Ms Project : Importer des données depuis Excel (fichiers xls xlsx)

Dans ce tutoriel, nous étudions la façon d'importer une planification de projet à partir d’une feuille de calcul Excel vers Microsoft Project. Vous apprendrez donc à importer un fichier de données Microsoft Excel XLS et XLSX directement dans un fichier Microsoft Project existant, dans un nouveau projet ou fusionner l’ensemble des données dans Excel avec celles contenus dans le projet actuel.

Vous pouvez créer une liste de tâches dans de nombreux formats. Par exemple, plusieurs gens utilisent le logiciel Microsoft Excel comme outil pour générer et organiser les données de leurs projets. Cependant, pour une meilleure planification, il est judicieux d’utiliser un logiciel dédié à la gestion de projets tel que Microsoft Project. Dans ce cas, la saisie manuelle des données de projet dans Microsoft Project à partir de la feuille de calcul Excel peut être une tâche fastidieuse. Heureusement, Microsoft Project a pensé à vous en intégrant plusieurs fonctionnalités qui vous permettent d’importer facilement les données de projet Excel dans un fichier de planification Project. Suivez le reste du tutoriel pour plus de détails.

Table des matières

Comment importer une lise de tâche Excel dans Ms Project

Étape 1 : préparations avant de commencer l’importation

Etape 2 : créer les noms de champ personnalisés

Etape 3 : démarrer l’assistant d’importation

Comment importer une lise de tâche Excel dans Ms Project

La possibilité d'importer les listes de tâches dans Microsoft Project peut vous aider à gagner du temps. Dans l’exemple de ce tutoriel, nous examinons comment importer des fichiers Microsoft Excel « XLS » et « XLSX » dans Microsoft Project 2010. Si vous avez une autre version, ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours suivre la même procédure.

Étape 1 : préparations avant de commencer l’importation

Bien que la fonction d’importation puisse être facile, il existe certains paramètres d'options et de mise en forme dans Excel qui peuvent perturber et empêcher le processus d'importation de fonctionner correctement. Malheureusement, Ms Project ne génère aucun message d'erreur lorsque l'importation ne fonctionne pas. Vous allez détecter le problème uniquement lorsque vous remarquez que les données ne sont pas importées mêmes après avoir suivez toutes les étapes.

Ainsi, Pour garantir le bon fonctionnement de l'importation, nous vous recommandons de définir les options comme indiqué ci-dessous. Une fois définis, ils resteront un paramètre MS Project quel que soit le projet avec lequel vous travaillez :

1. Ouvrez Ms Project, cliquez sur le menu « Fichier» dans le coté supérieur gauche du ruban et puis sélectionnez « Options » dans la barre latérale gauche :

2. La fenêtre « Optionsde Project » s’ouvre, cliquez sur l’onglet « Centre de gestion de la confidentialité » puis sur le bouton « Paramètres du centre de gestion de la confidentialité » :

3. La fenêtre « Centre de gestion de la confidentialité» s’ouvre. Cliquez sur l’onglet « Formats hérités » et puis sélectionnez la troisième option « Autoriser le changement de fichiers avec des formats hérités ou des formats autre que par défaut » :

Vous devez également vérifier plusieurs choses concernant la conception des données dans la feuille de calcul Excel et dans MS Project pour éviter des problèmes lors de l'importation :

• MS Project se compose de trois sections principales de données : les tâches, les ressources et les affectations.
• L'importation ne peut importer que dans l'une des sections de données à la fois.
• La feuille de calcul Excel à importer ne doit contenir que des données qui peuvent être importé dans la zone des tâches, des ressources ou des affectations.
• Vous n’êtes pas obligé d’importer tous les champs contenus dans la feuille de calcul Excel dans MS Project. Lors du processus d’importation, vous aurez la possibilité de choisir les champs que vous voulez importer.
• Vérifiez également si votre fichier Excel a des en-têtes de colonne. Si tel est le cas, vous devez indiquer ces informations lors de la création de la carte d'importation.
• Dans votre fichier Excel, il est très important de créer des noms de feuille de calcul et des noms d'en-tête de colonne en un seul mot sans caractères spéciaux. Si vous souhaitez utiliser deux mots, vous pouvez les séparer avec un caractère de soulignements (_). Les espaces ne fonctionneront pas dans le format de nom. Les noms courts fonctionnent le mieux.

