Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction

Technicien Spécialisé Secrétariat De Direction (TSSD) 

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

Le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction est un profil indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une administration. C’est un métier qui nécessite un sens du détail et une organisation irréprochable. Le TSSD est amené à effectuer plusieurs tâches et missions responsabilisantes dans le but de faciliter le quotidien de son directeur. Pour intégrer un poste de ce type, il est important de suivre un cursus académique bien précis. Dans ce sens, plusieurs formations et parcours sont proposés par les centres de formation et les établissements scolaires. Les cours et les modules dispensés permettent l’assimilation des fondamentaux pratiques et théoriques exigés par les services de recrutement. Il convient à tout un chacun de choisir le cursus qui correspond le plus à ses aspirations professionnelles. Dans cet article, nous allons dans un premier temps explorer ensemble le métier de Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction en présentant les missions, les compétences et les perspectives professionnelles de ce choix de carrière. Ensuite, nous mettrons l’accent sur les aspects pédagogiques des différents parcours académiques envisageables dans ce sens.

I- Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction : Métier et perspectives professionnelles

Le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction est un profil important au sein d’une entreprise. Il est l’assistant du directeur ou du dirigeant de la structure et se voit attribuer une fiche de poste garnie et diversifiée. Les missions et les tâches qu’il doit effectuer sont nombreuses et peuvent parfois ne pas rentrer dans son périmètre de compétence. Les services de recrutement ont de plus en plus tendance à recruter des profils ayant des compétences plurielles et une forte capacité d’adaptation. Le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction est impliqué, d’une façon ou d’une autre, dans plusieurs opérations internes et/ou externes au sein d’une entreprise allant de la prise de rendez-vous avec les clients au traitement des e-mails en passant par l’organisation d’événement.

Missions et responsabilités

• Accueil des visiteurs : En tant que secrétaire de direction, vous aurez un contact rapproché avec les clients et les visiteurs de la structure dans laquelle vous évoluez. Dans ce sens, vous devez toujours les accueillir avec courtoisie, sourire et disponibilité. Il est important de donner une première bonne impression et de prendre en considération les besoins et les demandes de chacun. Vous êtes en quelque sorte le miroir à travers lequel sont reflétées les valeurs de la structure. Votre rôle sera également de les orienter vers d’autres services et départements en cas de besoin.
• Traitement des appels : le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction a pour mission de traiter les appels téléphoniques destinés au directeur. Dans ce sens, il doit toujours être disponible pour prendre note des demandes exprimées lors des entretiens téléphoniques. Un rapport quotidien doit être établi et présenté au directeur pour répondre aux besoins identifiés. C’est une tâche exigeante qui implique un sens du détail et une organisation exceptionnelle. En général, un script téléphonique personnalisé est partagé avec le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction comportant les éléments de communication à utiliser pour chaque catégorie d’appel.
• Gestion du courrier électronique : Plusieurs personnes préfèrent contacter la direction d’une structure professionnelle à travers un envoi de courrier électronique pour laisser une traçabilité écrite de leurs demandes. La mission du Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction est de gérer ce flux en répertoriant les e-mails reçus par catégorie et par profil. Il est important de pouvoir transmettre des réponses rapides aux personnes ayant exprimé des demandes urgentes dont le traitement ne requiert pas de validation ou de vérification particulières. La gestion du courrier électronique doit se faire quotidiennement et un état des lieux régulier des opérations effectuées doit toujours être présenté au directeur de la structure.
• Gestion de l’agenda du directeur : le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction est le premier responsable de l’élaboration et de l’exécution des différentes activités du directeur d’entreprise dans laquelle il évolue. Il est important de préparer un agenda mensuel avec les toutes les activités (réunions, déplacements, événements, etc.) validées. Vous devez également envoyer des rappels à j-1 de chaque activité pour éviter les confusions et les retards inutiles.
• Organiser des événements : à la demande du directeur, le Technicien Spécialisé Secrétariat de Directiondoit pouvoir coordonner avec les différents services de l’entreprise pour l’organisation d’événements en interne. Il s’agit d’une tâche importante qui implique des opérations de coordination et de collaboration avancées. Il s’agit souvent d’activités nécessitant la participation directe ou indirecte du directeur (réunion avec le staff, visite d’un client, cérémonie etc.)
• Classement des documents administratifs : Vous êtes responsable de la bonne gestion des archives et des documents internes et externes de l’entreprise dans laquelle vous évoluez. Il est fondamental de pouvoir répertorier ces documents en suivant un ordre de tri bien défini et facilement identifiable par l’ensemble des collaborateurs qui auront accès à ces dossiers.

