Modèle de chiffrier comptable sur Excel
Comment élaborer un chiffrier comptable sur Excel?
Article rédigé par: Zakaria AJANA
Le métier de la comptabilité repose sur les opérations mathématiques. Après l’enregistrement des comptes en fonction des opérations, un calcul précis est indispensable pour avoir le résultat net.
Avec les outils informatiques, les calculs compliqués sont de plus en plus faciles, non seulement à comprendre mais aussi à effectuer. Dans ce sens, il convient de noter qu’Excel est un outil indispensable dans le métier de la comptabilité, car il permet de recenser des données afin de générer des rapports détaillés. Le chiffrier est un cas d’usage de la comptabilité sur Excel peu connu.
Le but de cet article est de détailler ce qu’est le chiffrier comptable et son rôle dans les calculs et l’établissement des comptes et des résultats, et de vous montrer les techniques de créer un chiffrier comptable sur Excel.
Qu’est ce que le chiffrier comptable et quel est son objectif dans la vérification de la finance d’une entreprise ?
Le chiffrier est un formulaire composé de plusieurs colonnes que nous utilisons dans la comptabilité, précisément, pour faire de la régularisation des comptes et d’arranger les états financiers. Un comptable utilise le chiffrier comptable pour s'assurer de la cohérence du travail fait par ses propres soins, il convient ici de noter qu’il ne s'agit pas d’un outil permanent.
Il s'agit d'une liste de comptes tirés du grand livre, dont les soldes débiteurs et créditeurs se traduisent par des montants égaux, indiquant ainsi que vous avez conservé le solde mathématique et donc le principe de la double saisie.
Le solde ou la balance de vérification ne donne pas une preuve absolue de l'exactitude des comptes du grand livre, car il indique seulement que l'équilibre entre les charges et les crédits a été conservé.
Somme des frais = Somme des frais
Il y a des étapes qui précèdent l’élaboration d’un chiffrier comptable. En effet, la balance comptable est directement liée au chiffrier comptable, donc vous devez sans doute la préparer d’avance. Par la suite, vous devez inscrire les écritures de régularisations, faire le calcul des soldes régularisés et retranscrire ces soldes dans les colonnes du chiffrier.
A la fin, vous allez calculer le total des colonnes, le calcul du bénéfice net s'ensuit.
La balance de vérification
La balance de vérification n’est rien d’autre qu’un rapport interne, c’est-à-dire une information à l’appui pour pouvoir préparer le bilan final. Le but de la balance de vérification est de vérifier l'égalité (le solde) de tous les comptes qui composent le grand livre avec leurs charges et crédits totaux.
Donc ce que l'on recherche généralement dans une balance de vérification, c'est que les comptes sont organisés par classes, avec les valeurs débit, crédit et bien sûr le solde des comptes.
Cependant, ce rapport peut être organisé en fonction de la façon dont nous en avons besoin et de la meilleure façon de l’adapter afin que nous puissions préparer le bilan que s’il s’agit d’un rapport à présenter à des tiers.
En conclusion, la balance de vérification est un rapport que nous obtenons de notre comptabilité avec une date butoir à une certaine date. Nous l'exportons généralement vers Excel et avec l'aide des tableaux dynamiques utiles, nous prenons en charge tout le terrain pour l'élaboration de notre Bilan, qui est un rapport totalement différent de la balance de vérification, ils sont liés, mais ils ne sont pas les mêmes. Pour une bonne répartition et une lecture facile des écritures comptables, ce qui facilite le travail lors de la préparation de la balance de vérification, les deux premières colonnes doivent recenser les soldes et les mouvements du compte. La valeur des débit doit égaler la valeur des crédits.
Lorsque vous effectuez les écritures du bilan, le principe de base de la comptabilité intervient: la double écriture, puisqu'il y a au moins un débit et un crédit que nous augmentons par la suite.
Dans le grand livre général, c'est là que le solde des comptes est déterminé puisque l'équation appliquée est la suivante:
Dette - Crédit = Solde (débiteur ou créancier)
Comme nous l'avons mentionné précédemment, le chiffrier comptable est une feuille de calcul où les comptes qui apparaissent dans le grand livre général sont répertoriés et sa structure doit être claire et facile à lire. La balance de vérification en détail est au moin quatre paires de colonnes sont créées:
Sommes: c'est la première paire de colonnes qui montre les sommes débitrices et créditrices du compte, comme indiqué dans le grand livre.
