Modèle de balance comptable sur Excel
Comment maîtriser la notion et l’usage de la balance comptable ?
Il y a souvent une confusion entre la balance comptable et le solde d’un compte. Bien que la première soit une technique de contrôle de la comptabilité, beaucoup de personnes ne font pas la différence.
Le solde de compte est le montant qui reflète tous les crédits et frais que vous gardez dans votre compte, y compris l'argent que vous ne pouvez pas avoir immédiatement. En revanche, le solde disponible est le montant dont vous disposez, la banque doit donc vous le proposer à ce moment précis.
Le but de ce guide est de découvrir la balance comptable, ses différents types, et comment le créer sur un logiciel de comptabilité?
Nous vous expliquons dans cet article les différentes dissemblances entre le solde de compte et la balance comptable.
La balance comptable : concept, différents types et son rôle dans la comptabilité
La balance est un instrument comptable qui permet d’assurer le contrôle la comptabilité d'une activité commerciale ou plus généralement d’une entreprise et de s'assurer de la régularité du bilan et des résultats comptables de la société. Sur ce document comptable qu’est la balance nous reprenons les comptes de l’entreprise, nous mettons en évidence les soldes créditeurs et de même les soldes débiteurs sur toute la durée de l’exercice.
La logique de cet instrument est de produire un état de l’exercice comptable ou les totaux de soldes débiteurs et créditeurs sont regroupés.
Nous distinguons entre trois types de balances comptables :
Une balance générale qui rassemble tous les comptes de la société. Donc il faut se référer au plan comptable pour voir toutes les classes.
Une balance auxiliaire qui rassemble uniquement les comptes des clients et des fournisseurs.
Une balance dite âgée qui se base sur les deux premières balances pour répartir les dettes et les créances en fonction de leur échéance.
Exemple d’une balance comptable :
Libellé | Débit | Crédit | Solde débiteur/créditeur |
Report à nouveau | 0 | 14 000,00 | -10 000,00 |
Amortissements | 0 | 60 000,00 | -50 000,00 |
Charges sociales à payer | 0 | 0 | 0 |
Charges diverses à payer | 3 000,00 | 3 000,00 | 0 |
Chèques à encaisser | 25 000 | 25 000,00 | 0 |
Immobilisations corporelles | 80 000,00 | 0 | 80 000,00 |
Banque | 70 000,00 | 70 000,00 | 0 |
Compte sur livret | 13 000,00 | 130 000,00 | -107 000,00 |
Caisse | 10 000,00 | 10 000,00 | 0 |
Electricité | 8 000,00 | 6200 | 1800 |
Eau | 700 | 0 | 700 |
Fuel & gaz | 4 500,00 | 0 | 4 500,00 |
Petit équipement | 700 | 0 | 700 |
Fourn. administratives & maintenance | 400 | 0 |
Comment construire une balance comptable ?
Il convient de rappeler ce qu'est un compte comptable et comment nous devons y enregistrer les revenus et les dépenses afin d'obtenir le solde correspondant. Un compte comptable c’est le compte ou une entreprise recense une opération financière.
La comptabilité générale regroupe les éléments de base utilisés pour effectuer la comptabilité d'une organisation. De là, les instruments émanant du contrôle de suivi.
La balance comptable est un tableau qui prend la forme de la lettre T, avec deux colonnes où nous noterons les mouvements (revenus et dépenses) de la période que nous analysons.
La colonne de droite s'appelle «Crédit» et la colonne de gauche s'appelle «Dette». Chaque fois que nous voulons écrire une transaction, nous devons prendre en compte le type de compte que nous analysons, car la même transaction peut être inscrite à la fois en dette et en crédit en fonction de ce qu'elle représente exactement dans le compte que nous observons.
Entrez les soldes de début de vos comptes du grand livre. Les soldes initiaux ou d'ouverture sont les valeurs que vous devez prendre en compte au début de la période comptable et correspondent aux soldes à la fin de la période précédente, reflétant les transactions et mouvements générés.
De nos jours, le travail ne se fait plus à la main. Assurément, les logiciels de comptabilité automatisent les tâches et offrent à ceux qui ont un minimum de connaissance en comptabilité de faire un travail rapide et agile. Toutefois, des barrières culturelles empêchent plusieurs comptables doués de franchir le cap.
Plusieurs logiciels de comptabilité proposent aux utilisateurs d’éditer une balance comptable. Ci-apres un contexte d'utilisation de logiciel :
Vous ouvrez le logiciel de la comptabilité, vous lancez la fenêtre de l’édition de la balance comptable. Le logiciel vous permet de choisir le sélectionner les comptes, et la période voire faire un tri entre le type et les numéros des comptes. En plus de toutes ces fonctionnalités vous donne la possibilité d’avoir la balance par période ou par établissement avec les comptes mouvementés et totaux.
