Comment exporter la vue du calendrier dans Ms Project
Dans ce tutoriel, nous verrons comment faire pour exporter la vue du calendrier dans Ms Project pour l’utiliser dans un document Microsoft Word. Nous expliquerons également la façon de partager des copies de calendrier entre plusieurs projets dans Ms Project.
La vue « Calendrier » dans Microsoft Project affiche les tâches du projet dans un style de calendrier. Ce format familier vous permet de voir rapidement quelles tâches sont planifiées à des jours, semaines ou mois particuliers. Vous pouvez activer et afficher cette vue dans votre fichier de projet en cliquant sur le bouton de commande « Calendrier » dans le groupe de commandes « Affichages des tâches » sur l'onglet « Affichage » du ruban. Dans la vue « Calendrier » de Microsoft Project, chaque tâche est représentée par un rectangle contenant le nom de la tâche et sa durée.
Généralement, il est très utile de pouvoir exporter la vue du calendrier générée dans Microsoft Project afin de l’utiliser dans un document de rapport Microsoft Word. En fait, cette possibilité vous permettra de communiquer les échéanciers, les activités et les jalons clés de votre projet avec les clients ou avec les membres de l’équipe. C’est une tâche très simple et facile à implémenter.
Table des matières
Exporter la vue Calendrier Ms Project
Partager des copies de calendriers dans Project
Comment exporter la vue Calendrier Ms Project
La procédure proposée ici, vous permet de créer un fichier image que vous pouvez inclure par la suite dans n'importe quel document Office. Suivez les instructions ci-dessous étape par étape pour exporter la vue du calendrier :
- Tout d’abord, ouvrez votre projet dans Microsoft Project.
- Accédez ensuite à l’onglet « Affichage» du ruban et activez l'affichage du « Calendrier » en cliquant sur la commande correspondante dans le groupe « Affichages de tâches » :
- Project basculera automatiquement à l’affichage du calendrier. Accédez à l’onglet « Tâche», cliquez sur la flèche en regard du bouton « Copier » est sélectionnez « Copier une image » comme illustré dans la capture ci-dessous :
- La boite de dialogue « Copier l’image» s’ouvre :
- Sélectionnez l’une des options « Pour l’affichage», « Pour l’impression » ou le bouton radio « Dans un fichier image GIF ». Si vous avez choisi la dernière option, cliquez sur le bouton « Parcourir » et cherchez le dossier ou vous souhaitez enregistrer l’image exportée. Les deux premières options vous permettent de copier l'image dans la mémoire tampon et cela facilite simplement les choses. Cependant, la dernière option vous permet d’enregistrer la sortie de copie d'image dans un fichier pour référence ultérieure.
- Cliquez sur « Ok» pour terminer.
- A ce stade, l’image du calendrier est prête, vous n’avez qu’à l’importer ou la coller dans le document. Ouvrez Microsoft Word et effectuez l’une des opérations suivantes :
¾ Si vous avez sélectionné l’une des deux options « Pour l'affichage » ou « Pour l’impression », cliquez simplement sur le bouton « Coller » dans le groupe « Presse-papiers » de l’onglet « Accueil » et l'image du calendrier apparaîtra. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier « Ctrl + V » :
¾ Si vous avez choisi la dernière option « Dans un fichier image GIF », vous devriez accéder à l’onglet « Insertion », cliquer sur le bouton « Images » dans le groupe « Illustrations ». Accédez ensuite au dossier où vous avez enregistré l’image GIF, sélectionnez-la et cliquez sur « Insérer » :
La capture d’écran ci-dessous montre l'image finale exportée de la vue du calendrier :
Partager des copies de calendriers dans Project
Parfois, on souhaite utiliser le même calendrier dans plusieurs projets. Vous vous demandez peut-être si cela est possible dans Ms Project ? la réponse est « Oui » ! vous pouvez partager des calendriers dans Ms Project à l'aide de l'organisateur. Qu’est-ce qu’alors un organisateur ? Il s’agit en fait d’une fonctionnalité intégrée dans Project et qui joue le rôle de centre de contrôle pour les éléments personnalisés, y compris les calendriers, que vous créez dans vos fichiers de projet.
En utilisant l'organisateur, vous pouvez copier un calendrier personnalisé d'un fichier de projet dans un autre. Il est également possible de copier un calendrier personnalisé dans un modèle qui fournit des paramètres par défaut à chaque nouveau projet que vous créez. La procédure est très simple et facile à implémenter, suivez les instructions ci-dessous :
- Commencez d’abord par ouvrir le fichier de projet dans lequel vous souhaitez copier un calendrier.
- Ouvrez également le fichier de projet contenant le calendrier à copier.
- Cliquez ensuite sur le menu « Fichier» et sélectionnez « Informations » dans la barre latérale gauche.
- La vue « Informations sur ‘Nom de votre projet’ » s'ouvre. Cliquez sur le bouton de commande « Organisateur» :
- La boîte de dialogue « Organisateur» apparaitra, assurez-vous que l’onglet « calendriers » est activée.
- Utilisez le menu déroulant « Calendriers disponibles dans», qui se trouve dans le coin inférieur gauche de la boite de dialogue, pour choisir le fichier Project qui contient le calendrier que vous voulez copier :
- Ensuite, cliquez sur le deuxième menu déroulant « Calendriers disponibles dans» et choisissez dans quel projet souhaitez-vous rendre le calendrier disponible dans un autre projet. Vous pouvez également sélectionner le modèle Global :
- Lorsque vous sélectionnez les deux projets, les deux listes des calendrier disponibles se mettent à jour. Dans la liste à gauche, cliquez sur le calendrier que vous souhaitez copier, puis cliquez sur le bouton « Copier» pour le copier dans la deuxième liste à droite :
Lorsque vous cliquez sur « Copier », le nom du calendrier apparaitra dans la liste des calendriers du deuxième projet. Vous pouvez cliquer sur « Fermer » pour terminer. Cependant, si vous souhaitez attribuer un nom différent au calendrier, sélectionnez-le dans la liste, cliquez sur le bouton « Renommer » et saisissez le nouveau nom dans la boîte de dialogue « Renommer » « puis cliquez sur le bouton « OK » :
Remarque : il est toujours préférable d’attribuer des noms descriptifs aux calendriers. Cela vous aidera à vous souvenir des paramètres généraux du calendrier. Aussi, il est recommandé d’ajouter les initiales de votre nom à chaque nom de modèle de calendrier que vous créez. De cette façon, vous savez lesquels vous avez créés.
- Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Fermer» pour quitter l'organisateur et enregistrer les modifications.