperçu, cliquez le bouton Mise en Page
Cliquez l'onglet En-tête ou Pied de Page
Choisissez parmi les éléments proposés ou bouton personnalisé
Pour imprimer le quadrillage ou les têtes de lignes ou de colonnes :
Dans l'aperçu, cliquez le bouton Mise en Page
Cliquez l'onglet Feuille
Cochez ou décochez la case quadrillage ou En-tête de lignes ou de colonnes
Pour imprimer une zone d’une feuille de calcul:
SÉLECTIONNEZ la zone à imprimer
Cliquez ? Imprimer ?imprimez la sélection Sélection.
Cliquez Aperçu et vérifiez alors le nombre de page(s)
Cliquez le bouton Mise en Page pour réaliser votre mise en page (marges, taille, en-tête )
Pour créer une zone d'impression :
Sélectionnez les cellules
Cliquez l'onglet Mise en Page ? Zone d'impression et Définir
Pour annuler une zone d'impression :
Cliquez l'onglet Mise en Page ? Zone d'impression et Annuler
Pour insérer un saut de page manuel :
sur une ligne (sens horizontal)
Placez votre curseur en bordure de feuille, à droite de la colonne.
Cliquez l'onglet Mise en Page ? Insérer un saut de page.
Si votre curseur est au milieu de la feuille de calcul, vous obtiendrez deux sauts de page (l’un vertical, l’autre horizontal).
Pour supprimer un saut de page manuel :
Placez votre curseur à droite ou sous le saut de page
Cliquez l'onglet Mise en Page ? Supprimer le saut de page.
Pour imprimer des documents longs :
Disposez votre tableau sur le bord gauche (pas de centrage)
Réduisez les marges au minimum (tenir compte des possibilités de l’imprimante).
Si vous voulez que les titres en colonne et/ou les titres en ligne d'un tableau soient imprimés sur chaque page, quelque soit la taille de votre tableau :
Pour les titres en ligne : l'onglet Mise en Page ? Imprimer les titres ? Feuille Cliquez dans la case Lignes à répéter en haut ? cliquez dans la feuille de calcul pour sélectionner les lignes de titre de votre tableau ;
Pour les titres en colonne l'onglet Mise en Page ? Imprimer les titres ? Feuille Cliquez dans la case Colonnes à répéter à gauche ? cliquez dans votre feuille de calcul pour sélectionner les colonnes de titre de votre tableau
Pour VÉRIFIER RAPIDEMENT LES CALCULS
Sélectionnez la plage de cellules à vérifier
Observez la barre d'état
POUR AFFICHER ET IMPRIMER LES FORMULES
Avant tout, pensez à enregistrer votre classeur pour sauvegarder la version définitive de votre tableau, puis :
Cliquez le panneau formules ?Audit de formules ? Afficher des formules.
Vérifiezl'aperçu avant d'imprimer : votre tableau doit tenir sur une seule page
?POUR CELA, PLUSIEURS SOLUTIONS:
?FERMER le classeur SANS ENREGISTRER LES MODIFICATIONS.
Vous pourrez le rouvrir tel qu'il était au moment du dernier enregistrement
(à condition bien sûr de l'avoir enregistré juste avant d'avoir demandé l'affichage des formules).
POUR REPÉRER LES ANTÉCÉDENTS ET LES DÉPENDANTS
Placez-vous sur une cellule contenant une formule
Cliquez l'onglet formules ? Repérer les antécédents
les cellules utilisées par la formule seront visualisées.
Placez vous sur une cellule contenant un nombre
Cliquez l'onglet formules ? Repérer les dépendants
les formules qui utilisent la cellule seront visualisées.
IMPRIMER L'AUDIT
Vérifiez une dernière fois l'aperçu pour n'utiliser qu'une seule feuille de papier
Pour supprimer les flèches d'audit:
Cliquez l'onglet formules ? Supprimer les flèches
Pour rechercher une information
Cliquez l'onglet Accueil ? panneau édition ?Rechercher et sélectionner
Rechercher
POUR REMPLACER UNE INFORMATION
Cliquez l'onglet Accueil ? panneau édition ?Rechercher et sélectionner
Remplacer
POUR ATTEINDRE UNE ZONE OU UNE CELLULE
Cliquez l'onglet Accueil ? panneau édition ? Rechercher et sélectionner
Atteindre
Dans la zone Référence, tapez une référence ou cliquez sur le bouton Cellules… (très pratique pour sélectionner toutes les cellules contenant une formule, par exemple)
FORMATS DE DATE ET D'HEURE:
Cliquez l'onglet Accueil ?panneau Nombre ?Cliquez le lanceur?
En plus des formats prédéfinis, vous pouvez créer des formats personnalisés:
Dans une cellule, saisissez 5/9/07 8:30 et testez les formats suivants :
Une formule de calcul : =MAINTENANT() affiche la date et l’heure courante
Deux raccourcis-clavier : C+ ?date courante C+ :?heure courante
COMMENT EXCEL CALCULE-T-IL AVEC LES DATES ET LES HEURES?
Excel transforme les dates en nombres classiques : il dispose d'un calendrier qui débute au 1er janvier 1900, et cette date équivaut au nombre 1.
De la même manière, le nombre 36526 correspond au 1er janvier 2000, soit le 36526ème jour depuis le début du calendrier d'Excel.
Si une cellule qui contenait une date affiche un nombre, c'est que vous avez enlevé sans le vouloir le format de date.
Tapez par exemple C+j pour remettre un format de date.
De la même manière, 24 heures correspondent au nombre 1, midi à 0.5, 18h à 0.75.
QUELQUES FORMULES DE CALCUL POUR LES DATES:
=JOURS360(cellule1;cellule2) Donne le nombre de jours entre 2 dates
=JOUR(cellule) Donne le jour
=MOIS(cellule) Donne le mois
=ANNEE(cellule) Donne l’année.
=JOURSEM(cellule) Donne le numéro du jour de la semaine (1=dimanche)
=HEURE(cellule) Donne l'heure
=MINUTE(cellule) Donne les minutes
= (cellule1)-(cellule2) donne le nombre de jours entre ces 2 dates
utiliser le format aa "ans" mm "mois" jj "jours"
vous obtenez par exemple 2 ans 10 mois 14 jours
COMMENT ADDITIONNER DES DATES RÉGULIÈREMENT?
+ 1 an ?=DATE(ANNEE(cellule)+1;MOIS(cellule);JOUR(cellule))
+ 1 mois ?=DATE(ANNEE(cellule);MOIS(cellule)+1;JOUR(cellule))
+ 1 jour ?=cellule+1 OU ?=DATE(ANNEE(cellule);MOIS(cellule);JOUR(cellule)+1)
+ 1 an, 1 mois, 1jour ?=DATE(ANNEE(cellule)+1;MOIS(cellule)+1;JOUR(cellule)+1)
CONVERTIR UN NOMBRE EN HEURES
=TEXTE(cellule contenant le chiffre/24;«hh:mm»)
PourINSERERune nouvelle feuille de calcul :
Cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de la feuille de calcul puis Insérer
PourRENOMMERune feuille de calcul :
Cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de la feuille de calcul puis Renommer
Ou
Cliquez avec le Bouton Droit sur l’onglet de la feuille de calcul puis
Déplacer ou copier
? Pour effectuer une copie, n’oubliez pas de cocher la case Créer une copie.
? Vous pouvez déplacer ou copier une feuille vers un nouveau classeur, ou vers un classeur existant, à condition que celui-ci soit déjà ouvert.
Supprimer
Groupe de travail: Lorsque plusieurs feuilles de calcul sont sélectionnées, tout ce qui vous réalisez dans une feuille est reproduit automatiquement dans les autres feuilles.
POUR REPRODUIRE RAPIDEMENT UNE FEUILLE DE CALCUL :
OBJECTIF : Reproduire autant de fois que nécessaire une feuille de calcul type.
La copie d’une plage d’une feuille de calcul ne reproduit pas exactement l’original.
Il faut donc copier la totalité de la feuille :
Cliquez sur l’onglet de la feuille et maintenez le clic.
Faites glisser l'onglet de la feuille comme pour un simple déplacement mais en maintenant la touche C enfoncée.
Lâchez le bouton de la souris.
Lâchez la toucheC.
Renommez la nouvelle feuille : double-cliquez sur son onglet.
OBJECTIF : déplacer, copier, insérer, supprimer, intervertir des cellules, des lignes ou des colonnes dans un tableau.
