Excel : récupérer un classeur non enregistré ou restaurer sa version précédente

Dans ce tutoriel, vous apprendrez différentes méthodes pour restaurer un fichier Excel non enregistré et récupérer l’ancienne version d’un classeur.

Il arrive souvent qu’on travaille sur un fichier Excel très important et qu’on passe des jours pour le terminer et puis, accidentellement, un problème technique survient dans Excel. C’est frustrant ! mais ne vous inquiétez pas et ne soyez pas embarrassé à ce sujet, en effet vous pouvez récupérer votre document facilement.

Un autre problème qu’on rencontre le plus souvent, est lorsqu’on travaille sur un classeur et qu’on se rend compte, après des heures de travail, qu’on avait commis une erreur qu’on ne peut pas corriger par un simple retour en arrière ! Heureusement, vous pouvez aussi résoudre ce genre de problème et récupérer une ancienne version enregistrée de votre classeur. Suivez ce tutoriel pour plus de détail.

Table des matières

Récupérer des fichiers / données Excel non enregistrés

Cas 1 : récupérer un nouveau fichier Excel non enregistré (qui n'a jamais été enregistré)

Cas 2 : récupérer les fichiers Excel mis à jour (la version précédente a été enregistrée)

Cas 3 : récupérer une version précédemment enregistrée d’un fichier Excel écrasé

Précautions pour activer la récupération facile des fichiers non enregistrés

Activer l'enregistrement automatique et la récupération automatique

Créer automatiquement une copie de sauvegarde d’un fichier Excel enregistré

Récupérer des fichiers/données Excel non enregistrés

Microsoft Excel (et même Windows) est hautement imprévisible. Il peut planter à tout moment en causant la perte de vos classeurs. C’est une mauvaise situation dans laquelle on peut se trouver, mais il existe des moyens efficaces pour résoudre ce genre de problèmes.

Excel vous offre de bonnes fonctionnalités telles que la sauvegarde automatique et la récupération automatique. Si ces deux options sont activées, ça ne serait pas un problème pour vous de récupérer les fichiers non enregistrés et de restaurer les versions précédentes dans Excel 2016-2010. Avant de vous montrer comment utiliser ces deux fonctionnalités, définissons d'abord ce qu'elles signifient :

• La sauvegarde automatique : est un outil qui enregistre automatiquement chaque nouveau document que vous venez de créer et que vous n'avez pas encore enregistré. Ainsi, en cas de panne informatique ou de courant, cela vous éviterait de perdre vos données importantes.
• La récupération automatique d'Excel : cet outil vous aide à récupérer les fichiers non enregistrés à cause d’une fermeture accidentelle ou une panne quelconque. Lorsque vous démarrez Excel la prochaine fois, cet outil vous affiche la dernière version enregistrée de votre fichier dans le volet « Récupération de document » en vous permettant de le restaurer.

Ci-dessous trois scénarios dans lesquels les vérifications intégrées d'Excel peuvent vous aider à récupérer vos fichiers/données :

• En travaillant sur un nouveau fichier (que vous n’avez pas encore enregistré) votre système d’exploitation ou Excel plante.
• Vous avez mis à jour un fichier qui a été enregistré précédemment et Excel se bloque avant de pouvoir l'enregistrer.
• Après avoir enregistré les modifications, vous vous êtes rendu compte que vous avez commis une erreur, et vous souhaitez maintenant revenir à la version précédente.

Voyons comment résoudre chacun de ces problèmes.

Cas 1 : Récupérer un nouveau fichier Excel non enregistré (qui n'a jamais été enregistré)

Supposons que vous travaillez sur un nouveau document dans Excel et que le programme se bloque de manière inattendue. En quelques secondes, vous réalisez que vous n'avez pas enregistré le classeur. Voici les étapes pour récupérer un fichier Excel non enregistré :

1. Ouvrez un nouveau classeur Excel.
2. Cliquez sur l'onglet « Fichier».
3. Cliquez sur « Ouvrir ».

4. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur l'option « Récent».

5. Cliquez sur le bouton « Récupérer les classeurs non enregistrés» qui se trouve en bas.

6. Lorsque la boîte de dialogue « Ouvrir» apparaît, sélectionnez simplement le fichier nécessaire et cliquez sur « Ouvrir ».

7. Le fichier s’ouvrira dans Excel et le programme vous demandera de l’enregistrer. Enregistrez le fichier, en utilisant l’option « Enregistrer sous», sous un nom différent à l’endroit de votre choix.

Par défaut, Excel enregistre une copie de tous les fichiers non enregistrés à l'emplacement suivant :

C:\Users\[NomSystème] \AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Dans l'adresse ci-dessus, vous devez remplacer [NomSystème] par le nom de votre système.

