Ms Project: définir les jours ouvrables et les jours fériés

Microsoft Project est conçu essentiellement pour planifier et surveiller vos ressources afin de gérer efficacement vos projets. Dans ce tutoriel, nous vous montrons comment modifier les heures de travail standard dans Microsoft Project. Vous apprendrez à définir les jours ouvrables ainsi que les jours fériés.

Dans Ms Project, les calendriers sont le principal moyen par lequel vous contrôlez le moment où chaque tâche et ressource peut être planifiée pour fonctionner correctement. Le calendrier de projet utilisé par défaut est le calendrier standard. Ce dernier définit les heures de travail standard et les jours et heures chômés pour tous les projets. Les heures de travail par défaut sont de 9h00 à 18h00, avec une heure de pause pour le déjeuner commençant à midi. Généralement, dans une semaine de travail standard, il y aura toujours des exceptions telles que des vacances, des jours de congé, ou des heures de travail supplémentaires pour chaque membre de l'équipe. En d’autres termes, vous trouverez à peine un projet où toutes les ressources nécessiteront le même temps pour effectuer les tâches.

MS Project offre des dizaines de fonctionnalités utiles pour la planification de projets. Malheureusement, cela rend le logiciel trop surchargé d'options et rend ces dernières difficiles à trouver. Parmi ces fonctionnalités, l'ajout de jours fériés et de tous les jours non ouvrables au calendrier. Lisez le reste du tutoriel pour plus de détails.

Table des matières

Les types de calendriers dans Microsoft Project

Comment spécifier les jours ouvrables pour le projet

Comment ajouter des jours fériés récurrents au calendrier du projet

Comment identifier les jours non ouvrables dans le calendrier de projet standard

Créer un calendrier alternatif pour des jours fériés différents

Les types de calendriers dans Microsoft Project

Avant de voir comment définir les jours de travails et les jours fériés, parlons d’bord des quatre types de calendriers disponibles dans Ms Project :

• Calendriers de base : il s’agit du modèle de calendrier par défaut. Il est utilisé comme modèle sur lequel le calendrier du projet, les calendriers des ressources ou les calendriers des tâches sont basés. En d’autres termes, Project utilise le calendrier de base comme point de départ pour créer les trois autres types de calendriers. Ainsi, vous pouvez y définir les heures de travail, les jours de congé, les jours fériés, etc. et toutes ces modifications seront reflétées dans les trois autres calendriers associés.
• Calendriers de projet : en utilisant ce modèle, les conditions de travail par défaut sont définies pour toutes les tâches de votre projet. En fait, Ms Project utilise ce modèle de calendrier pour calculer la planification initiale de chaque tâche du projet avant d'affecter des ressources aux tâches.
• Calendriers des ressources : Microsoft Project utilise le calendrier le calendrier de chaque ressource affectée à une tâche pour calcule le calendrier de la tâche. Si une ressource de votre projet a des heures de travail non standard, vous pouvez les définir uniquement pour cette ressource sans modifications dans l'ensemble du projet.
• Calendriers de tâches : Utilisez ce calendrier pour saisir des jours spéciaux spécifiques aux tâches individuelles de votre projet. Par exemple, supposons que vous avez déjà spécifié un jour, tel que le samedi, comme jour non ouvrable pour l’ensemble de votre projet et qu’une certaine tâche nécessite un travail exactement ce jour-là. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le calendrier des tâches pour définir le temps de travail pour cette tâche tout en laissant le reste du projet intact.

Comment spécifier les jours ouvrables pour le projet

Le calendrier de base utilisé par défaut dans MS Project définit une semaine de travail du lundi au vendredi en omettant le samedi et e dimanche. Cependant, les jours ouvrables de votre projet peuvent différer de cela. Heureusement, vous pouvez toujours modifier les heures de travail pour refléter les heures de travail réelles pour vos projets. Non seulement ceci, mais vous pouvez également spécifier la durée de la journée de travail. Par exemple, si votre entreprise travail de 9h30 à 18h30 avec une heure pour le déjeuner, vous devrez ajuster le calendrier du projet.

