Cours bureautique Initiation Excel

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Initiation à Excel

Frédéric Gava (MCF)

LACL, bâtiment P2 du CMC, bureau 221

Université de Paris XII Val-de-Marne

61 avenue du Général de Gaulle

94010 Créteil cedex

Plan de cette année

 Premier semestre : Cours

                          Initiation à une méthode de modélisation             et aux

requêtes dans une base de données (BD)

 Initiation à Excel et à Access (le SGBD d’Office)

 Second semestre : TD

 Prise en main des machines (bref)

 Initiation à Word

 Initiation à PowerPoint (bref)

 Suite de l’initiation à Excel

 Suite de l’initiation à Access

 Année prochaine (BD juridiques et outils dédiés)

Objectifs de ce semestre

 Connaître les calculs dans le tableur Excel : les formules ; pour faire de la compatibilité (impôts, salaires etc.) , mémoriser des données, etc.

 Définition des SGBD = Système de Gestion des Bases de

Données et utiliser Excel en tant que mini-SGBD

 Méthode de modélisation (Merise) et requêtes SQL pour SGBD et voir les limites d’Excel pour ce types de problèmes ; par conséquent introduire

 Access, le SGBD de la suite Microsoft Office. Plus technique mais si bien utilisé, peut vous simplifier votre travail = gain de productivité

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Tous les cours seront sur :

Site sympas pour apprendre la bureatique :

Pour en connaître d’avantage

 _{Lorsque vous verrez ce logo :}PECA

 C’est que la page est plus technique et peut nécessiter quelques notions basiques de maths

 MAIS ! Non exigible pour l’examen

 C’est pour ceux qui veulent en connaître d’avantage, par curiosité, pour leurs boulots, etc.

Arrêter MOI !!!!!

 Avant de vous plaindre :

 « j’comprend rien »

 « c’est trop dure »

 « il est complètement fou et à côtés de la plaque »

 « je m’en fiche, c’à me servira à rien »  etc.

 N’hésiter pas à m’interrompre. Je préfère en faire moins mais mieux…

 Il n’y a aura rien de compliqué à apprendre et ce n’est qu’une initiation, pas un but en soi

 Nous allons parfois faire 2 choses « différentes » en même temps ; ce n’est que vers la fin que tout s’éclairera. Suspens.

 Votre formation se complétera en M2 par d’autres cours ET de la pratique au second semestre.

Bureautique M1

Initiation à Excel

Les bases d’Excel

Qu’est ce ?

 Excel est un logiciel dit « tableur » (fichier .xls ou « classeur »)  Il fait aussi parti de la suite MS Office.

 Il permet de manipuler des « feuilles de calcul » c’est à dire des tableaux de « cellules » comportant des données et des formules

(calculs) sur ces données

 Le résultat de ces formules est aussi affiché pour servir de données à d’autres formules etc.

 Excel est très utilisé en comptabilité mais aussi pour les emplois du temps, les factures, en tant que mini SGBD (nous verrons Access plus tard).

 Un grand nombre de fonctionnalité de Word (sur la présentation des feuilles de calculs) sont présentes :  enregistrer, ouvrir, imprimer (aperçu avant impression)  police d’écriture, couleur, format  copier/couper/coller  alignement des textes, format des cellules  etc.

 NOUS LES VERRONS AU SECOND SEMESTRE !

