Technicien Secrétariat et Bureautique

Technicien Secrétariat Et Bureautique (TSB) : métier, cursus académique et perspectives professionnelles

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

Le technicien secrétariat et bureautique est un professionnel polyvalent qui assiste le personnel d’une entreprise dans les différentes tâches bureautiques et informatiques dans l’optique de mener à bien les opérations réalisées par la structure. Tel un couteau suisse, il est impliqué dans des tâches et des missions de nature diversifiée, et ce, au niveau des différents départements de l’organisme professionnel dans lequel il évolue. Les parcours académiques et les cursus de formation qui permettent de décrocher un poste de technicien secrétariat et bureautique sont multiples. Il est important d’acquérir les fondamentaux théoriques et pratiques à travers des cours et des modules dédiés avant d’intégrer le marché de l’emploi. Dans cet article, nous allons dans un premier temps explorer ensemble le métier de technicien secrétariat et bureautique en mettant en avant les missions, les compétences et les perspectives professionnelles d’une telle opportunité de carrière. Ensuite, nous mettrons l’accent sur les aspects pédagogiques des différents parcours et cursus disponibles dans ce sens.

I- Technicien Secrétariat et Bureautique (TSB) : Métier et perspectives professionnelles

Le technicien secrétariat et bureautique se voit attribuer des tâches et des responsabilités exigeantes qui impliquent une dynamique particulière et des compétences spécifiques. Sa fiche de poste est bien garnie et comporte des missions connexes qui peuvent parfois ne pas rentrer dans son périmètre métier initial. Il est donc important de maîtriser les différentes facettes et les multiples aspects qui caractérisent l’environnement professionnel dans lequel vous évoluez de sorte à optimiser vos chances de recrutement. Le technicien secrétariat et bureautique est impliqué dans plusieurs opérations allant de l’accueil des clients/visiteurs de l’entreprise à l’assistance technique en passant par le traitement et la saisie des notes et documents internes/externes.

Missions et responsabilité

• Traitement du courriel : L’une des missions principales d’un technicien secrétariat et bureautique au sein d’une direction ou d’une administration est la réception et le traitement du courriel. Vous devez classer les différents documents réceptionnés en suivant un ordre de tri bien défini et facilement identifiable par l’ensemble des collaborateurs et parties prenantes impliqués. Il est important de pouvoir remonter directement les courriels urgents aux services concernés pour traitement immédiat. Vous devez également répondre aux demandes classiques qui ne requièrent pas de validation de la part d’un supérieur hiérarchique, et ce, en respectant les scripts et les aspects de communication proposés par votre administration. Le traitement du courrier nécessite également un suivi régulier et continu. Dans ce sens, il est important de garder une traçabilité écrite de l’ensemble des opérations effectuées dans le cadre de cette tâche.
• Accueillir les visiteurs : En tant que technicien secrétariat et bureautique, vous serez en contact rapproché avec les clients de votre entreprise ainsi que les visiteurs qui viennent pour demander un renseignement ou partager une demande. Votre rôle principal sera de les accueillir avec sourire, courtoisie et disponibilité. Il est important de dégager une excellente première impression et d’orienter les visiteurs vers les bons services en leur présentant les solutions et les réponses dont ils ont besoin. Souvenez-vous bien que vous êtes en quelque sorte le miroir de l’entreprise et que vous refléter ses valeurs et sa vision.
• Réception des appels téléphoniques : L’une des missions importantes d’un technicien secrétariat et bureautique est de traiter les appels téléphoniques des différents interlocuteurs intéressés par un service particulier de l’entreprise. Dans ce sens, vous devez connaître par cœur les différents volets d’expertise de votre structure ainsi que les centres d’intérêt de chaque département afin de répondre efficacement aux demandes reçues. Il est également recommandé de traiter chaque appel dans un délai précis en respectant les directives de votre administration. N’hésitez pas à remonter les appels d’insatisfaction et les remontées à votre supérieur hiérarchique pour traitement immédiat.
• Assistance technique : Le technicien secrétariat et bureautique est un professionnel qui a une certaine expertise technique et informatique lui permettant d’assister le personnel en cas de besoin. Ceci inclut les opérations d’impression, l’installation de logiciel et d’outils informatiques, la réparation d’ordinateurs ou de machines, l’automatisation de certaines procédures internes, la configuration des applications utilisées par l’entreprise ainsi que d’autres tâches bureautiques connexes.
• Mise en page des documents et notes : Avant l’envoi d’une note interne ou d’un document important aux équipes de l’entreprise, il est fondamental de procéder à une relecture minutieuse du contenu et de soigner le volet esthétique de votre document. Pour ce faire, vous pouvez utiliser plusieurs logiciels disponibles gratuitement en ligne tel que Microsoft Word. Ce dernier propose plusieurs fonctionnalités et options de style. Il est possible de modifier le style typographique, la taille de la police, les couleurs des titres et les bordures du document. Plusieurs guides d’utilisation sont proposés en ligne pour vous accompagner dans cette démarche importante.
• Organisation des événements : Le technicien secrétariat et bureautique a son mot à dire dans l’organisation des activités internes et externes de l’entreprise dans laquelle il évolue. Son rôle consiste à coordonner avec l’ensemble des parties prenantes les différents aspects logistiques et humains des événements pour garantir leurs réussites.

