Ms Project : comment créer un nouveau projet

Créer un plan de projet dans MS Project n’est pas si difficile. Dans ce tutoriel, nous allons étudier comment créer un plan de projet simple et rapidement en utilisant un exemple de projet réel. Nous vous montrons également comment créer des tâches et les lier ensemble à l'aide des fonctions de prédécesseurs et successeurs.

Si vous travaillez souvent sur des projets, vous passez donc probablement beaucoup de temp pour préparer et créer vos plans. Dans de telles situations, il est judicieux d’utiliser un logiciel qui facilitera la tâche de planification du processus tel que Microsoft Project. Ce dernier est d’une grande efficacité et polyvalence en termes de gestion. Pour ceux qui ne connaissent pas Microsoft Project, il est temps d’apprendre quelque chose sur ce logiciel de gestion. Suivez le reste du tutoriel pour plus d’informations.

Table des matières

Qu'est-ce que Microsoft Project ?

Mettre en place un nouveau projet dans Ms Project

Etape 1 : créer un nouveau projet

Etape 2 : saisir les nouvelles tâches

Etape 3 : définir le début et fin de chaque tâche

Etape 4 : modifier les réglages par défaut du calendrier et de l'heure

Étape 5 : création de tâches parentes

Etape 6 : lier les tâches du projet dans une séquence spécifique

Qu'est-ce que Microsoft Project ?

Microsoft Project est une application de bureau de la gamme Microsoft Office, que vous pouvez installer sur votre ordinateur. Ce fameux logiciel est principalement dédié à la création et le suivi des calendriers de vos projets. Comme pour toutes les autres applications de la suite Office, Microsoft Project intègre des options et fonctionnalités essentielles pour les débutants et des fonctionnalités plus avancées que vous pouvez utiliser pour des projets vastes et complexes. Les quatre fonctionnalités principales que vous devez connaitre dans Microsoft Project sont listées ci-dessous :

• La création des tâches et étapes qui doivent être accomplies pour terminer le projet efficacement.
• L’attribution des ressources nécessaires à la réalisation du projet telles que les personnes, les matériaux ou l'équipement.
• Le suivi des performances du projet en comparant l’état d’achèvement actuel du projet au plan de référence initial.
• La création des rapports qui montrent l’avancement et les performances du projet et que vous pouvez par la suite partager avec votre équipe de projet, les parties prenantes et les sponsors.

Mettre en place un nouveau projet dans Ms Project

La première chose que vous devez apprendre dans Microsoft Project c’est comment créer un nouveau plan de projet ; mais n’oubliez pas que si vous êtes un débutant, cela peut vous prendre un certain temps et effort avant d'apprendre à le faire parfaitement. Mais, ces types de logiciels ont généralement une utilisation similaire, donc si vous avez eu déjà l’occasion d’utiliser un autre logiciel de gestion, vous n’avez pas à vous soucier. La vérité est que vous n’avez pas besoin de comprendre chaque fonction intégrée dans MS Project pour pouvoir gérer et planifier vos futurs projets. Donc, logiquement parlant, vous devriez être en mesure de créer un bon plan de projet, professionnel et décent, tout en ne connaissant qu'environ la moitié des fonctionnalités de MS Project.

Pour commencer, nous allons créer un nouveau projet et apporter quelques ajustements généraux. Au fait, nous utilisons MS Project 2010 mais les étapes sont presque les mêmes si vous utilisez une autre version. Les taches à exécuter sont comme suit :

• Créer un nouveau projet ;
• Saisir les nouvelles tâches ;
• Ajuster la durée, la date de début et de fin pour chaque tâche ;
• Lier les tâches ensemble en respectant une séquence spécifique du déroulement ;
• Enregistrer et Imprimer le plan du projet.

Nous expliquons ci-dessous le processus étape par étape.

