Modèle de dossier de révision comptable sur Excel

La révision Comptable :

Article rédigé par : Mohamed Babachekhe

Les écritures d'inventaire ont été comptabilisées et vous êtes prêt à vous lancer dans l'élaboration de vos comptes annuels? Un peu de patience ...  Il vous faut encore vérifier vos soldes comptables avant de les utiliser comme point de départ de la construction de votre bilan et de votre compte de résultat. Cette vérification porte le nom de révision comptable. Elle doit être accomplie au moins une fois par an au moment de la clôture des comptes mais certains contrôles peuvent être réalisés plus fréquemment afin d'alléger les travaux de fin d'année et de fiabiliser certaines informations importantes. Ainsi, le rapprochement de banque devra être détecté chaque mois et les comptes clients et fournisseurs seront analysés au moins une fois par trimestre. Quant à la caisse, elle devra être contrôlée quotidiennement si vous tenez un commerce de vente au détail, ne serait-ce que pour détecter d'éventuels détournements.

Le contrôle des comptes du bilan

Les comptes de bilan sont les plus faciles à contrôler car ils correspondent à des éléments précis de votre patrimoine. Vous devrez non seulement vérifier leur existence mais aussi leur valorisation. Nous commencerons par examiner les comptes d'attente, puis les comptes de trésorerie, suivis des comptes clients et fournisseurs et enfin les autres comptes de classe 1 à 4.

Les comptes d'attente.

Le compte 47. Comptes transitoires ou d'attente» et ses subdivisions sont utilisés en cours d'année pour enregistrer les sommes que vous ne savez pas imputer (facture mal identifiée, écart inexpliqué, etc.). Il est ensuite soldé au fur et à mesure que vous obtenez les informations nécessaires à leur comptabilisation correcte. En fin d'année, son solde doit impérativement être nul: si ce n'est pas le cas, éditez le grand-livre de ce compte et pointez les écritures qui s'annulent pour trouver par différence la cause de votre écart. Sinon, attendez un peu: avec de la chance, l'explication apparaîtra d'elle-même quand vous réaliserez la  révision des autres soldes du bilan ...

Si, malgré tous vos efforts, vous ne parvenez pas à identifier la source de  l'écart (et à condition que celui-ci ne soit pas trop important), vous pouvez le  passer en pertes et profits en utilisant les comptes suivants:

• 758. Produits divers de gestion courante, si le solde est créditeur;
• 658. Charges diverses de gestion courante, si le solde est débiteur.

Le compte 47. Comptes transitoires ou d'attente M est parfois utilisé par les  logiciels comptables pour enregistrer les anomalies qui risqueraient autrement  de bloquer les traitements comptables: problèmes de centralisation, de  lettrage, etc. Même si vous n'avez pas utilisé vous-même ce compte, mieux Il vaut vérifier que votre logiciel ne l'a pas fait à votre insu.

Le contrôle des comptes de trésorerie

Les comptes de trésorerie appartiennent à la classe 5 et comprennent notamment:

• Les valeurs mobilières de placement ;
• Les comptes bancaires (comptes courants ou à terme et livrets) ;
• La caisse ;
• Les virements internes.

Les valeurs mobilières de placement

Le solde du compte 50. Valeurs mobilières de placement doit correspondre aux titres détenus par l'entreprise à la date de clôture des comptes, ceux-ci étant valorisés à leur coût d'acquisition. Si ce n'est pas le cas, vous étudierez les mouvements enregistrés dans ce compte en recherchant d'éventuelles erreurs: inversion de chiffres, confusion débit-crédit, etc.

• Les comptes bancaires

Le solde du compte bancaire est justifié par le rapprochement de banque que vous avez établi : vous en conserverez donc une copie dans le dossier de révision. Si vous êtes à découvert, vous devrez estimer les agios à payer et comptabiliser la charge correspondante De la même façon, vous estimerez les intérêts à recevoir sur vos comptes bloqués et vos livrets et vous les enregistrez en produits à recevoir.