Compétences et qualités

Pour mener à bien les différentes missions et tâches que nous venons d’aborder dans cet article, le technicien secrétariat et bureautique doit impérativement disposer d’un certain nombre de qualités et de compétences fondamentales. Le but est de joindre l’utile à l’agréable en combinant harmonieusement entre savoir, savoir-être et savoir-faire pour développer un profil polyvalent, engagé et surtout conscient des différents enjeux et problématiques qu’impliquent son métier. Les recruteurs ont tendance à privilégier des individus capables de gérer plusieurs responsabilités à la fois pour booster la productivité de leurs entreprises. Ci-après une sélection des compétences les plus demandées dans le marché de l’emploi pour un poste de technicien secrétariat et bureautique.

• Connaissances bureautiques : Pour optimiser vos chances de recrutement, vous devez impérativement démontrer une certaine maitriser des applications bureautiques les plus communément utilisées par les administrations dans la gestion quotidienne de leurs opérations. Parmi ces outils, nous citons notamment la suite Microsoft Office. C’est la suite la plus utilisée de nos jours. En ayant des connaissances approfondies dans ce sens, vous vous distinguerez clairement des autres candidats lors des phases de recrutement.
• Bon relationnel : Le contact humain est privilégié dans ce type de métiers. En ayant un bon relationnel, vous parviendrez facilement à collaborer avec l’ensemble des parties prenantes impliquées dans les activités quotidiennes de l’entreprise. Vous serez également apte à mieux gérer les demandes et les besoins des visiteurs/clients. Un bon relationnel vous aidera aussi à évoluer rapidement dans votre carrière et à décrocher des postes plus responsabilisants au sein de votre administration.
• Compétences rédactionnelles : Le technicien secrétariat et bureautique est souvent amené à rédiger des réponses de courriel ou bien à formuler des notes internes pour envoi au personnel. Dans ce sens, détenir des compétences rédactionnelles confirmées vous aidera à bien mener cette tâche et vous donnera plus de crédibilité vis-à-vis de vos collègues. Il serait embêtant d’envoyer un document comportant des imperfections de langue ou bien des fautes d’orthographe.
• Gestion du stress : Les missions et les tâches que nous avons citées dans cet article sont multiples et les situations de stress sont fréquentes. Il est important de pouvoir gérer ses émotions pour éviter des scénarios compliqués.
• Organisation : Il est fondamental d’avoir un sens du détail élevé et une capacité d’anticipation infaillible dans ce type de métier. Le technicien secrétariat et bureautique doit pouvoir organiser ses tâches et ses missions par ordre de priorité en fixant des dates limites réalistes et atteignables.