Etape 1 : créer un nouveau projet 

1. Pour créer un nouveau plan de projet, ouvrez d’abord votre Ms Project.
2. Une fois lancé, cliquez sur « Fichier » et sélectionnez « Nouveau » dans le menu puis choisissez « Nouveau Projet » comme illustré dans la capture ci-dessous :

3. Comme vous allez le remarquer, lorsque vous créez un nouveau projet, MS Project définit la date actuelle de votre système comme date de début du plan. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez modifier la date de début plus tard :

4. Vous venez de créer un nouveau projet vide. L’étape suivante consiste à modifier, si vous le souhaitez, certaines informations clés avant de continuer. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Projet » en haut du ruban et puis cliquez sur le bouton de commande « Informations sur le projet » :

5. La boite de dialogue « Informations sur le projet pour "Nom de votre projet" » s’ouvre. Vous pouvez saisir la date de début de votre projet dans la zone « Date de début » :

6. Toujours dans la boîte de dialogue « Informations sur le projet », vous pouvez modifier le calendrier utilisé en sélectionnant des calendriers alternatifs dans le menu déroulant « Calendrier ». Les options proposées sont :

• « Standard » : sélectionnez ce calendrier si votre travail dure 8 heures par jour, du lundi au vendredi, avec 1 heure de pause ;
• « 24 heures » : si votre travail ne permet pas des pauses ou de temps libre, sélectionnez ce type ;
• « Équipe de nuit » : sélectionnez celui-ci si votre travail couvre de 23 h à 8 h et toutes les nuits du lundi au vendredi, avec une heure de pause.

7. Une fois vous avez défini les paramètres et les informations du projet, cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue et appliquer les modifications.

Etape 2 : saisir les nouvelles tâches 

Maintenant, vous pouvez commencer à construire votre plan. Dans notre exemple, nous souhaitons planifier l’opération du déménagement d’un bureau et l'envoi de tout le matériel du bureau au nouvel emplacement. Le processus pose une contrainte car le travail est toujours en cours, nous devons donc faire attention à ce que l’opération du déménagement n’interfère avec les activités quotidiennes et que les employés puissent faire leur travail. En outre, le dernier délai pour terminer le déménagement est fixé pour le week-end, afin de garantir que la société puisse commencer à travailler à partir du nouvel immeuble de bureaux le lundi suivant.

Après avoir cité la problématique, nous devons extraire les données clés du projet :

• L’objectif du projet : déménagement de bureaux ;
• Début et fin du projet : Janvier – Aout ;
• Les étapes et phases du projet : préparation du projet, recherche d’un bureau, conception des espaces dans le nouveau bureau, déménagement physique.

Prenez votre temps à étudier votre projet et définir les éléments et données clé ci-dessus.

Une fois le projet étudié, vous pouvez commencer à construire la liste des tâches. Vous pouvez le faire directement dans la vue tabulaire et planifier chaque phase du projet. Nous allons vous montrer un exemple pour la première phase « Préparation du projet » et vous pouvez ensuite suivre le même processus pour les autres phases.

Tapez simplement les étiquettes des tâches de préparation de votre projet dans la colonne « Nom de la tâche ». Dans notre exemple, les taches à exécuter sont comme suit :

• Mettre en place une organisation de projet ;
• Créer un plan de projet ;
• Nommer un coordonnateur de la réinstallation interne ;
• Établir un budget ;
• Définir les besoins de déménagement (espace, emplacement ...) ;
• Projet approuvé par la direction ;

Le résultat obtenu est illustré dans la capture ci-dessous :

Etape 3 : définir le début et fin de chaque tâche

Après avoir saisi toutes les taches, il est temps de définir le délai de chacune en entrant les dates de début et de fin.

