Comment réduire la taille d'une présentation PowerPoint
Lorsque vous créez des présentations Microsoft PowerPoint vous utilisez le plus souvent beaucoup d'images, de gifs, de vidéos intégrées, de graphiques, de schémas et d'autres contenus. Pour cette raison-là, il n'est pas surprenant que vous obtenez des fichiers PPT assez volumineux. Dans ce tutoriel, nous allons vous présenter plusieurs conseils et astuces pour réduire la taille de votre fichier PowerPoint.
On ne peut pas nier que les présentations riches en médias sont excellentes. En fait, l'inclusion d'images et de vidéos de haute qualité vous aide à garder votre public interactif. Cependant, cela augmente également la taille du fichier. Dans de nombreux cas, on se retrouve à atteindre la limite de pièces jointes lors de l'envoi de présentations PowerPoint à d'autres personnes par e-mail. La solution qu’on utilise le plus souvent est de le mettre dans un partage Drive ou Dropbox, mais le vrai problème est que la présentation doit d'abord être réduite. Si vous avez inséré de nombreuses images, vidéos et graphiques, votre présentation PowerPoint peut être énorme, mais alors ?
Heureusement, vous pouvez réduire la taille de vos fichiers PowerPoint de plusieurs manières. La méthode la plus utilisée pour ce but consiste à compresser des images ainsi que des fichiers vidéo et audio. Cependant, il existe d’autre techniques que vous pouvez également utiliser pour ce faire, notamment l'enregistrement de fichiers multimédias et PowerPoint dans d'autres formats et la conversion ou la suppression d'objets incorporés.
Suivez les étapes ci-dessous si vous trouvez que votre présentation devient trop lourde pour être partagée. Et puis, ne faites que le minimum requis pour arriver à un état fonctionnel.
Table des matières
Compresser des vidéos dans votre PowerPoint
Insérez des images au lieu de copier et coller
Supprimez les éléments dont vous n'avez pas besoin
Compressez vos images
Les images sont l'une des parties les plus importantes de la plupart des présentations PowerPoint. Souvent, on se retrouve à coller des images dans des présentations sur le Web et à utiliser des graphiques intégrés. En faisant ainsi, on apporte souvent de gros fichiers image sans penser aux implications de leur taille sur le fichier PowerPoint. Le copier-coller vous permettra un processus de conception rapide et fluide, mais vous laissera avec le nettoyage nécessaire.
Vous pouvez compresser les images dans PowerPoint une à la fois ou toutes à la fois. Le processus est détaillé ci-dessous :
- Ouvrez votre présentation,
- Sélectionnez l'image dont vous souhaitez réduire la taille. Au cas où vous voulez compresser toutes les images, cliquez sur n'importe quelle image.
- Accédez à l’onglet « Format» qui s’affiche.
- Cliquez sur la commande « Compresser les images» dans le groupe « Ajuster » :
- La boite de dialogue « Compresser les images» s’ouvre. Si vous souhaitez compresser uniquement l'image sélectionnée, cochez la case « Appliquer à l’image sélectionnée uniquement », sinon si vous voulez compresser toutes les images, décochez cette case :
- Assurez-vous toujours que la case en regard de « Supprimer les zones de rognage des images» est cochée ; cela supprime tous les pixels que vous avez déjà rogné d'une image. Gardez à l'esprit que cela vous empêchera de recadrer l'image pour inclure ces pixels plus tard.
- Sélectionnez l'une des options suivantes dans la zone « Résolution», par exemple « Courrier 96 ppp » pour vraiment réduire la fidélité des images et réduire la taille du fichier PowerPoint PPT. Sinon, cliquez sur « Utiliser la qualité d'origine » pour conserver la résolution actuelle de l'image/des images et minimiser les modifications.
Remarques :
- Vous avez également la possibilité de demander à PowerPoint de compresser automatiquement les images dans toute présentation future. Pour ce faire, accédez à l’onglet « Fichier », cliquez sur « Options » et sélectionnez « Options avancées ». Faites défiler jusqu'à « Taille et qualité de l’image » et décochez la case « Ne pas compresser les images dans un fichier » si elle est cochée. Choisissez une valeur de résolution cible appropriée, qui sera utilisée pour compresser toutes les images que vous ajoutez par la suite.
- Assurez-vous toujours de redimensionner les images avant de les insérer dans votre présentation. Si vous téléchargez une image à partir d'un site Web de photos gratuites, ne téléchargez pas automatiquement la résolution la plus élevée.