Motivations

 Gestion de données numériques sous forme de tableaux et par extension :  données textuelles,  horaires,  dates, …

 Liaison entre les données

 Calcul automatique de résultats en fonction de données

 Mise à jour automatique à chaque changement des données de base  Nombreuses fonctions mathématiques, statistiques, de recherche sur les données

 Représentation des données numériques sous forme graphique

Exemple

Mois              T°C               T°K

                                                                                           Janvier                         10          283,15

Février 14,2 287,35 Mars 16,3 289,45

                                                                                            Avril                          16,4          289,55

                                                                                           Mai                              17          290,15

                                                                                            Juin                           18,7          291,85

                                                                                           Juillet                         19,6          292,75

                                                                                            Août                          21,7          294,85

                                                                                           Septembre                 21,6          294,75

                                                                                           Octobre                     20,7          293,85

                                                                                           Novembre                  17,4          290,55

                                                                                           Décembre                    15          288,15

Températures moyennes

Exemple

Page d’accueil, interface générale

Structure d’un document

 Un tableur produit des classeurs

 Un classeur contient des feuilles

 Une feuille est un tableau de cases, en lignes et en colonnes

 Une case s’appelle une cellule

 Une plage de cellules est un ensemble de cellules  En terme de fichier, plusieurs formats :

 .xls pour MS Excel

 .ods pour OpenOffice Calc

Document standard

Document standard

Les feuilles

 On peut rajouter, supprimer, renommer des feuilles

 Pour insérer : menu « insertion » option « feuille »

 Ou clic droit sur les noms des feuilles puis choisir « insérer »

 Avec ce clic droit, on peut aussi « supprimer » une feuille ou la « renommer » pour lui donner un nom explicite (fortement recommandé)

 Avec le clic gauche (qu’on laisse appuyé), on peut aussi modifier l’ordre des feuilles en modifiant leur ordre (déplacer les feuilles)

 Notez que l’on peut se déplacer entre les feuilles avec les flèches sur la gauche

Document standard

Les cellules

Barre de cellule

Entrer des données

 Cela se fait soit en cliquant sur la cellule puis en tapant au clavier

 On peut aussi insérer des données par copier/coller soit dans une seule cellule soit dans plusieurs cellules si le texte copier comporte plusieurs lignes (touche entrée)

 On peut aussi insérer une donnée pour une cellule avec la « boîte d’entrée » en dessous des menus.

 Important : cette boîte comporte la donnée enregistrer dans la cellule alors que le tableau comporte les données affichée c’est-à-dire modifiées suivant les options d’affichage (tailles, formules de calculs, police d’écriture, format de la cellule etc.)

 Nous reviendront dessus d’ici peu

Format des cellules (1)

 Outre la mise en forme des cellules (police, taille, etc.) il est possible de moduler le format d’affichage de celles-ci

 Pour cela menu « format » option « cellules » (ou raccourci CTRL-1)

Format des cellules (2)

 On peut alors choisir le format

                       « standard »        texte brute

 « heure »  « pourcentage »  etc.

 Chacun des formats comporte différentes options comme  nombre négatifs en rouge  heure anglaises, GMT  etc.

Format des cellules (3)

 On peut aussi modifier l’alignement du texte

 Et aussi les bordures (et l’arrière plan dans « motif »

 On peut aussi protéger en écriture ou en lecture une cellule

(avec un mot de passe) si la feuille ou le classeur est protégé

(menu « outils » puis option « protection »)

Mise en forme des lignes et colonnes

 On peut

 Modifier la hauteur des lignes

 Modifier la largeur des colonnes

 Comment ?

 Faire glisser la frontière entre deux lignes ou deux colonnes, à gauche/droite ou en haut/bas

 Double cliquer sur une frontière pour adapter la largeur/hauteur au contenu

Exemple de mise en forme

Options

 Pour plusieurs cellules, on peut choisir des format préétablis    dans menue « format » option « mise en forme automatique »

 Trier des données (ou une colonne ou une ligne ou un   sous-ensemble sélectionnéà   dans menu

«        Données     »     option

« Trier »

Facilités d’édition (1)

 Sélection de plusieurs cellules

 Pour sélectionner une zone rectangulaire

 Avec le bouton gauche de la souris toujours appuyé, passer sur la zone à sélectionner

 Pour sélectionner plusieurs cellules non contiguës

 En maintenant la touche « control » enfoncée, cliquer sur les cellules voulues

 Déplacer le contenu d’une/de cellule(s)

 Sélectionner la/les cellule(s)

 Avec le bouton gauche enfoncé, emmener le cadre gras de

sélection de la cellule vers la cellule de destination

Facilités d’édition (2)

 Copie incrémentale

 Utile pour générer de longues séries de valeurs (1, 2, 3, …, janvier, février, mars…)

 Comment faire ?