Pour DÉPLACER ou COPIER des lignes, colonnes, cellules ou plages de cellules :
Sélectionnez la ou les ligne(s) ou colonne(s) ou cellule(s) ou plage(s) concernée(s)
Cliquez Couper (déplacement) ou Copier (copie) dans le panneau du presse-papiers
Sélectionnez la cellule de destination
Cliquez Coller dans le panneau du presse-papiers
Attention à ne pas écraser des cellules lors de vos manipulations!!!
? Pour ces opérations, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier ou les icônes :
Sélectionnez la ou les cellules ou lignes ou colonnes concernées
Positionnez la souris sur un des bords de cette sélection
Lorsque la souris se transforme en ?, cliquez et tirez pour déplacer
? Pour une copie, faites glisser la sélection en maintenant la touche C enfoncée.
Pour INSÉRER une ou plusieurs cellules, lignes ou colonnes vides :
Cliquez à l'endroit où vous voulez débuter l’insertion
Cliquez Insérer du panneau cellules puis Cellule ou Ligne ou Colonne.
? Vous pouvez aussi tirer la poignée de recopie en maintenant la touche Maj.enfoncée
Pour SUPPRIMER une ou plusieurs cellules, plages de cellules, lignes ou colonnes :
Sélectionnez la ou les ligne(s) ou colonne(s) ou cellule(s) ou plage(s) concernée(s)
Cliquez Supprimer du panneau cellules
Pour INSERER ou INTERVERTIR une ou plusieurs cellules, lignes ou colonnes :
Sélectionnez la ou les ligne(s) ou colonne(s) ou cellule(s) ou plage(s) concernée(s).
Cliquez Couper ou Copier puis cliquez à l'endroit où vous voulez débuter l'insertion
Cliquez Insérer du panneau cellules puis Cellules coupées ou Cellules copiées
? Vous pouvez tirer la sélection en maintenant la touche Maj. enfoncée
? Maintenez aussi la touche C enfoncée si vous voulez en même temps copier
POUR FIGER LES VOLETS D’UNE FEUILLE DE CALCUL :
OBJECTIF : Sans manipulation particulières, les têtes de lignes et de colonnes de votre tableau disparaissent au fur et à mesure que vous déplacez votre feuille. Les volets pour permettront de continuer à visualiser les informations principales (têtes de lignes et de têtes de colonnes) d'un tableau dont la taille est supérieure à l’écran.
Pour SÉLECTIONNER plusieurs feuilles NON CONSÉCUTIVES :
Cliquez sur l'onglet de la première feuille
Appuyez et maintenez la touche C
Cliquez sur l'onglet de la dernière feuille de calcul à sélectionner.
Pour ajuster cette sélection :
? Tout en maintenant la touche C, cliquez sur un onglet pour ajouter ou supprimer une feuille de la sélection.
Pour SÉLECTIONNER plusieurs feuilles de calcul CONSÉCUTIVES :
Cliquez sur l'onglet de la première feuille
Appuyez et maintenez la touche MAJ
Cliquez sur l'onglet de la dernière feuille de calcul à sélectionner.
? Tout en maintenant la touche MAJ, cliquez sur une feuille précédente ou suivante.
OBJECTIF : Protéger les cellules contre des modifications non souhaitées (éviter que vos formules soient effacées par exemple).
Lorsque votre FEUILLE DE CALCUL est terminée, vous pouvez la protéger contre toute modification ou permettre une modification partielle :
COMMENT PROTÉGER EFFICACEMENT UNE FEUILLE DE CALCUL
?n'enlevez pas le verrouillage par défaut des cellules contenant les formules, ni celles contenant des valeurs constantes (exemple : les titres de colonnes ou de lignes)
Jedéverrouille en premierles cellules de saisie (ne contenant pas de formules) afin de les rendre modifiables :
1 Sélectionnez la cellule ou les cellules concernées
2 Cliquez l'onglet Accueil?panneau cellule?format
3 Cliquez Verrouillerla cellule pour éteindre l'icône
Renouvelez ces 4 opérations pour chaque cellule concernée.
À ce stade, aucune protection n'est en service.
Ensuite j'active la protection de la feuille :
Cliquez l'onglet Accueil?panneau cellule?format
Protéger la feuille
Seules les cellules DÉVERROUILLÉES sont alors modifiables mais les menus de manipulation sont interdits (police, nombre, etc.)
Utilisez la touche TAB pour atteindre directement ces cellules déverrouillées et modifier leur contenu.
COMMENT DÉSACTIVER LA PROTECTION:
1 Cliquez l'onglet Accueil?panneau cellule?format
? Ôter la protection.
EXCEL propose les fichiers sous forme de classeurs qui peuvent contenir plusieurs feuilles de calcul. Cela permet de regrouper les feuilles de calcul traitant d’un même thème. Les classeurs d’EXCEL portent l’extension .XLS.
Pour créer un nouveau classeur :
Cliquez
Pour enregistrer pour la première fois un nouveau classeur :
Cliquez puis Enregistrer ou Cliquez sur l’icône
Donnez un nom à votre classeur.
Cliquez la liste Enregistrer dans pour le dossier de destination.
Cliquez Enregistrer.
Pour ouvrir un classeur existant :
Cliquez puis Ouvrir
Cliquez la liste Regarder dans pour le dossier contenant le fichier.
Cliquez sur le fichier désiré puis cliquez Ouvrir
Pour enregistrer un classeur existant :
Cliquez
Donnez
Cliquez la liste Enregistrer dans pour le nouveau dossier de destination.
Cliquez Enregistrer.
Pour enregistrer un classeur comme Modèle :
Votre feuille de calcul modèle doit contenir toutes les formules à utiliser.
Cliquez
Cliquez la zone Type de fichiers
Choisissez Modèle (*.xlt) puis cliquez Enregistrer
Pour utilisez un fichier Modèle :
Cliquez
« Général »
une copie de votre classeur modèle nommée Class1 est présentée à l’écran.
Pour protéger un fichier
Cliquez
Cliquez le bouton Outils – Options générales
Vous pouvez installer un mot de passe pour protéger l'ouverture du fichier ou pour autoriser seulement sa lecture
SAINTONGE INFORMATIQUE FORMATION1
Touches de déplacements rapides:
Aller à la dernière ligne de la feuille CY
Aller à la dernière colonne de la feuille CR
Revenir à la première cellule de la feuille C
Aller à la dernière cellule du tableau C FIN
Consultez Les Menus: (de nombreux raccourcis y sont affichés, en face de la commande correspondante)
? ex. :Cn pour Fichier>Nouveau
Voici les plus courants :
Cc COPIER Cx COUPER
Cv COLLER Ca SÉLECTIONNER TOUT
Cz ANNULER C DATE DU JOUR
Cr FORMAT STANDARD Cm FORMAT MONÉTAIRE
Cj FORMAT DATE Cq FORMAT HORAIRE
Certaines touches de fonction sont utiles:
@ ouvre la barre de formule
# affiche la liste des noms définis dans le classeur
$ répète la dernière action effectuée (pose de bordures, application d'un format, etc.) ; $ permet également, si vous êtes dans une formule, de FIGER une référence.
Comment paramétrer le signe Décimal (le point au lieu de la virgule)
Même si vous avez demandé un format avec 2 décimales, Excel calcule avec tous les chiffres obtenues lors de ces calculs.
Pour forcer Excel à calculer avec les chiffres affichés
Cliquez le menu Fichier ? Options Excel.
Options avancés
Aller en bas dans la zone calcul dans ce classeur
cocher (définir le calcul avec la précision au format affiché)
Formule pour préciser la manière d’arrondir les résultats
Calculer une somme avec le clavier
Placer vous sur la cellule recevant le résultat; faîtes A = (égal)
ou cliquez l'icône ? dans la barre d'outils
Excel va sélectionner automatiquement les chiffres les plus proches ( à contrôler)
Vous pouvez aussi faire la démarche inverse
Sélectionnez d'abord les chiffres et faîtes A = (égal) ou cliquez l'icône ?
OBJECTIF : Être plus efficace dans l’élaboration d’un tableau.
Exploiter les messages d’erreur pour apporter la correction appropriée.
CONSTRUCTION D’UNE FEUILLE DE CALCUL
Ne saisissez pas de chiffres accompagnés de texte, aucun calcul ne sera possible.. Utilisez un format personnalisé.
MESSAGES D’ERREUR
######## La colonne est trop étroite pour le nombre : ajustez la largeur de la colonne
#NOM? Le nom de la fonction ou le nom de la cellule utilisé dans la formule est mal orthographié ou mal défini.