Compétences et qualités  

Pour mener à bien les différentes missions et tâches que nous venons de citer dans cet article, le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction doit disposer d’un certain nombre de qualités et de compétences fondamentales. L’objectif est de pouvoir conjuguer harmonieusement entre savoir, savoir-faire et savoir-être en développant un profil polyvalent, disponible et ayant une capacité d’adaptation particulière. Les services de recrutement cherchent également à recruter des individus disponibles qui ont un sens de responsabilité élevé et qui sont conscients des différents enjeux qu’impliquent ce métier.

• Communication : La communication est la clé de la réussite dans ce métier. Le Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction doit disposer de compétences communicationnelles exceptionnelles pour mieux comprendre les besoins exprimés par les clients/collaborateurs. Ceci lui permettra d’apporter des réponses cohérentes et correctes sans entrer dans des discussions inutiles. La communication permet également d’échanger subtilement et avec fluidité avec les membres de la direction.
• Organisation : Le nombre de tâches et de missions que vous aurez à effectuer est immense. Si vous n’êtes pas bien organisé, vous risquez de facilement vous perdre. Avoir un sens du détail élevé vous donnera plus de souplesse et de marge de manÅ“uvre quant à la réalisation de vos tâches quotidiennes. C’est une qualité qui est très appréciée dans le milieu du secrétariat et que les recruteurs ont toujours tendance à privilégier.
• Disponibilité : La disponibilité est fondamentale. Vous serez souvent amené à travailler en dehors des heures conventionnelles pour compléter certaines tâches et missions importantes. Il est donc fondamental d’adapter votre emploi du temps et votre mode de vie afin de gagner la confiance de votre directeur surtout si vous évoluez au sein d’une entreprise ou le flux de travail est élevé.
• Gestion du stress : le poste de Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction est stressant quant tenu la quantité de travail qu’il doit effectuer au quotidien. En gérant votre stress de façon continue dans les moments difficiles, vous êtes sûr de gagner en productivité. Plusieurs astuces sont disponibles en ligne pour développer cette compétence importante.
• Traitement de texte : Votre niveau linguistique doit être irréprochable. Vous serez souvent amené à écrire des réponses par e-mail au nom du directeur pour traiter une demande ou tout simplement pour remercier un client. Votre contenu doit être impeccable et dépourvu de toute erreur linguistique.

Les ‘’plus’’ et les ‘’moins’’

Comme toute occupation professionnelle dans le monde le métier de Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction comporte des avantages et des inconvénients qu’il convient de citer pour élucider le lecteur intéressé par ce type de parcours.

Avantages

• Contact privilégié : Vous serez toujours en contact rapproché avec le directeur de la structure et d’autres interlocuteurs importants. En effectuant vos tâches et vos missions comme il se doit, vous pouvez facilement décrocher des promotions, des augmentations ou encore des évolutions en termes de carrière.
• Peu de routine : Les missions qui vous seront attribuées ne sont pas redondantes et changent constamment. Dans ce sens, vous apprendrez de nouvelles compétences, de nouvelles méthodes de travail et surtout vous gagnerez en termes d’expérience rapidement.

Inconvénients

• Responsabilité et stress : Il va sans dire que le métier de Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction est stressant et implique une présence permanente et continue. Ces aspects peuvent être épuisants surtout pour les profils juniors n’ayant pas d’expérience professionnelle dans ce sens.
• Disponibilité : Le fait de devoir toujours être disponible peut désinciter certains profils à opter pour ce choix de carrière.

Horizons , perspectives professionnelles et plafonds salariaux

La rémunération mensuelle nette d’un Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction ayant fraîchement intégré le marché de l’emploi dépendra principalement de la nature de son poste, de la structure qui l’embauche et surtout des tâches et des missions qui lui seront attribuées. Cependant, et selon les chiffres avancés par les employeurs, la fourchette salariale pour un profil junior varie entre 1700 euros à 2200 euros. En enchaînant des années d’expérience, ce salaire peut atteindre jusqu’à 4000 euros par mois si l’employé évolue au sein d’un grand organisme professionnel.

Les perspectives de carrière sont bien définies et dépendent en partie du degré de spécialisation et du niveau d’étude de chaque profil. C’est la raison pour laquelle il est important de décrocher un master spécialisé en secrétariat et affaires administratives pour envisager des évolutions rapides et assurées.

II- Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction : Formation et cursus

Pour intégrer rapidement le marché de l’emploi en tant que Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction, il est important de suivre des formations professionnalisantes spécifiques. L’objectif est d’acquérir les enseignements théoriques et pratiques nécessaires à travers des cours et des modules de spécialisation. Dans ce sens, plusieurs catégories de cursus sont proposées par les centres de formation et les établissements scolaires. Vous pouvez suivre votre cursus en présentiel, à distance ou en alternance.

Vous pouvez candidater pour le poste de Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction en ayant un Bac technologique et management et gestion ou bien un bac professionnel en administration. Vous avez également la possibilité de suivre un parcours Brevet Technicien Spécialisé support à l’action managérial ou encore un DUT en gestion des entreprises et administrations.

Comment choisir son parcours académique?

Peu importe votre choix de parcours et de cursus, vous devez impérativement veiller à choisir le centre de formation adéquat qui saura répondre à votre besoin en termes d’apprentissage. Pour ce faire, il est important de prendre en considération un certain nombre de critères et de paramètres de sélection dont voici quelques exemples concrets.

• Maquette pédagogique : Le centre de formation pour lequel vous candidatez doit pouvoir vous présenter une maquette pédagogique à jours avec l’ensemble des cours et des modules proposés. Chaque section doit contenir un descriptif précis des enseignements et des activités qui seront menés pendant chaque séance de cours. Cette description vous permettra d’avoir une idée claire et précise sur le contenu et la qualité de la formation et vous aidera à faire votre choix en fonction de vos aspirations professionnelles et de votre projet de carrière. En cas de doute ou d’incertitude, n’hésitez pas à demander un entretien direct avec le responsable pédagogique de chaque bloc de cours pour une meilleure compréhension de l’offre académique proposée.
• Professeurs : Le corps professoral de votre centre de formation doit être irréprochable. Les professeurs sont les premiers responsables du transfert de compétences et de la transmission du savoir. N’hésitez pas à effectuer des recherches exhaustives sur leurs projets, leurs réalisations et leurs publications scientifiques. Cela vous donnera une idée plus ou moins précise sur la pédagogie et la façon de faire de chaque enseignant.
• Stages : Le fait d’effectuer un stage favorise sans nul doute votre insertion professionnelle une fois diplômé surtout dans un secteur d’activité aussi compétitif et exigeant. Le passage en entreprise est important pour un technicien spécialisé en secrétariat de direction car cela lui permet de se familiariser avec les tâches et les missions qu’il se verra attribuer. Dans ce sens, vous devez vérifier si votre centre de formation dispose d’une cellule dédiée à accompagner les étudiants dans leurs démarches de recherche de stage. N’hésitez pas également à demander des chiffres en relation avec l’insertion professionnelle des diplômés pour avoir une idée sur la qualité de l’enseignement.
• Accompagnement personnalisé : Les cours et les modules enseigné dans le cadre de ce cursus sont parfois complexes et difficiles à assimiler. Dans ce sens, l’étudiant doit pouvoir compter sur l’assistance permanente et la présence régulière d’un professeur ou d’un responsable pédagogique en cas de besoin. L’objectif est d’assurer une mise à niveau et une montée en compétence générale au sein de l’établissement pour l’ensemble des étudiants.
• Ouverture à l’internationale : Il est toujours utile de pouvoir effectuer des expériences à l’étranger à travers des semestres de mobilités ou des parcours d’échange. Vous pouvez demander à votre établissement s’il dispose d’un réseau d’universités partenaires dans ce sens. Cela vous permettra sans nul doute de vous distinguer lors des phases de recrutement.
• Activités parascolaires : L’épanouissement de l’étudiant ne passe pas uniquement par les cours et les modules dispensés mais également par les différentes activités parascolaires organisées dans le cadre de vie estudiantine. Il est donc important de pouvoir vérifier si votre établissement s’inscrit dans cette vision pédagogique avant de soumettre votre candidature.

Le métier de Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction occupe une place centrale dans les administrations et les organismes professionnelles. Il s’agit d’une occupation professionnelle exigeante et responsabilisant qui implique un certain nombre de compétences et de qualités fondamentales. Il est donc important de pouvoir suivre les formations adéquates et de développer un profil polyvalent maîtrisant les multiples facettes du métier, et ce, pour une intégration professionnelle rapide et assurée.

Les écoles et universités supérieures pour poursuivre vos études en Secrétariat de Direction

IFCE – Strasbourg

L’Institut d’Enseignement Supérieur Privé de Strasbourg propose à ses étudiants un Brevet de Technicien Spécialisé Support à l’Action Managériale dans l’optique de les former au métier de Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction.  C’est un parcours qui s’étale sur deux ans et qui débouche sur l’obtention d’un diplôme national reconnue par l’état.

