Modèle de fiche de paie sur Word
Fiche de paie : importance, structure et caractéristiques
Article rédigé par : Meryem Benhoummane
Peu importe la structure de l’entreprise, l’employé est amené à fournir certains documents à ses employés. Parmi cette liste, nous retrouvons la fiche de paie. Appelée également bulletin de paie ou bulletin de salaire, ce papier fait office de pièce justificative quant à la rémunération ou le paiement selon le contrat de travail fixé par l’employeur et l’employé. Bien plus qu’un simple justificatif, la fiche de paie peut être considérée comme un échange et une sorte de sanction du travail accompli. Bien que la loi fixe depuis un bon bout de temps les mesures et mentions importantes devant figurer sur la fiche de paie, des modifications quant à sa présentation ont toutefois été apportées dernièrement, dans le but de faciliter et simplifier la lecture de ce document obligatoire.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?
La fiche de paie ou bulletin de salaire désigne une pièce fournie par l’employeur, sur laquelle sont mentionnés l’identification de son entreprise, les informations concernant l’employé, ainsi que la liste complète des différents éléments relatifs à la rémunération de ce dernier pour le mois en question. La fiche de paie vient compléter et refléter toute clause en rapport avec la rémunération d’un salarié préalablement discuté dans son contrat de travail. Pour le salarié, elle représente une source d’information incontournable, dont il peut se servir pour connaître son revenu net imposable pour toute déclaration de revenu annuelle, mais aussi pour avoir une image régulièrement mise à jour concernant son solde de congés payés ou son repos de compensation. Le caractère obligatoire de la fiche de paie, ainsi que son importance autant pour l’employé que pour l’employeur, font qu’elle exige énormément de concentration et de temps lors de son élaboration, afin d’éviter tout manquement. En effet, l’ensemble des informations qui y figurent doivent être relayées avec précision. Une simple erreur de calcul peut entraîner des répercussions non négligeables.
Caractéristiques de la fiche de paie
Depuis 2019, quelques changements ont récemment vu le jour quant à la structure et éléments constitutifs de la fiche de paie. En effet, en France par exemple, il y a eu un passage vers une fiche de paie simplifiée. Les changements phares concernent essentiellement le nombre total de lignes qui a été divisé en deux, la présentation des rubriques, et la disposition des libellés qui s’est voulu plus claire. La nouvelle structure de la fiche de paie obligatoire tourne donc autour de la simplicité, sans pour autant négliger la liste des informations obligatoires. Parmi ces notions obligatoires, nous retrouvons l’identité de l’employeur, son nom, son adresse, son numéro Siret, ainsi que son code APE, l’identité du salarié, son nom, son emploi, ainsi que son coefficient hiérarchique.
Pour ce qui est des congés payés et des délais de préavis dans le cas d’une cessation de travail la référence au code du travail la concernant, la convention collective applicable, la référence à la période et au nombre d’heures de travail en prenant soin de distinguer entre les heures au taux normal et celle bénéficiant de taux supplémentaire. Il faut également mentionner dans cette partie les taux concernés et de la nature ainsi que le volume des forfaits, la nature de base de calcul de la rémunération dans le cas où cette dernière ne se fait pas en fonction de la durée de travail. Un rappel de la rémunération brute de l’employé, le montant des cotisations en rapport avec la santé, les accidents de travail, la maladie professionnelle, la retraite, ainsi que le chômage doivent également être indiqués.
Concernant les contributions sociales, le montant global relatif aux exemptions et exonérations doit être mis en relief, sans oublier d’y annexer la nature et le montant des sommes ajoutées au salaire à l’exemple des primes, avantages de tout genre, ou frais professionnels. Pour cette partie, le montant exact et la nature des autres versements effectués ou retenus comme la prise en charge des frais relatifs au transport, et la date ainsi que le montant des indemnités en rapport avec les congés payés doivent être relayés. Ensuite, il faut insérer le montant net qu’il faut payer avant l’impôt sur le revenu ainsi que le montant exact de l’impôt qui a été prélevé à la source en précisant le type de taux et son niveau, la rémunération nette, la date à laquelle le paiement a été versé, et le montant total que l’employeur a versé à son employé rémunération contribution et cotisation comprises.
Enfin, une mention claire et nette qui précise que la fiche de paie doit obligatoirement être conservée par l’employé pour une durée illimitée doit figurer explicitement sur le document, pour éviter toute mauvaise interprétation ou confusion quant aux conditions de conservation et de remise de la fiche de paie. Toutefois, il est à noter que les mentions obligatoires devant figurer sur le bulletin de salaire peuvent légèrement varier, selon la nature du régime ou de l’entreprise.