Les ‘’plus’’ et les ‘’moins’’

Comme chaque parcours professionnel dans le monde, le métier de technicien secrétariat et bureautique a des avantages et des inconvénients qu’il convient de citer pour élucider le lecteur souhaitant entreprendre une carrière dans ce sens.

Avantages 

• Contact privilégié avec le top management : Le technicien secrétariat et bureautique est souvent amené a collaborer étroitement avec les décideurs et les dirigeants d’une entreprise car il est le responsable de la gestion et de l’élaboration de leurs agendas. Dans ce sens, et en démontrant un engagement irréprochable et des compétences confirmées, il optimise ses chances d’évolution au sein de l’entreprise.
• Secteur vivant : Pour le bon fonctionnement de toute direction, le recrutement d’un technicien secrétariat et bureautique est une nécessité. Il est donc très probable de trouver une opportunité d’embauche dés l’obtention de votre diplôme.

Inconvénients

• Horaires : Le technicien secrétariat et bureautique doit toujours être disponible pour traiter les demandes urgentes. Dans ce sens, il est fort probable qu’il travaille pendant des horaires non-conventionnels tels que les weekends ou tard le soir. Ceci peut être défavorable pour les personnes ayant des obligations et des contraintes personnelles.
• Stress élevé : Les tâches et les missions d’un technicien secrétariat et bureautique sont, pour la plupart, responsabilisantes et exigeantes. Les situations de stress peuvent donc être fréquentes et parfois difficile à gérer.

Rémunération et perspectives d’évolution

Le salaire mensuel net d’un technicien secrétariat et bureautique ayant fraichement intégré le marché de l’emploi dépend fortement de son statut professionnel, de la nature exacte de son poste, des missions et tâches attribuées et surtout de la structure professionnelle dans laquelle il évolue. Cependant, et selon les chiffres et statistiques avancées par les dirigeants d’entreprises, la fourchette salariale est entre 1800 euros et 2200 euros pour un profil junior. Ce salaire peut augmenter au fil du temps en enchainant des années d’expertise et d’expérience dans le domaine. Il peut atteindre jusqu’à 4000 euros en fin de carrière surtout si l’employé arrive à décrocher un poste dans une grande administration.

Quant aux perspectives d’évolution, elles sont figées par chaque entreprise. Il est tout de même recommandé de suivre des études approfondies (niveau master) pour espérer une évolution rapide et assurée vers des postes de responsabilité.

II- Technicien secrétariat et bureautique : Cursus et formation

Pour intégrer rapidement le marché de l’emploi en tant que technicien secrétariat et bureautique, vous devez impérativement suivre des formations professionnalisantes. Les cours et les modules proposés dans les différents cursus académiques permettent une assimilation concrète des fondamentaux théoriques et pratiques. Dans ce sens, vous pouvez suivre des formations en présentiel, à distance ou en alternance, et ce, en fonction de vos besoins, de votre disponibilité et de vos aspirations professionnelles.

Pour décrocher un poste de technicien secrétariat et bureautique, vous pouvez opter pour un DEC en technique bureautique, un Brevet Technicien Spécialisé en secrétariat et gestion administrative, un BTS en administration et bureautique ou tout bien un parcours professionnalisant intimement lié au volet secrétariat et gestion de l’administration.

Comment choisir votre établissement d’enseignement

Peu importe le choix de formation et le type de cursus pour lequel vous optez, il est important de prendre en considération un certain nombre de facteurs et de paramètres dans le choix de votre établissement d’enseignement ou centre de formation. Votre choix est décisif et impactera de façon concrète votre insertion professionnelle une fois diplômé. Ci-après une sélection pertinente des critères de sélection à prendre en compte.