Cette méthode fonctionne car Excel dispose d'une fonctionnalité intégrée d'enregistrement automatique et de récupération automatique. Ces deux options sont activées par défaut, vous devriez donc pouvoir utiliser ces méthodes pour récupérer les fichiers. Cependant, dans le cas où elles ne sont pas activées, vous devrez le faire pour pouvoir utiliser cette méthode. La procédure d'activation de l'enregistrement automatique et de la récupération automatique est expliquée plus loin dans ce tutoriel.

Cas 2 : Récupérer les fichiers Excel mis à jour (la version précédente a été enregistrée)

Vous pouvez utiliser cette méthode pour récupérer les fichiers que vous avez enregistrés précédemment et qu’après d’autres modifications Excel ou le système s'est bloqué ou que l'alimentation s'est coupée.

Vous avez donc toujours le fichier précédemment enregistré, mais vous avez perdu les modifications que vous avez apportées. Voici les étapes pour récupérer le fichier Excel mis à jour :

1. Ouvrez un classeur Excel existant.
2. Dès qu'il s'ouvre, vous verrez dans le coin gauche un volet de récupération de document qui vous affiche tous les fichiers non enregistrés.

3. Cliquez sur le nom de fichier pour charger les données.
4. Lorsque vous obtenez les données souhaitées, enregistrez le fichier récupéré sous un nom différent.

Alternativement, vous pouvez également ouvrir l'application Excel, et vous verrez l'option « Récupérer les classeurs non enregistrés » comme indiqué ci-dessous :

Vous pouvez cliquer dessus et cela ouvrira le même volet de récupération de document.

Cas 3 : récupérer une version précédemment enregistrée d’un fichier Excel écrasé

Excel permet non seulement de restaurer les classeurs non enregistrés, mais également de restaurer les versions précédentes de votre classeur. Cela vous sera énormément utile lorsque vous faites une erreur que vous ne pouvez pas annuler ou lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemblait le document quelques minutes plus tôt. Vous trouverez ci-dessous les étapes pour revenir à une version précédente de votre classeur (même lorsque vous l'avez mise à jour et enregistrée) :

1. Cliquez sur l'onglet « Fichier » et cliquez sur « Informations » dans le volet de gauche de la fenêtre.
2. À côté du bouton « Gérer le classeur», vous verrez toutes les versions enregistrées automatiquement de votre document.

Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessus, le nom de chaque version a une date (Aujourd’hui), une heure (15:50) et la note « (récupération automatique) ». Lorsque vous cliquez sur l'un d'entre eux, il s'ouvre avec la version la plus récente de votre classeur afin que vous puissiez les comparer et voir toutes les modifications.

3. Cliquez sur la version que vous souhaitez restaurer.
4. Lorsque vous ouvrez le fichier souhaité, vous obtiendrez un message au-dessus de votre feuille de calcul. Cliquez simplement sur le bouton « Restaurer» dans la barre pour revenir à la nouvelle version non enregistrée du classeur.

5. Enregistrez le fichier restauré (de préférence sous un nouveau nom).

Notez que pour assurer le fonctionnement de cette procédure, vous devez vous assurer que l'option de récupération automatique est activée. Bien qu'elle soit généralement activée par défaut, c'est quelque chose que vous pouvez vérifier. Nous expliquerons comment activer la « récupération automatique » dans la section suivante.

Une autre méthode que nous recommandons vivement est de sauvegarder vos fichiers sur le cloud (OneDrive ou Dropbox). Cela enlève beaucoup de soucis car les services cloud conservent les versions précédentes de vos fichiers.

Remarque : une note à garder à l’esprit est qu’Excel supprime toutes les versions précédemment enregistrées (automatiquement) d’un classeur lorsque vous le fermez. Si par contre vous souhaitez revoir la version précédente, il est préférable de créer une copie de sauvegarde de vos données.

Précautions pour activer la récupération facile des fichiers non enregistrés

Bien qu'Excel offre des moyens permettant de récupérer vos classeurs automatiquement, il est toujours recommandé de s'assurer que ces options sont bien activées.

Activer l'enregistrement automatique et la récupération automatique

Pour vous assurer qu'Excel enregistre automatiquement vos fichiers et affiche les options de récupération, vous devez les activer en suivant les étapes ci-dessous :

1. Accédez à l'onglet « FICHIER» et choisissez « Options » dans le volet gauche de la fenêtre.
2. Cliquez sur « Enregistrement » dans le volet gauche de la boîte de dialogue « Options Excel».
3. Assurez-vous que les options « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les X minutes» et « Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer » sont cochées :

Expliquons rapidement ce que signifie chaque option :

• Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les X minutes : cette option indique à Excel qu’il doit enregistrer vos fichiers toutes les 10 minutes ou quelle que soit la valeur de temps que vous spécifiez ici. Par défaut, la valeur prend 10 minutes, mais vous pouvez réduire cela davantage si vous le souhaitez.
• Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer : cela garantira qu'en cas de panne de votre Excel ou système ou de la fermeture d'un fichier sans enregistrement, une version est enregistrée qui peut être récupérée automatiquement.
• Emplacement du fichier de récupération automatique : c’est l'emplacement par défaut où les fichiers récupérés automatiquement par Excel sont enregistrés. Vous pouvez changer cela si vous le souhaitez.

