Modèle Excel de devis de prestations et services
Devis de Prestation et Services : utilité, composants essentiels et durée de validité
Article rédigé par : Chady Chadili
Les prestations sont des engagements de votre part qui nécessitent d’être documentés. Ils sont basés sur un accord entre un entrepreneur et un client, et il existe des risques de malentendus au niveau de la nature des services, comme au niveau des prix de ceux-ci. Il est important et très utile de documenter, avec des signatures, l’engagement de votre part et celui de votre client, à livrer les services proposés aux frais mentionnés dans un devis. Un document qu’il va falloir présenter au préalable au client et avant le début de la réalisation de la prestation.
Le devis de prestations et services est un document gratuit et utile à plusieurs niveaux ,que nous vous présentons dans cet article. Nous vous expliquons également quand est-ce qu’il est obligatoire de rendre un devis à votre client. Aussi, nous vous parlons plus des différentes utilités, des différents composants, ainsi que de la durée de validité de ce document qui est à remettre à votre client gratuitement, sauf à la demande de celui-ci quand la situation ne présente pas d’obligations de fournir un devis.
L’utilité d’un devis de prestations et de services
Plusieurs questions se présentent avant la réalisation d’une prestation. Il est vrai qu’il est important de savoir de quoi il s’agit et de connaître sa nature et son prix, mais il faut également préciser la date de l’accord entre les deux parties. Ces éléments sont des constituants essentiels, des éléments fondamentaux qui donnent plus de possibilités au niveau de l’utilité du devis en tant que document écrit. Lorsqu’il y a un accord entre les deux parties de la prestation, toutes les informations qui figurent dans le devis doivent être respectées. Elles engageront les deux parties à devoir honorer leurs responsabilités.
Un devis de prestations et services précis permet d’assurer une compréhension de la commande de votre part et de la prestation de la part du client. Cela permet de comprendre, à la fois, le prix de la commande et la justification de ce prix, pour ainsi pouvoir éviter les risques de malentendus avec les clients. Grâce à ce document écrit, qui sert premièrement à proposer un prix pour les services que vous pourriez rendre à un client, il est possible de se mettre d’accord sur les éléments mentionnés d’une manière à pouvoir transformer le devis en un contrat à la suite de sa signature. C’est pourquoi il s’agit d’un document à garder pour pouvoir l’envoyer aux clients le plus rapidement à la suite d’une demande ou dans d’autres cas où il est obligatoire.
Le devis est précisément utile dans le cas où votre client n’a pas un accès direct sur les différentes informations relatives aux services que vous proposez. Toutes ces informations peuvent être pertinentes et conduire vos clients potentiels aux passages à l’acte, car il y a plus de chances pour les clients de commander un service lorsqu'ils connaissent les frais des prestations. Ces informations vont être utiles pour vos clients potentiels, qu’il s’agisse d’entreprises ou de particuliers.
Le prestataire de services et la personne qui bénéficie de la prestation vont, tous les deux, pouvoir trouver des avantages avec le devis de prestation et service. En effet, le devis se transforme en un contrat entre les deux parties, une fois que chacun signe le devis après avoir donné son accord sur les informations qu’il comprend. Ce qui impose que les termes soient respectés par les deux parties de la prestation, sauf en cas de contestation ou de litige où il va servir comme preuve en fournissant des informations commerciales.
En plus de pouvoir être requis de la part de plusieurs types de consommateurs finaux, qui demandent très souvent des devis lors des prestations de services, le devis de prestation et services permet de vous donner plus de crédibilité surtout quand il est unique entre vous et votre client qui bénéficie des services proposés. En application des articles L. 113-3 et L. 113-3-1 du code de la consommation, le client doit connaître les frais relatifs à la prestation d’un service avant le début de la réalisation de celle-ci.
Le devis est par définition la forme écrite du prix d’un service, et ce prix ne doit pas changer après la réalisation des prestations sauf quand il y a des raisons légitimes. Ceci dit, le devis ne fait pas un contrat en réalité, mais c’est un document écrit qui oblige les deux parties à s’engager pour respecter toutes les informations qui figurent dans le devis, notamment après la signature de celui-ci. Le devis devient un contrat uniquement lorsqu'il est signé.
Les composants essentiels d’un devis de prestation et services
Toutes les informations pertinentes vont être écrites en gras, et il est possible d’y ajouter une couleur attirante comme le rouge. Ces informations obligatoires vont s’ajouter aux informations qui sont également recommandées, mais qui doivent être différenciées en termes de priorités. S’il est impératif de marquer la date du devis et les dates de signatures, il est également utile de citer les modalités de livraison de la prestation pour ainsi éviter de devoir réaliser des conditions générales de vente à présenter au client.