#REF! Votre formule fait appel à une cellule qui a été supprimée.
#DIV/0! Votre formule utilise comme diviseur une ou des cellules contenant des zéros. Pour ne pas afficher ce message, placez une condition dans votre formule pour qu'elle n'effectue la division que si le diviseur est différent de zéro.
#NUL! Zone de sélection non valide.
#VALEUR! Vous essayez de calculer du texte ou vous avez sélectionné une plage de cellules sans indiquer quelle fonction de calcul vous voulez lui appliquer
#NOMBRE! Nombre mal utilisé.
#NA Erreurs cumulées, vérifiez tous les éléments (noms, valeurs, références).
OBJECTIF: Créer à l’aide d’EXCEL une succession de valeurs (texte, date, nombre) automatique, dont la séquence peut être modifiée.
Pour créer une liste de texte ou de dates automatique :
Saisissez une valeur de départ dans une cellule : exemple MAI
Cliquez sans lâcher le clic sur la poignée derecopie de cette cellule
Tirez cette poignée vers le bas sur une dizaine de cellules et lâchez le clic.
À partir de la saisie 14/7/05, vous obtiendrez 15/07/05 - 16/07/05 - etc.
À partir de la saisie Lundi, vous obtiendrez Mardi - Mercredi - etc.
À partir de la saisie Trim1, vous obtiendrez Trim2 - Trim3 - Trim4 - Trim1 – etc.
À partir de la saisie 1ère leçon, vous obtiendrez 2ème leçon - 3ème leçon - etc.
Vous pouvez aussi inventer des listes :
Menu Fichier Options –Avancées zone général puis modifier Listes personnalisées
Pour créer une série numérique :
Tirez la poignée de recopie avec le bouton droit
Dans le menu qui s'affiche cliquez Série pour déterminer le pas de la série :
? Exemple : à partir d’une saisie de 2, vous obtiendrez :
Modifiez les notes pour vérifier votre formule de condition
5
RIMBAUD
12
? Si la valeur de B2 est inférieure à 10, la formule en C2 affiche "insuffisant"; si la valeur de B2 est inférieure ou égale à 14, la formule en C2 affiche "bien"; sinon, la valeur de B2 est supérieure à 14 et la formule en C2 affiche "très bien".
Condition sur des dates
=si(c6<date(2009;4;30);«en retard»; «bon»)
FORMULES & MISE EN FORME
Faire apparaître : la note maximalepar matière la note minimalepar matière la moyennepar matière la moyennepar élève la moyennegénérale (=9.76)
Classer les élèves par ordre alphabétique
Soigner la présentation
NOM
Prénom
maths
français
histoire
géographie
anglais
biologie
physique
PERIGORD
Sarah
20.00
16.00
14.00
12.00
11.00
15.00
20.00
MAZOUIN
Éric
1.00
20.00
2.00
15.00
17.00
20.00
MAZOUIN
Yann
10
10
6
8
9
6
1.00
GARNIER
Loïc
abs
3.00
2.00
0.10
abs
3.00
1.50
POURAJEAUD
Claude
abs
13.50
13.00
20.00
18.00
20.00
17.00
FETIS
Béatrice
8.00
15.00
9.00
17.00
19.50
20.00
3.00
SEGUIN
Michael
20.00
19.00
1.00
0.10
1.01
0.02
0.50
DAVAUD
Sébastien
3.00
1.00
16.00
12.00
13.00
14.00
17.00
A
B
C
BUDGET D'UNE FAMILLE
taux de l'euro
6.55957 F
EUROPÉENNE
En Francs
En Euros
Une minute de téléphone
0.67 F
0.10 e
Une baguette de pain
3.70 F
0.56 e
Un quotidien
4.80 F
0.73 e
Une douzaine d'huîtres
16.00 F
2.44 e
Un bifteck de 300 gr
30.00 F
4.57 e
Une revue
35.00 F
5.34 e
Une place de cinéma
45.00 F
6.86 e
Un disque audio
129.00 F
19.67 e
Un livre
159.00 F
24.24 e
Un plein d'essence en super 50 l
290.00 F
44.21 e
La redevance TV
690.00 F
105.19 e
Un caddie chez Leclerc
850.00 F
129.58 e
La taxe d'habitation
1800.00 F
274.41 e
Un poste de télévision
2990.00 F
455.82 e
Un salaire
5500.00 F
838.47 e
Un salaire
8000.00 F
1219.59 e
Un salaire
12000.00 F
1829.39 e
Une voiture 5p 6cv
86900.00 F
13247.82 e
Une maison
400000.00 F
60979.61 e
Pour calculer le prix en euro d’une minute de téléphone, il faut diviser le prix en Francs par le taux de conversion.
Puis il faut recopier cette formule vers le bas pour les autres prix.
C’est normal, ce sont des références relatives.
Or pour obtenir des résultats justes, il faut toujours diviser par le taux de l’euro qui se trouve dans C2.
Lors de la construction de la formule =B4/C2 il faut FIGER C2
Ouvrez la formule (appuyez sur @)
Cliquez sur C2 dans la barre de formule
Appuyez sur la touche $
La formule devient =B4/$C$2
?La RÉFÉRENCE RELATIVE (C2) est devenue une RÉFÉRENCE ABSOLUE ($C$2)
Comment déterminer les adresses à figer
Construisez 3 ou 4 formules manuellement-
Vous allez découvrir que certains éléments se répètent
Ce sont ces éléments qu’il vous faut figer avec le signe $
A
B
C
1
Totaux
Janvier
2
Brochures
=B2/B7
=C2/C7
3
Envois
=B3/B7
=C3/C7
4
Annonces
=B4/B7
=C4/C7
5
Dépliants
=B5/B$7
=C5/C$7
6
Totaux
=B6/B$7
=C6/C$7
Saisissez la première formule et avec le bouton recopie, recopiez vers la droite puis vers le bas.
A
B
C
1
Totaux
Janvier
2
Brochures
=B2/B$7
3
Envois
4
Annonces
5
Dépliants
6
Totaux
Votre tableau est rempli
OBJECTIF : Pour faciliter la recopie d'une formule de calcul, on modifie les références des cellules utilisées dans cette formule.
La RÉFÉRENCE d'une cellule (appelée aussi "adresse") exprime la position de cette cellule dans la feuille de calcul : lettre de la colonne et numéro de la ligne.
Il existe 4 types de références:
LES RÉFÉRENCES RELATIVES. Toutes les références sont relatives par défaut.
Exemple de formule : =B4
Les références relatives évoluent lorsque l'on recopie la formule :
LES RÉFÉRENCES MIXTES
L'adresse de la cellule est ½ absolue, ½ relative : seule la référence relative évolue lors de la recopie de la formule, tandis que la référence absolue reste fixe
Exemple de formule: =$B4?lacolonneestabsolue, lalignerelative
Recopiée àdroite(ou àgauche), cette formule resteinchangéepuisque la référence de lacolonneestfixe.
Recopiée en bas, la formuleévoluecar la référence de laligneestrelative: elle devient =$B5 ; recopiée en haut elle devient =$B3
De la même manière, la formule =B$4 (colonnerelative,ligneabsolue) n'évolue que si elle est recopié à gauche =A$4, ou à droite =C$4.
LES RÉFÉRENCES NOMMÉES:on attribue un NOM à des cellules ou des plages de cellules et on utilise ce nom dans les formules au lieu d'utiliser les références colonne/ligne (ceci sera développé dans un exercice ultérieur)
Les noms se comportent exactement comme des références absolues.
Pour transformer une référence relative en référence absolue (et vice versa):
? Saisissez un $ devant la référence à modifier (lettre de colonne et/ou N° de ligne)
OU
? Utilisez $pour faire défiler les différents types de référence : absolue, mixte, relative.
ThÈme:Tableau automatique.
À partir des données saisies dans le premier tableau, il faudra réaliser les calculs qui s’afficheront dans le deuxième.
OBJECTIF:Utiliser les références relatives et absolues.
OBJECTIF: Utiliser des noms dans les formules de calcul au lieu des habituelles références de cellules. EXCEL offre la possibilité de nommer une ou plusieurs cellules.
Utiliser des noms dans les formules rend plus aisée la compréhension desdites formules et facilite la recopie de ces formules car les noms se comportent comme des références absolues.
