Rapport de stage secrétariat et bureautique
/home/coursgratuit/public_html/administrator/com_doconv/htmlfiles/10155 Secrétariat de Direction, Secrétariat Bureautique
SOMMAIRE
PAGE
RESUME DE THEORIE
4
PRISE DE NOTES INTRODUCTION
6
QU EST-CE QUE PRENDRE DES NOTES
P
6
OURQUOI PRENDRE DES NOTES
Q
7
UAND PRENDRE DES NOTES
QUOI NOTER
8
COMMENT FAIRE ? QUELLE ORGANISATION ADOPTER
9
LA PRISE DE NOTES QUELLE TECHNIQUE D ECRITURE ADOPTER ?
12
EXEMPLES D ABREVIATIONS
13
EXEMPLES DE SYMBOLES
14
LA PRISE DE NOTES EN VUE DE REDIGER UN COMPTE RENDU
15
LES 7 METHODES DE LA PRISE DE NOTES
18
SYNTHESE
19
RETENIR
20
GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES
TP N° 01
22
TP N° 02
24
TP N° 03
25
TP N° 04
26
TP N° 05
27
1
Module 07 : PRISE DE NOTES
RESUME
THEORI QUE
2
LE CONTENU DU RESUME THEORIQUE VISE LES OBJECTIFS
SUIVANTS :
Qu’est-ce que la prise de notes, qualités, défauts, efficacité, différentes
méthodes de prise de notes, apprendre à relever les éléments essentiels.
Savoir noter l’essentiel et exploiter efficacement une prise de notes.
Retravailler un style d’écriture pour l’adapter à la vie actuelle et
apprendre à retrouver le plaisir d’écrire.
Ecrire pour écrire, écrire pour être lu, enrichir son vocabulaire et ses
méthodes de travail grâce à la créativité.
Ecrire vite.
3
La prise de notes s'effectue à deux moments : à partir de ce qui est vu ou
entendu (cours, conférences) ou à partir de recherches personnelles (lectures).
Dans le premier cas, il faut à la fois écouter, regarder, pour comprendre et noter
pour se rappeler ce que l'on a compris. On est donc rapidement perdu à vouloir
tout prendre. (Une personne prononce en moyenne 150 mots minute et ne peut
en écrire que 20 à 40).
Noter
c'est
écrire
le
plus
vite
possible
le
minimum
nécessaire.
Deux expressions verbales sont couramment utilisées pour caractériser la prise
de notes. Elles correspondent à des situations professionnelles différentes :
«Prendre note» consiste à saisir par écrit des instructions, des informations
lapidaires mais toujours très précises, contenues dans des messages oraux
courts : messages téléphoniques, dictée de consignes…soit pour en rendre
compte par écrit ou oralement soit pour effectuer des tâches.
«Prendre des notes» consiste à saisir par écrit d’une façon claire et structurée
les informations essentielles d’un message long pour en faire un compte rendu
généralement écrit.
Le tableau ci-dessous permet de comparer ces deux activités très différentes :
4
LA PRISE EN NOTES D'INSTRUCTIONS
LA PRISE DE NOTES EN CONFERENCE
DE TRAVAIL
OU EN REUNION
OU DE MESSAGES TELEPHONIQUES
CARACTERISTIQUES DES MESSAGES
l'émission
est
de
courte
durée
l'émission est très longue (souvent
(quelques minutes au maximum).
plus d'une heure).
le message est préparé, il est donc
les messages sont linéaires, parfois
normalement structuré, selon un plan
énumératifs ; il ya peu de retours en
ou un ordre du jour précis.
arrière.
des intervenants posent parfois des
questions qui entraînent des retours en
arrière,
des
précisions,
des
compléments.
CARACTERISTIQUES DES NOTES
Les notes sont fragmentaires, lapidaires
les notes sont précises mais seul
mais
très
prècises
:
identités
e
l'essentiel
est
enregistré
sous une
coordonnées de personnes, bribes
forme résumée, donc sommairement
phrases,
références,
information
rédigée.
chiffrées…
les notes sont abondantes (plusieurs
Les notes ne sont pas obligatoiremen
pages), elles sont donc nécessairement
structurées.
structurées, organisées.