Ce programme est accessible à tous les étudiants ayant un baccalauréat professionnel ou technologique, un diplôme de niveau 4 ou bien une expérience professionnelle avérée dans le domaine du secrétariat.

Les formateurs et les professeurs qui dispensent les cours au sein de l’IFCE sont disponibles au niveau du site web de l’institut. Les modalités pédagogiques et la vision d’enseignement initiés à l’IFCE reposent sur une conjugaison du théorique et du pratique. Certains cours sont dispensés en ligne. Les salles de cours de l’Institut sont équipés d’outils technologiques modernes facilitant le processus d’apprentissage.

Les évaluations se font sur la base de mises en situations réelles et d’examens écrits/oraux. Le référentiel des examens partagé par le service pédagogique comprendre l’ensemble des modalités d’évaluation de l’institut. La formation est disponible en alternance (contrat d’apprentissage et de professionnalisation).

ISIFA PLUS VALUES

Cet institut propose également un BTS en support à l’action managériale qui se déroule sur 24 mois. A l’issue de cette formation professionnalisante, il est tout à fait possible d’intégrer le monde du travail en tant que Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction. Il s’agit d’un programme qui est accessible en deux formats à savoir en formation continue (parcours classique) ou bien en alternance (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation). Il est possible d’enchainer avec un Bachelor ou une licence professionnelle au sein du même établissement après l’obtention de votre BTS.

L’enseignement proposé comprend des modules théoriques et pratiques axés sur les compétences et les qualités les plus sollicités par les recruteurs.

L’admission se fait sur une étude de dossier suivi d’un concours oral avec les étudiants présélectionnés. Les frais d’inscription et de scolarité pour un BTS s’élèvent à 5500 euros (sur les deux ans). Ce montant peut être réglé en plusieurs mensualités selon les accords trouvés avec l’administration.

Pour réussir votre parcours, vous devez impérativement valider l’ensemble des examens avec une moyenne supérieure à 10/20. Des contrôles continus et des présentations de projets professionnels sont à prévoir dans le cadre de votre évaluation finale.

Cours/contenu de la fomation Technicien Spécialisé Secrétariat de Direction (TSSD)

Module 01 - Métier et formation - Secrétariat de Direction 

Module 02 - Le concept et finalité des entreprises - Secrétariat de Direction 

Module 03 - Traitement de texte I - Secrétariat de Direction 

Module 04 - Communication interpersonnelle - Secrétariat de Direction 

Module 05 - Gestion des documents - Secrétariat de Direction 

Module 06 – Gestion du temps - Secrétariat de Direction 

Module 07 – Prise de Notes - Secrétariat de Direction 

Module 08 – Tableur I - Secrétariat de Direction 

Module 09 – Documents commerciaux - Secrétariat de Direction 

Module 10 – Correspondance d'affaires en français - Secrétariat de Direction 

Module 11 – Communication en Anglais - Secrétariat de Direction 

Module 12 – Outils de télécommunication - Secrétariat de Direction 

Module 13 – Traitement de texte II - Secrétariat de Direction 

Module 14 – Correspondance en Anglais - Secrétariat de Direction 

Module 15 – Notions de comptabilité - Secrétariat de Direction 

Module 16 – Production de documents (les écrits professionnels) - Secrétariat de Direction 

Module 17 – Logiciel d'application en arabe - Secrétariat de Direction 

Module 19 – Tableur II - Secrétariat de Direction 

Module 18 – Correspondance d'affaires en arabe - Secrétariat de Direction 

Module 20 – Base de données - Secrétariat de Direction 

Module 21 – Logiciel de pré AO - Secrétariat de Direction 

Module 22 – Réunion d'affaires et événements - Secrétariat de Direction 

Module 23 – Nouvelles technologies de l’information et de la communication - Secrétariat de Direction 

Module 24 – Moyens de recherche d'emploi - Secrétariat de Direction 

Examen de Fin de Module 2014 - Métier et Formation Variante 1 - Secrétariat de Direction 

Examen de Fin de Module 2014 - Métier et Formation Variante 2 - Secrétariat de Direction 

Examen de Fin de Formation 2014 Théorique - Secrétariat de Direction 

Examen de passage 2013 Pratique - Secrétariat de Direction 

Examen de fin de formation Théorique 2013 - Secrétariat de Direction 

Examen de passage 2013 théorique - Secrétariat de Direction 

Le corrigé de L'examen de Passage 2008 - Secrétariat de Direction 

Examen de Fin de Formation Théorique 2012 - Secrétariat de Direction