• La caisse

Le contenu de la caisse doit faire l'objet d'un inventaire le jour de la clôture, le résultat de ce comptage étant inscrit de façon détaillée sur une feuille qui sera soigneusement rangée dans le dossier de révision: pièces et billets détenus, chèques restant à encaisser. La somme ainsi comptée doit correspondre au solde du compte 53. Caisse  pour les pièces et les billets et 5112. Chèques à encaisser pour les chèques à encaisser.

• Le compte de virements internes

Le compte 58. Virements internes, sert à enregistrer les mouvements de fonds entre la banque et la caisse ou entre deux comptes bancaires lorsque des contraintes techniques empêchent d'utiliser les deux comptes concernés par l'opération au sein d'une même écriture.

L'analyse des comptes clients

Les comptes clients commencent par les chiffres 41. Ils comprennent non seulement les créances classiques, mais aussi les avances et acomptes versés ainsi que les traites à encaisser. Avant d'effectuer vos contrôles, vous vous assurerez que vos comptes sont correctement lettrés, puis vous éditerez une balance auxiliaire Clients et vous vérifierez que son total correspond au solde figurant sur votre balance générale. Vous pourrez alors étudier le contenu de cette balance en accordant une attention particulière:

• Aux soldes créditeurs: ceux-ci sont justifiés s'ils correspondent à un avoir émis ou à un acompte reçu mais il peut également s'agir d'une erreur à corriger
• Aux factures échues depuis plusieurs mois: en cas de litige avec le client ou de difficultés de trésorerie de celui-ci, une dépréciation peut être nécessaire.

Les traités restant à encaisser à la date de clôture devront faire l'objet d'un comptage lors des travaux d'inventaire: leur total doit correspondre au solde du compte 413. Effets à payer.

Enfin, vous passerez en revue les factures émises après la clôture pour vérifier si certaines ne concernent pas des événements relatifs à l'exercice écoulé (livraison ou réalisation de la prestation antérieure à la date de clôture): celles-ci devront faire l'objet d'une écriture de facture à émettre. Vous ferez de même avec les avoirs émis, en particulier si vous avez promis des remises de fin d'année à vos clients.

L'analyse des comptes fournisseurs

Le contrôle des comptes fournisseurs ressemble beaucoup à celui des comptes clients. Vous commencez par vérifier que vos comptes sont correctement lettrés, puis vous éditerez une balance auxiliaire fournisseurs et vous vous assurerez que son total correspond au solde figurant sur votre balance générale. Vous pourrez alors étudier le contenu de cette balance en accordant une attention particulière aux soldes débiteurs: ceux-ci sont justifiés s'ils correspondent à un avoir reçu ou à un compte versé mais il peut également s'agir d'une erreur à corriger (règlement comptabilisé deux fois ou facture non enregistrée). Même justifié, un solde débiteur ne pourra être conservé à l'actif du bilan que si l'entreprise peut raisonnablement espérer le récupérer: un compte versé à un fournisseur ayant fait faillite doit être transféré dans un compte de charges exceptionnelles 678. Autres charges exceptionnelles.

Les factures échues depuis plusieurs mois et toujours pas réglées doivent également être analysées de près car elles cachent peut-être un litige à provisionner ou l'omission de l'enregistrement d'un règlement. Ce n'est que si vous êtes véritablement certain de ne jamais régler votre dette que vous pourrez la transférer dans un compte de produits exceptionnels 778. Autres produits exceptionnels.

Le contrôle des autres comptes

Les autres comptes du bilan peuvent être contrôlés dans l'ordre de leur numérotation. Nous commencerons donc par les comptes de capitaux, puis nous passerons en revue les immobilisations, les stocks, les autres créances et dettes et les comptes de régularisation.

• Les comptes de capitaux

Les contrôles à exercer sur les comptes de capitaux seront différents selon que vous exercez votre activité sous la forme d'une société ou d'une entreprise individuelle.