Le contrôle est immédiat (reformulatio
elles
sont
parfois
complétées
ou
des informations notées et correctio
rectifiées à la suite de questions ou de
éventuelle) .
conventions.
le contrôle immédiat est rarement
possible.
FINALITE DE LA PRISE DE NOTES
Agir
en
fonctions
des
instructions
produire, généralement, un compte
reçues ou rendre compte oralement ou
rendu écrit.
par écrit (plus
rarement) de messages
reçus.
5
I. QU EST-CE QUE PRENDRE DES NOTES ?
C’est garder une trace en fonction d’un but précis :
ª Trace sur un support papier ;
ª Trace au niveau intellectuel par le travail d’assimilation accompli pour
les prendre.
Ce travail consiste à séparer l’essentiel de l’accessoire, pour ne garder que cet
essentiel.
II. POURQUOI PRENDRE DES NOTES ?
1. Différentes raisons :
La notation aide à la mémorisation.
La notation facilite la concentration.
La notation développe des qualités intellectuelles comme la
compréhension ou le jugement.
Surtout, la notation permet de disposer d’une information utilisable,
parce que traitée.
C’est à dire que les notes constituent une structure intermédiaire entre le produit
à prendre en notes et la production à rendre à partir de la prise de notes.
2. Conseils dans la prise de notes :
Deux défauts à éviter : vouloir tout noter ou ne noter que le plan.
Il est parfois nécessaire de noter une phrase complète car elle
résume
parfaitement
un
développement
ou
constitue
une
formulation facile à mémoriser ou encore correspond à une citation
à savoir.
Mais le plus souvent vous utilisez un style télégraphique, des
abréviations et des symboles.
6
III. QUAND PRENDRE DES NOTES ? DANS QUEL BUT ?
Les quatre cas de prise de notes :
Les différents buts :
A PARTIR DE L ECRIT :
PRODUIRE DE L ECRIT :
Résumés, dissertations,
Livres, lettres, documents, etc…
commentaires, composés,
lettres, romans, poèmes,
rapports, comptes, mémoires,
A PARTIR DE L ORAL :
PRISE
thèses, etc.…
Conversation, cours, entretien,
DE
NOTES
conférences, ses propres mots,
=
réunions, directives,
Structure
communications, téléphones,
Intermédi
DEVELOPPER CES
etc…
aire
QUALITES
INTELLECTUELLES :
Apprendre, mémoriser,
A PARTIR DU MONTAL :
comprendre, etc.…
Mémoire, idées, réflexion,
analyse, souvenirs, etc…
PRODUIRE DE L ORAL :
A PARTIR DE
Discours, exposés, réunions,
OBSERVATION :
discussions, cours,
Du contexte, de la gestuelle, du
conférence, interventions
comportement, de la réalité,
orales, divers.
etc…
7
La réponse à cette question dépend essentiellement du pourquoi et du but visé
par la prise de notes. Dans le préambule, on a vu que la prise de notes consiste à
séparer l’essentiel de l’accessoire. Comment faire la distinction ? En fait,
l’essentiel et l’accessoire n’existent pas dans l’absolu. Leur définition peut
dépendre :
Du critère culturel qui agit comme un filtre et privilégie, déforme ou
élimine certaines informations.
Du projet personnel qui oriente la recherche.
Pour autant, tout énoncé ou texte a un sens qui lui est propre. Le lecteur ou
l’orateur qui prend la parole ou la plume, le fait pour transmettre des
informations précises. Il a un message à faire passer. Il importe d’identifier et de
comprendre ce message.
8
I.
LA PRISE DE NOTES A PARTIR D'UN MESSAGE ORAL
METHODES
PRINCIPES
COMMENTAIRES
Prise de notes
On note les idées Facilite la compréhension et la relecture même
logique
essentielles en faisant par les tiers ;
ressortir un plan, une Facilite l'élaboration du compte rendu ;
structure (titres et sous-Nécessite une compréhension rapide du sujet ;
titres)
C'est la méthode la plus classique.
Prise de notes
La feuille est organisée enFacilite la mise au net mais exige de la rigueur
fonctionnelle
zones correspondant Nécessite compréhension et jugement ;
chacune à une fonction : Permet des retours en arrière ;
plan, compléments, S'utilise souvent en combinaison avec la prise
remarques personnelles… de notes logique.