POUR ATTRIBUER UN NOM À UNE CELLULE OU À UNE PLAGE DE CELLULE :
Sélectionnez la ou les cellules concernée(s) (ex. la liste des t° de Brest)
Cliquez onglet Formules puis panneau noms définis et Définir un nom
Utilisez le nom proposé par Excel ou saisissez le nom que vous voulez attribuer : ex. tapez Brest puis cliquez Ok.
Modifiez une formule de calcul existante pour utiliser le nom : ex. : =moyenne(Brest) puis =max(Brest), etc.
Faites la même démarche pour Chamonix
#NOM? ce message apparaît si votre formule contient un nom qui n’a pas été défini, ou qui est mal orthographié, ou un nom de fonction qui n'existe pas (ex. maxi au lieu de max…).
POUR INCLURE UN NOM SANS RISQUE D'ERREUR DANS UNE FORMULE:
Commencez à saisir normalement votre formule mais à l’emplacement du nom, ne l’écrivez pas : tapez # ou cliquez Insertion/ Nom/ Coller
Sélectionnez le nom et cliquez OK
POUR CRÉER PLUSIEURS NOMS EN MÊME TEMPS :
? Construisez le tableau suivant sans les formules de calcul :
A
B
C
D
E
1
JANVIER
FÉVRIER
MARS
2
VENTES
100
100
100
=somme(VENTES)
3
COÛTS
60
60
60
=somme(COÛTS)
4
PROFITS
=VENTES-COÛTS
=VENTES-COÛTS
=VENTES-COÛTS
=somme(PROFITS)
Cliquez modifier et resélectionner les bonnes cellules.
Seules les cellules en gras italique souligné doivent être saisies ; les autres s’obtiennent en utilisant la poignée de recopie
Utilisez le bouton Somme automatique? pour mettre en place les formules
Faites des copier-coller pour reproduire vos formules de calcul
Vérifiez vos calculs avec des nombres simples
Créez les bordures et les trames en dernier et utilisez le bouton Reproduire la mise en forme (Pinceau) pour recopier vos formats (appliquez des trames de fond de couleurs différentes sur les lignes mensuelles, trimestrielles et semestrielles)
TABLEAU MENSUEL D’EXPLOITATION
VENTES
CHARGES
SALAIRES
TOTAL CHARGES
RÉSULTAT
RÉSULTAT CUMULÉ
JANVIER
FÉVRIER
MARS
=?
= ?
= ?
=?
= ?
= ?
=?
=?
= ?
1er TRIM
=?
= ?
= ?
= ?
= ?
AVRIL
MAI
JUIN
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
2ème TRIM
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
1er SEMESTRE
=?
= ?
= ?
= ?
= ?
JUILLET
AOÛT
SEPTEMBRE
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
3ème TRIM
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
OCTOBRE
NOVEMBRE
DÉCEMBRE
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
4ème TRIM
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
2ème SEMESTRE
= ?
= ?
= ?
= ?
= ?
TOTAL
=?
= ?
= ?
= ?
= ?
OBJECTIF : Préparer la visualisation ou l’impression de certaines parties d’un tableau.
Dans une feuille de calcul complexe, la création d’un plan permet d’afficher seulement une partie de cette feuille, par exemple les lignes ou les colonnes de synthèse, et de masquer les autres informations.
Pour créer un plan automatique:
?des boutons de manipulation s'affichent dans les marges
Pour réduire un niveau :
? Cliquez sur le bouton - dans la marge
?Seule la ligne ou la colonne de synthèse sera affichée.
Pour développer un niveau :
? Cliquez sur le bouton + dans la marge
?Les lignes ou les colonnes de détail correspondant aux lignes ou aux colonnes de synthèse seront affichées à nouveau.
Pour afficher un niveau spécifique :
? Cliquez sur les boutons de niveau de lignes ou de colonnes : 1 2 3 etc.
Pour effacer le plan :
Cliquez l'onglet Données?panneau plan?Dissocier?effacer le plan
Pour créer un plan personnalisé:
Observez bien la structure de votre tableau pour déterminer les niveaux que vous allez créer : colonne(s) ou ligne(s) de totalisation des données, zones de données et zones de calculs, etc.
Créez votre plan dans l’ordre décroissant, c’est à dire commencez par créer le plus grand niveau puis créez le niveau immédiatement inférieur en réduisant la sélection. POUR NOTRE EXEMPLE (tableau mensuel d'exploitation) :
2.1. Sélectionnez UNIQUEMENT les lignes ou les colonnes (têtes de lignes ou de colonnes) qui devront êtremasquées dans le niveau 1
2.3. Vérifiez que votre niveau est correctement créé en cliquant sur + ou -
?lorsque le niveau est réduit, seules les lignes qui n'ont pas été groupées doivent rester affichées
2.4. En cas d'erreur, supprimez le niveau en cliquant sur le bouton Dissocier
Procédez de manière similaire pour chaque niveau à créer.
Vous pouvez créer un plan de niveau N-1 à l’intérieur d’un plan de niveau N..
Exemple : vous avez déjà créé le niveau 1er semestre, vous devez maintenant créer un niveau pour le 1er trimestre :
Janvier
Mars
1er TRIM
En procédant de cette façon, puis en jouant sur les boutons + ou - , vous pouvez masquer temporairement une ou plusieurslignes ou colonnes de votre choix, dans n'importe quel tableau, quelle que soit sa taille.
Commentcréerun graphique
Sélectionnez dans le tableau d'origine les données à représenter
Cliquez le panneau insertion puis choisissez votre graphique
Pour manipuler un graphique et avoir accès aux menus "Graphique", il faut d'abord sélectionner le graphique
La barre d'outils Graphique doit s'afficher
Commentsélectionnerun graphique : cliquez 1 fois dans la zone de graphique
Commentmodifierla taille d’un graphique
Sélectionnez le graphique
Tirez sur les poignées de la sélection pour agrandir ou diminuer
Commentdéplacerun graphique
Sélectionnez le graphique
Tirez sur les bords du graphique sans toucher aux poignées
Utiliser abondement les onglets Création, Disposition et Mise en forme de l'outil graphique
Couleurs, motifs, polices, tailles, bordures, nombres, position des étiquettes, des axes…
Sur l’élément à modifier, faites clic droit puis Format ou Mise en forme…
Une boîte de dialogue vous est proposée
Exploreztoutesles options
Commentajouterun élément dans le graphique
Onglet Disposition
Choisissez l'élément à ajouter
Comment modifier le texte de la légende
Onglet création puis sélectionner les données
Modifier
Dans la zone Nom, tapez le titre de la série ou cliquez sur la cellule correspondante dans le tableau d'origine (utilisez le bouton pour masquer provisoirement la boîte de dialogue)
Comment modifier letyped’ungraphique
Onglet création
Choisissez un type de graphique
Comment modifier lesensd’un graphique
sélectionnez la série puis clic droit
Modifier le Type de graphique série de données
Comment tracer une série sur un axe secondaire
sélectionnez la série puis clic droit
Mettre en forme une série de données
Insérer un axe secondaire
QUEL GRAPHIQUE CHOISIR SELON LE TYPE DE DONNÉES?
Une tendance dans le temps (ex. : évolution des ventes, des températures)
?
graphique en courbes ou histogrammes
Une comparaison de valeurs (ex. : actif/passif, pyramide des âges)
?
graphique en barres
Une proportion de valeurs (ex. : parts de marché)
?
graphique à secteurs
Une fréquence sur 4 axes par rapport à un point central (ex. : répartition géographique)
?
graphique radar
Comment modifier l’ordre de traçage
Sélectionnez une série
Cliquez bouton droit>Format de la série
Cliquez l’onglet Ordre des séries et déplacez la série
Comment créer un graphique à combinaisons
sélectionnez la série puis clic droit
Mettre en forme une série de données
Insérez un axe secondaire
Comment ajouter une série à un graphique
Onglet création puis sélectionner les données
ajouter….
Comment inverser l’ordre de traçage
Faites un clic droit sur l’axe (X=abscisses; Y=ordonnées)
Mise en forme de axe
Dans Options,cochez Abscisses ou Valeurs en ordre inverse
Comment modifier la présentation d'un graphique 3D
Clic droit puis rotation 3D
Modifiez les valeurs selon la présentation souhaitée :
Comment réaliser un graphique à images
Cliquez remplissage dans la mise en forme d'une série de données
Choisissez remplissage image ou clipart
DEFINITION :
Une Base de données est un outil permettant d’organiser, de gérer, de retrouver et d’extraire des informations.
VOCABULAIRE :
Entrez les noms de champs dans lapremière ligne.
Entrez dans les lignes suivantes les données en utilisant un formulaire.
