Comment faire un rétro-planning en ligne?

Bien souvent, au cours d'un projet, le résultat final semble si lointain et impossible à atteindre. Comme son nom l'indique, le rétro planning est construit en ordre chronologique inverse à partir d'une date limite fixée. Lorsque la date de livraison est fixée dès le départ et qu'elle ne peut être modifiée, c'est extrêmement utile et important !

Mais, c'est loin d'être le seul avantage de cette stratégie. Découvrez la signification du rétro planning, ses avantages supplémentaires, comment élaborer un bon rétro planning et les mesures à prendre.

Table des matières

Qu'est-ce qu'un rétro-planning ?

A quoi sert un rétro-planning ?

Vous savez immédiatement quand commencer

Vous comprenez comment allouer les ressources

Vous aurez une meilleure visualisation des délais

Comment faire un bon rétro-planning ?

Étape 1 : Déterminer les tâches

Étape 2 : Estimer les durées

Étape 3 : Organiser les tâches

Étape 4 : Construire votre rétro-planning

Comment créer un rétro-planning sur Excel ?

Quel logiciel pour faire un Rétro planning ?

Comment faire un rétro-planning gratuit ?

Comment faire un rétro-planning en ligne?

Qu'est-ce qu'un rétro-planning ?

Un rétro-planning est un tableau créé pendant la phase de planification du projet, appelé également une planification inverse. Au départ, il peut sembler n'être qu'un calendrier de plus avec des tâches et des échéances. Le rétro planning se distingue du planning prévisionnel par le fait qu'il s'articule autour d'une échéance. C'est ce qui donne son nom au rétro-planning.

Un rétro planning n'est pas un calendrier typique. En général, vous travaillez à rebours de la date de début à la date de fin. Lorsque vous planifiez à l'envers, vous faites l'inverse ! Vous commencez par la date d'achèvement du projet. Comme vous commencez par la date de l'événement, qui est censée être gravée dans le marbre et ne peut être modifiée en aucun cas, cette approche de planification à l’inverse est la plus efficace pour préparer des événements.

Le rétro-planning est utilisé pour modifier un événement ou un projet. Il vous permet de visualiser les phases de votre projet dans le temps et facilite l'élaboration d'un plan de mise en œuvre. De plus, il est souvent accompagné d'un budget.

A quoi sert un  rétro-planning ?

Le Rétro-planning vous aidera à choisir le moment optimal pour commencer votre projet sans courir le risque d'un retard de livraison. En choisissant la date idéale pour commencer le projet, vous serez en effet fermement fixé sur l'échéance et pourrez même vous préparer à l'imprévu. Il existe de nombreux avantages du rétro-planning :

Vous savez immédiatement quand commencer

Vous pouvez facilement déterminer quand commencer puisque vous ajoutez les actions nécessaires pour terminer le travail depuis la fin.

Vous comprenez comment allouer les ressources

Vous pouvez modifier le calendrier et déterminer combien de personnes et combien d'argent sont nécessaires pour chaque phase en la réalisant étape par étape. Vous serez alors beaucoup plus à même d'organiser votre budget global.

Vous aurez une meilleure visualisation des délais

Vous donnerez à chaque action nécessaire une période lors de la création de votre planification rétrospective. Vous découvrirez rapidement si les dates que vous avez établies sont réalistes ou si vous devez ajuster le projet correctement.

Naturellement, si nous commençons par la date d'achèvement, nous serons en mesure de tout mettre en place avant celle-ci sans subir de retard de livraison. Conclusion : moins d'anxiété et une efficacité accrue.

Comment faire un bon rétro-planning ?

Pour créer un bon rétro planning, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

Étape 1 : Déterminer les tâches

Vous devez d'abord spécifier les tâches qui seront nécessaires pour terminer le projet ainsi que les étapes qui signifieraient l'accomplissement des principaux objectifs du projet.

Nous vous conseillons de désigner chacune d'entre elles de la manière suivante pour une meilleure visibilité et une meilleure organisation :

• Une lettre ou un chiffre ;
• Un responsable : qui identifie la personne qui sera chargée de veiller à ce que le travail soit terminé.