 Débuter la série (sur une ligne ou sur une colonne)

 Cliquer sur la dernière cellule

 Tirer sur le carré noir pour allonger la ligne ou la colonne

 Il faudra appuyer ou non sur la touche « control » selon que l’on veut une copie simple (1, 1, 1, 1…) ou incrémentale (1, 2, 3…)

Ecran

 Les feuilles de grandes dimensions peuvent gêner la conception

 Il est possible de figer des parties des feuilles afin qu’elles soient toujours visibles

 Pour figer les x premières lignes et les y premières colonnes :

sélectionner la cellule de ligne x+1 et de colonne y+1

Menu Fenêtre/figer les volets

Les formules

Pourquoi ?

 Le contenu d’une cellule peut être le résultat d’un calcul incluant le contenu d’autre(s) cellule(s)

 On utilise le =

 Les cellules utilisées dans une formule sont indiquées par leur adresse ou coordonnées

Insertion d’une formule

 Pour insérer une formule, il suffit de faire commencer le texte de la cellule par =

 Ensuite, tout ce qui suivra ne sera littéralement du texte (une donnée) mais un calcul

 On peut aussi insérer des formules (fonctions) en mode graphique en cliquant directement sur

 Mais celles-ci sont souvent moins « souples » que celles écrite à la main (dépend donc de ce que vous souhaitez faire)

Exemple

 Du texte « brute » :

 Un calcul (formule) :

Le résultat du calcul est affiché

Référencer les cellules (1)

 Les formules (calculs) ne sont intéressant que si ils utilisent les données contenu par les autres cellules

 Il faut donc faire référence à ces cellules depuis une cellule contenant une formule

 Pour cela il existe deux mode de référencement :

 référence absolue  référence relative

 Regardons la différence entre les 2 modes

Mode absolu (1)

 Que ce soit pour une colonne ou une ligne on met un $ devant afin de préciser que l’on souhaite référencer en mode absolu

 Exemple : $A$1

 A ce moment là, le numéro (de colonne ou de ligne) ne changera pas si on recopie la formule dans une autre cellule

 Exemple

Mode absolu (2)

Mode relatif (1)

 Pour référencer en mode relatif, on laisse le numéro de colonne ou de ligne

 Exemple A1 (dans la cellule $C$2)

 A ce moment là, le numéro (de colonne ou de ligne) se référera à la même distance depuis la cellule d’origine si on recopie la formule dans une autre cellule

 Exemple, si on recopie dans $D$3 on aura B2

Mode relatif (2)

Mixe des deux (1)

 On peut aussi mixer les 2 mode

 Colonne absolue, ligne relative : $C1

 Le numéro de colonne sera fixe  mais pas celui de ligne

 Colonne relative, ligne absolue : C$1  le numéro de ligne sera fixe  mais pas celui de colonne

 Exemples :

Mixe des deux (2)

Colonne relative,     Colonne absolue, ligne absolue (fixe)    ligne relative

Copie sur une colonne/ligne

Somme de 2

cellules

Copier/Coller sur les cellules qui suivent

Les résultats sont automatique calculés

Les formules de base

 Il existe des dizaines de type de formule en Excel

 MOYENNE d’entiers

 SOMME d’entier

 MAX (le plus grand)

 NB (combien qu’il y a de cellules sélectionnées)  etc.

 A vous de les découvrir ;-)

Ce que dit l’aide…

 =SOMME(plage) : renvoie la somme des valeurs des cellules qui constituent la plage.