Prise des notes
On note les informations Évite les oublis ;
"normée" ou
sur un document où les Clarifie et facilite la prise de notes ;
formelle
rubriques sont pré- Manque parfois de souplesse ;
imprimées
Est très bien adaptée aux événements
répétitifs : messages téléphoniques, comptes
rendus de téléprospection, de visite…
Prise de notes
On note tout ce qui se ditPermet une saisie fidèle mais fatigante ;
linéaire ou
dans l'ordre où les idées se Ne nécessite aucun effort de compréhension
compilatoire
présentent.
pour la prise ;
Allonge le temps de mise au net.
Prise de notes par On ne relève que les mots Convient principalement à la prise de notes au
phrases-formules
ou les phrases importants cours d'un entretien ou d'un exposé.
ou par mots clés
et on les numérote
Nécessite une grande concentration et la
capacité à reformuler.
II.
LA PRISE DE NOTES A PARTIR D'UNE REFLEXION PERSONNELLE
METHODES
PRINCIPES
COMMENTAIRES
La prise de notes Fait apparaître lesS'utilise pour rechercher des idées et préparer
arborescente ou relations possibles entre un exposé écrit ou oral.
heuristique
les idées
Fait apparaître les ensembles et sous-
ensembles d'idées…
La prise de note
Visualise les relations parS'utilise pour préparer un exposé écrit ou oral.
systémique
des figures géométriques,Décrit un circuit de pensée.
des flèches, des mots clés
9
I.
L'ECRITURE LITTERALE (OU "EN TOUTES LETTRES »)
Système d'écriture classique, manuscrit. Les mots sont écrits en toutes lettres
ou abrégées ou encore symbolisées (cf. FR n° 10). Ce système est le plus
répandu. Il convient parfaitement aux prises de notes sélectives, effectuées soit
à titre personnel, soit à titre professionnel.
II. L'ECRITURE "ABREGEE"
Système d'écriture manuscrit d'apparition relativement récente basé sur
l'emploi de lettres et de signes codés. Il s'inspire à la fois des techniques
abréviatives très connues : ne représenter que les consonnes d'un mot, par
exemple (tjrs pour "toujours") et de la technique sténographique (pour l'écriture
de finales de mots, par exemple). Il est lui aussi bien adapté à la prise de notes
sélective mais ne peut être exploité que par des personnes "initiées" à ce
système.
III. LA STENOGRAPHIE
Système d'écriture manuscrit basé sur l'emploi de signes géométriques : lignes
droites, courbes…à partir desquels sont représentées les syllabes des mots. Le
"sténogramme"
(représentation
sténographique
d'un
mot)
résulte de
la
combinaison de signes sténographiques. Il ne se confond pas avec un
"idéogramme" -dessin représentant conventinnellement le sens d'un mot- ni avec
un "pictogramme", représentation figurative ou symbolisée de mots ou de
concepts.
Signes sténographiques (exemples)
Sténogrammes écrits à partir de
ces signes
Se te de re
Dérive fève
Fe-ve se-ze-xe
Taxe sexe
10
A l'origine, la sténographie est conçue pour les prises de notes intégrales, ce
qui suppose une très bonne maîtrise du système (vitesse professionnelle : 120/
140 mots minute). Elle peut aussi s'utiliser pour la prise de notes sélective mais
elle ne favorise pas la lecture globale et rapide de la saisie et la prise de notes ne
peut être exploitée que par des personnes initiées à la sténographie.
IV. LA STENOTYPIE
Système d'écriture mécanique nécessitant l'emploi d'une machine spéciale et
basé sur la saisie phonétique du message qui s'inscrit en lettres sur une bande de
papier.
La machine de sténotype est maintenant connectée à un microordinateur équipé
d'un logiciel spécial dit de "transcription assistée par ordinateur". Ce logiciel,
lui-même couplé à un logiciel de traitement de texte, traduit instantanément à
l'écran la prise sténotypique. Il reste ensuite à la sténotypiste à relire le texte
pour corriger les fautes d'orthographe qui peuvent subsister et à mettre le
document en forme.