• Les provisions pour risques

Quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, vous contrôlerez que le solde des provisions correspond bien au montant estimé du risque à la date de clôture. Vous pourriez en effet avoir oublié de reprendre une provision devenue sans objet ou avoir comptabilisé une dotation pour l'intégralité d'un risque sans tenir compte du montant déjà provisionné L'année précédente. Afin de formaliser ce contrôle et de commencer à préparer L'annexe aux comptes annuels, vous établirez un tableau de suivi des provisions faisant apparaître  pour chaque risque provisionné:

• Le montant de la provision figurant au bilan de l'exercice précédent ;
• Le montant des dotations comptabilisées durant l'année écoulée;
• Le montant des reprises comptabilisées durant l'année écoulée ;
• le montant de la provision à la clôture de l'exercice, calculé à partir des trois colonnes précédentes: provision à la clôture de l'exercice = provision à la clôture de l'exercice précédent + dotations de l'exercice - reprises de l'exercice.

• Les emprunts et les dettes financières

 La somme figurant au crédit du compte -164. Emprunts auprès des établissements de crédits, doit correspondre au montant restant à rembourser à votre banquier (vous trouverez ce chiffre sur l'échéancier annexé au contrat de prêt). Si ce n'est pas le cas, vérifiez que seule la partie remboursement des mensualités a été enregistrée dans ce compte, à l'exclusion des intérêts et des autres frais.

• Les comptes d'immobilisations

 Le solde des comptes d'immobilisations et d'amortissements doit correspondre aux chiffres de votre fichier des immobilisations. Si ce n'est pas le cas, vous vérifierez notamment que toutes les nouvelles immobilisations enregistrées en comptabilité ont été également intégrées dans le fichier des immobilisations et que les immobilisations cédées ont bien été sorties pour leur valeur d'origine et non pas pour leur prix de vente.  

• Les comptes de stocks

 Le contrôle des comptes de stocks est relativement simple: il suffit de s'assurer que le solde (obligatoirement débiteur) des comptes de classe 3 correspond bien à vos états d'inventaire, valorisés selon la méthode du PEPS ou du CMUP

• Les comptes de personnel

Si vous réglez les salaires de votre personnel à la fin de chaque mois, le solde du compte est -421. Personnel- Rémunérations dues devrait être nul à la date de clôture. Si ce n'est pas le cas, éditez le grand livre de ce compte et pointez les écritures qui s'annulent pour trouver par différence la cause de votre écart: en principe, la somme inscrite au crédit lors de l'enregistrement du livre de paie doit correspondre à celle comptabilisée au débit lors du règlement.

• Les dettes sociales

 Les comptes 431 et 437 doivent présenter un solde créditeur correspondant aux sommes restant à payer aux organismes sociaux au titre du dernier mois ou du dernier trimestre. Vous vous en assurerez en le comparant avec les chiffres inscrits sur vos bordereaux de déclarations sociales

• Les dettes fiscales

De même que pour les cotisations sociales, les soldes des comptes de dettes fiscales (subdivisions du compte -44. Etat et autres collectivités publiques) doivent correspondre aux dernières déclarations ou avis d'imposition.

• les comptes de régularisation

Dernier poste du bilan à contrôler, les charges et les produits constatés d'avance correspondent à des factures déjà comptabilisées mais concernant le prochain exercice. Nous vous conseillons d'en établir une Liste exhaustive et de vérifier que le total de celle-ci correspond au solde des comptes-486. Charges constatées d'avance et -487. Produits constatés d'avance·

Le contrôle des comptes de charges et de produits:

Le contrôle des comptes du compte de résultat est plus délicat que celui des comptes de bilan car ils ne correspondent pas à des éléments précis du patrimoine de l'entreprise, mais plutôt à l'accumulation des opérations réalisées pendant l'exercice. Vous devrez le plus souvent vous contenter d'un simple contrôle de cohérence. Toutefois, dans la mesure où les écritures ayant touché Je compte de résultat ont une contrepartie au bilan et que celui-ci a été vérifié en détail, peu d'erreurs devraient subsister à ce stade de votre travail de révision.

Somme toute, il convient de noter que la révision comptable est indispensable car même les comptables les plus chevronnés peuvent commettre des erreurs: utilisation d'un mauvais numéro de compte, omission d'une facture ou d'un règlement, inversion de chiffres lors de la saisie, etc.