Si vous souhaitez être plus sûr en cas d’une panne quelconque, vous devez réduire l'intervalle de temps « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les X minutes ». Plus le document est enregistré fréquemment, plus vous avez de versions, plus il y a de chances de récupérer toutes les modifications.

Désormais, lorsque Excel est configuré pour enregistrer et récupérer automatiquement vos classeurs, vous pourrez facilement récupérer un fichier en cas de problème.

Créer automatiquement une copie de sauvegarde d’un fichier Excel enregistré

La sauvegarde automatique d'Excel est une fonctionnalité très utile qui peut vous aider à récupérer une version précédemment enregistrée de votre classeur. Vous pouvez toujours protéger votre travail en enregistrant une copie de sauvegarde surtout lorsque vous enregistrez accidentellement des modifications que vous ne souhaitez pas. Par conséquent, grâce à cette sauvegarde, vous disposerez des informations enregistrées dans le classeur d'origine et de toutes les informations précédemment enregistrées dans la copie de sauvegarde.

Par exemple, si vous travaillez sur un fichier avec le nom « Exemple.xlsx » et que vous l’enregistrez dans un dossier, cela créerait automatiquement une copie avec le nom - « Sauvegarde de Exemple.xlk »

Désormais, chaque fois que vous enregistrez le fichier « Exemple », toutes les modifications sont également enregistrées dans cette copie de sauvegarde. Ainsi, si votre fichier plante ou est corrompu, vous aurez la copie de sauvegarde qui aura le dernier contenu enregistré.

1. Accédez à l’onglet « Fichier» et cliquez sur « Enregistrer sous ».
2. Cliquez sur le bouton « Parcourir».

3. Lorsque la boite de dialogue «Enregistrer sous » apparaît, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton « Outils » en bas de la fenêtre.
4. Sélectionnez « Options générales…» dans la liste déroulante.

5. Cochez la case « Créer une copie de sauvegarde» dans la boîte de dialogue « Options générales ».

6. Cliquez sur « OK».
7. Vous pouvez maintenant renommer votre fichier et choisir l'emplacement souhaité pour l'enregistrer. Excel créera une copie de sauvegarde du document dans le même dossier.

Voici quelques éléments importants que vous devez savoir sur l'utilisation de cette fonctionnalité de sauvegarde automatique dans Excel :

• Ce paramètre est activé au niveau du classeur. Cela signifie que vous devez l’activer pour chaque classeur dont vous voulez avoir une copie de sauvegarde. Il ne fonctionnera que pour le classeur dans lequel il est activé. Si vous souhaitez que cela fonctionne également pour d'autres classeurs, vous devrez l'activer manuellement.
• Cette option est différente des options de récupération automatique et d'enregistrement automatique. Ce sont des paramètres indépendants et la configuration de l'un n'a aucun impact sur l'autre. Ainsi, vous pouvez avoir un classeur dans lequel la récupération, l'enregistrement et la sauvegarde automatique fonctionnent tous.
• Le fichier de sauvegarde est enregistré avec une extension .XLK et non .xlsx. Lorsque vous essayez d’ouvrir ce genre de fichier, une invite peut s'afficher vous indiquant que le format et l’extension du fichier ne correspondent pas. Cliquez simplement sur « Oui » et cela ouvrira le fichier de sauvegarde.
• Le classeur de sauvegarde est toujours une version derrière votre classeur principal. Par exemple, si vous créez un nouveau classeur et activez la sauvegarde en suivant les étapes ci-dessus, ensuite vous effectuez des modifications et enregistrez le fichier, cela enregistrera le nouveau fichier ainsi qu'une copie de sauvegarde de celui-ci. À ce stade, les deux fichiers (le fichier principal et la sauvegarde) seront exactement les mêmes. Maintenant, si vous apportez des modifications au fichier d’origine et que vous l'enregistrez une fois, il ne sera pas enregistré dans le fichier de sauvegarde. Mais si vous l'enregistrez à nouveau, cela sera également fait dans le fichier de sauvegarde.

Conclusion :

Malheureusement, il n’est pas toujours facile de récupérer des classeurs non enregistrés. La recherche de fichiers temporaires et l'utilisation des fonctionnalités de récupération automatique d'Excel, sont utiles. Et si vous enregistrez dans OneDrive, il est possible que cela vous aide. Mais votre meilleur pari est de sauvegarder le plus souvent possible.