Utilisée notemment pour
saisir intégralement
les
débats
des
séances
institutionnels (conseils généraux, régionaux,
parlement…), la
sténotypie
permet d'écrire très vite, pratiquement à la vitesse de la parole (vitesse
moyenne de prise : 180 mots/minute, vitesse professionnelle :
220 / 240 mots/minute).
V. LA PRISE DE NOTES EN ECRITURE LITTERALE :
Conseils pratiques
Ne pas cherher à noter
des phrases complètes : adopter le style
"télégraphique" en supprimant les reformulations et les mots vides de sens
(prépositions, articles,), ou inutiles (adverbes, adjectifs redondants…) ;
Symboliser certains suffixes ou terminaisons de mots qui reviennent
fréquemment (par exemple la finale "tion" : conven° pour "convention") ;
Pour les mots courants, recourir à des abréviations conventionnelles ou
personnelles ou à des symboles (voir ci-dessous) ;
Utiliser toujours les mêmes symboles ou abréviations pour représenter les
mêmes
mots
ou
leurs
dérivés.
Ex.
"person."
pour
"personnel",
"personnellement", "personnaliser"….le contexte permet de rétablir le terme
exact.
11
12
EXEMPLES D ABREVIATIONS :
actuellement
actullemt
mais
ms
(tous les adverbes se terminant
maximum
max
par ment peuvent être abrégés de
même
m
la même manière)
après
ap
minimum
min
avant
avt
nombre
nb
beaucoup
bcp
nombreux
nbx
c’est à dire
c.a.d.
nous
ns
cependant
cpt
page
p
comme
^c
par exemple
Par ex
conférer, voir
cf
pendant
pdt
dans
ds
phrase
phr.
développement
dvt
plusieurs
plus.
était
étt
pour
pr
(tous les verbes à la troisième
problème
pb
personne de l’imparfait peuvent
quand
qd
être abrégés de cette manière)
que
q
être
ê
quelque
qq
faux
fx
quelque chose
qqch
français
frs
quelquefois
qqf
France
F.
sans
ss
général
gal
sont
st
gouvernement
gvt
souvent
svt
grand
gd
syllabe
sybe
gravement
gravt
température
t°
hauteur
ht
toujours
tjrs
homme
h
tous
ts
hommes
hs
tout
tt
jamais
js
toute
tte
littérature
litt.e
travail
w
long
lg
vers
v
longueur
lgr
vous
Vs
Remarquez que : les mots techniques peuvent toujours s’abréger en maintenant
la première syllabe et les dernières lettres.
Exemples :
définition
capitalisme
planification
socialisme
technologie informatique
13
EXEMPLES DE SYMBOLES :
Différent de
Egal, semblable, équivaut à
=
Peu différent
Très proche de
#
A peu près,
approximativement
S’oppose à,
Jusqu’à
Entre en conflit
Relation d’interaction entre
Augmente,
Deux facteurs, réciprocité
Est en augmentation
Naissance,
création
d’un
Diminue
uvre,
apparition
d’un
Diminution
phénomène, d’une idée.
Fin d’un phénomène
La moralité
Plus grand que
>
par
/
Plus petit que
<
Parallèle
//
Plus,
s’ajoute
à,
+
Perpendiculaire
accompagne
Plus ou moins
±
Défense
de,
interdit,
\
impossible
Appartient à, inclus dans
D’où, conséquence
Commence,
Paragraphe
§
pend l’initiative de
Achève
|
Moins
-
Ferme
divise
:
Ouvre
V
multiplie
x
14
RESUME DE THEORIE ET
PRISE DE NOTES
GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES
I. INFORMATIONS INDISPENSABLES :
L'ordre du jour de la réunion : les débats se dérouleront en fonction de
cet ordre du jour.
La liste des participants : noms, fonctions, titres…..
Eventuellement, les comptes rendus des séances précédentes s'il s'agit
d'une série de réunions portant sur le même thème.
II. METHODE DE TRAVAIL :
Repérer dès le début de la réunion un plan de table ;
Repérer les participants et les désigner sur le plan de table par leurs
initiales ou par une lettre afin de pouvoir les identifier rapidement s’ils
interviennent dans les débats (noter les noms est long et demande un
effort de mémoire).