METTRE EN PLACE L'outil formulaire
Cliquez l’extrémité de la barre d’outils rapide
Puis ?Autres commandes
Afficher toutes les commandes, Choisissez formulaire? ajouter
Cette nouvelle icône se place dans la barre d'accès rapide
Utilisation DU FORMULAIRE
Pour ajouter une nouvelle fiche
Cliquez l'icône Formulaire?Cliquez bouton Nouvelle
Saisissez les données
Appuyez sur TAB
Cliquez Bouton Nouvelle
Cette fiche est ajoutée à la Base et une nouvelle fiche apparaît.
La grille fonctionne avec 32 champs maximum
Pour modifier la Base
Cliquez l'icône Formulaire
Faîtes défiler les fiches
Modifiez la fiche
Cliquez bouton Fermer
Pour rechercher une fiche :
Placez-vous au début de la baseC Début (?)
Cliquez l'icône Formulaire
Cliquez bouton Critères
Saisissez dans le champ concerné, l’information que vous désirez
Cliquez bouton Suivante.
Pour trier les informations (classer)
Placez le curseur dans la Base
Cliquez l'onglet Données puis Trier et filtrer
Saisissez les références de vos clés de tri.
(une clé est une préférence, lorsque vous utilisez plusieurs clés, vous déterminez des préférences prioritaires).
Sélectionnez les options (Croissant ou Décroissant).
Cliquez Ok
choisissez ajouter un niveau pour mettre une clé supplémentaire
POUR EXTRAIRE DES INFORMATIONS
Cliquez l'onglet Données puis Trier et filtrer
Filtrer ?Affiche des flèches pour chaque champ.
Cliquez sur la flèche du champ que vous désirez extraire.
Cochez l'élément à extraire.
ou filtre numérique pour personnaliser vos critères
Sélectionner tout ? Affiche toute la Base de données.
POUR REALISER DES STATISTIQUES
NOM
Montant
Beaujolais
5000 hl
Bordeaux
12000 hl
Côtes du Rhône
8500 hl
Beaujolais
10000 hl
Bordeaux
7500 hl
Bordeaux
9200 hl
Pour obtenir une somme à partir d'une condition
=(liste de choix;critère;liste à calculer)
=(colonne des noms;"beaujolais";liste des montants
15000 hl
=(colonne des noms;"bordeaux";liste des montants
28700 hl
Quand la formule rencontre le nom "beaujolais", le chiffre figurant dans la colonne montant est additionné.
Pour obtenir le nombre d'informations sous condition
=(liste de choix;critère)
=(liste des noms;"beaujolais")
2
=(liste des noms;"bordeaux")
3
La formule compte à chaque fois que le nom "beaujolais" est mentionné dans la colonne des noms.
Pour compter les cellules vides (cellules).
Pourconvertir des données "texte" en données "Excel"
CONVERTIR
Exemple : des données saisies sous Word et séparées par des virgules ou point-virgules
Monsieur, Vanille, Desbois, 56, place des Halles, 31000, Toulouse
Monsieur, Yvan, Leterrible, 58, bd Robespierre, 75018, PARIS
Copiez ces données dans la première cellule de la feuille
Sélectionnez les premières cellules
Cliquez menu données puis convertir
Laissez vous guider par l'assistant et indiquez les éléments que vous souhaitez.
Excel placera dans chaque colonne les informations de la première cellule
Certaines formules fonctionnent avec des valeurs « TEXTE » d'autres avec des valeurs « CHIFFRES »
Les formules les mieux adaptées au « TEXTE »
Pour obtenir le nombre de données "texte" dans une liste
• =NBVAL(liste)
Pour assembler deux informations
•=CONCATENER(texte 1 ;" ";texte2)
Nom
Prénom
=Concaténer(celluîe 1 ;" ";cellule2)
Durand
Jacques
Durand Jacques
Bertrand
Joël
Bertrand Joël
N° Fournisseur
Famille article
Concaténer (cell;cel2;cel3)
B
10
545
B10545
Pour extraire la partie gauche d'une information
• =GAUCHE(cellule;Nbre de Caractères)
Code article
=gauche(cellule ;1)
B10545
B
Pour extraire la partie droite d'une information
• =DROITE(cellule;Nbre de caractères)
Code article
=Droite(cellule;3)
B10545
545
Pour extraire une partie d'une information
• =STXT(cellule;rang;nbre)
Code article
=Stxt(cellule;2;2)
B 10545
10
Pour comparer 2 informations
• =EXACT(celluiel;cellule2)
cette formule permet de vérifier le contenu de 2 cellules le résultat affiché est ; Vrai ou Faux
Pour obtenir le nombre de données différentes
=sommeprod((liste de cellules;même liste))
Objectif : obtenir une mise en forme automatique selon le contenu de la cellule
Exemple : afficher une trame de fond de couleur différente selon le texte saisi dans la cellule
Sélectionnez vos données
Cliquez mise en forme conditionnelle
Choisissez Gérer les règles
dans la boîte de dialogue cliquez Nouvelle règle
choisissez Mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent
Dans la 2éme liste déroulante, choisissez égale à
Cliquez dans votre feuille la cellule de comparaison
Cliquez format
Choisissez le format que vous désirez
Faites Ok
Cliquez Appliquer
cliquez Nouvelle règle et ainsi de suite
Vos données doivent s'afficher avec la mise en forme de vous avez choisie.
Une autre méthode pour lier des éléments d'Excel est d'utiliser son "appareil photo".
Mise en place de l'appareil
Cliquez l’extrémité de la barre d’outils rapide
Puis ?personnaliser
Afficher toutes les commandes, Choisissez Photo? ajouter
Cette nouvelle icône se place dans la barre d'accès rapide
Utilisation de l'appareil
DEFINITON
Le collage spécial permet de reproduire un document réalisé par une autre application en respectant la mise en forme.
Le collage spécial peut être réalisé avec liaison afin de permettre, lors de l'ouverture du fichier, les mises à jour qui ont été effectuées dans le document d'origine.
Une liaison OLE permet d'activer l'application source
Une liaison DDE met à jour les informations en provenance de la source.
Exemples :
? Un tableur et un graphique installé sur EXCEL peuvent être incorporés dans un rapport réalisé sous Word.
Procédure :
Vous êtes dans votre document, dans Word.
Lancez Excel en cliquant le bouton Démarrer puis Programmes .
Ouvrez le document à incorporer
Sélectionnez et copiez votre sélection dans le presse-papiers
Revenez dans Word par la barre des tâches
Cliquez Coller ?- Collagespécial
Cochez Objet Excel
? vous obtiendrez une image du graphique ou du tableau d’EXCEL
Cochez Texteavec RTF
? Vous obtiendrez un tableau sous le format de Word
Cochez Image pour obtenir une image
Cochez Avec liaison pour obtenir un lien avec EXCEL (OLE)
? Les modifications apportées dans la feuille d'Excel seront reportées dans le document de Word.
? Un double clic sur la copie permettra l'accès à EXCEL.
OBJECTIF : Utiliser et présenter les informations d’une Base de données sous forme statistiques
Un tableau croisé vous permet à partir d’informations stockées dans une Base de données de créer un tableau dans lequel il est possible de regrouper et de présenter les informations selon un objectif précis.
Il est indispensable de disposer d’une plage de Base de données avant de créer un tableau croisé et de placer le curseur dans cette Base.
Pour modifier les calculs dans un tableau croisé :
Dans la zone valeurs, faites un -clic droit sur le CHAMP à modifier
Vous souhaitez obtenir la moyenne des âges du service TECHNIQUE de la société :
Clic droit sur le champ AGES : sélectionnez synthèse par MOYENNE
Clic droit sur le champ SERVICE : masquez les autres services
Pour déplacer les éléments :
Clic droit sur l’élément du tableau.
Déplacer …
Pour enlever les sous totaux
Clic droit sur l’élément du tableau.
Décocher les sous-totaux
Pour modifier la source de votre tableau croisé
Dans le tableau croisé, cliquez menu options ?changer la source…
Pour ajouter une formule
Dans le tableau croisé, cliquez menu options ?calculs?Champs calculé…
Nommez cette nouvelle colonne et installez votre formule
COMMENT SIMULER UNE SITUATION A L’AIDE D’UNE VALEUR CIBLE
Vous pouvez simuler différentes situations en utilisant la commande VALEUR CIBLE.