• Cours et modules : La maquette pédagogique doit être facilement accessible pour tout étudiant souhaitant s’inscrire dans un centre de formation dans le but de suivre un cursus de technicien secrétariat et bureautique. Le but est de pouvoir identifier en amont les différents cours et modules dispensés au sein de l’établissement afin d’avoir une idée précise sur le contenu pédagogique de chaque séance. En cas de doute ou d’incertitude, il est recommandé de prendre rendez-vous avec un professeur ou un responsable pédagogique pour élucider les éventuelles incompréhensions. Le choix des cours est un facteur décisif et déterminant dans le parcours de chaque étudiant.
• Professeurs : Le corps professoral est le premier responsable de la transmission du savoir et le transfert des compétences aux étudiants. C’est la raison pour laquelle il est important d’avoir une idée précise sur les professeurs qui seront chargés de vous enseigner pendant votre parcours. N’hésitez pas à effectuer des recherches supplémentaires sur leurs travaux respectifs, leurs publications scientifiques et leurs projets professionnels. Ceci vous donnera un aperçu plus ou moins précis de la qualité pédagogique de chaque professeur et vous permettra de faire votre choix en toute connaissance de cause.
• Stages : Un stage terrain est un facteur important qui favorise l’insertion professionnelle des étudiants après l’obtention de leurs diplômes. Dans ce sens, vous devez pouvoir compter sur l’appui de votre établissement, par le biais d’une cellule de stage et d’insertion professionnelle, pour vous accompagner dans votre procédure de recherche de stage. Chaque centre de formation doit disposer d’un réseau de partenaires confirmé composé d’organismes professionnels ayant besoin de techniciens secrétariat et bureautique.
• Activités parascolaires : L’organisation des activités estudiantines par et pour les étudiants favorise l’apprentissage et permet un épanouissement généralisé. N’hésitez pas à vous renseigner sur la qualité de la vie estudiantine au sein de votre établissement avant d’y postuler.
• Accompagnement : Les cours et les modules dispensés dans le cadre d’une formation de technicien secrétariat et bureautique peuvent parfois être difficiles à maîtriser ou à comprendre. Il est donc important de pouvoir compter sur l’assistance continue et permanente d’un professeur ou d’un responsable pédagogique en cas de besoin. L’objectif de cet exercice est d'assurer une mise à niveau généralisée et une montée en compétences au profit de tous les étudiants.
• Ouverture à l’international : Il s’agit d’un atout important qui est sérieusement pris en compte par les services de recrutement. Renseignez-vous auprès de votre centre de formation pour voir si ce dernier dispose d’un quelconque type de partenariats avec des établissements scolaires à l’étranger pour des semestres de mobilité.

Le métier de technicien secrétariat et bureautique est de plus en plus sollicité par les administrations et les entreprises. Il est important de suivre une formation dédiée comportant des cours et des modules de qualité afin d’optimiser vos chances de recrutement, dans un secteur d’activité de plus en plus compétitif.

Les écoles et universités supérieures pour poursuivre vos études en Secrétariat et Bureautique

Lycée polyvalent Sacré‑Coeur La Salle

Il est possible d’exercer le métier de Technicien Secrétariat et Bureautique en décrochant un bac professionnel Gestion-Administration. Au lycée Polyvalent Sacré-cœur La salle, ce choix de parcours est tout à fait possible. Cette formation dote les étudiants d’un ensemble de compétences et de qualités opérationnelles leur permettant d’intégrer le marché de l’emploi de façon rapide et efficace.

L’admission se fait principalement sur la base de la motivation et des compétences transversales de chaque étudiant. Toutefois, le service des admissions veille à ce que les étudiants soient issus d’une classe de troisième. C’est un critère important.

La formation s’articule autour de trois volets importants. Le premier concerne les enseignements généraux. Ceci comprend notamment les langues, les mathématiques et les ateliers de développement personnel. Le deuxième concerne les enseignements professionnels. Ce volet comprend des cours de gestion administrative/projets. Le troisième volet est celui de la formation en entreprise ou l’étudiant doit effectuer un minimum de 22 semaines sur les 3 ans d’études.

En décrochant une licence professionnelle dans ce sens, vous pouvez soit évoluer en tant que Technicien Spécialisé soit continuer votre parcours académique en enchainant avec un BTS.