Parallèlement à ces éléments qui constituent la fiche de paie, nous retrouvons également une catégorie relative aux informations à ne pas inclure dans le document, comme toute mention en rapport avec l’exercice du droit de grève ou n’importe quelle activité de représentation des employés. Pour ce genre de situation, l’employeur est plutôt dans l’obligation de fournir, en plus de la fiche de paie, un document annexe qui indique la nature et le montant total de toute rémunération concernant les activités de représentation de l’employé.
Pour ce qui est des conditions de remise de la fiche de paie à l’employé concerné, il est à souligner que le document doit être remis au moment du paiement du salaire, et peut aussi bien se faire en mains propres ou envoyé en format électronique, pratique qui devient de plus en plus courante récemment. Lors de la remise du bulletin de salaire à l’employé, l’employeur n’a en aucun cas le droit de demander une formalité, signature, ou autre, sauf dans des cas particuliers qui sont généralement listés et indiqués sur les sites des gouvernements. Enfin, dans le cas où la durée du contrat de travail des employés est inférieure à un mois et s’inscrit dans le cadre de recrutement saisonnier, l’employeur émet un seul et unique bulletin de salaire pour la période en question.
Bien que le salarié ait précédemment accepté son bulletin de salaire, il continue tout de même de disposer du droit de contestation par rapport à l’exactitude du montant indiqué, voire même la réalité de son existence. Dans le même sens, l’employeur peut également faire une demande de remboursement quand un salaire a été versé par erreur à un employé. Il faut toutefois souligner que toute demande ou réclamation de type contestation obéit à un délai de prescription fixé à 3 ans.
Concernant la conservation de la fiche de paie, les deux parties, aussi bien l’employeur que l’employé, se doivent de conserver les fiches de paie sans limite dans le temps. Cette précision quant au délai doit expressément figurer sur le bulletin de salaire de l’employé. L’employeur a quant à lui l’obligation de conserver une copie de chaque fiche de paie pour une durée supérieure à 5 ans, soit sur un support informatique si ce dernier garantit une possibilité de vérification et contrôle, soit sur support papier. Pour ce qui est des fiches de paie qui ont été émises par l’employeur sous format électronique, il est dans l’obligation de les présenter sous demande du salarié pour une durée de 50 ans.
L’importance de la fiche de paie
La fiche de paie tire son importance de par le fait qu’elle constitue une sorte d’image représentative de la totalité des situations du salarié et de sa relation contractuelle avec l’entreprise pour une période donnée. En effet, cette pièce justificative remise au salarié par son employeur lors du paiement de sa rémunération, porte un support permettant de vérifier l’adéquation des sommes indiquées et le travail fourni. En cas de contestation ou autre, le bulletin de salaire représente une preuve du versement des sommes, et atteste de la véracité du contrat de travail liant les deux parties, ainsi que les montants versés et les droits inscrits. Il démontre également les congés payés, les accidents de travail ou arrêt maladie, les activités supplémentaires, mais aussi l’embauche et le départ du salarié.
Par ailleurs, la fiche de paie représente aussi un moyen efficace qui permet à l’employé de comprendre l’intégralité du mode de financement solidaire au sein de l’entreprise, et donc de pouvoir justifier par la suite si besoin de la réalité de l’ensemble de son activité y compris les éléments exigés afin qu’il puisse garantir les droits sociaux qu’il a cumulé à travers les prélèvements sociaux et patronaux. Ce document obligatoire joue donc le rôle de médiateur entre le salarié et l’administration concernée.
D’un autre côté, et dans le cadre d’études poussées relatives à la situation des salariés en entreprise et l’engagement de cette dernière, les données tirées des fiche de paie représentent une source d’information de taille considérable, puisqu’ils regorgent de précieux renseignements en lien avec une partie importante de l’activité économique et sociale du pays. Le traitement et l’analyse de ces données, notamment les niveaux de rémunération par nature, taille, et secteur de l’entreprise, leur emplacement géographique, ou encore le degré d’importance accordé aux conventions collectives sont tous des témoins de valeur du positionnement et des politiques salariales de l’entreprise.
La fiche de paie se veut également un outil de communication interne par excellence. En effet, toutes les mentions obligatoires ,qui y figurent, permettent au salarié d’être au courant et à jour quant à l’ensemble des mesures d’actualité en matière de lutte contre le chômage etc.
Il convient de noter que les fiches de paie qui ont été transmises sous format électronique permettent à l’employé de cumuler systématiquement ses points de formation dans son CPF, compte personnel de formation, et sont facilement consultables à travers un site en ligne lié au CPA, compte personnel d’activité du salarié. Chaque employé a donc le droit, dès l’âge de 16 ans, de bénéficier d’un compte formation qui lui permet d’utiliser librement les droits acquis figurant sur son bulletin de salaire.