Vous devez indiquer 3 éléments à EXCEL
La cellule à définir ;celle ci devra contenir une formule (ex la mensualité)
La valeur à atteindre à l’issue du calcul effectué par EXCEL (ex : 2000 F)
La cellule à modifier pour obtenir la valeur choisie (ex: la durée du prêt)
Tous les autres éléments intervenants dans le calcul doivent être saisis dans le tableau.
PROCEDURE
Problème : Pour un emprunt de 60000 F à un taux de 8%, quelle va être la durée du prêt pour obtenir des remboursements mensuels de 2000 F ?
Inscrivez les valeurs connues, dans le tableau d'amortissement.
Cliquez sur la cellule à définir (mensualité
Cliquez Données ?Outilsde données ? Analyse de scénario puis Valeur cible
Saisissez la valeur à atteindre (2000 F)
Indiquez l’adresse de la cellule à modifier (la durée).
Cliquez Ok
COMMENT AJOUTER UN COMMENTAIRE
La manipulation copier-coller classique recopie le contenu d'une cellule (formule, texte ou nombre) ainsi que sa mise en forme (police, bordures, trame, formats de nombre…).
Le collage spécial permet de varier les circonstance de collage et d'aboutir au bon résultat.
COMMENT RÉALISER UN COLLAGE SPÉCIAL ?
Sélectionnez la ou les cellules à coller et cliquez COPIER
Cliquez à l'endroit du collage et cliquez Coller ? COLLAGE SPÉCIAL
?choisissez ce que vous voulez coller:
tout : équivaut à un copier coller classique
formules : copie la formule (sans copier la mise en forme)
valeurs : copie le résultat d'une formule sans copier la mise en forme (cf. ci-dessous)
formats : copie uniquement la mise en forme (équivaut à un coup de pinceau)
commentaires : copie uniquement le commentaire (cf. leçon sur les commentaires)
validation : copie uniquement les options de validation (cf. leçon sur la validation)
tout sauf la bordure : copier coller classique sauf les bordures
avec opération : la valeur copiée s'ajoute, se soustrait, se multiplie, ou se divise avec la valeur déjà présente dans la cellule où s'effectue le collage (cf. ci-dessous)
blancs non compris : une plage de cellules contenant certaines cellules vides est collée sur une autre plage, mais les cellules vides ne sont pas prises en compte.
transposé : inverse une plage de cellule (cf. ci-après)
coller avec liaison : la cellule résultant du collage sera automatiquement mise à jour si la cellule source du collage est modifiée (cf. ci-après)
COMMENT FAIRE LE BON CHOIX ?
Tout dépend du résultat souhaité.
1EREXEMPLE: les totaux du tableau de SAISIE HEBDOMADAIRE doivent être reportés dans le tableau archives ; un copier coller classique ne fonctionne pas :
SAISIE HEBDOMADAIRE
Nbre
PU
Totaux
Lundi
2
500
1000
Mardi
2
250
Mercredi
2
400
800
Jeudi
2
700
1400
Vendredi
2
600
1200
? IL FAUTCOLLER LES VALEURS
Copiez 1000 et collez les valeurs sous Lundi
Copiez 500 et collez les valeurs sous Mardi
et ainsi de suite…
ARCHIVES
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Semaine 1
1000
500
800
1400
1200
2ÈMEEXEMPLE: les valeurs du tableau ARCHIVES doivent être additionnés dans le tableau cumul, toujours dans la même cellule ; un copier coller classique ne fonctionne pas :
? IL FAUTCOLLER AVEC ADDITION :
Copiez 500 et collez avec addition sur 1000 : vous obtenez 1500
Copiez 800 et collez avec addition sur 1500 : vous obtenez 2300
et ainsi de suite jusqu'au cumul final (4900)…
Tableau cumul
?
Tableau cumul
Semaine 1
1000
?
Semaine 1
4900
3ÈMEEXEMPLE: les stocks de différents articles doivent être reportés dans l'inventaire ; un copier coller classique ne fonctionne pas :
? IL FAUTCOLLER AVEC LIAISON:
Copiez 150 et collez avec liaison à droite d'Article 1
et ainsi de suite…
Fiche de stock
Article 1
Fiche de stock
Article 2
Fiche de stock
Article 3
Mouvements
Entrées
200
Entrées
450
Entrées
500
Sorties
50
Sorties
200
Sorties
150
Stock final
150
250
350
INVENTAIRE
Article 1
150
Article 2
250
Article 3
350
4èmeexemple: comment inverser sans manipulation complexe la présentation d’un tableau ?
1er semestre
2ème semestre
?
Recettes
Dépenses
Recettes
1500
2000
?
1er semestre
1500
1400
Dépenses
1400
1700
?
2ème semestre
2000
1700
Exemple : Obtenir par tranche d’âge le nombre de personnes
Obtenir par tranche de prix, le nombre d’articles.
Dans votre base de données « population ou tarif », saisissez dans la 1ère colonne les tranches ou intervalles que vous souhaitez.
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
…
Sélectionnerla 2éme colonne à coté de vos intervalles
Saisissez la formule suivante :
=FREQUENCE(sélectionner tous vos articles ou tous les ages ;sélectionner votre zone d’intervalles)
la formule doit ressembler à celle-ci:
{=fréquence(zone à comparer; zone d’intervalles)}
il s’agit d’une formule matricielle, il faut valider par <entrée>
valider par <entrée>
Vous obtenez à coté de votre zone d’intervalles, le nombre de personnes ou d’articles correspondant aux tranches.
Comment mettre en place une liste déroulante?
Saisir une liste de données
Dans une cellule indépendante
Cliquer panneau Données ? Validation des données
Choisir dans critères ? autoriser ? liste
Dans source, sélectionner la liste précédemment saisie
OK
Principe:
Les tableaux créés dans EXCEL sont plus faciles à manipuler que ceux créés dans WORD. Pour un publipostage, autant utiliser une source de données EXCEL.
.1 Dans WORD,
.2 Dans un nouveau fichier, cliquez panneau publipostage…
.3 Cliquez démarrer la fusion puis choisissez Lettres
.4 Cliquez Sélection des destinataires
.5 choisissez utiliser la liste existante
.6 Cliquerparcourir
.7allez dans votre dossier chercher votre fichier excel
.9Enregistrez régulièrement toutes les modifications.
.10 Cliquez Aperçu des résultats, pour vérifier la fusion
les noms de champs sont remplacés par les variables saisies dans la source.
.11 Cliquez ou pour faire défiler les différents enregistrements.
.12 Cliquez Aperçu des résultats, pour affichez à nouveau les noms des champs
.13 Cliquez pour imprimer la lettre type avec les noms de champ
A-POUR IMPRIMERTOUTESLES LETTRES:
Cliquez terminer et fusionner
Modifier… pour contrôler le résultat de la fusion avant de l’imprimer.
Imprimer… directement vers l’imprimante si vous êtes sûr(e) de vous.
B-POUR IMPRIMERUNE SEULELETTRE:
Cliquez sur le bouton pour afficher les données.
Cliquez ou afin de visualiser l’enregistrement désiré.
Cliquez .
C-POURSÉLECTIONNERLES ENREGISTREMENTS:
Cliquez Modifier la liste des destinataires
Choisissez sur quel Champ la requête se réalisera.
Cliquez la flèche noire à gauche de ce champ et choisissez ce que vous voulez
Choisissez Filtrer pour une sélection multiple
Choisissez l’élément de comparaison : égal à, différent de, inférieur à, etc.
Saisissez l’information à comparer
Exemple :
Champ
element de comparaison
information a comparer
NOM
est égal à
DUPONT
Cliquez sur OK
?La fusion concernera uniquement les enregistrements dont le champ NOM contient l’information «DUPONT».
Utiliser le tableau des notes comme source de données pour le publipostage suivant :
THÈME : FACTURE (tableau automatique).
OBJECTIFS :
Dans cette facture qui doit réclamer le minimum de saisie, on doit obtenir le maximum de résultats grâce à la mise en place de formules.
Utiliser la fonction « SI » pour ventiler les montants HT selon le code TVA dans deux colonnes et masquer ces colonnes pour éviter leur impression.
Pour obtenir le prix hors taxes :
Si vous avez nommé correctement vos cellules, votre formule pour le calcul du prix HT peut s'écrire ainsi :
=(QTE*PU)*(1‑R%)
Pour calculer le montant total soumis à chaque taux de TVA :
Le choix du taux applicable (5.5 % ou 20.6 %) s'effectue par un code saisi dans la colonne TVA, à savoir A pour 5,5 % et B pour 20,6 %.