ESTUDIA

ESTUDIA propose un cursus professionnalisant de deux ans à ses étudiants dans l’optique de devenir des Technicien Secrétariat et Bureautique. Il s’agit du Brevet Technicien Spécialisé Gestion de la PME. Il s’agit d’un programme qui s’articuler principalement sur les bases et les mécanismes pratique du métier.

L’école met au profit de ses étudiants plus de 30 ans d’expérience et optent pour une pédagogie innovante et inclusive. Le diplôme offert à l’issue de la formation est certifié et reconnu par l’Etat. L’école est également certifiée par le label OPQF.

Pour réussir votre parcours, vous devez compléter avec succès les examens continus, les épreuves finales ainsi que les études de cas proposés par vos professeurs. Votre note finale doit dépasser les 10/20. En fin de parcours, vous serez amené à présenter un projet de fin d’étude qui reprend en détail votre projet professionnel.

IFTESUD

Situé à Marseille, cet établissement propose un BTS Gestion de la PME aux étudiants souhaitant évoluer en tant que Technicien Spécialisé Secrétariat et Bureautique. Il s’agit d’un parcours disponible exclusivement en alternance avec un rythme de deux jours par semaine en école.

Pour intégrer la formation, vous devez être titulaire d’un baccalauréat national ou bien disposer d’une expérience professionnelle confirmée dans le domaine du secrétariat. Pour ce qui est des modalités d’évaluation, elles reposent principalement sur des examens en cours de formation (1 évaluation par semestre) et un examen rectoral en fin de parcours. Vous devez également préparer et présenter un PFE. Sur 19 alternants en 2021, 97% ont réussi le parcours. La formation est proposée à titre gratuit pour les étudiants optant pour un parcours d’alternance.

Cours/contenu de la fomation Technicien Secrétariat et Bureautique (TSB)

Module 01 – Métier et formation – Secrétariat et Bureautique 

Module 02 – Environnement de l'entreprise et Qualité – Secrétariat et Bureautique 

Module 03 – Technique de Recherche d'Emploi – Secrétariat et Bureautique 

Module 04 – Gestion du Temps – Secrétariat et Bureautique 

Module 05 – Étude du clavier Latin – Secrétariat et Bureautique 

Module 06 – Bureautique – Secrétariat et Bureautique 

Module 07 – Prise De Notes – Secrétariat et Bureautique 

Module 08 – Les Ecrits Professionnels – Secrétariat et Bureautique 

Module 09 – Techniques de Secrétariat – Secrétariat et Bureautique 

Module 10 – Techniques De Communication – Secrétariat et Bureautique 

Module 11 – Bureautique avancée – Secrétariat et Bureautique 

Module 12 – Calculs Commerciaux – Secrétariat et Bureautique 

Module 13 – Correspondance langue Française – Secrétariat et Bureautique 

Module 14 – Maitrise Des Langues De Travail – Secrétariat et Bureautique 

Module 15 – Correspondance Administrative – Secrétariat et Bureautique 

Module 16 – Bureautique En Arabe – Secrétariat et Bureautique 

Module 17 – Initiation à La Comptabilité – Secrétariat et Bureautique 

Module 18 – Microsoft Access SGBD – Secrétariat et Bureautique 

Module 19 – Nouvelles Technologies De L'information et De La Communication – Secrétariat et Bureautique 

Module 20 – Relation Clientèle à Distance Structuré – Secrétariat et Bureautique 

Module 21 – Techniques Commerciales – Secrétariat et Bureautique 

Module 22 – FIL D'ART – Secrétariat et Bureautique 

Examen de Fin de Formation 2012 Théorique – Secrétariat et Bureautique 

Examen de fin de formation 2013 Pratique – Secrétariat et Bureautique 

Rapport de Stage - Secrétariat et Bureautique 

Rapport de Stage - Le Rôle de l'Observatoire dans la Gestion et la Protection des Ressources Naturelles - Secrétariat et Bureautique 

Rapport de Stage - Secrétariat Dactylographie Bureautique - Secrétariat et Bureautique