 =NB(plage) : renvoie le nombre de cellules contenant des valeurs numériques à l’intérérieur de la plage

 (plage ; condition) : renvoie le nombre de cellules de la plage vérifiant la condition

 =MOYENNE(plage) : renvoie la moyenne des valeurs des cellules de la plage

Sélection de cellules (1)

 Quand on utilise des formules, on souhaite sélectionner une ou des cellules notamment pour une moyenne, une somme, un max etc.

 On peut sélectionner ces cellules avec la sourie (clique gauche pour une cellule ou clique gauche maintenue pour une plusieurs cellules)

Sélection de cellules (2)

 Nous pouvons voir que nous obtenons les cellules C1:C4 pour les cellules C1, C2, C3, C4 (une colonne)

 Dans le cas par exemple de A1:D1 on aura les cellules A1, B1, C1, D1 (une ligne)

 Pour certaines formules (Excel affiche toujours l’aide) on peut aussi écrire sur plusieurs « tas » de cellules

 Par exemple, MOYENNE(A1:D1; C1:C4) pour la moyenne de A1, B1, C1, D1, C1, C2, C3, C4

Liste de cellules

Les cellules en argument peuvent être définies par :

 Une liste : A1;B4;C7 désigne les 3 cellules A1, B4 et C7

 Une plage : B5:D9 désigne les 15 cellules comprises dans le rectangle de sommets B5 et D9

Exemples de formules (1)

Formules (à commencer par =)

Référencer une feuille

 Quand on a un classeur ayant plusieurs feuilles de calcul (par exemple une feuille par mois pour la compatibilité), il est possible de référencés d’une feuille, le(s) cellule(s) d’une autre feuille  Pour ce faire :

 NomFeuille!A1 (en relatif)  ou NomFeuille!$A1 (mixe)  ou NomFeuille!A$1 (mixe)

 ou NomFeuille!$A$1 (abolue)

 Exemple : Feuil1!D$2

Formules logiques (1)

 Il     est    possible     de moduler le résultat d’un calcul suivant la valeur qui a été lu

 On parle alors de « conditionnel »

 La fonction permettant de faire ce choix est la fonction « SI »

 Elle notamment en premier argument un

« test logique »

Formules logiques (2)

 Un test logique retourne :

 « VRAI »

 « FAUX »

 Par exemples :

 1=2 retourne « FAUX »

 2+2=2*2 retourne « VRAI »

 Les tests peuvent s’imbriquer avec des opérateurs logiques :

 « OU »

 « ET »

Formules logiques (3)

 ET(arg1;arg2;arg3;…) retourne VRAI si tout les args sont VRAI

 OU(arg1;arg2;arg3;…) retourne VRAI si au moins l’un des args est

VRAI

 Exemples :

 ET(2=2;3=4) retourne FAUX

 ET(1=1;2=2;3=3;4=4) retourne VRAI

 OU(1=1;3=4) retourne VRAI

 OU(2=3;4=5) retoune FAUX

On peut résumer par ce que l’on appel des tables de vérité

                                      ET   VRAI    FAUX               OU          VRAI FAUX

VRAI    VRAI    FAUX          VRAI VRAI       VRAI

FAUX   FAUX    FAUX         FAUX VRAI      FAUX

Formules logiques (4)

 Un dernier opérateur logique est

 NON(arg)

 et retourne le contraire de arg

 Exemple

 NON(1=2) retourne VRAI (car 1=2 est FAUX)

 NON(VRAI) retourne FAUX

Formules logiques (5)

 Notre                 conditionelle             est                                  donc

SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)

 Exemple :

 SI(2=2; "Frédéric"; "Marcel") retourne "Frédéric"

 SI(2=3; "Frédéric"; "Marcel") retourne "Marcel"

 SI(OU(2=2;ET(1=1,2=3));  "Gagné";"Perdu") retourne "Gagné"

Exemples de formules (2)

A la semaine prochaine !