Etape 2 : créer les noms de champ personnalisés

Cette étape est facultative, mais, dans la mesure du possible, il est préférable que vous créiez les noms de champ personnalisés dans votre Ms Project pour correspondre aux noms du fichier Excel.

Dans notre exemple, nous souhaitons importer les données de la feuille de calcul illustré dans la capture ci-dessous :

Comme vous pouvez le remarquer, ce sont des données qui représentent une liste de tâches d’un projet et d’autres informations de tâches associées. Nous avons placé ces données dans la feuille de calcul « Feuil1 » car l'assistant d'importation de Microsoft Project utilise par défaut cette feuille, mais vous pouvez toujours placer vos données dans une autre feuille de calcul et l’indiquer après à Ms Project. Pour importer correctement les noms de feuille de calcul Excel, assurez-vous que les en-têtes de colonne soient composés d'un ou de deux mots séparés par le caractère spécial de soulignement.

Nous allons créer des champs personnalisés pour notre exemple de données. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à l'onglet « Projet» et puis cliquez sur le bouton de commande « Champs personnalisés » dans le groupe « Propriétés » du ruban :

2. La boite de dialogue « Champs personnalisés» s’ouvre. Vous devez vous assurer que les champs personnalisés que vous créez soient du même type de données que les champs qui seront importés depuis Excel. Pour cela, choisissez le type de champs à partir de la liste déroulante « Type ». Par exemple, pour définir notre premier type de données « Nom_tache » nous choisirons « Texte » puisqu’il s'agit d'un nom de tâche unique que nous prévoyons de lire sous forme de texte :

3. Choisissez ensuite le champ de données « Texte1» et cliquez sur le bouton « Renommer ». Dans la petite boite de dialogue qui apparait, tapez le nom de l’entête, dans notre exemple, nous renommons notre champ de données « Text1 » par « Nom_tache » comme illustré dans la capture ci-dessous :

4. Nous avons un autre champ de type « Texte», il s’agit du champ « Statut ». Cliquez sur « Text2 » et nommez-la « Statut » :

5. Nous avons terminé la définition de nos champs de texte. Avec la boite de dialogue « Champs personnalisés» toujours ouverte continuez la définition des autres champs restants. Sélectionnez « Coût » dans le menu déroulant « Type » :

6. Cliquez sur « Cout1» et renommez-le par « Frais » :

7. Après avoir défini les champs personnalisés, nous devons configurer les colonnes de planification. Pour ce faire faites un double clic sur l’entête de chaque colonne et sélectionnez le nom de champs personnalisé correspondant :

8. Nous obtenons ainsi le résultat illustré dans la capture ci-dessous :

Maintenant, avec tous les champs et types de données définis, Nous sommes prêts à importer notre feuille de calcul de données de projet.

Etape 3 : démarrer l’assistant d’importation

1. Dans Ms Project, cliquez sur le menu « Fichier» et sélectionnez « Ouvrir » dans le volet gauche :

2. Dans la fenêtre « Ouvrir», accédez au dossier où vous avez placé votre fichier Excel.
3. Cliquez sur le menu déroulant « Type» et sélectionnez « Classeur Excel » :

4. Lorsque vous faites ainsi, vous verrez la liste des classeurs Excel existants. Cliquez sur le fichier à importer puis sur « Ouvrir» :

5. Puisque nous avons sélectionné un fichier Excel, Project ouvre la boite de dialogue « Assistant d'importation», cliquez sur « Suivant » pour commencer :

6. Dans la première étape assurez-vous d’activer le bouton radio en regard de « Nouveau mappage» et cliquez sur « suivant » pour continuer. Le mappage fait référence aux liaisons directes entre les données Excel et les données Microsoft Project :

7. Dans l’étape suivante de l’assistant, choisissez si vous souhaitez importer les données dans un nouveau fichier, ajoutera un fichier ouvert existant ou fusionner les données avec des données existantes :

• Sélectionnez la première option « Comme nouveau projet » si vous souhaitez ouvrir un nouveau fichier qui utilise les paramètres d'option par défaut et le modèle de fichier de projet vide par défaut.
• Sélectionnez la deuxième option « Ajouter les données au projets actif », si vous souhaitez que les données importées soient placées à la fin du projet ouvert actuel.
• Sélectionnez la dernière option « Fusionner les données dans le projet actif » pour fusionner l’ensemble de données contenu dans le fichier Excel avec celles de votre projet existant. Vous ne pouvez utiliser cette méthode que si les deux fichiers (fichier MS Project et le fichier Excel importé) contiennent une clé de fusion. Cette dernière est un champ et doit être spécifiée au moment de la création de la carte d'importation.

