Quelle est l’importance de la feuille d'émargement en entreprise ?
La feuille d'émargement est d'une obligation juridique consacrée par le Code du travail et qui s'applique à tous les prestataires et organismes de formation. D’ailleurs, les apprenants et les formateurs signent la feuille d'inscription tous les demi-jours de formation.
Il rend possible de justifier la présence de stagiaires mais aussi de formateurs. De plus, cette feuille de présence est utilisée pour enregistrer les activités des employés, à savoir la présence, l’absence, les congés de maladie, etc. Cela permet au service des ressources humaines de tracer la paie et de préparer les salaires.
Dans cet article, nous détaillerons la définition d’une feuille d’émargement en entreprise. Nous nous attarderons également sur le rôle de la feuille d’émargement en formation et en entreprise. Par la suite, nous expliquerons l’importance de cette feuille de présence. Nous présenterons aussi comment réaliser une feuille d’émargement avec Excel ainsi que sa signature en ligne.
Table des matières
C'est quoi une feuille d'émargement ?
Quel est le rôle d’une feuille d'émargement en formation ?
Quel est le rôle d’une feuille d'émargement en entreprise ?
Pourquoi faire une feuille d’émargement ?
Personnalisation des données des participants, des employés et des stagiaires
Justification d’un formateur indépendant
Suivi de la présence des employés
Quels sont les avantages d’une feuille d’émargement dématérialisée ?
Suivi et contrôle en temps réel
Intégration facile des données
Comment faire une feuille d'émargement avec Excel ?
Comment faire signer une feuille de présence en ligne ?
C'est quoi une feuille d'émargement ?
Généralement, la feuille d’émargement est un outil qui permet de consigner la régularité quotidienne d'un employé. Elle est utilisée à des fins de paie et de salaire. Auparavant, les personnes gardaient la présence manuellement sur des feuilles de papier ou des livres de coqs. Peu à peu, avec l'utilisation croissante des ordinateurs, les employeurs ont commencé à garder des dossiers sur l'ordinateur, des logiciels, en ligne, etc.
À cet égard, les administrateurs de bureau sont tenus de consigner dans un fichier détaillé les présences des employés dans les formations et durant les heures du travail. À cette fin, ils peuvent utiliser des modèles qui se composent de nombreux types de congés comme les congés payés, les congés de maladie, les congés de maternité, les congés occasionnels, etc.
Par ailleurs, il est à noter qu’une fiche d’émargement dématérialisé permet d’autoriser un contrôle des entrées et/ou sorties des individus, d’établir l'identité du signataire et d’assurer l'intégrité de sa signature et son authenticité. Ce type de fiche a vu le jour en 2017 permettant de réaliser un archivage en ligne simple.
Quel est le rôle d’une feuille d'émargement en formation ?
La feuille d’émargement doit être signée par les stagiaires, les employés et les formateurs présents pendant une demi-journée de formation. Il s’agit d’un document qui permet de surveiller les présences, la ponctualité et les absences.
En outre, la feuille de démarrage de la formation peut servir de justification à la rémunération d’un formateur indépendant agissant comme sous-traitant d'un organisme de formation. D’ailleurs, les organismes parrains peuvent aussi surveiller l'état d’émargement.
Par ailleurs, il faut savoir que les retards et les absences qui ne sont pas directement liés à la formation devront être déclarés parce qu'ils ne peuvent pas être payés par l'organisme de financement. Le nombre d'heures/stagiaires ou employés doit correspondre au temps réel où le participant est présent. Il peut être utile que le formateur consigne les absences et les retards afin d'expliquer pourquoi un participant n'a pas atteint les objectifs prévus.
Pour ce qui est d’une formation à distance, il est possible de contrôler la réalité de l'action de différentes manières. Par exemple, les participants pourront démontrer que le travail demandé est terminé. Les plateformes d'auto-formation permettent généralement de suivre les temps de connexion par le participant. L’entreprise peut également inciter les participants à utiliser des systèmes de reconnaissance faciale ou de signature électronique, et ce, pour une fiabilité accrue.
Quel est le rôle d’une feuille d'émargement en entreprise ?
Comme cité auparavant, la feuille d’émargement permet aux entreprises de calculer le salaire, tels que les congés présents, absences, vacances, formation en cours d’emploi, etc. De cette façon, une feuille de présence pour les employés vous permet de consigner facilement ces entrées. Il aide également à garder un œil sur l'employé et contribue à améliorer le rendement global de l'entreprise. En effet, les personnes en charge de la feuille d’émargement pourront calculer efficacement la paie et les salaires.
Il est important de savoir que les heures de travail sont consignées quotidiennement et que chacun des employés confirme son entente par une signature. Une feuille d'émargement peut être tenue manuellement ou d’une manière dématérialisée pour enregistrer l’ensemble des actions importantes de l’employé ou du stagiaire.
De plus, il est à noter que la feuille de présence permet de veiller à ce qu'un employé ne travaille pas plus d'heures que ne l'exige la législation du travail. La réglementation du temps de travail a également pour objectif de promouvoir la santé et la sécurité des salariés en prévoyant des périodes de repos adéquates.
Pourquoi faire une feuille d’émargement ?
Nombreux sont les avantages d’une feuille d’émargement, nommée également une feuille de présence. Nous en citons :
- Gérer les fichiers pour plusieurs employés et stagiaires;
- Calculer la rémunération et les heures supplémentaires;
- Gérer les quarts de travail et affecter la charge de travail de manière appropriée;
- Conserver un aperçu de la régularité des employés et des stagiaires;
- Économie de temps et d'argent aux PME et aux petites institutions grâce à de petits budgets;
- Aider les employeurs et les gestionnaires des RH à cerner les questions d'assiduité;
- Contribuer à la gestion efficace de projets et de tâches;
- Faire des économies;
- Mesurer l'efficacité individuelle des équipes ou des collaborateurs;
- Maintenir l'assiduité assure un paiement rapide et approprié aux employés;
- Connaître la force et la disponibilité des employés au cours d'une journée donnée est utile pour la gestion efficace de vos projets.