Les noms des deux parties sont des éléments aussi importants que les prix relatifs aux prestations. Ils donnent plus de clarté et de force pour le devis qui va être unique, et permettent ainsi une meilleure compréhension de la prestation, une compréhension qui va être mutuelle entre vos clients et vous-même. Les noms figurent dans le devis en majuscules, et de préférence avec la mention de la nature du client.
Le devis est un document commercial qui doit aussi mentionner les informations légales et les coordonnées de l’entreprise, avec également les coordonnées du client en contrepartie. Une date d’établissement, de signature et un délai suivant une durée de validité sont d’autres éléments à figurer dans le devis de prestations et services, qu’il s’agisse d’un devis dans les situations où il doit obligatoirement être fourni ou dans le cas où il est présenté à la demande du client.
Un devis de prestation et de services doit aussi se composer d’une description de la nature des services, une description relativement détaillée des prestations que vous proposez contribue à la compréhension des frais de ces prestations. Les prix unitaires HT et TTC doivent être détaillés, y compris les montants et taux de TVA applicables, les tarifs horaires ou forfaitaires de la main d’œuvre et les frais de déplacement. Finalement le montant total à payer HT et TTC à côté de la signature du client.
Quand est-ce qu’un devis de prestation est obligatoire ?
Dans plusieurs situations où il faut documenter les différentes informations mentionnées précédemment, un devis de prestation et de services est nécessaire. Il est spécialement obligatoire dans le cas où ces informations sur les services et les prestations ne sont pas présentées dans des moyens de communication qui permettent aux clients d’avoir une vision complète sur les prestations. Le devis est une obligation également quand il s’agit de documenter les informations qui le constituent, et qui peuvent être mises en valeur chacune selon les besoins.
Dans le cadre des relations professionnelles et commerciales, il est vrai que le devis de prestation de services n’est pas obligatoire puisqu’il peut être remplacé par d’autres documents où les informations qui constituent le devis peuvent figurer. En revanche, comme dans le cas où le client est un particulier qui bénéficie des services que vous proposez, il est obligatoire d’avoir ce document afin de pouvoir le rendre au client. La loi oblige de fournir ce document dans plusieurs situations comme :
- Lors des travaux de différentes natures et dépannages à la suite de pannes;
- Lors des prestations et des services relatifs aux déménagements;
- Lors des prestations dont les frais dépassent 1500 euros en total;
- Lors des prestations dont les frais dépassent 100 euros et à la demande du client;
- Lors des soins médicaux avec des dépassements honoraires supérieurs à 70 euros;
- Lors des prestations relatives aux produits d’optique médicale.
La durée de validité d’un devis de prestation et services
Cette durée est généralement d’un mois après la date de l’émission du devis de prestation de services, mais elle peut être prolongée selon la nature des services proposés et les complications qui peuvent survenir et retarder l’accomplissement des prestations. Aucune durée légale fixe n’est déterminée entre la date de la remise du devis et la livraison finale des services, des services peuvent être fournis en une semaine alors que d’autres peuvent prendre plus de trois mois de temps.
Pour éviter ces ambiguïtés, il est possible de donner une date de livraison et l’introduire en la présentant avec les informations qui constituent le devis de prestations et services. Il vous reste de fixer une date prévue pour la fin des travaux, dans le cas où il y aurait des travaux et selon la nature de ceux-ci. Cette durée de validité du devis de prestation de services doit figurer dans vos conditions de vente, et cela avant d’être indiquée dans le devis comme elle figure dans vos conditions.
Il faut que la durée ne soit pas trop longue pour ne pas laisser beaucoup de temps aux clients qui peuvent réfléchir plus qu’il ne faut et qui peuvent changer d’avis. Tout comme elle ne doit pas être trop courte pour ne pas donner une date qu’il va être impossible de respecter dans les cas de long travaux avec des imprévisions possibles. La durée de validité doit être une des dernières étapes de l’établissement d’une devis, elle doit permettre de rectifier les prix s’il le faut, comme à la suite d’un prolongement possible de travaux.
Le devis de prestation de service, aujourd’hui accessible gratuitement, doit être équilibré à plusieurs niveaux parce qu’il reflète les travaux et les services que vous proposez. Il peut facilement représenter l’image de votre entreprise, c’est la raison pour laquelle il faut bien penser à sa présentation comme à sa disponibilité. Équipez-vous de plusieurs versions à l’avance, elles vont être utiles selon les services et la situation des prestations.