Solde de compte et balance comptable :les dissemblances phares
Le solde, dans le domaine de la comptabilité, est la différence entre les revenus et les dépenses et tout ce qui est similaire aux dépenses. Le solde peut être de trois types: créancier, débiteur et zéro.
Le solde d'un compte est le résultat que l'on obtient après avoir soustrait du revenu du compte tous les enregistrements qui correspondent aux dépenses de la période. Ainsi, par exemple, lorsque nous examinons notre compte bancaire, nous pouvons vérifier que le solde à la fin du mois est la différence entre nos revenus et nos dépenses au cours de ce mois particulier.
Le concept d'équilibre est appliqué à des comptes de différents types, qu'il s'agisse d'individus, d'entreprises, d'organisations ou de pays.
Selon la façon dont la différence entre les revenus et les dépenses est observée, il existe trois types de solde:
Débiteur: les dépenses sont plus élevées que les revenus (négatif)
Créancier: le revenu est supérieur aux dépenses (positif)
Zéro: les revenus et les dépenses sont égaux (zéro)
Les annotations doivent être faites comme suit: (i) les débits et les produits sont enregistrés comme des débits et (ii) les crédits et les dépenses sont enregistrés comme des crédits.
De plus, nous devons garder à l'esprit cette règle simplifiée: les comptes d'actifs et de revenus négatifs sont ajoutés par la dette et soustraits par le crédit, tandis que les comptes de passif, de valeur nette et de résultats positifs sont ajoutés par crédit et soustraits par crédit.
Nous décrivons ci-dessous avec une simplicité totale et d’une manière générique ( qui est valable pour n’importe quel outil) les étapes à suivre pour travailler sur un logiciel comptable. Nous faisons ci-après une simulation de l’usage d’un logiciel de comptabilité pour suivre le solde de compte :
Dans la plupart des outils, vous pouvez configurer facilement et rapidement les soldes initiaux de vos comptes comptables, ce qui est très utile lors de la saisie des informations comptables à apporter d'autres systèmes à votre compte
Suivez ces étapes pour saisir vos soldes de début:
1. Cliquez sur le menu "Comptabilité".
2. Sélectionnez l'option "Plan comptable".
3. Cliquez sur le bouton "Soldes d'ouverture".
4. Saisissez le solde de vos comptes comptables, à l'exclusion des comptes bancaires et d'inventaire. Plus tard, nous expliquerons comment saisir les soldes de ces comptes.
5. Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour conserver les modifications.
Saisir les soldes de début dans l'inventaire et les banques
Pour saisir les soldes d'ouverture correspondant aux comptes bancaires et d'inventaire, vous devez les omettre lors de l'enregistrement des soldes d'ouverture du solde et les soustraire des comptes de capitaux propres afin que le solde s'équilibre et que vous puissiez le charger dans le système.
Ensuite, vous devez aller dans le menu «Banques» et «Inventaire» pour créer les soldes des comptes comptables à partir de là.
Ajuster les soldes : avec les pièces comptables, vous pouvez déplacer manuellement les soldes entre les comptes, cela est très utile si vous souhaitez corriger des erreurs et reclasser le solde de vos comptes comptables, vous pouvez également associer chaque compte comptable à un contact différent.
Quelle est la différence entre le solde de compte et le solde disponible?
Le solde disponible est l'argent auquel vous pouvez accéder sur votre compte. Autrement dit, cet argent a déjà été vérifié et approuvé.
Par exemple, lorsque vous effectuez un transfert de fonds entre des comptes appartenant à la même banque. Eh bien, ici, le processus de vérification bancaire est immédiat.
Comme nous l'avons expliqué, bien que les transactions bancaires soient aujourd'hui effectuées automatiquement, elles n'échappent pas aux vérifications des banques. C'est pourquoi certaines transactions mettent plus de temps à être disponibles que d'autres.
Lorsqu'un transfert d'argent ou un encaissement de chèques n'est pas disponible immédiatement. Cela se reflétera dans le solde d'ouverture du compte. Ici, la banque examinera le compte d'origine des fonds. Si la transaction est approuvée, cet argent sera également reflété dans le solde d'ouverture.
C’est souvent le cas lors du transfert d'argent d'un compte bancaire vers PayPal. L'argent peut ne pas être disponible tant que Paypal n'a pas approuvé l'opération.
Cela se produit également lors d'un transfert entre deux comptes Paypal. L'argent entre dans le solde initial du compte en attente et une fois que les deux parties approuvent la transaction, cet argent est libéré. Ainsi, la personne peut l'utiliser pour effectuer d'autres opérations.