Personnalisation des données des participants, des employés et des stagiaires
Comme mentionné ci-dessus, la feuille d’émargement permet d’évaluer la présence des employés et des stagiaires dans une formation. Cela permet de contrôler et de suivre par la suite les résultats obtenus et le taux de satisfaction à l’issue de la formation.
D’ailleurs, le suivi des employés peut également se réaliser à distance grâce à une feuille d’émargement personnalisé et électronique. Celle-ci doit répondre à la flexibilité du lieu de travail.
Justification d’un formateur indépendant
La feuille d’émargement est utilisée pour justifier le travail d'un formateur indépendant qui donne de la formation de façon ponctuelle au nom d'un organisme de formation. Cette feuille est considérée donc comme un justificatif pour sa rémunération.
En effet, si le formateur souhaite bénéficier des financements d’une formation, il doit justifier que l’employé a bien suivi la formation, où et quand, avec qui, et qu’elle en a été la durée.
Suivi de la présence des employés
Grâce à une feuille d'inscription signée, les employeurs peuvent suivre précisément la présence ou l'absence de vos participants, mais aussi en fonction des différentes plages horaires, de leur assiduité et de leur ponctualité.
Cela permet de comprendre les résultats obtenus et le taux de satisfaction à la fin de la formation, selon les absences ou les retards.
Quels sont les avantages d’une feuille d’émargement dématérialisée ?
Nombreux sont les avantages d’une feuille d’émargement, nommée également une feuille de présence. Nous en citons :
Améliorer la productivité
Le tout premier facteur limitant les bénéfices de toute organisation est la faible productivité. En conséquence, une entreprise prospère s'appuie sur une productivité maximale et des erreurs minimales.
En effet, une feuille d'émargement automatisé permet d'améliorer la productivité en réduisant les tâches manuelles et en gagnant plus de temps.
Milieu de travail sans papier
À l'aide d'une feuille d’émargement dématérialisée, l’entreprise peut réduire les enregistrements écrits. Un milieu de travail sans papier est considéré comme un aspect fondamental de la responsabilité d'entreprise.
Suivi et contrôle en temps réel
La feuille d’émargement dématérialisée permet aux employeurs de suivre les actions des employeurs à distance. Cela permet donc de contrôler les présences, les absences, les pauses, etc. Elle permet également de réaliser des signatures électroniques lors des formations, des réunions, etc.
Données précises et fiables
Une feuille d’émargement automatisée fournit souvent des données exactes. C'est pourquoi, en utilisant un système de présence et de surveillance, vous pouvez éliminer le coût et l'inéluctabilité de l'erreur humaine et mettre l'accent sur l'efficacité et la productivité.
Rentable
Des problèmes comme l'absentéisme, le retard dans le paiement des heures supplémentaires ou autres peuvent être éliminés en supprimant la stratégie manuelle. En effet, la technologie moderne de présence des employés empêchera tout employé de toucher aux données enregistrées, ce qui donnera lieu à un milieu de travail honnête et rentable.
Cette technologie permet également d'éliminer les erreurs de paie, ce qui représente des économies importantes.
Intégration facile des données
Il est possible d'intégrer facilement des données dans une feuille d’émargement automatisée. En effet, cela élimine la tâche de saisie manuelle de la présence et permet d’économiser les heures de travail.
Aussi, ce type de feuille de présence permet de personnaliser les politiques de présence et de congé en fonction des besoins de l’entreprise.
Comment faire une feuille d'émargement avec Excel ?
La feuille d’émargement est un document qui permet de recueillir des informations sur l'identité et la qualité des participants à une réunion, avec plusieurs objectifs :
- Surveiller les présences;
- Procéder à des analyses;
- Présenter les pièces justificatives;
- Fournir les preuves juridiques;
- Retrouver les données sur les participants;
- Prendre contact avec les participants après la rencontre;
- Inviter les participants à une formation ultérieure.
- Autres
Pour créer une feuille d'émargement dans Excel, il faut commencer par l'insertion de plusieurs colonnes, à savoir :
- Nom et prénom,
- Fonction,
- Excusé / représenté,
- Téléphone,
- E-mail,
- Signature.
L'en-tête doit rappeler le nom, le but et l'heure de la formation (important, autrement le document sera sans valeur).
Nous vous présentons un exemple de feuille d’émargement réalisée dans Excel :
Comment faire signer une feuille de présence en ligne ?
Une fiche de présence à distance peut être signée via un logiciel d’émargement électronique. Le formateur envoie une demande de signature en ligne pour confirmer l'assiduité et le participant doit insérer les données permettant de réaliser une signature électronique.
Au cours de la formation en ligne, la signature d'une feuille de présence à distance peut être effectuée de diverses façons. Il est possible de l'envoyer par e-mail, mais il est nécessaire d'être patient et ce n'est pas le moyen le plus simple ou le plus rapide. Aussi, il est possible d’automatiser les feuilles d’émargement au moyen de solutions en ligne.
De ce fait, la société peut créer sa propre plateforme digitale contenant l’ensemble des données des participants et facilitant la signature électronique. Cette signature peut se réaliser par l’insertion du mail et du mot de passe, à titre d’exemple. En outre, les entreprises peuvent choisir d’utiliser des logiciels en ligne existants ou des sites proposant des plateformes de ce genre.
Article publié le 15 Août 2022par Ouiam Elkihel