Compresser des vidéos dans votre PowerPoint
- Allez sur l'onglet « Fichier» et cliquez sur « Informations » dans la barre latérale gauche.
- Si vous avez inséré des fichiers vidéo dans votre présentation PowerPoint, le premier bouton que vous verrez sera « Compresser le média» comme illustré dans la capture suivante :
- Cliquez sur cette commande et sélectionnez la qualité qui sera utilisé par PowerPoint pour compresser votre fichier. Si vous choisissez 1080pelle convient à presque toutes les applications et, dans de nombreux cas, 720p fonctionnera également bien :
- Après avoir choisi une résolution pour la vidéo, une nouvelle fenêtre s’ouvrira pour vous indiquer la progression de la compression. Une fois la compression terminée elle vous indiquera combien d'espace a été économisé :
- Finalement, vous devez vérifier la vidéo après avoir été compressée pour vous assurer qu’elle est toujours bonne. Si par contre vous trouvez que vous avez commis une terrible erreur, vous avez la possibilité d’annuler la dernière compression à partir du même menu déroulant « Compresser le média».
Insérez des images au lieu de copier et coller
Il est recommandé d’insérer des images directement plutôt que d’utiliser le copier-coller dans le fichier PowerPoint. Lorsque vous copiez et collez ou que vous faites glisser et déposer une image dans une présentation, elle peut perdre la compression et augmenter la taille du fichier.
Pour insérer une image dans une diapositive PowerPoint suivez les étapes ci-dessous :
- Accédez à la diapositive dans laquelle vous voulez insérer une image.
- Allez sur l'onglet « Insertion» dans le ruban et cliquez sur « Images ». Alternativement, vous pouvez cliquer sur l'icône « Images » ou « Image » dans un espace réservé sur une diapositive. N’importe la méthode utilisée, la boîte de dialogue « Insérer une image » apparaît :
- Accédez à l'emplacement de l'image à insérer.
- Une fois l'image trouvée, cliquez sur le bouton « Insérer» ou double-cliquez sur l'image.
Remarque : une autre astuce que vous pouvez utiliser consiste à créer un lien vers un fichier image en cliquant sur la flèche en regard du bouton « Insérer » dans la boîte de dialogue « Insérer une image », puis sélectionnez « Lier au fichier ». Cependant, l'image n'est pas réellement insérée dans votre présentation ce qui réduit la taille du fichier. Ainsi, si vous envoyez le document par courrier électronique à une autre personne, les images ne seront pas incluses. Si vous utilisez cette technique, il est recommandé de copier les images dans le même dossier où se trouve la présentation PowerPoint et de veiller à emporter l'intégralité du dossier avec vous lorsque vous livrez la présentation.
Convertir PowerPoint en PDF
Si vous partagez votre présentation sous forme de document, vous pouvez simplement convertir votre présentation au format de fichier PDF au lieu d'essayer de compresser vos images et vidéos. Ainsi, cela réduira la taille de votre fichier. En effet, la conversion d’une présentation en fichier PDF compressera automatiquement les images, supprimera les fichiers vidéo et multimédias, etc.
Si vous souhaitez convertir votre présentation au format de fichier PDF, le processus est en 3 étapes :
- Cliquez sur « Fichier» et sélectionnez « Enregistrer sous » dans la barre latérale gauche.
- Sélectionnez le type de fichier « PDF » dans la liste déroulante « Type».
- Cliquez sur « Enregistrer» pour terminer.
Une chose que vous devez garder à l’esprit est que ce processus ne convertira pas correctement tout ce qui se trouve dans votre présentation au format de fichier PDF.
Supprimez les éléments dont vous n'avez pas besoin
La dernière technique pour réduire la taille de votre fichier consiste à vérifier si vous avez des éléments dans le fichier dont vous n’avez pas réellement besoin. Qu'est-ce que cela pourrait être ? Par exemple d'énormes diapositives et des modèles avec des images et des graphiques que vous n'utiliserez jamais. Pour vérifier cela il est préférable de passer en mode masque des diapositives :
- Accédez à l’onglet « Affichage» et sélectionnez « Masque des diapositives » dans le groupe « Modes masque » :
- Il se peut que vous voyez un certain nombre de masques qui n'apparaissent pas dans votre présentation. Si oui supprimez-les.