Le montant HT de chaque article devra être ventilé dans 2 colonnes supplémentaires, à droite de la facture.
Une formule de condition, =SI(CONDITION;résultat si VRAI;résultat si FAUX), sera utilisée pour placer le HT dans la première colonne si le code TVA est égal à A, ou dans la deuxième colonne si le code TVA est égal à B.
La somme de ces 2 colonnes permettra obtenir le total des bases TVA 5.5% et TVA 20.6%.
Pour rendre ces 2 colonnes non imprimables :
Cliquez menu Format puis Colonne et Masquer
Bien qu’invisibles, les formules à l’intérieur de ces 2 colonnes continuent de fonctionner.
OBJECTIF : Extraire des informations à partir d’une table contenant des données.
Une table de recherche est une plage de cellule, contenant des informations que l’on peut extraire à partir de la formule RECHERCHE.
La création de cette table de recherche obéit à certaines règles :
Elle peut se construire en colonne (dans le sens vertical)
Elle peut se construire en ligne (dans le sens horizontal).
La première ligne ou la première colonne de la table contient les valeurs de comparaison.
Ces valeurs, qui constituent la base de la table, doivent être classées dans un ordre croissant.
Le reste de la table contient les valeurs à extraire.
COMPARAISONS
COLONNE 2
COLONNE 3
Numéro du modèle
Nom du modèle
Prix du modèle
0
1
CLIO
50000
2
FIESTA
60000
3
PEUGEOT 306
70000
4
XANTIA
80000
5
SAFRANE
110000
- recherchev(valeur recherchée;table de recherche;colonne à extraire)
- rechercheh(valeur recherchée;table de recherche;ligne à extraire)
- recherche(valeur recherchée;colonne de comparaison;colonne à extraire)
La valeur recherchée permet le positionnement dans la première colonne.
La table délimite la zone de recherche.
La colonne ou ligne correspond au rang de colonne de l’information à extraire (1, 2, 3)
Exemples :
? RECHERCHEV(3;TABLE;2) donnera la valeur de la ligne 3 et de la colonne 2 soit PEUGEOT 306.
? RECHERCHEV(4;TABLE;3) donnera la valeur de la ligne 4 et de la colonne 3 soit 80000.
Objectif : Faire apparaître automatiquement sur un bon de commande les informations du véhicule que l'on souhaite
Exercice :
Construisez sur une nouvelle feuille le bon de commande ci-dessous
BON DE COMANDE
Numéro du véhicule choisie :
Désignation du véhicule :
Prix du véhicule :
Construisez en-dessous, le fichier des véhicules de la page précédente.
Nommez ce fichier « Véhicules » par menu Formules puis définir un Nom
Dans la case désignation du bon de commande ; Saisissez : =recherchev(numéro du véhicule choisi;fichier Véhicules;colonne 2)
Dans la case Prix du véhicule du bon de commande ; Saisissez : =recherchev numéro du véhicule choisi;fichier Véhicules;colonne 3)
Dans la case Numéro du véhicule choisi; Saisissez un nombre de 0 à 6.
Adresse de la cellule où est saisi le code de recherche
Nom de la table de recherche, (ou adresse de ses cellules si aucun nom n'a été défini)
Numéro de la colonne de la table où se trouve la donnée à extraire (le nom du modèle est dans la 2ème colonne de la table nommée Véhicules…)
Les "arguments" de la fonctionRechercheV
recherchev(critère de recherche;table de recherche;numéro de colonne)
PLAGE DE CELLULES comprenant la colonne de comparaison + la (ou les) colonne(s) des données à extraire (si cette plage est nommée, utiliser le nom…)
NOMBRE qui indique le rang de la colonne ou de la ligne de la table de recherche où se trouve la donnée à extraire
?La formule recherchev s’utilise lorsque la table de recherche est construite en colonne (h signifie horizontal, v = vertical)
?La formule rechercheh s’utilise lorsque la table de recherche est construite en ligne (h signifie horizontal, v = vertical)
?La formule recherche s’utilise lorsque la colonne de comparaison et la colonne des données à extraire ne forment pas un tableau, la longueur de chaque colonne doit être identique, (elles peuvent même être dissociées sur des feuilles de calcul différentes, ou même des classeurs différents…).
OBJECTIF : A partir d’un fichier « Clients » et d’un fichier « Articles », remplir de manière
automatique, la facture en saisissant uniquement le numéro du compte client et
le numéro du code article.
Mise en place des fichiers de données
Saisissez dans une feuille indépendante le fichier « Clients »:
La première ligne des données doit être vide, elle permettra de mettre à blanc la facture.
Saisissez dans le cadre ADRESSE de votre facture, une formule de RECHERCHE afin de faire apparaître les coordonnées du client.
Le N° de client que vous aurez indiqué dans la case N° de compte servira de Code.
Saisissez dans une feuille indépendante le fichier « Articles ».
Saisissez dans la colonne DESIGNATION, une formule de RECHERCHE afin de faire apparaître le libellé de l’article.
Le N° de référence que vous aurez saisi dans la colonne référence servira de Code.
Saisissez dans les colonnes concernées les formules pour faire apparaître toutes les informations nécessaires (PU - TVA - )
Rendez votre facture plus efficace.
Saisissez les remises de chaque catégorie dans la feuille « Clients ».
Créez une colonne remise dans la feuille « articles ».
Saisissez une formule de recherche qui fera apparaître la remise en fonction du N° de client que vous aurez saisi dans la facture.
Cette formule de recherche devra être différente pour chaque catégorie d’articles.
ObjectifS : Utiliser la condition (fonction si) et la concaténation (fonction concatener) pour extraire dans le tableau Coût au km le nom du mois où les dépenses ont été les plus importantes.
1ÈREPHASE :
Dans une colonne supplémentaire à la droite de la colonne "total mois", il faut afficher le nom du mois sous condition : le montant dépensé ce mois-là doit être identique au montant maximum précédemment calculé en bas du tableau. Si la condition n'est pas respectée, il ne faut rien afficher.
Vous pouvez définir des noms, ou utiliser les références relatives… Il faudra de toutes façons pouvoir recopier la formule de condition pour chacun des 12 mois de l'année.
Plusieurs formules sont possibles :
? avec des noms : =si(total_mois=mois_maxi,mois;"")
? avec des référence de colonnes =si(E:E=mois_maxi;A:A;"")
? etc.
Le nom du mois contenu dans la colonne A sera affiché dans la colonne F SI la valeur de la colonne E correspond à la valeur de la cellule de comparaison (mois maxi) ; SINON, rien ne sera affiché (rien s'écrit "")
2ÈMEPHASE :
Le nom du mois ainsi affiché dans la colonne F doit être reporté à droite de la cellule contenant le montant du mois maximum.
La CONCATÉNATION consiste à mettre bout à bout dans une seule cellule le contenu de plusieurs cellules.
Comme pour l'addition, qui s'effectue avec une fonction (somme) ou un opérateur (+), ou la multiplication (fonction produit et opérateur *) la concaténation peut s'effectuer avec une fonction (concatener) ou un opérateur (&) :
? =1ère cellule&….&dernière cellule
A
B
C
D
E
F
G
1
MOIS
Kilomètres
Coût essence
Coût garage
Total mois
2
Janvier
1400 F
=SI( E2=mois_maxi;A2;"")
…
…
…
Recopier la formule jusqu'à décembre
13
Décembre
860 F
…
Mois maxi
2 250 F
=CONCATENER(F2;F3;…;F13)
…
Mois mini
772 F
4ÈMEPHASE :
De la même manière, extrayez dans la colonne G le nom du mois où les dépenses ont été les plus faible et reportez-le dans la cellule à droite du montant du mois mini.
5ÈMEPHASE :
Rendez ces colonnes non imprimables en les masquant :
COMMENT MASQUER UNE COLONNE
Sélectionnez la colonne en cliquant sur sa lettre
Cliquez menu Format puis Colonne et Masquer.
Ou bien
Cliquez avec le bouton droit sur la lettre de la colonne
Dans le menu contextuel qui apparaît cliquez Masquer
?De la même manière, essayez de masquer une ou des lignes
?On peut aussi masquer des feuilles entières
COMMENT RETROUVER UNE COLONNE (OU UNE LIGNE) MASQUÉE
Cliquez menu Édition puis Atteindre
Saisissez les références de la colonne ( ex : F:F) ou les références d'une cellule de cette colonne (ex F2 ou F17, peu importe)
Cliquez OK
Le curseur se place sur la colonne ou la cellule
Cliquez menu Format puis Colonne
Cliquez Afficher
La colonne est de nouveau visible.
