Modèle de fiche client sur Word

Le guide complet pour une bonne élaboration de la fiche client et bien l’exploiter

La création d'un bon formulaire du prospect est important pour le département marketing de chaque entreprise. Une fiche client est un type de document qui demande certaines informations de base afin qu' en retour, l'utilisateur de cette fiche ait sur le type du client ou ce que l'on appelle dans les approches du marketing moderne la connaissance client.

Une fiche client permet de recueillir des données de contact par le biais d'un formulaire organisé qui contient plusieurs informations. Dans cet article, vous allez découvrir les meilleurs conseils sur la bonne façon de créer une fiche client et de l'utiliser à des fins marketing ou commerciales.

Fiche client : importance, composants et avantages

Une fiche client est un système d'enregistrement et d'organisation des données pertinentes des clients qu'un vendeur ou une entreprise a dans son portefeuille et sur les clients potentiels qui sont susceptibles de faire un ou plusieurs actes achats. Elle permet à l'entreprise un meilleur suivi et la possibilité de connaître mieux les clients via l'historique d'achat.

Le but est de permettre de personnaliser les campagnes marketing et de faire aussi de bonnes recommandations à chaque client de l'entreprise.

Par le biais de la fiche client, vous pourrez voir le comportement d'achat, le nombre de réclamations et d'autres informations sur le compte de chaque client.

Pour constituer une fiche client vous devez recueillir plusieurs informations. Habituellement, les données collectées pour l'inscription sont simples : nom, données personnelles, email, téléphone et la date d'inscription ou du premier cahier achat. Mais, en plus de celles-ci, il est recommandé également d'ajouter d'autres informations à fiche client en répondant à ces deux questions :

1) Est-ce que le client est déjà un client actif en effectuant un acte d'achat ?

2) Est-ce que le client a une préférence pour ce type de produit ?

L'idéal est de ne pas faire un fichier client avec beaucoup d'informations inutiles, car la personne qui va exploiter le fichier peut de sentir perdu et incapable de catégoriser le client.

Si de nombreux commerces sont encore réticents à enregistrer leurs clients. Les entreprises structurées et même les PME savent qu' une fiche client est une source précieuse d'opportunités commerciales. À l'heure de la data les données des clients représentent un actif et une valeur sûre. Toutefois, l'utilisation de ces données est régi par des normes de protection des données personnelles que toute entreprise doit respecter sous peine des dédommagements et des poursuites judiciaires.

Les avantages des fiches clients sont nombreuses, nous en citons :

Le gain du temps grâce à l’organisation des données client et la facilité de trouver l’information.

Il permet de classer les clients par segment en se basant sur des critères tels que la démographie, l’âge, les préférences, le comportement d’achat…La possibilité d’avoir une visibilité sur la base de clientèle vers laquelle vous mettez en place une campagne via plusieurs canaux : emails, réseaux sociaux ou prospection téléphonique.

Pour en élaborer une fiche client,vous devrez remplir les données des clients, en fonction des champs obligatoires et facultatifs. Ensuite, apportez toutes ces fiches client dans un dossier que vous aurez préalablement établi. Un dossier pour les fiches clients qui ne veulent pas du produit, d'autres pour ceux qui sont susceptibles d'acheter le produit, d'autres pour ceux qui sont très intéressés par l'achat.

En outre, dans la catégorie la plus spécifique, vous pouvez organiser vos fiches clients par ordre alphabétique car cela augmentera l'efficacité

La génération des information client est l’amont de la constitution d’une fiche client

Pour comprendre ce qu'est une fiche client, nous revenons à un élément essentiel, il s'agit de la landing page où la page d'atterrissage. Pour générer des prospects qualifiés et des clients potentiels il faut remplir un formulaire d'enregistrement des prospects.

De nombreuses entreprises font des efforts considérables avec des offres qui attirent les visiteurs vers le site web dédié. Le détail déterminant qu'il ne faut pas oublier est comment optimiser le parcours du visiteur sur le site, il s'agit de l'étape de conversion où le visiteur renseigne ses informations de contact à demander au visiteur.

Un taux de conversion optimal reflète la bonne optimisation du parcours client sur le site et donc la réussite de la première étape pour avoir des fiches clients aboutissant à une démarche marketing ou commerciale.

L'un des moyens les plus efficaces de convertir les visiteurs de votre site web en prospects est de proposer un contenu à forte valeur ajoutée, tel que des Ebooks, des livres blancs et des webinaires. En retour, vous demandez certaines informations de contact à ce client potentiel (telles que le nom, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, etc.) De cette façon, votre entreprise peut poursuivre la relation, à travers une fiche client qui contient les informations du prospect mais aussi son historique d'achat et ses préférences.