Noter sur la première feuille de prise de notes l’heure du début de la
réunion ; dresser la liste des personnes présentes, excusées et absentes ;
Prendre note des grandes lignes de l’exposé introductif ;
Noter les questions, les réponses, les interventions, en précisant qui
intervient (d’où l’importance du plan de table) ;
Ignorer les interventions hors sujet, les agressions verbales ou les
plaisanteries.. Tout cela ne doit pas figurer dans le compte rendu.
III. CONSEILS PRATIQUES
Prendre notes des débats chroniquement (le compte rendu sera plus facile
à établir !).
Utiliser la technique d’écriture que vous maîtriserez le mieux : écriture
littérale, écriture abrégée ou sténographie.
Retenez bien : normalement le secrétaire de la séance chargé de prendre des
notes pour rédiger le compte rendu n’intervient pas dans les débats !
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RESUME DE THEORIE
PRISE DE NOTES
Quelle que soit la méthode choisie, il faut respecter ces quelques principes de
base :
1. Référencer la feuille :
¾ Titre (cours, livre, document, etc.…)
¾ Date et lieu.
¾ Emetteur (nom du prof, de l’auteur, du journaliste, etc.…)
2. Numéroter les feuilles.
3. Utiliser une feuille par sujet.
4. Retranscrire ses notes le plus rapidement possible.
La prise de note sous dictée.
C’est une méthode courante dans les petites classes, voir dans les plus grandes.
L’enseignant anticipe le besoin de l’apprenant en lui dictant ou en écrivant au
tableau les parties et les sous parties de l’exposé. L’apprenant se borne à noter
quelques idées clés pour chaque paragraphe.
Limites : l’apprenant demeure passif,
note
de
manière
mécanique
sans
comprendre vraiment, repoussant à plus tard le moment de fournir l’effort
intellectuel.
La prise de notes linéaire.
Si le discours n’est pas structuré, l’apprenant pratique alors la prise de notes
linéaire. C’est à dire que les phrases sont placées linéairement les unes après les
autres.
Limites : l’apprenant note plus des mots que des sens, il repousse à plus tard le
travail d’analyse et de synthèse qui lui permettrait de décider quelles sont les
idées principales et les idées secondaires.
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La prise de notes structurée en ligne.
Cette méthode peut être améliorée au moyen de la typographie et de la mise en
page.
Cela, en utilisant le pouvoir signifiant du blanc :
ª
Blanc vertical :
Une ligne sautée signifie changement de paragraphe, donc d’idée.
Deux lignes sautées signifient changement de partie…
ª
Blanc horizontal :
L’écriture contre la marge signifie le point principal et correspond à un
titre de partie.
L’écriture à deux centimètres de la marge signifie le point secondaire
ou titre de paragraphe…
Bien entendu, on peut combiner ces deux types de blancs, plus les simples et
doubles soulignages pour obtenir une prise de notes plus visuelle.
La prise de notes en constellation de mots.
Cette méthode est peu enseignée. C’est dommage car elle peut être très pratique
dans bien de cas.
Par exemple, lorsque l’orateur ne s’oblige pas à un cours ou à un discours
structuré.
Cette notation présente trois avantages :
D’abord elle permet de faire face à face à toutes les situations discours,
même non structurés.
Ensuite, elle favorise la déstructuration du discours de l’orateur au profit de
l’incorporation de ses idées dans la propre problématique de l’auditeur.
C’est une méthode qui active, qui permet de créer de nouvelles pensées
(prise de notes à adapter quand on se documente en vue de produire un
texte).
Enfin, cette prise qui combine écriture et dessin favorise la mémoire
visuelle.
17
La prise de notes avec deux pages.
Rien n’empêche de combiner les deux méthodes en utilisant deux pages en
regard.
Sur la page droite, les mots dessinés en constellation et ou schémas, cartes,
plans, tableaux…
Sur la page gauche, les mêmes idées structurées de manière discursives et
hiérarchisées.
Cette méthode permet de faire fonctionner en même temps le cerveau gauche
(linéaire) et le cerveau droit (visuel).
La prise de notes en grille.
Cette méthode consiste à travailler par page. Elle sert à délimiter différentes
zones par des tableaux, des accolades… chacune de ces zones correspondant à
un classement connu d’avance, matérialisé par un titre.