Pour vous montrer comment définir les jours de travail, prenons l’exemple suivant : nous chercherons à modifier le calendrier pour inclure le samedi comme jour ouvrable. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à l'onglet « Projet» du ruban et puis cliquez sur le bouton « Modifier le temps de travail » dans le groupe « Propriétés » :

2. La boite de dialogue « Modifier le temps de travail» s’ouvre. Cliquez sur l'onglet « Semaines de travail » sur la grille dans la moitié inférieure de la boîte de dialogue (voir la capture ci-dessous) :

3. L’option sélectionnée est « Par défaut». Cliquez sur le bouton « Détails » :

4. Lorsque vous cliquez dessus, la boite de dialogue « Détails sur ‘Par défaut’» s’ouvre. A ce niveau, apportez des modifications souhaitées. Sélectionnez le/les jours (maintenez la touche Ctrl enfoncée pour les multiples) dans la liste des jours à gauche et puis sélectionnez l’une des options vers la droite. Pour notre exemple, nous sélectionnons « Samedi » dans la liste des jours, choisissons l'option « Définir le (s) jour (s) comme temps de travail spécifiques » et nous saisissons les heures de travail dans les cases prévues à cet effet :

5. Après avoir ajouté le samedi comme jour ouvrable cliquez sur « Ok».
6. De retour à la boîte de dialogue « Modifier le temps de travail» cliquer sur le bouton « Options » et définissez le paramètre « Heures par semaine » sur 48 :

Utilisez la boîte de dialogue « Modifier le temps de travail » pour définir des horaires de travail normaux ainsi que les exceptions de temps de travail (pour des ressources individuelles ou pour l'ensemble du plan). Vous pouvez également ajuster le temps de travail pour définir les éléments qui suivent :

• Les vacances récurrentes ou autres périodes de congé ;
• Les horaires de travail variables par semaine ;
• Les heures de travail uniques pour une ressource.

Remarque : lorsque vous définissez les durées des tâches, il est recommandé de les saisir en heures ou en jours pour essayer d'éviter une partie de cette confusion.

Comment ajouter des jours fériés récurrents au calendrier du projet

Pour une meilleure planification de vos projets, vous devez ajouter les jours fériés récurrents et tout autre type de jours chômés récurrents au calendrier. Ce type de jours peuvent être ajoutés longtemps à l'avance pour être appliqués ensuite à de futurs projets :

1. Cliquez sur le bouton « Modifier le temps de travail» qui se trouve dans le groupe « Propriétés » de l'onglet « Projet » :

2. La boite de dialogue « Modifier le temps de travail» s’ouvre. Assurez-vous que l'onglet « Exceptions » est active sur la grille dans la moitié inférieure :

3. Utilisez les cellules du tableau pour taper un nom et les dates de début et de fin pour ce jour férié récurrent ou non ouvrable :

4. Cliquez sur le bouton « Détails».
5. Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez un modèle de récurrence pour le temps chômé. Vous pouvez le définir comme jour férié annuel ou se produisant un lundi sur deux :

6. Finalement, entrez une plage de récurrence. Vous pouvez le définir comme un nombre spécifié d’occurrences, ou comme une date de fin spécifique.

  Comment identifier les jours non ouvrables dans le calendrier de projet standard

Afin de définir les jours non ouvrables dans le calendrier standard, accédez à nouveau à la boite de dialogue « Modifier le temps de travail ». Assurez-vous que le calendrier affiché dans la zone « Pour le » de la boite de dialogue est le calendrier « Standard (Calendrier de projet) » :

Vous pouvez ensuite saisir les jours fériés sous l'onglet « Exceptions » comme nous l’avons fait dans le processus ci-dessus. Notez que les jours d'exception apparaissent dans le calendrier en bleu et les jours non ouvrés programmés apparaissent en gris :

Créer un calendrier alternatif pour des jours fériés différents

De nos jours, il est rare d'avoir toute une équipe de projet au même endroit. Alors que faire si les membres d’équipe se trouve dans différents pays avec des jours fériés différents ?

Si vous-vous êtes trouvé dans une telle situation, vous pouvez créer un calendrier distinct pour chaque membre.

1. Avec la boite de dialogue « modifier le temps de travail» ouverte, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau calendrier… » comme indiqué dans la capture ci-dessous :

2. La boite de dialogue « Créer un nouveau calendrier de base» s’ouvre. Comme vous pouvez le voir, vous avez la possibilité de créer un nom unique, ou faire une copie des jours chômés définis d'un autre calendrier :

3. Ensuite, vous pouvez simplement supprimer les jours fériés qui ne s'appliquent pas. Pour cela, sélectionnez l’exception à supprimer et cliquer sur le bouton « Supprimer».
4. Vous pouvez également créer de nouveau jours fériés en les ajoutant directement dans les cellules u tableau sous « Exceptions».

Une fois vos calendriers bien configurés et paramétrés, vous pouvez affecter à chaque ressource le calendrier approprié. Cela amènera le système de planification à respecter les jours de congé en fonction du calendrier des ressources affectées à chaque tâche.