Ou bien
Sélectionnez toute la feuille (Ca par exemple)
Cliquez menu Format / Colonne puis Afficher
?toutesles colonnes et les lignes masquées seront à nouveau affichées.
Rendez ces colonnes non imprimables en créant une zone d'impression:
EXEMPLE: vous allez créer une macro pour afficher les formules d’un tableau:
1.LANCER L’ENREGISTREMENT D’UNE MACRO:
Cliquez menu Développeur?panneau code?enregistrer une macro
Dans la zone « nom de la macro » tapez le nom de votre future macro : pour notre exemple, tapez affiche_formules
Dans la zone « touche de raccourci » tapez une lettre en majuscules : pour notre exemple, tapez F (comme formules)
Cliquez OK
Vous êtes en position ENREGISTREMENT (affiché dans la barre d’état )
Toute action est désormais enregistrée.
Vous devez alors effectuer uniquement les opérations qui doivent être enregistrées dans la macro-commande: si vous faites une fausse manœuvre, elle sera enregistrée dans la macro et vous devrez supprimer la macro et tout recommencer…
Pour notre exemple:
Outils?formules –– cocher affichage formules
Sélectionner toute la feuille (case vide en haut à gauche de la feuille de calcul)
Double clic sur n’importe quel séparateur de colonne (pour ajuster de façon optimum les largeurs des colonnes)
2.ARRÊTER L’ENREGISTREMENT:
Cliquez « arrêt de l’enregistrement » dans le panneau développeur
? Si vous avez fait des erreurs pendant l’enregistrement de votre macro :
cliquez panneau développeur?Macros
sélectionnez votre macro
cliquez Supprimer et recommencez…
3.VÉRIFIER QUE VOTRE MACRO FONCTIONNE:
Placez vous dans une feuille de calcul où les formules ne sont pas affichées
Activez le raccourci clavier que vous avez affecté à votre macro : CTRL-MAJ-F
? Si vous avez oublié de saisir un raccourci, vous pouvez toujours lancer votre macro en cliquant Outils>Macro>Macros, sélectionner la macro puis Exécuter
? Créez unemacro inverse de la précédente :affiche_calculs (raccourci CTRL-MAJ-C)
? Créez unemacro qui centre une sélection quelconque sur plusieurs colonnes.
4.AFFECTER UNE MACRO À UN BOUTON:
POUR MODIFIER LE TEXTE DU BOUTON, clic droit?modifier le texte
POUR AFFECTER UNE AUTRE MACRO À UN BOUTON ou à n’importe quel objet (dessin, image..), clic droit sur le bouton ou l’objet?affecter une macro
? Insérez des images et affectez-leur vos macros.
5.POUR STOPPER L’EXÉCUTION D’UNE MACRO:
Si vous avez enregistré dans une macro une action gênante ou absurde, la macro fait n’importe quoi, ou pire elle ne s’arrête plus !
Appuyez sur la touche Échap (Esc), cliquez Fin et supprimez votre macro
Obtenir la valeur la plus citée dans la colonne. =MODE(cellule1;cellule2;cellule3)
exemple : le N° de client le plus cité dans la liste des commandes
Obtenir la médiane statistique d’une liste =MEDIANE(liste)
Obtenir une information à partir d’une liste =CHOISIR(cellule;cellule1;cellule2)
?cellule contenant le rang dans la liste =choisir(A1; Paris ; Lyon ; Marseille
s'il y a 2 dans A1 vous obtenez Lyon
Obtenir le produit d’une liste =PRODUIT(Liste)
Pour obtenir la dernière valeur d'une liste
=INDEX(liste;NBVAL(liste);1)
pour obtenir la somme des cellules A1 de la feuille 1à la feuille 3 =somme(feuill1:feuil3!A1)
Pour compter des cellules vides
(plage) Compte les cellules vides
(plage)*3 compte les cellules vides et multiplie le résultat par 3
(plage;critère)*7 multiplie le nombre de cellules répondant au critère par 7
(plage;« P »)*7 le nombre de cellules contenant l’information « p » sera multiplié par 7
Pour compter le nombre de données différentes
=sommeprod((liste;liste identique))
=sommeprod((a1:a10;a1:a10))
Objectif:Utiliser les outils de contrôle de formulaire pour afficher facilement des informations.
POUR OBTENIR LES OUTILS DE LA BOITE DE DIALOGUE
1) Cliquez la barre développeur
2) Dans le panneau contrôles cliquez insérer
3) Cliquez l’outil toupie et dessinez dans la feuille
4) Cliquez avec le bouton droit sur cet objet
1) Cliquez Format d'objet onglet contrôle
2) Renseigner les éléments suivants
3) Valeur courante (celle qui sera affichée par défaut)
4) Valeur mini
5) Valeur maxi
6) Changement de Pas (valeur de variation lorsque l'on clique sur les flèches ?? du compteur).
7) Cellule liée (Affiche la valeur choisie)
OutilsZone de Liste
1) Dans le panneau contrôles cliquez insérer
2) Cliquez l’outil Zone de liste déroulante et dessinez dans la feuille
3) Cliquez avec le bouton droit sur cet objet
1) Cliquez Format d'objet onglet contrôle
2) Cliquez dans Plage d'entrée
Il s'agit de la zone contenant les informations qui seront affichées dans la zone de liste (ex : votre liste clients)
3) Sélectionnez dans la feuille "clients" la plage de cellules contenant les noms des entreprises
4) Cliquez dans Cellule liée
Il s'agit de la cellule qui affichera le chiffre correspondant au rang de l'information choisie dans la liste
5) Sélectionnez dans la feuille une cellule vide (c'est dans cette cellule que sera stocké le chiffre correspondant à l'information choisie.
1) Cliquez OK
2) Cliquez une cellule quelconque pour enlever la sélection
3) Cliquez sur la flèche de la zone de liste, choisissez une information et observez:
La valeur de la cellule liée évolue selon votre choix dans la liste déroulante.
POUR UTILISER CETTE VALEUR AVEC UNE FORMULE DE RECHERCHE
1) A partir du numéro de cette cellule et avec une formule de recherche, vous pouvez faire apparaître toutes les informations de votre fichier
2) Exemple : Dans votre facture, saisissez dans la zone N° de Compte client, une formule de Recherche qui permettra avec le N° obtenu par la liste d'afficher le N° du Client.
3) Choisissez dans la zone de liste une autre valeur et Observez
DISPOSITIONS COMMUNES
1) Sélectionnez l'outil
2) Cliquez Bouton droit sur l'outil
3) Cliquez menu Format d'objet
4) Cliquez l'onglet Propriétés
EXCEL VÉRIFICATION DES ACQUIS
OBJECTIFS
EXTRAIRE LES INFORMATIONS EN PROVENANCE D'UNE BASE DE DONNÉES :
? MODIFIER LA BASE DE DONNÉES POUR QU'ELLE PUISSE SERVIR DE TABLE DE RECHERCHE
? INSTALLER DANS LE BULLETIN INDIVIDUEL LES FORMULES DE RECHERCHE NÉCESSAIRES : EN FONCTION DU CODE DE L'ÉLÈVE, VOUS OBTIENDREZ SON NOM, SON PRÉNOM, ET SES NOTES RESPECTIVES DANS LES DIFFÉRENTES MATIÈRES
Vous imprimerez le tableau en précisant :
Dans l'en-tête : votre nom et le nom de la feuille et du classeur
Dans le pied de page : la date et l'heure d'impression
Vous disposez d'une seule feuille pour l'impression, aussi n'hésitez pas à vérifier très souvent l'aperçu avant impression
TEMPS IMPARTI: 1 heure 30
INDICATIONS
Le rang de l'élève s'obtient avec la fonction rang : =RANG(moyenne de l'élève;liste de toutes les moyennes par élève)
Le compteur permet de modifier le code de l'élève :
? Afficher la barre d'outils Formulaires
? Cliquer sur l'icône Compteur et dessiner le compteur dans la feuille de calcul en faisant un cliqué-glissé
? Modifier le format de contrôle du compteur : - cellule liée=cellule contenant le code de l'élève ; - valeur maxi=nombre total d'élèves.
Exemple 1 Exemple 2
Objectif: interdire la saisie de certaines valeurs dans un tableau
Exemple: on gère une bibliothèque de prêt multimédia ; si on ne dispose que de 100 livres à prêter, le nombre cumulé des différents emprunts ne doit pas pouvoir dépasser ce nombre.