Avec des fiches clients bien qualifiées, la prospection commerciale devient beaucoup plus efficace. Sans les informations et l'historique des prospects, il devient plus difficile d'analyser le type de produit pour les attirer ou les convertir en clients.

Les conséquences de ne pas avoir des fiches clients sont lourdes, avec une telle situation l'entreprise peut finir par être découragée de créer de nouveaux produits et de maintenir ou d'étendre les investissements dans le marketing numérique, car elle se trouve incapable de générer des prospects.

C'est pour cette raison qu'une prospérité se constate souvent chez plusieurs clients utilisant des bases de données marketing et ayant accès à l'historique des clients.

Lorsque vous disposez d'une fiche client riche, la portée de votre campagne email devient plus grande que d'autres canaux classiques. Les explications les plus plausibles sont que les prospects sont friands des messages personnalisés, ils les ouvrent, les lisent et vont jusqu'au bout en faisant des actes de conversion achat, prise de rdv ou autres...

Une fiche client est une base importante qui permet de sensibiliser facilement une base de prospects sur différentes choses allant du produit au partage du contenu de la marque.

Conseils pour générer des leads et créer efficacement les fiches client

Comme expliqué ci-dessus, les informations sur les prospects sont importantes pour mieux identifier le type de personnes que votre site ou votre campagne marketing attire et, plus important encore, pour avoir suffisamment de données à votre équipe de vente afin de qualifier et d'initier une approche des meilleurs prospects.

Dans cette optique, nous détaillons dans cette section les meilleures pratiques pour une générer les les qualifiés et les utiliser pour la création d'une fiche client.

Mettez en évidence ce que l'utilisateur obtient en retour s'il remplit le formulaire.

• Ne demandez que les informations essentielles à la qualification du client potentiel. N'oubliez pas que ce formulaire n'est que la première étape de l'approche du client potentiel. Mettez vous à la place du visiteur du site, vous allez réaliser qu'il n'a pas beaucoup de temps à perdre. Rappelez vous que plus le formulaire comporte de champs, plus le taux de conversion est faible.
  • Il n'est pas recommandé de demander des informations telles qu'une pièce d'identité ou tout autre document personnel, car cela effraie les clients potentiels. Mentionnez également la conformité aux systèmes en vigueur pour la protection des données personnelles.
    • Donnez une réponse immédiate à l'utilisateur après avoir rempli le formulaire. Si le formulaire existe pour fournir un contenu exclusif, déposez le lien vers ce contenu immédiatement après que l'utilisateur l'a rempli.
      • Envoyez également les mêmes informations par email par la suite. Ainsi, votre public aura une seconde chance d'interagir avec votre contenu, éventuellement le second moment est plus opportun.
        • Une fois que vous générez des leads, stockez les informations sur les prospects en toute sécurité. Assurez-vous que le système envoie automatiquement les données complètes à votre base de données dès qu'une nouvelle conversion se produit, contenant toutes les informations saisies dans le formulaire et toute information supplémentaire obtenue.
          • Avec les lois sur la protection des données personnelles, il est important de stocker ces informations dans une base de données ou un outil sécurisé. Il est important de placer à côté du formulaire un avis indiquant que vous acceptez de ne pas utiliser ces coordonnées à d'autres fins. Pour ce, rédigez un texte bref, objectif et en anglais clair, et incluez les informations relatives à votre politique de confidentialité.
            • Organisez votre fichier clients à part et chaque fiche générée: suivez un ordre logique. Établissez l'ordre dans lequel vous voulez organiser votre fichier. Vous trouverez probablement plus efficace d'organiser vos clients (fiche client) par segments, puis par probabilité d'achat (chaud, bouillant et froid) et, au sein de cette catégorie, de les classer par ordre alphabétique. Parallèlement à cela, il sera très utile de faire un fichier où vous trouverez les jours du mois et les mois de l'année, où vous pourrez placer les fichiers clients, pour les visites et les contacts que vous avez engagés.

• Rendez-le attrayant pour l'œil. Une première interface vous donne un aperçu général sur le client et quand vous voulez avoir le client en détail vous cliquez pour accéder à son dossier. Dans la première interface, placez les grands noms de manière claire Ce sera beaucoup mieux si vous utilisez des couleurs pour distinguer certains critères des autres.
  • Mettez constamment à jour votre fichier des clients. Revoyez périodiquement des newsletters à cette base. Mais ne supprimez jamais un contact, vous pourriez en avoir besoin plus tard.