Modèle de fiche de paie sur Excel

Comprendre la Fiche de Paie et tous ses Composants

Les employés ont droit à un document attestant du versement des salaires. Ce dernier doit mentionner une date précise de début et de fin, pour couvrir une période déterminée qui est d’un mois dans la majorité des cas. Toutes les personnes ayant un contrat de travail sont concernées par cette obligation,et il est nécessaire aux employeurs de fournir ce justificatif aux salariés. Ce type de document est aussi nécessaire à la demande d’une personne qui intervient sans contrat de travail.

Ce document se veut un récapitulatif des différents indicateurs relatifs à une durée de travail et la contrepartie en rémunération. Il est obligatoire de le remettre par main propre, ou par voie postale ou électronique aux employés, généralement à la fin du mois avec les versements des salaires. L’employeur doit garder une copie des fiches de paie datant de moins de cinq ans, comme il est possible de les garder sous forme électronique, quand les salariés sont invités à le garder indéfiniment.

C’est un document utile dans plusieurs situations, notamment pour valoir ses droits au moment de la retraite, et à garder comme preuve d’une période travaillée avec un salaire déterminé. La fiche de paie permet d’avoir une confirmation et un justificatif qui éclaircissent le calcul de la paie d’un salarié, comme elle permet à l’entreprise d’être conforme à toutes les obligations légales relatives à l’accessibilité de ce document.

Plusieurs utilités sont assurées par la fiche de paie, selon ses différents composants et les informations qu’elle comporte.

Cet article revient sur l’importance de la fiche de paie avec ses diverses utilités, en mettant le point sur ce qui est obligatoire comme éléments constitutifs et sur ses éléments variables. Nous parlons aussi des droits des employeurs et des employés, spécialement en relation avec la disponibilité de la fiche de paie et aux informations que le document doit comprendre.

L’importance de la fiche de paie pour les entreprises et les employés

La fiche de paie est aussi appelée bulletin de paie. Il s’agit du même document qui est obligatoirement fourni par l’employeur à ses employés, en s'identifiant comme employeur, et en y détaillant toutes les informations relatives à la rémunération du salarié auquel le document est destiné, durant toute la période couverte par la fiche de paie.

Le document peut aussi être appelé un bulletin de salaire. Ce dernier reflète les clauses du contrat de travail relatives à la rémunération du salarié. Aucune erreur n’est tolérée dans la réalisation d’une fiche de paie, les informations y sont capitales et les erreurs peuvent avoir différentes conséquences, autant pour les employés que pour les entreprises.

Les éléments obligatoires qui constituent la fiche de paie

Les constituants d’une fiche de paie, qui sont les informations qui doivent obligatoirement figurer dans le bulletin, sont continuellement sujet de révisions. Depuis 2019, ces révisions se basent sur l’obligation que toutes les informations, qui figurent dans les bulletins de salaire, puissent être complètement lisibles et compréhensibles par les salariés auxquels elles sont destinées.

Les entreprises doivent fournir des fiches simplifiées, d’une structure claire avec des libellés et des rubriques faciles à lire. Des fiches qui doivent contenir des éléments précis, selon des articles précis du code du travail (notamment, l’article R3243-1), des éléments comme :

• L’identité de l’employeur et du salarié : une fiche de paie doit contenir le nom, l’adresse, le numéro de siret et des informations sur l’entreprise, ainsi que le nom et l’emploi du salarié;
• Le nombre d’heures de la période travaillée : la fiche de paie doit obligatoirement présenter les détails sur la rémunération, où il va falloir aussi mentionner les heures supplémentaires et la nature du forfait;
• L’intitulé de la convention collective applicable : dans le cas de préavis, les délais de préavis doivent être mentionnés dans une fiche de paie, comme il doit y figurer le nombre de jours de congés payés;
• La rémunération brute du salarié : pour compléter les indicateurs des heures travaillées, la fiche de paie doit comprendre les détails sur le salaire de base et le salaire net à verser;
• Le montant des cotisations de protection sociale : il s’agit aussi d’un élément important à devoir figurer dans le bulletin de paie, avec les 5 rubriques (santé, accidents, retraites, famille et chômage);
• Les cotisations et contributions sociales : des informations élémentaires pour plusieurs raisons et qui doivent être détaillées dans le bulletin, en mentionnant le montant, l'assiette et le taux de cotisation;
• Le montant des exonérations et exemptions : en plus des montants de cotisation, et en complément à ces informations, le montant total des déduction des exonérations et exemptions de cotisation et contributions sociales doit aussi figurer dans la fiche;
• Le montant des accessoires de salaires : en plus de la rémunération brute, un bulletin de paie doit aussi contenir les informations relatives aux primes, à leurs natures et à leurs montants;
• Les autres retenues et versements : il est obligatoire de réunir des informations complètes sur les versements et les retenus, plusieurs autres indicateurs vont être pertinents, comme la prise en charge des frais de transport.

Le bulletin de paie doit réunir ces informations d’une manière exhaustive, en plus de la date du paiement,et le montant total versé. Et d’autres informations pertinentes sont à ajouter, comme la mention qui indique que le bulletin de paie doit être conservé d’une manière indéfinie.

En contrepartie, la fiche de paie ne contient aucune mention des informations relatives aux activités de droits des salariés comme les grèves et les autres activités de représentation. Une fiche annexée doit être fournie en parallèle avec la fiche de paie, et qui est spécialement construite pour décrire la nature des activités de représentation et le montant de rémunération.

Il est possible de contester la fiche de paie

Les salariés ont le droit de contester la fiche de paie à la suite d’une différence entre la réalité du paiement et le montant inscrit dans le bulletin. Ce droit est garanti même après avoir accepté la fiche de paie. En cas d’erreur et si le montant qui est versé est supérieur au montant inscrit dans le bulletin, l’employeur a le droit de demander un remboursement. Le délai de prescription qui encadre toute action de contestation d’une fiche de paie est de 3 ans.

Les éléments variables de la fiche de paie

Tous les éléments cités précédemment, qui constituent une fiche de paie, doivent être fournis en détail. Ce à quoi il faut ajouter les informations concernant les primes : les primes d’ancienneté, de vacances ou les primes sur objectifs, sans oublier les heures supplémentaires, les commissions et les rappels de salaire.

La durée de conservation de la fiche de paie

La fiche de paie est utile dans plusieurs situations et il est extrêmement important de la conserver. Comme nous l’avons mentionné précédemment, le salarié doit conserver la fiche de paie d’une manière indéfinie et l'employeur doit aussi conserver des copies des bulletins de paie pour une durée de 5 ans. Dans son format électronique, la fiche de paie doit obligatoirement être conservée pour une durée de 50 ans, d’une manière à garantir aux salariés la disponibilité des fiches. Il convient de noter dans ce sens que les versions électroniques facilitent la gestion et l'accessibilité aux fiches de paie.