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Comment demander un devis du matériel informatique et réussir à obtenir la meilleure offre ?

Article rédigé par: Zakaria AJANA

id 12831 03Les acheteurs en entreprises en collaboration avec les responsables informatiques demandent souvent des devis auprès des prestataires ou des sous-traitants pour l'acquisition du matériel informatique.

Ces acheteurs peuvent manquer des outils d'estimations qui leur permettent de juger les prix proposés par les soumissionnaires à leur appels d'offres et de juger leurs offres.

Dans cet article, nous découvrons les bonnes pratiques qu'un acheteur doit avoir lors des opérations d'acquisition du matériel informatique avant et après la demande de devis du matériel.

Qu’est ce qu’un devis et comment le demander auprès des fournisseurs ?

Pour demander un devis du matériel auprès des prestataires, vous devez d’abord décrire votre besoin en vous basant sur vos connaissances techniques du matériel ou en cherchant l’information, s’il s'agit par exemple de l’acquisition des serveurs ou autres matériel spécifiques.

Une fois les éléments sont décrits en termes des caractéristiques techniques et les quantités sont arrêtés par les départements achat, informatique et autres, placez ces éléments dans un tableau. Le tableau est une demande d’achat DA sur laquelle vous détaillez le matériel voulu, les quantités, les spécificités,etc.

Le courrier électronique est le canal le plus utilisé pour faire des demandes de devis, même dans le cas des appels d’offres, les acheteurs consultent les prestataires et les fournisseurs via le courrier électronique.

Il est conseillé de consulter plusieurs fournisseurs. Pour cela vous devez avoir une base de données des meilleurs fournisseurs du matériel ciblé. Si vous n’avez pas de base de données, pensez à faire un listing des fournisseurs.Il est conseillé de consulter les leaders du marché mais aussi des fournisseurs de taille moyenne souvent ambitieux de gagner de nouveau marché en offrant un rapport qualité / prix optimal.

Une fois la liste des fournisseurs est établie, vous devez rédiger votre email qui explique l'objet de la demande d'achat, la cadre du projet, le tableau technique qui décrit le matériel et aussi les termes à respecter pour répondre à la demande de devis ( délais, le fait de s’abstenir si le fournisseur n’a pas un type de matériel, les modalités de paiement…).

Quant à la rédaction du texte de l’e-mail, le ton devrait être corporate et soutenu. Veillez à expliquer brièvement le contexte qui déclenche l’acte d’achat avant de les rediriger vers les termes de références.

Un bon acheteur est capable d’approvisionner le matériel d’une meilleure qualité avec un prix optimal. Pour qu'un acheteur arrive à ce niveau d'optimisation il doit reposer sur une connaissance technique approfondie des produits, en l'occurrence, le matériel informatique et un benchmarking des prix pratiqués sur la marché. Nous découvrons dans le deuxième paragraphe le ba.a.-ba du matériel informatique.

Devis matériel informatique

Comprendre l’origine des coûts du matériel informatique en vue de les optimiser et de bien négocier

Chaque implémentation du projet informatique demande des ressources matérielles importantes, nous parlons donc du hardware. Les responsables des projets font alors recours à des fournisseurs externes pour qu'ils approvisionnent le matériel à travers des demandes de devis du matériel informatique. La consultation ne doit se faire qu'après une estimation des prix à travers des outils du business intelligence.

Toutefois, dans la plupart des cas les acheteurs n'ont pas ces outils à disposition et ils doivent donc être autonomes. Une connaissance du hardware est une compétence précieuse que l'on doit avoir si on veut être des acheteurs avisés et bons négociateurs.

Si le composant principal du coût de chaque matériel est le montant d’achat, d’autres frais accessoires ne sont pas négligeables :

Les frais de transport sont des coûts directs d'achat de stocks. Pour le matériel acquis depuis l'étranger, des coûts importants de taxes sont associés. Les taxes à l'importation peuvent être compliquées.

Le matériel informatique, tel qu'un ordinateur de bureau, est le type de matériel informatique le plus courant acheté par une petite entreprise. Le coût du matériel est déterminé sur la base de ses spécifications.

Lorsque vous demandez un devis du matériel PC, vous devez décider quelles devraient être les spécifications de ces composants clés.

Pour exprimer le besoin dans votre demande de devis informatique et mieux négocier vous devez connaître au moins les éléments suivants :

Unité centrale de traitement

C’est le processeur est le pilote de l'ordinateur : les processeurs sont généralement différenciés par leur vitesse, mesurée en gigahertz (GHz). Plus le GHz est élevé, plus l'ordinateur fonctionnera rapidement. Vous devriez acheter le processeur le plus rapide que vous pouvez vous permettre, mais des processeurs double ou quad-core fonctionnant à des vitesses de 2 GHz ou plus seront normalement suffisants pour la plupart des fonctions commerciales, par exemple le traitement de texte, les feuilles de calcul et certains multimédias. Plus de cœurs de processeur et des vitesses plus élevées améliorent le débit de traitement et donc la vitesse perçue de l'ordinateur.