1. Dans la colonne « Début », cliquez à l’intérieur de la cellule en regard la première tâche.
2. Cliquez sur la flèche qui apparait dans le côté droit de la cellule et sélectionnez la date de début dans le calendrier qui s’affiche.
3. Faites de même pour la date de fin :

4. Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, MS Project calcule automatiquement la durée de la tâche lorsque vous définissez le début et la fin :

5. Répétez le processus pour les autres tâches. Ci-dessous le résultat que nous avons obtenu dans notre cas :

Une autre technique consiste à choisir une date de début et une durée pour chaque tâche, et MS Project calculera la date de fin pour vous. Par exemple, lorsque vous tapez une durée de 14 jours pour une tâche, la tâche s'étendra sur 3 semaines en prenant en considération le fait qu’une semaine à seulement 5 jours ouvrables dans la configuration par défaut de Ms Project. Par conséquent, la tâche consommera deux semaines complètes plus 4 jours de la 3e semaine. Si cette configuration ne vous convient pas, vous pouvez donc la modifier et l’adapter à votre horaire de travail afin que MS Project prenne en compte les jours non ouvrables spécifiques à votre pays ou à votre entreprise. Le processus est expliqué dans l’étape qui suit.

Etape 4 : modifier les réglages par défaut du calendrier et de l'heure

Pour corriger le problème cité ci-dessus, nous allons vous monter comment modifier les paramètres d'heure et comment créer un nouveau calendrier en fonction de vos besoins. N'oubliez pas que dans le paramètre par défaut, chaque jour du lundi au vendredi est considéré comme une journée de travail normal par Microsoft Project.

Remarque : il s’agit d’une étape facultative, donc si vous n’avez pas de problèmes avec la configuration par défaut, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.

Pour modifier les paramètres suivez les instructions ci-dessous :

1. Cliquez sur l'onglet « Projet » du ruban et puis cliquez sur le bouton de commande « Modifier le temps de travail » dans le groupe « Propriétés » :

2. La boite de dialogue « Modifier le temps de travail » s’ouvre, vous permettant de modifier les paramètres du calendrier. Vous pouvez par exemple définir les jours ouvrés et chômés…etc. :

3. Après avoir apporté les modifications souhaitées, cliquez sur le bouton « Options » en bas de la boite de dialogue pour modifier les paramètres d'heure par défaut.
4. La boite de dialogue « Options de Project » s’ouvre. Assurez-vous que l’onglet « Planification » est active pour pouvoir modifier les heures de travail par défaut :

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK » pour enregistrer les modifications et fermer la boite de dialogue.

Étape 5 : création de tâches parentes

Lorsque vous souhaitez planifier un projet qui comporte un grand nombre de phases, il est recommandé de regrouper les tâches en tâches ou phases récapitulatives. En vérité, une phase récapitulative n'est pas une vraie tâche, mais représente l’étiquette ou le nom d’une phase du projet et qui regrouper plusieurs tâches associées. Par exemple, les taches que nous venons de paramétrer sont des étapes à exécuter pendant la phase de préparation de notre projet. Ainsi, nous allons regrouper toutes ces taches sous le même nom, voire « Préparation du projet ».

1. Pour créer une tâche parente ou récapitulative, commencez d'abord par créer une nouvelle tâche au-dessus de la première. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de votre souris à l’intérieur de n’importe quelle cellule de la ligne contenant la première tâche.
2. Faites ensuite un clic droit avec la souris et sélectionnez l’option « Insérer une tâche » dans le menu contextuel qui s’affiche.
3. Project insère automatiquement une nouvelle ligne au-dessus de la ligne où vous avez placez le curseur. Vous pouvez maintenant entrer le nom de la nouvelle tâche, dans notre cas nous tapons « Préparation du projet ». La capture ci-dessous illustre le processus :

4. Maintenant, nous devons modifier l’indentation de telle façon à ce que les taches filles apparaissent inclues dans la tache parente. Sélectionnez simplement les lignes contenant ces taches, les lignes 3 à 7 dans notre cas.
5. Accédez ensuite à l’onglet « Tâche » et appuyez sur le bouton d'indentation « Abaisser la tâche » dans le groupe « Planifier » :

6. Vous devriez obtenir un résultat similaire à la capture ci-dessous, mais cela dépendra de la configuration de votre calendrier :

Comme vous devriez le remarquer, Ms Project calcul automatiquement la durée, la date de début et la date de fin de la tâche récapitulative en se basant sur les tâches filles incluses dans la tâche récapitulative. En fait, Ms Project place calcul la première date de début de toutes les tâches filles et la place dans la zone « Début » de la tâche récapitulative. De même, il calcul la dernière date de fin des tâches subordonnées et la place dans la cellule « Fin » de la tâche parente.