Enfin, il faut s’obliger à noter dans les cadres préétablis, en fonction du but visé.
La prise de notes systémique.
Cette méthode a été empruntée au domaine scientifique.
En effet, la pensée systémique est la fine fleur de la pensée scientifique,
technique et épistémologique moderne.
Elle repose sur trois principes fondamentaux :
Les objets ont des relations entre eux. Dans bien des cas, ces relations sont
même plus importantes que les objets eux-mêmes.
La réalité est un champ de forces en action, ou encore de flux de matières,
d’énergies ou d’informations.
Ces forces ou ces flux peuvent aller dans le même sens, ou au contraire, se
contrarier en tout ou en partie. Leur résultante constitue l’essentiel de ce
qu’on doit savoir sur cette réalité conçue aussi en terme de système.
18
Savoir prendre des notes est primordiale, particulièrement pour une
secrétaire : au téléphone, à l’accueil, au courrier (dictée d’un supérieur en
situation de face à face ou au dictaphone)… Bref, dans toutes les situations
courantes.
Pour noter l’essentiel d’un message, il faut utiliser :
La sténographie : système d’écriture rapide de la parole à l’aide de
signes ;
L’écriture abrégée : fondée principalement sur l’utilisation des lettres de
l’alphabet ;
Les symboles et les abréviations et la suppression des articles (le, la..), des
adjectifs démonstratifs (ce, cette…) et possessifs (ma, son…).
Vous pouvez toujours créer et utiliser vos propres abréviations mais dans tous
les cas, il faut savoir se relire.
Pour cela, il est indispensable de ne pas chercher à tout prendre en notes, de bien
comprendre ce qui vous est dicté, ce qui implique une bonne concentration de
votre part.
19
1. Ecouter ou lire sans prendre des notes (surtout s’il
s’agit de matières nouvelles ou complexes) ne favorise
pas l’activité de l’esprit, donc ni l’assimilation, ni la
compréhension, ni la mémoire. C’est parce qu’elle font
travailler l’esprit que « les notes servent même si on ne
s’en sert pas ». L’esprit se souvient de son travail
d’abord.
2. Bien prendre des notes, c’est toujours se tenir entre le
trop et le trop peu. Le trop qui noie l’esprit, et réduit
son
fonctionnement
à
une
activité
mécanique
médiocre. Le trop peu, qui ne lui permet guère de fixer
son attention. Bien noter, c’est trier : c’est noter
l’essentiel du sens.
3. Bien prendre des notes suppose toujours de se fixer un
but préalable. Ce but est la boussole qui permet à
l’esprit de se diriger, donc de trier efficacement. Des
notes sans but ne sont pas des bonnes notes.
4. La prise de notes peut viser en dominante :
Soit la restitution objective et fidèle de ce qui a été vu,
lu ou entendu.
Soit mes propres réactions à cette perception.
Soit, enfin une certaine proposition des deux.
20
21
TP N° 01
I) Simplifiez la formulation :
1- De nouvelles rixes très violentes ont eu lieu dans les banlieues.
2- Ce soir une réunion aura lieu à la salle des fêtes.
3- Une épidémie de choléra sévit dans les rues de Tananarive.
4- Les pourparlers ont repris entre les syndicats et le patronat.
5- Le mauvais temps s'installe sur toute la Provence.
6- Un choc terrible entre un train et un autobus a causé la mort de 40
touristes.
II) Nominalisez quand c'est possible :
1- Je souhaite que vous réussissiez.
2- Je voudrais être certain que vous nous approuviez.
3- Nous souhaitons que vous veniez.
4- Je veux que vous réussissiez.
5- Il est ravi que nous soyons là.
6- J'ordonne que les coupables soient pendus.
III) Transformez les phrases en groupes nominaux. Utilisez ensuite
ce groupe nominal comme sujet d'une phrase :
1- Les gens sont crédules.
2- Votre explication est claire.
3- Cette pièce est exiguë.
4- Nos moyens sont efficaces.
5- Mon ami est vaniteux.
22
CORRIGE :
I. Simplifiez la formulation :
Banlieues : rixes très violentes.
Ce soir réunion salle des fêtes.
Epidémie de choléra à Tananarive.