Assurez-vous de ne manquer aucune étape ou opération en cours de route. Même les tâches les plus fastidieuses qui doivent être effectuées pour terminer le projet doivent être listées. Étant donné que la planification à rebours doit être extrêmement précise afin de respecter des délais stricts, toute erreur pourrait faire dérailler le calendrier serré.

Il est conseillé de commencer par une perspective générale et d'approfondir les détails au fur et à mesure que le processus de planification progresse. En d'autres termes, commencez par énumérer les tâches principales, puis divisez-les en portions et sous-tâches plus faciles à gérer.

Étape 2 : Estimer les durées

Pour créer un tableau de rétro planning précis, vous devez estimer la durée de chaque tâche aussi exactement que possible une fois que tous les éléments livrables et les sous-tâches ont été déterminés. Cette étape essentielle est la clé du respect du calendrier de votre projet.

Utilisez la méthode d'estimation en 3 points, fréquemment utilisée en gestion de projet, pour déterminer la durée des tâches. Chaque tâche est attribuée en fonction des commentaires de l'équipe de projet et des leçons que vous avez tirées de la finition de tâches antérieures de nature similaire.

• Le scénario le plus défavorable est utilisé pour modéliser ce qui pourrait se passer si tout se passe bien.
• L’estimation la plus probable pour le résultat le plus probable.
• Une estimation de la pire éventualité est utilisée pour tenir compte des circonstances imprévues, ou lorsque le projet est réalisé dans les pires circonstances possibles.

Étape 3 : Organiser les tâches

Les dépendances des tâches peuvent être vues à l'aide de l'organisation. Il s'agit de tâches qui doivent attendre qu'une autre soit terminée avant de pouvoir commencer ou être terminées. Dans cette étape, un diagramme PERT est fréquemment utilisé. Cet outil est utilisé pour organiser toutes les tâches interconnectées dans un réseau, en exposant les dépendances et en calculant le temps restant avant qu'une échéance ne soit dépassée.

Étape 4 : Construire votre rétro-planning

Vous pouvez maintenant commencer à développer votre capacité à planifier en sens inverse. Comme vous pouvez l'anticiper, il vous suffit de fixer le dernier travail à terminer sur le planning le jour J, puis celui d'avant, et ainsi de suite, en partant de l'échéance (ou du retour).

Dans certaines circonstances, il se peut que vous n'ayez pas assez de place pour planifier les quelques tâches initiales. Par conséquent, vous devriez décider de respecter l'échéance même si la date de début idéale est passée.

Comment créer un rétro-planning sur Excel ?

De nombreux chefs de projet préfèrent encore des techniques traditionnelles telles que Ms Excel pour créer leurs rétro plannings. Il est important de planifier et de gérer de manière professionnelle les compétences et les ressources de son organisation pour assurer une meilleure efficacité et efficience qui permettent d’atteindre les objectifs souhaités.

Le programme Excel a été créé pour aller au-delà des méthodes rendues possibles par les plateformes classiques en prenant en compte les activités quotidiennes des chefs de projet et leur utilisation. Vous ne perdez pas de temps à personnaliser l'outil car il fonctionne simplement et toutes les informations qui vous sont présentées sont compréhensibles.

Excel est un excellent programme qui offre pratiquement tout ce dont vous avez besoin. D'excellents modèles sont proposés. Grâce à ses modèles, vous pouvez tout configurer si vous avez des difficultés à organiser votre tâche. Il suffit de choisir un modèle et suivre les étapes énumérées ci-dessus.

Les graphiques élaborés au cours de la planification du projet sont fréquemment inclus dans les modèles de rétro planning, qui sont parfois utilisés pour une planification à rebours ou inversée. Cela peut ressembler à un calendrier ordinaire avec des tâches et des dates d'échéance. Excel fournit maintenant une variété de modèles de projets de graphiques pour un rétro planning gratuit.

Quel logiciel pour faire un Rétro planning ?

Des logiciels développés spécifiquement pour créer des rétro plannings n’existent pas. Toutefois, les chefs de projets ont la possibilité d’opter pour un logiciel utilisé dans la gestion de projet comme Monday, Jira, MS Project ou Asana pour faire un rétro planning. En effet, ces logiciels permettent de faciliter le travail de l’équipe du projet et la planification des tâches ainsi que la collaboration entre les différentes parties prenantes d’un projet donné.