Soldes: c'est la deuxième paire de colonnes où sont affichés les soldes résultant de la confrontation débit et crédit (Débit - crédit= Solde). Nous placerons le solde dans la colonne “Débiteur” ou “Créancier” selon le cas.
Inventaire: correspond à la troisième paire de colonnes où nous montrerons les soldes débiteurs ou créditeurs des comptes de solde qui sont transférés du solde indiqué dans la deuxième paire de colonnes nommée avec le nom de Soldes.
Résultats: c'est la quatrième paire de colonnes où se trouvent les soldes débiteurs ou créditeurs des comptes de résultat (revenus et dépenses), qui sont transférés du solde indiqué dans la deuxième paire de colonnes nommée avec le nom de soldes.
Dans la pratique comptable, ces quatre paires de colonnes sont les plus courantes.
Cependant, la balance de vérification peut avoir d'autres colonnes, par exemple: la classification des dépenses par nature ou fonction.
Mais ce n'est pas l'objectif de ce billet de montrer d'autres structures qui vont au-delà des quatre paires de colonnes, qui sont les plus utilisées.
Total de la balance de vérification
Une fois les opérations d'une période par exemple d'un mois enregistrées, vous devez procéder au plus élevé du total des charges et du total des paiements de chacun des comptes qui composent le grand livre général, puis vous formulez la balance de vérification à cette date , en plaçant les Noms des comptes et les totaux de leurs charges et celles de leurs crédits, une fois la liste de sommation complétée, tous les frais et crédits doivent être les mêmes.
A ne pas oublier :
le solde est donné par la différence: Débit - Crédit = Solde
La somme des comptes de solde débiteur doit être égale à la somme des comptes de solde créditeur, ceci est illustré sur le tableau comme suit :
Dette supérieure au crédit --------- compte de solde débiteur
Dette inférieure au crédit --------- Compte de solde du créancier
Chaque balance de vérification doit contenir:
Nom de l'entreprise (nom de l'entreprise)
Spécification de la balance de vérification
Période ou date
Le de chaque compte
Nom de chaque compte
Total et solde débiteur et créditeur des comptes.
Excel et la comptabilité d’une entreprise : le chiffrier comptable comme un cas d’usage
Le programme Excel est un outil indispensable pour la comptabilité d'une entreprise, puisque les feuilles de calcul permettent d'annoter et de contrôler une grande variété de données. Ceci avec les multiples fonctions d'Excel pour effectuer des calculs, effectuer des opérations et obtenir des pourcentages. Pour cette raison, les modèles Excel sont nos excellents alliés lorsqu'il s'agit de gérer efficacement une entreprise dans Excel.
Disposer d'un format ou d'un modèle de la balance de vérification sur Excel avec des formules complètes est essentiel pour analyser la situation de l'entreprise vous permet de procéder à l’adaptation du modèle pour votre cas d’entreprise. En ajoutant les mouvements comptables, les soldes, etc. La balance de vérification sera donc alimentée par les écritures comptables enregistrées dans le bilan de l’entreprise.
La maîtrise d’Excel vous permet de créer un chiffrier comptable de A à Z qui contient le la balance de vérification, les écritures de clôture.
Nous détaillons ici les étapes :
Étapes pour créer la feuille du chiffrier comptable sur Excel
Étape 1: notez les généralités, en précisant qu'il s'agit d'une balance de vérification et de la période qu'elle comprend. La feuille doit porter le nom de l'entreprise.
Étape 2: Notez les codes de compte et les noms des comptes correspondants qui apparaissent dans le grand livre.
Étape 3: Entrez les sommes et les soldes selon l'ordre spécifié ci-dessus dans les paires de colonnes.
Suivre ce processus de manière ordonnée permettra au rapport de remplir l'objectif de vérifier que les sommes sont égales dans toutes les paires de colonnes et de vérifier en même temps la nature des soldes de chaque compte.
Il existe également différentes options en fonction du type et de la taille de l'entreprise, pouvant choisir un système comptable de base ou développer et approfondir certaines sections avec des modèles Excel plus spécifiques. Excel bénéficie à la fois aux grandes et aux petites entreprises
En définitive, le chiffrier est un outil qui donne la possibilité au comptable de passer au crible les chiffres, les comptes et les résultats de la comptabilité et de détecter s’il y a des incohérences. Maîtriser sa création sur Excel est une compétence de plus pour un financier.