Reprise des pourparlers syndicats patronat.
Mauvais temps en Provence.
Provence. Train contre autobus, 40 victimes.
II. Nominalisez :
Je souhaite votre réussite.
Je voudrais être certain de votre approbation.
Nous souhaitons votre venue.
Je veux votre réussite.
Il est ravi par notre présence.
J'ordonne la pendaison des coupables.
III. Transformez en groupe nominal :
La crédulité.
La clarté.
L'exiguïté.
L'efficacité.
La vanité.
23
TP N° 02
TECHNIQUE DE MISE EN PLAN
Cochez les deux cases dont la numérotation du plan est fausse :
1. ECRITURE ET ESPACE
1.1. L’écriture : processus et connaissances
1.1.1. Composants rédactionnels et mémoire
1.1.2. Comprendre et rédiger
1.1.3. Le contraste des cadences d’émission
1.1.4. Activité cognitive complexe et fonctionnement cérébral
1.2. Les outils d’organisation de l’espace
1.2.1. Gestion de la ligne et gestion de l’espace
1.2.2. Les marques sémio graphiques
2. PSYCHOLOGIE QUOTIDIENNE DE LA PRISE DE NOTES
2.1. Noter : éléments de définition
2.3. Représentations usuelles
2.2.1. Des objectifs contradictoires
2.2.2. Des savoir faire élaborés
3. PROCEDURE DE TRANSCRIPTION DES MOTS
3.1. Procédés abréviatifs
3.1.1. Centration sur les consonnes
3.1.2. Troncature de la terminaison
3.1.2. a) Procédés conventionnels
3.1.2.2. Suppressions aléatoires
3.2. Procédés substitutifs
24
TP N° 03
Lisibilité de la structuration syntaxique :
1. le fait même de qualifier une intervention de
«thérapeutique» ou d’en attendre une guérison sous-
JUSTE
FAUX
entend qu’elle est question d’une «souffrance» ou d’un
«mal» sur lequel on désire gagner une maîtrise.
2.
L’enseignement
traditionnel
est
consacré
à
la
transmission de l’accumulation du savoir, des aptitudes,
JUSTE
FAUX
des valeurs et des croyances qui constituent la culture
sociale.
3.
Les
tests
d’apprentissage
sont
des
procédés
diagnostiques
qui
offrent au
sujet
une
situation
JUSTE
FAUX
d’apprentissage
standard
et
qui
retiennent
comme
information diagnostique la réussite que titre le sujet de
cette possibilité d’apprentissage.
4.
Piaget
peut
être
qualifié
de
constructiviste
structuraliste.
Pour
cette
dernière,
les
fonctions
JUSTE
FAUX
cognitives sont une construction ontogénétique activée
de l’enfant interagissant avec son environnement.
25
TP N° 04
Mises en situation de réunions et
entretiens :
Enregistrement en vidéo pour une mémorisation, avant exercices de
rédaction de compte rendu par groupe ;
Prise de notes ;
Exploitation des notes ;
Rédaction du compte rendu ;
Comparaison des méthodes et des travaux réalisés par les participants.
26
TP N° 05
Exercices rédactionnels simples (style, créativité) à dicter aux stagiaires :
Exercices n°1 :
BILAN DE LA COMPAGNIE AGADIR INFO
La compagnie n’a pas cessé de faire des profits, ce qui est surprenant en
cette période de crise. A la publication des derniers états financiers, le bénéfice a
été de 2 millions supérieur à celui de l’an dernier.
Cette hausse du bénéfice s’explique par une augmentation des contrats
ainsi que par une diminution des coûts. Il est intéressant de noter que l’on
prévoit également que cette croissance du bénéfice se poursuivra au même
rythme dans les années futures.
La compagnie a exercé un contrôle strict sur ses dépenses ainsi qu’une
surveillance accrue de ses coûts de revient. Elle a également adopté une
politique de stock juste -à- temps ainsi qu’une politique de qualité totale qui ont
vite eu des effets sur son rendement. L’implantation de ces systèmes s’est très
bien déroulée et les employés n’ont eu aucune difficulté à s’adapter.