Cependant, Monday.com demeure l’outil le plus utilisé par les gestionnaires et chefs de projet pour la création des rétro plannings. Le choix de cet outil n’est pas aléatoire mais plutôt il permet la création de diagramme de Gantt pour une meilleure planification de vos projets et il offre également la possibilité de gérer sa politique marketing et de publicité.

Comment faire un rétro-planning gratuit ?

Nous allons voir ci-dessous comment faire un rétro planning gratuit, suivez les étapes suivantes :

1. Notez et décomposez les différentes tâches : Cette étape est la première et la plus importante, et elle déterminera comment vous et vos collaborateurs appréhendez les différentes étapes du projet. Il faut donc d'abord noter les tâches  nécessaires à la concrétisation du projet.

Si nécessaire, n'hésitez pas à scinder les tâches en sous-tâches afin que chaque action de chacun soit claire et précise. La division des tâches en sous-tâches est encore plus importante car ce n'est pas nécessairement la même personne qui exécute les tâches. Dans une entreprise, différents départements peuvent avoir les mêmes objectifs, mais chaque département exécute ce qu'il fait de mieux.

2. Répartition des responsabilités: Étant donné que le projet est divisé en diverses tâches, il est important de répartir les responsabilités. Ainsi, chaque tâche doit être accordée à une personne, qui en soit le principal responsable. Cependant, la même personne peut être responsable de plusieurs tâches d’un projet. Le chef de projet connaît au mieux son équipe et peut en décider qui est la meilleure personne pour exercer une tâche définie.
3. Estimation de la durée de concrétisation des différentes tâches de projet : Cette étape de planification repose en grande partie sur l'estimation de la durée de concrétisation des tâches. Elle vous permet de calculer les ressources humaines et financières nécessaires. Une mauvaise estimation de la durée peut rapidement entraîner des dépenses inutiles et des retards dans la planification.

Cela n'est pas conseillé. Par conséquent, lorsque l'on prévoit la durée, il faut s'efforcer d'être aussi précis et réaliste que possible. Ces délais peuvent être calculés en termes de jours, de semaines ou de mois.

4. Organisez les tâches dans l'ordre chronologique : Les phases du projet ont été décomposées et décrites, et il est maintenant temps de relier les tâches chronologiquement (planification inverse). Les relations entre les activités doivent être comprises car certaines tâches ne peuvent pas être commencées avant l'achèvement d'une autre, elles doivent donc être placées dans l'ordre approprié.
5. Établir un schéma du rétro planning : Le diagramme de Gantt est un outil essentiel de la gestion de projet. Il est préférable d'utiliser des outils de gestion bien connus comme le diagramme de Gantt et de partir de la date de fin pour organiser les objectifs et sous-objectifs lors de la mise en page de ces nombreuses étapes dans le calendrier.

Comment faire un rétro-planning en ligne?

Vous pouvez examiner le temps nécessaire à la réalisation d'activités spécifiques, visualiser les tâches connexes et confirmer qui est responsable de chaque tâche de votre projet en utilisant un logiciel de Gantt en ligne.

Si vous souhaitez identifier où vos différentes tâches se chevauchent et s'alternent, l'utilisation d'un diagramme de Gantt est l'un des meilleurs moyens, disponibles en ligne, qui vous permet de rationaliser vos processus de travail. Le logiciel de Gantt en ligne vous aide en fait à :

• Mettre sous forme visuelle les projets associés, les échéances et les dépendances.
• Garder la trace du temps nécessaire à la réalisation des tâches.
• Vérifier qui est responsable de chaque élément du projet au sein de votre équipe.
• Reconnaître les liens entre les tâches, les jalons et les autres.
• Arrêtez l'avancement des tâches jusqu'à ce que certaines d'entre elles soient terminées.

Une fois que vous avez préparé votre planning et les dates d'échéance, nous vous conseillons de créer un diagramme de Gantt en ligne. Vous pourrez alors planifier vos tâches, indiquer les échéances, trouver les dépendances entre les tâches et les attribuer aux membres de l'équipe concernés.

Le rétro planning consiste à commencer un plan par l'objectif final, puis à passer par les étapes nécessaires dans l'ordre chronologique inverse. Elle est couramment préconisée par les praticiens comme un outil permettant d'élaborer des plans et des projections réalistes.