Remarque : si vous avez rencontré un problème et que certaine tâche est retardée, il est préférable que vous modifiiez le champ de durée, au lieu de modifier les dates de début et de fin.

Etape 6 : lier les tâches du projet dans une séquence spécifique

Vous pouvez continuer et remplir les autres phases de votre projet. Dans l’exemple de ce tutoriel, nous avons ajouté les autres phases sans trop de détails :

La capture ci-dessous montre comment apparait le diagramme de Gantt résultat :

Maintenant, pour atteindre les objectifs du projet, il est très important voire indispensable de lier les tâches du projet afin qu’elles puissent être exécutées dans un ordre spécifique. La séquence logique de notre projet exige que la recherche ou sélection des bureaux intervienne une fois la préparation du projet terminée. Microsoft Project vous donne la possibilité de mettre les taches en ordre grâce aux deux fonctionnalités « Prédécesseurs » et « Successeurs ». Pour organiser nos tâches, nous devons alors faire de la phase « Préparation de projet » le prédécesseur de la phase « Recherche des bureaux », ce qui signifie qu'elle doit venir avant la phase de recherche des bureaux.

Pour lier toutes les tâches du projet ensemble dans un ordre spécifique, suivez les instructions ci-dessous :

• Dans la ligne contenant les informations de la phase de recherche de bureaux, saisissez la valeur « 1 » comme numéro de prédécesseur dans la colonne « Prédécesseurs » pour faire de la préparation de projet le prédécesseur. Cela est illustré dans la capture qui suit :

Lorsque vous tapez le « 1 », Ms Project met à jour le diagramme de Gantt en ajoutant une flèche qui relie les deux tâches ensemble comme le montre la capture ci-dessous :

• Si vous ne comprenez pas pourquoi nous avons utilisé le numéro « 1 » est non pas un autre numéro, la réponse est simple, en fait « 1 » est le numéro de la tâche de préparation du projet.
• Si vous souhaitez lier une tâche à plusieurs tâches, saisissez les numéros en les séparant par un point-virgule.
• Vous allez remarquer qu’au fur et à mesure que vous tapiez des prédécesseurs pour vos tâches, Ms Project remplit automatiquement la colonne successeur. Si la colonne « Successeurs » n’est pas affichée, vous pouvez l’activer en procédant comme suit :

1. Faites un clic droit sur l'en-tête de la colonne « Noms ressources ».
2. Sélectionnez l’option « Insérer une colonne » dans le menu contextuel.
3. Ms Project vous affichera une liste des champs disponibles que vous pouvez insérer.
4. Tapez la lettre « S » et vous verrez afficher le mot « Successeurs ». Cliquez dessus.

Remarque : vous pouvez également ajouter une autre colonne qui affiche la progression de chaque tâche et y insérer des champ « % achevé » que vous trouverez dans le groupe « Planifier » de l’onglet « Tache » et saisir tous les pourcentages.

C’est tout pour ce tutoriel, nous avons étudié les bases de la configuration des options de planification, comment ajouter et lier des tâches avec les prédécesseurs. Ce ne sont que les fonctions basiques de la création d'un calendrier et de la planification de projets avec Ms Project. Il existe de nombreuses autres fonctionnalités que nous couvrirons dans les prochains tutoriels, telles que la possibilité d'ajouter des ressources, de créer des rapports et bien plus encore.