Dans notre exemple, nous sélectionnons « Ajouter les données au projet actif » :

8. Cliquez sur « Suivant».
9. On arrive à l’étape « Mapper les options». À ce stade, sélectionnez les types de données à importer. Vous pouvez choisir entre des données de tâche, de ressources et/ou d'affectation. Mais, gardez à l’esprit que vous pouvez sélectionner un, deux ou les trois types, mais chacun n'importera qu'une seule feuille à la fois.
10. Toujours dans la même étape, cochez la case en regard de « L’importation inclut les entêtes» si le fichier importé a des en-têtes de colonne. Cliquez sur « Suivant » :

11. Dans l’étape de mappage des tâches, cliquez sur le menu déroulant « Nom de la feuille de calcul source» et remplacez l’option « Aucun » par le nom de la feuille de calcul contenant les données. Dans notre exemple, il s’agit de la feuille « Feuil1 » :

Remarque : si votre fichier Excel contient des entêtes de colonnes, vous pourrez les utiliser pour faire correspondre les noms de champ de la feuille de calcul importée aux noms de champ dans le fichier Projet. La ligne contenant les en-têtes ne sera pas considérée comme des données de contenu valides et ne sera pas importée. Si les données importées ne contiennent pas d'en-têtes, le positionnement des colonnes sera mis en correspondance avec les champs dans Microsoft Project.

12. Lorsque vous sélectionnez la feuille de calcul contenant les données, Ms Project affiche automatiquement les champs dans le fichier importé sur le côté gauche de la vue. Vous devez maintenant faire correspondre les en-têtes de votre feuille de calcul Excel avec de nouveaux en-têtes pour le fichier Projet. Si vous avez créé des champs personnalisés vous verrez que tous les champs sont bien liés à leurs champs correspondants dans Project :

13. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Suivant» pour enregistrer le nouveau mappage ou cliquez sur « Terminer » pour démarrer le processus de l'importation. Si vous avez sélectionné « Suivant », l’assistant passe à l’étape « Fin de la définition de mappage » qui vous informe qu'elle dispose de toutes les informations nécessaires pour terminer votre transfert de données. Cliquez sur « Enregistrer le mappage » :

14. Une autre boite de dialogue s’ouvre vous demandant d'attribuer un nouveau nom au mappage crée. Tapez un nom et cliquez sur « Enregistrer» pour enregistrer le mappage :

15. Cliquez sur « Terminer» pour démarrer l'importation.

Finalement ! votre projet doit apparaître comme vous le souhaitez, avec toutes les données de votre feuille de calcul Excel avec précision. Ci-dessous le résultat que nous avons obtenu dans notre exemple :

Remarque : lorsque vous choisissez des en-têtes de colonne pour votre fichier de projet, il se peut que le fichier généré manque des données. Pour résoudre ce problème, faites un clic droit sur le haut des colonnes dans Project et sélectionnez « Insérer une colonne ». Dans la liste des colonnes, choisissez celles que vous avez attribuées dans votre liste de feuille de calcul source. Les données saisies apparaîtront alors.

Conclusion

Ms Project vous donne a possibilité d'importer directement des fichiers Excel XLS ou XLSX grâce à l’assistant d’importation. Microsoft Project prend en charge plusieurs types de données, notamment le texte, les coûts et les nombres. L'importation des données du projet directement à partir de Microsoft Excel est un moyen beaucoup plus efficace mais assurez-vous que les en-têtes de colonne de la feuille de calcul Excel ne comportent aucun espace. En outre, comme nous l’avons vu, Microsoft Project a plusieurs types de données qui prennent en charge l'importation de données de feuille de calcul Excel. Dans ce tutoriel, nous avons donné un exemple d'importation de tâches à partir d'Excel, mais, comme indiqué, vous pouvez également importer des ressources et des affectations. Au fur et à mesure que vous serez plus à l'aise avec l'interaction possible entre Project et Excel ainsi que d'autres fonctions, vous augmenterez votre facilité avec ce formidable produit de gestion de projet..