Mémoire à accès aléatoire (RAM)

Le processeur utilise la mémoire pour exécuter des programmes. En règle générale, plus vous avez de RAM, mieux votre ordinateur fonctionnera lorsque vous utiliserez plusieurs programmes à la fois. Votre ordinateur doit disposer de suffisamment de mémoire pour tirer le meilleur parti de la vitesse du processeur. Pour utiliser efficacement plusieurs applications logicielles modernes, vous devez disposer d'au moins 4 gigaoctets (Go) de RAM et de préférence de 8 Go ou plus pour les applications logicielles plus gourmandes en mémoire, telles que la conception, la photographie ou le montage vidéo.

Disque dur

Le disque dur stocke les données que vous créez dans votre entreprise, ainsi que les programmes que vous utilisez. Un ordinateur de bureau typique aura au moins 500 Go d'espace disque dur. Certains nouveaux ordinateurs portables et ordinateurs de performance spécialisés sont livrés avec des disques SSD (Solid State Drive). Ces disques sont silencieux car ils ne comportent aucune pièce mobile et sont cinq à huit fois plus rapides que les disques durs magnétiques standard utilisés dans la plupart des ordinateurs de bureau. Bien que le SSD puisse offrir des avantages significatifs en termes de performances, le coût par Go de stockage peut être deux ou trois fois plus élevé pour la même capacité de stockage. Même avec une prime de prix pour un SSD, compte tenu de l'avantage des performances par rapport au coût global d'un ordinateur de bureau ou d'un ordinateur portable typique, dans la plupart des cas, l'inclusion d'un SSD est la meilleure approche.

Vous pouvez également utiliser des plug-ins externes, tels que des clés USB et des disques durs externes portables, pour compléter les besoins de stockage de votre ordinateur.

Périphériques

Le moniteur est l'écran d'affichage de l'ordinateur. La plupart des moniteurs modernes utilisent une certaine forme de technologie d'affichage à cristaux liquides (LCD). Les moniteurs sont normalement mesurés en diagonale en pouces - généralement 22, 24 ou 27 pouces. Les moniteurs à écran plus grand ou ultra large vous permettent de comparer deux documents à l'écran. Les différentes technologies LCD utilisées dépendent du coût et si vous avez besoin d'une reproduction fidèle des couleurs ou de taux de rafraîchissement d'écran élevés sont essentiels.

Le rapport hauteur / largeur d'un moniteur est la proportion de la largeur de l'image par rapport à la hauteur. Un rapport hauteur/largeur courant pour les moniteurs est 16:9 mais d'autres rapports hauteur/largeur peuvent être requis à des fins spécialisées telles que la surveillance CCTV ou le montage de films.

Le clavier et la souris font généralement partie d'un ensemble, mais vous pouvez peut-être sélectionner des périphériques sans fil qui rendent les ordinateurs de bureau plus propres.

Il existe des ordinateurs alternatifs aux ordinateurs de bureau conventionnels, tels que les Mac Apple. Ceux-ci ont historiquement été utilisés pour prendre en charge les logiciels de publication assistée par ordinateur, mais offrent désormais également un système comparable pour une utilisation bureautique générale.

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Achat du matériel informatique : comment réussir la négociation et l’optimisation des coûts ?

L'achat est défini comme le processus d'établissement des termes et conditions pour l'acquisition du matériel informatique auprès d’un fournisseur externe. Le coût d'achat du hardware est exprimé avec un indicateur(KPI) qui donne une visibilité sur la performance de l'ensemble du processus d'achat par type du matériel, et puisque le KPI est basé sur des mesures de coût, il affecte directement le résultat net.

Votre réussite est liée principalement à une bonne mesure des coûts. Les détails susmentionnés expliquent la partie du hardware qui porte le coût. Ceci devrait faire pour vous le déclic de poser la même question lors de vos achats, posez cette question : Quelle est la partie la plus précieuse de ce matériel ?

Les économies réalisées sur les achats de matériel informatique réduisent le coût. La réduction des coûts d'approvisionnement peut être un moyen simple et immédiat d'augmenter les marges bénéficiaires sans sacrifier la qualité des matériaux achetés.

Les étapes du processus général d'approvisionnement sont les suivantes (bien que les spécifications puissent varier dans le cas du hardware) :

  • Reconnaître le besoin du produit : est -ce que le matériel informatique est nécessaire pour l’implémentation d’un nouveau service, ou recrutement des équipes, transformation...
  • La demande d'achat est transmise au service achats de l'entreprise;
  • L'équipe d'approvisionnement examine et approuve la demande (qui devient alors un bon de commande, une fois approuvée);
  • Le service comptable approuve le budget et les demandes de devis peuvent être envoyées aux fournisseurs potentiels;
  • Des négociations contractuelles ont lieu avec le fournisseur après la réception de plusieurs devis contradictoires;
  • Les biens et services reçus par la société du fournisseur sont vérifiés;
  • Les bons de commande, les bordereaux de colis et les factures des fournisseurs pour plus d'exactitude;
  • Le paiement de la facture est envoyé de la société au fournisseur;
  • Tenir des registres à des fins de comptabilité et de vérification aux achats.

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