Exercices n°2 :
COMPAGNIE INFO AGADIR
L’ordinateur est un outil indispensable dans beaucoup de domaines. De
plus, la technologie de l’information évolue constamment. En conséquence, le
matériel informatique est très répandu et très en demande et de ce fait, les
ventes ne manquent pas.
Pour des fins d’analyse, il est nécessaire à l’entreprise de connaître les
prévisions des ventes de ses produits.
En tant que directeur des ventes de la COMPAGNIE INFO AGADIR,
j’ai effectué l’analyse des ventes pour les différents matériels informatiques tels
que les ordinateurs, les imprimantes et les boîtes de disquettes.
Le 2 JUIN 2003
MOHAMED KARIMI
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Exercices n°3 :
Compagnie Agadir info
44, tilila Agadir
Saïd TALBI
Secteur Résidentiel
AGADIR
Agadir, le 15 mai 2003
Objet : Convocation à un entretien.
Monsieur,
Nous accusons réception de votre demande d’emploi que nous avons
examinée avec le plus grand soin.
Afin
de l’examiner de façon plus approfondie, nous vous serions
reconnaissants de bien vouloir vous présenter au bureau du personnel le 25
septembre à 10 heures en vue d’un entretien.
Cette convocation ne constitue pas un engagement de notre part. Si la date
fixée ne vous convient pas, veuillez prendre contact avec nos services pour en
fixer une autre.
Nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
M. SAADI
Chef du service personnel
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Exercices n°4 :
PRESENTATION DE LA SOCIETE « VOYAGE VERS L AVENTURE »
Notre société, voyage vers l’aventure, est un tour opérateur. Nous
élaborons des produits touristiques en collaboration avec des prestataires de
services : compagnies aériennes, loueurs de voitures, hôteliers…Ces produits
sont ensuite vendus en grande partie par les agents de voyages.
Nous nous sommes installés sur une niche de marché, un créneau jusqu’à
maintenant laissé à l’abandon par les professionnels du tourisme.
L’écotourisme est en effet un domaine nouveau pour les voyagistes.
Jusqu’à aujourd’hui, au Maroc, on ne proposait
pas de séjours avec une
thématique purement écologique. La découverte de paysages vierges était
réservée aux explorateurs professionnels et aux amateurs éclairés.
Désormais, les touristes et les entreprises pourront accéder à ce genre de
produits grâce à notre société.
Notre identité est donc très claire. Notre métier est de découvrir,
répertorier, assembler des produits écotouristiques pour constituer des séjours.
Nous couvrons l’ensemble de la planète, mais notre image n’est pas associée à
celle des grandes villes, notamment.
Exercices n°5 :
VERS UNE POLITIQUE SALARIALE COMPETITIVE
Dans l’administration, la personnalisation du salaire des fonctionnaires
est considérée par les professionnels de la gestion des ressources humaines,
comme étant la clé de toute réforme envisagée de l’administration.
Les techniques d’évaluation de la performance du fonctionnaire du secteur
public ne sont pas aussi simples que dans le secteur privé.
En effet, le salaire de base est calculé sur le grade, l’ancienneté et
l’évolution des règles statuaires ; la partie complémentaire propre à chaque
fonctionnaire est calculée sur la base du rendement.
Le rendement doit être évalué par la hiérarchie sur des critères clairs et
bien déterminés.
Cette personnalisation entraîne une productivité importante que ce soit
dans le public ou dans le privé.
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TP N° 06
Jeux de rôles (simulation de communications téléphoniques) :
Prendre notes du message sur un Imprimé Message, récapituler si
nécessaire.
ª Un responsable des ventes appelle un client pour réclamer un
règlement échu.
ª Une secrétaire qui appelle un représentant pour confirmer le rendez-
vous de 17 heures.
ª Un magasinier qui réclame la livraison des produits qui devrait être
effectuée depuis 1 semaine.
ª Un banquier qui appelle un client pour l’informer que la signature sur
son cheque n°… n’es pas conforme.
Remarque :
Pendant toute la période de formation de ce module, le formateur doit
préparer des textes simples puis des textes de longueur progressive qui seront lus
par les stagiaires, à tour de rôle, tandis que les autres prennent des notes qu’ils
relieront après. Quelques jours plus tard, ils les transcriront et les compareront
avec le texte original pour déceler les omissions ou les déformations.
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